3.1.4.1 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại Ngân hàng
Tại Ngân hàng áp dụng hệ thống thanh toán nội bộ và kế toán khách hàng của NHN0 & PTNT Việt Nam (chương trình IPCAS II) xử lý trực tuyến tập trung nhằm giúp Ngân hàng quản lý các giao dịch của khách hàng, lưu trữ chứng từ, xử lý số liệu và nhiều nghiệp vụ đơn lẻ khác, tự động hoá theo hình thức giao dịch một cửa.
a) Mô hình giao dịch một cửa
Đây là mô hình tổ chức hiện đại của các NHTM hiện nay. Mô hình giao dịch một cửa được thể hiện ở hình 3.2.
Giải thích mô hình:
(1), (7): Giao dịch viên ứng quỹ đầu ngày và cuối ngày (2): KH yêu cầu giao dịch
20
(3): Giao dịch viên thực hiện chi (thu) tiền mặt cho KH
(4): Giao dịch viên chuyển chứng từ cho bộ phận kiểm soát khi vượt quyền giao dịch
(6): Giao dịch viên trả tiền (thu) cho KH.
Hình 3.2: Mô hình giao dịch một cửa của Ngân hàng
b) Hệ thống IPCAS II
Đối với hệ thống Ngân hàng, IPCAS bảo đảm tính thống nhất, nguyên tắc an toàn trong quản lý vốn, quản lý khách hàng. Theo đó, khách hàng chỉ cần giao dịch trực tiếp tại bất kỳ "một cửa" nào trong NHN0 & PTNT, cán bộ tiếp nhận thông tin sẽ trực tiếp giải quyết mọi vấn đề từ gửi tiền tiết kiệm, làm các thủ tục cho vay, giải ngân, hạch toán… mà không phải đến nhiều cửa như trước kia. Do hệ thống dữ liệu được thống nhất nên khách hàng sẽ được gửi và rút tiền nhiều nơi, tiết kiệm thời gian, hạn chế rủi ro trong giao dịch.
Ngoài ra, trình độ cũng như ý thức trách nhiệm của Cán bộ Ngân hàng được nâng lên rõ rệt. Trước đây, khi sử dụng hệ thống cũ, mỗi cán bộ nghiệp vụ thường chỉ thông thạo việc xử lý một hoặc hai trong số các nghiệp vụ Ngân hàng, còn theo "một cửa", mỗi cán bộ nghiệp vụ bắt buộc thông thạo tất cả các nghiệp vụ qua đó giảm thiểu lao động thủ công và đánh giá được chất lượng công việc nhờ khả năng kiểm tra đến từng bút toán, rút ngắn thời gian làm việc và phát huy cao nhất tính chủ động, sáng tạo của mỗi nhân viên.
3.1.4.2 Hình thức kế toán
Hình thức kế toán áp dụng tại Phòng giao dịch Thạnh Hòa là hình thức Chứng từ ghi sổ. Hình thức này hiện nay được Ngân hàng ứng dụng công nghệ tin học vào quá trình tổ chức, ghi chép kế toán.
5 4 6 3 2 7 1 Khách hàng Dịch vụ khách hàng Kiểm soát Quỹ chính Giao dịch viên 1 Giao dịch viên 2 Giao dịch viên 3
21
Hình thức ghi sổ bằng máy vi tính được tổ chức theo mô hình đơn giản như Hình 3.3.
Chứng từ ghi sổ được kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế.
Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục và có chứng từ gốc đính kèm và phải được sự phê duyệt của Kiểm soát viên.
