Trong những năm qua, tuy đã đạt đƣợc nhiều thành tựu đáng kể trong quá trình phát triển, song bên cạnh đó vẫn còn những tồn tại nhƣ: chất lƣợng công việc chƣa cao, thời gian làm việc còn bị lãng phí do Nhà trƣờng chƣa đƣa ra đƣợc các biện pháp hữu hiệu nhằm thúc đẩy cán bộ, viên chức đƣa ra các sáng kiến cải tiến cách thức làm việc. Để khắc phục những vấn đề còn tồn tại, Nhà trƣờng cần làm tốt hơn nữa công tác tạo động lực làm việc cho cán bộ, viên chức, tạo hứng thú trong công việc, làm việc có hiệu quả, đƣa ra nhiều sáng kiến cải tiến cách thức làm việc nhằm nâng cao hiệu quả công việc, mang lại sự phát triển bển vững cho Nhà trƣờng, Nhà trƣờng cần sử
dụng các biện pháp kích thích cả về vật chất và tinh thần đối với cán bộ, viên chức. Cụ thể nhƣ sau:
* Các kích thích về vật chất
Việc xây dựng Quy chế chi tiêu nội bộ, tiền lƣơng, thƣởng là hết sức cần thiết nhằm thực hiện các mục tiêu sau:
- Tiền lƣơng phải đủ chi trả cho cán bộ, viên chức để thu hút các cán bộ, viên chức giỏi.
- Nhà trƣờng cần tạo ra nguồn thu để có thể xây dựng trả lƣơng tăng thêm cho cán bộ, viên chức Nhà trƣờng. Trả thƣởng cần khắc phục đƣợc tình trạng mang tính chất cào bằng, phải dựa trên kết quả công việc và thành tích của cán bộ, viên chức.
- Trả lƣơng, trả thƣởng phải là công cụ hữu hiệu để thúc đẩy việc hoàn thành công việc tốt và tạo động lực cho cán bộ, viên chức.
Để đạt đƣợc các mục tiêu trên, Nhà trƣờng cần thực hiện ngay việc xây dựng quy chế trả lƣơng, trả thƣởng mới thống nhất trong toàn trƣờng, phù hợp với đặc thù của công việc.
Để tiến hành xây dựng quy chế trả lƣơng mới Nhà trƣờng cần chú ý một số điểm sau:
- Việc trả lƣơng của Nhà trƣờng phải là công cụ tạo động lực khuyến khích đƣợc cán bộ, viên chức hăng say làm việc.
- Nhà trƣờng nên tham khảo mức lƣơng của các tổ chức cùng ngành nghề, từ đó có cơ sở quyết định về mức lƣơng trả cho cán bộ, viên chức vừa đảm bảo khuyến khích vừa mang tính cạnh tranh.
- Trong cấu trúc tiền lƣơng, Nhà trƣờng nên thiết lập gồm 2 phần: tiền lƣơng cơ bản theo ngạch bậc và tiền lƣơng tăng thêm. Tiền lƣơng cơ bản quy định cụ thể về mức lƣơng và hệ số lƣơng cho từng chức danh công việc theo quy định của Nhà nƣớc. Tiền lƣơng tăng thêm sẽ dựa trên kết quả đánh
giá thực hiện công việc của cán bộ, viên chức bao gồm kết quả thực hiện công việc, ý thức chấp hành nội quy làm việc, mức trách nhiệm cho từng vị trí công việc để chuyển xếp lƣơng cho phù hợp