Hình 3.3: Sơ đồ ghi sổ bằng máy vi tính trong Ngân hàng
3.2 KHÁI QUÁT KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG TÍN DỤNG CỦA NGÂN HÀNG QUA 3 NĂM 2010, 2011, 2012 VÀ 6 THÁNG ĐẦU NĂM 2013
Trong những năm qua hoạt động tín dụng của NHN0 & PTNT huyện Phụng Hiệp, Phòng giao dịch Thạnh Hòa đã thu được nhiều thành quả đáng khích lệ. Nhờ sự nỗ lực và cố gắng trong việc mở rộng tín dụng, không ngừng đổi mới các hình thức hoạt động cùng với việc nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn. NHN0 & PTNT huyện Phụng Hiệp, Phòng giao dịch Thạnh Hòa đã đầu tư cho vay theo từng dự án có hiệu quả. Vì vậy không những đáp ứng tốt nhu cầu vốn cho người dân mà còn mang lại lợi nhuận cho Ngân hàng, tạo điều kiện nâng cao sức cạnh tranh với các Ngân hàng khác trên địa bàn.
Kết quả hoạt động tín dụng của Phòng giao dịch Thạnh Hòa qua 3 năm 2010, 2011, 2012 và 6 tháng đầu năm 2013 được trình bày cụ thể ở Bảng 3.1.
Chứng từ kế toán (Thông tin đầu vào)
Kho thông tin (Chương trình máy tính)
Thông tin đầu ra Nhật ký chứng từ Liệt kê chứng từ Sổ kế toán chi tiết Sổ kế toán tổng hợp Cân đối TK ngày Cân đối TK tháng, năm và BCTC Thông tin khác
22
Bảng 3.1: Kết quả hoạt động tín dụng của Ngân hàng qua 3 năm 2010, 2011, 2012 và 6 tháng đầu năm 2013 ĐVT: triệu đồng Chỉ tiêu 2010 2011 2012 6T/2012 6T/2013 2011/2010 2012/2011 6T/2013/6T/2012
Số tiền % Số tiền % Số tiền % Doanh số cho vay 124.570 166.797 209.721 92.532 120.803
42.227 34 42.924 26 28.271 31 Doanh số thu nợ 97.619 138.135 169.169 101.315 103.630 40.516 42 31.034 22 2.315 2 Dư nợ 95.780 124.442 164.994 70.521 182.167 28.662 30 40.552 33 111.646 158 Nợ xấu 353 620 1.292 620 2.215 267 76 672 108 1.595 257 Nguồn: Tổ tín dụng, 2013
23
Dựa vào bảng số liệu trên ta thấy doanh số cho vay của Phòng có xu hướng tăng qua 3 năm. Sáu tháng đầu năm 2013 cũng tăng so với 6 tháng đầu năm 2012. Điều này cho thấy sự cố gắng của NH trong hoạt động mở rộng hoạt động tín dụng nhằm đáp ứng ngày một tốt hơn nhu cầu về vốn trong nông nghiệp của địa phương. Doanh số cho vay của NH ngày càng tăng qua từng năm, điều đó phần lớn là nhờ năng lực lãnh đạo của Ban giám đốc Ngân hàng, một phần là do thái độ phục vụ của nhân viên Ngân hàng cũng như là trình độ chuyên môn nghiệp vụ của họ. Năm 2011 doanh số cho vay là 166.797 triệu đồng, tăng 42.227 triệu đồng. tương ứng tăng 34% so với năm 2010. Đến năm 2012, doanh số cho vay tiếp tục tăng 26% so với năm 2011 đạt số tiền 209.721 triệu đồng. Sở dĩ doanh số cho vay tăng cao năm 2012 và 6 tháng đầu năm 2013 là do trong thời gian này lãi suất cho vay của NH thể hiện tính cạnh tranh hơn so với các NH khác, cộng với thủ tục hồ sơ nhanh gọn và sự hướng dẫn tận tình của cán bộ tín dụng đã góp phần làm tăng doanh số cho vay. Qua đó cho thấy việc sử dụng vốn của NH đối với lĩnh vực này là đạt hiệu quả cao, nó không những góp phần làm tăng lợi nhuận cho NH mà nó còn làm tăng uy tín của Ngân hàng trên thương trường.
Doanh số thu nợ nhìn chung cũng có bước chuyển biến theo chiều hướng tăng. Năm 2011 tăng 42% so với năm 2011, với số tiền tăng là 40.516 triệu đồng. Sáu tháng đầu năm 2013 doanh số thu nợ cũng tăng cũng tăng so với 6 tháng đầu năm 2012 với số tiền là 2.315 triệu đồng, tương ứng tăng 2%. Điều này cho thấy, trong hoạt động tín dụng của NH, NH không những chăm lo mở rộng hoạt động tín dụng mà còn quan tâm, cố gắng bám sát, theo dõi các khoản tín dụng nhằm bảo toàn nguồn vốn tín dụng NH đã đầu tư. Do đó, nhìn chung công tác thu nợ của NH là có hiệu quả.
Về dư nợ của NH thì có sự tăng trưởng đều qua 3 năm. Năm 2011 dư nợ của NH ở mức 124.442 tăng 30% so với năm 2010, tương ứng với số tiền 28.662 triệu đồng. Đặc biệt, dư nợ 6 tháng đầu năm 2013 dư nợ tăng vượt bậc so với 6 tháng 2012, đạt 182.167 triệu đồng, tăng 111.646 triệu đồng, tương ứng 158%. Nguyên nhân là do NH mở rộng tín dụng, đầu tư vào các dự án trung và dài hạn. Dư nợ của NH ngày càng gia tăng, một mặt thể hiện sự cố gắng của NH trong công tác cho vay, mặt khác, còn phản ánh những bất cập trong công tác cho vay đó là dư nợ tăng bao gồm những khoản nợ chưa đến hạn cũng như bao gồm cả những khoản nợ quá hạn.
Năm 2012, nợ xấu chiếm tỉ lệ khá cao so với năm 2011 với số tiền 1.292 triệu đồng, tăng 672 triệu đồng tương ứng tăng 108% so với năm 2011. Trong khi đó, năm 2011 nợ xấu chỉ tăng 76% so với năm 2010, tương ứng với số tiền
24
620 triệu đồng, tăng 267 triệu đồng. Tình hình nợ xấu 6 tháng đầu năm 2013 cũng tăng nhanh so với cùng kì năm 2012 với số tiền 2.215 triệu đồng, tăng 1.595 triệu đồng, tương ứng tăng 257% so với 6 tháng đầu năm 2012. Sở dĩ nợ xấu tăng nhanh là do đặc thù của ngành nông nghiệp là phải chịu nhiều dịch bệnh, sâu rầy, bị ảnh hưởng mạnh mẽ bởi thời tiết cũng như phụ thuộc nhiều vào giá cả thị trường. Bên cạnh đó, cũng có KH không sử dụng vốn vay đúng mục đích. Mặt khác, đội ngũ cán bộ tín dụng có số lượng hạn chế, mỗi cán bộ tín dụng phải quản lý ít nhất 1 xã, phải đảm nhiệm từ khâu tìm kiếm KH, lập hồ sơ, thẩm định, giám sát thu nợ, thu lãi, báo nợ quá hạn cho nhiều KH,... Do đó, ảnh hưởng đến việc mở rộng và đảm bảo chất lượng tín dụng.
25
CHƯƠNG 4
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ TÍN DỤNG TẠI NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN
HUYỆN PHỤNG HIỆP, PHÒNG GIAO DỊCH THẠNH HÒA 4.1 QUY TRÌNH CHO VAY
Tại NHN0 & PTNT huyện Phụng Hiệp, Phòng giao dịch Thạnh Hòa hiện nay đang áp dụng Quyết định số số 666/QĐ-HĐQT-TDHO ngày 15/6/2010 của Hội đồng quản trị NHN0 & PTNT Việt Nam về việc quy định cho vay đối với khách hàng trong hệ thống NHN0 & PTNT Việt Nam.
Quy trình cho vay được bắt đầu từ khi Cán bộ tín dụng tiếp nhận hồ sơ khách hàng đến khi thu tất nợ, được tiến hành theo 3 bước:
-Thẩm định trước khi cho vay.
-Kiểm tra, giám sát trong khi cho vay.
-Kiểm tra, giám sát, tổ chức thu hồi nợ sau khi cho vay.
4.1.1 Thẩm định trước khi cho vay
Khi KH có nhu cầu vay vốn, Cán bộ tín dụng sẽ hướng dẫn KH lập hồ sơ vay. Sau đó, Cán bộ tín dụng sẽ tiếp nhận hồ sơ và tiến hành thẩm định. Nếu KH có đủ điều kiện vay vốn thì NH sẽ đồng ý cho vay và ký kết hợp đồng tín dụng.
4.1.2 Kiểm tra trong khi cho vay
Các khoản vay dù có được kiểm tra trước khi cho vay vẫn phải tiến hành kiểm tra trong khi cho vay. Quá trình này là sự hợp tác, phối kết hợp của các Cán bộ nghiệp vụ, chủ yếu là tổ kế toán – ngân quỹ.
Sau khi khoản vay được phê duyệt: hồ sơ vay vốn, hồ sơ đảm bảo tiền vay, ... được hoàn thiện, hợp đồng tín dụng được ký kết hoặc Sổ vay vốn được lập sẽ chuyển qua Giao dịch viên để thực hiện nghiệp vụ chi. Giao dịch viên phải xác định tính đầy đủ, đúng đắn, hợp pháp, hợp lệ của bộ hồ sơ và các yếu tố trên chứng từ. Riêng chứng từ phải đảm bảo đầy đủ, chính xác các yếu tố. Việc ghi chép trên chứng từ phải được thực hiện đúng theo quy định của ngành (Đảm bảo sự khớp đúng giữa số tiền bằng chữ và bằng số. Số tiền bằng chữ phải được viết hoa chữ đầu tiên, viết hết dòng trên mới được viết xuống dòng dưới).
Rà soát lại những khoản vay còn đang dư nợ xem có quá hạn hay không. Hoặc các món vay trước có vấn đề để thông báo cho Cán bộ tín dụng xử lý.
26
Chỉ khi nào kiểm tra xong, đảm bảo độ tin cậy, Giao dịch viên mới được quyền hạch toán vào sổ sách, lập phiếu và nhập dữ liệu vào máy.
Lưu giữ hồ sơ tín dụng, hồ sơ pháp lý theo quy định.
4.1.3 Kiểm tra sau khi cho vay
Là quá trình kiểm tra, giám sát tình hình sử dụng vốn vay theo mục đích đã ghi trong hợp đồng tín dụng, sử dụng và quản lý tài sản đảm bảo tiền vay, kiểm tra tiến độ thực hiện dự án, đôn đốc trả nợ và xử lý các khoản nợ bị rủi ro. Trong quá trình này, cán bộ tín dụng giữ vai trò chính mang tính quyết định đến sự an toàn vốn vay. Tuy nhiên, cũng cần có sự phối hợp với các bộ phận khác.
Đối với tổ kế toán – ngân quỹ: có trách nhiệm kiểm tra việc lưu trữ, bảo quản các loại giấy tờ, theo dõi thu nợ, giải ngân và thủ tục khác có liên quan đến khoản vay.
4.2 THỦ TỤC, HỒ SƠ TRONG KẾ TOÁN CHO VAY 4.2.1 Hồ sơ do KH lập và cung cấp 4.2.1 Hồ sơ do KH lập và cung cấp
4.2.1.1 Cho vay đối với hộ gia đình và cá nhân
a)Hồ sơ pháp lý
-Sổ hộ khẩu và chứng minh nhân dân (KH cần xuất trình bản chính để đối chiếu, Cán bộ tín dụng lưu bản sao).
-Giấy ủy quyền (nếu có).
-Giấy đăng ký kinh doanh, giấy phép hành nghề (nếu có) đối với cho vay thực hiện biện pháp bảo đảm bằng tài sản. Cán bộ tín dụng lưu bản sao.
b)Hồ sơ vay vốn
-Giấy đề nghị vay vốn kiêm phương án sản xuất kinh doanh.
-Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hợp pháp hoặc các loại giấy tờ đất khác theo quy định pháp luật.
-Dự án, phương án sản xuất kinh doanh, dịch vụ. Các giấy tờ liên quan đến tài sản đảm bảo tiền vay (đối với cho vay thực hiện biện pháp bảo đảm bằng tài sản).
4.2.1.2 Cho vay đối với pháp nhân, doanh nghiệp tư nhân, công ty và hợp tác xã
a)Hồ sơ pháp lý
27
-Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
-Các thủ tục về kế toán theo quy định của NH: đăng ký mẫu dấu và các chữ ký của chủ tài khoản hoặc người được ủy quyền.
b)Hồ sơ vay vốn: -Giấy đề nghị vay vốn.
-Dự án, phương án sản xuất kinh doanh.
-Báo cáo tài chính 2 năm gần nhất (đã được kiểm toán hoặc cơ quan thuế xác nhận) và quý gần nhất, trường hợp KH còn dư nợ tại NH thì hàng năm KH phải cung cấp báo cáo tài chính để có đủ thông tin xếp loại KH.
4.2.2 Hồ sơ do NH lập
-Sổ lưu tờ rời, theo dõi cho vay,thu nợ
-Báo cáo thẩm định, tái thẩm định.
-Phiếu xếp loại KH.
-Các loại thông báo: thông báo từ chối cho vay, thông báo gia hạn nợ, thông báo nợ đến hạn, thông báo nợ quá hạn, thông báo tạm ngừng cho vay, thông báo chấm dứt cho vay.
4.2.3 Hồ sơ do KH và NH cùng lập
-Hợp đồng tín dụng
-Biên bản kiểm tra sau khi cho vay
-Giấy nhận nợ: trường hợp giải ngân từ 2 lần trở lên hoặc cho vay theo phương thức hạn mức tín dụng.
-Sổ vay vốn thay cho hợp đồng tín dụng đối với cho vay không thực hiện biện pháp bảo đảm bằng tài sản đối với KH là hộ gia đình và cá nhân.
-Hồ sơ bảo đảm tiền vay: tùy biện pháp bảo đảm tiền vay, Cán bộ tín dụng cùng KH lập các hợp đồng bảo đảm tiền vay theo quy định của NHN0
Việt Nam như sau:
o Hợp đồng thế chấp o Hợp đồng cầm cố tài sản
o Hợp đồng thến chấp, bảo lãnh của bên thứ ba o ...
28
4.3 KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ CHO VAY NGẮN HẠN
NHN0 & PTNT huyện Phụng Hiệp, Phòng giao dịch Thạnh Hòa cho vay ngắn hạn nhằm mục đích là cung cấp vốn lưu động cho bà con nông dân sản xuất, tái sản xuất, đầu tư vào các đối tượng chi phí như: cây giống, lao động, thuốc bảo vệ thực vật,...
Trên cơ sở nhu cầu sử dụng của từng khoản vốn vay của KH và khả năng kiểm tra, giám sát việc KH sử dụng vốn vay mà NH thỏa thuận với KH vay, lựa chọn phương thức vay phù hợp.
Tại Phòng giao dịch Thạnh Hòa chủ yếu thực hiện phương thức cho vay từng lần và cho vay theo hạn mức tín dụng. Trong đó, cho vay từng lần chiếm ưu thế vì KH vay vốn của NH tập trung chủ yếu là hộ gia đình, cá nhân, hộ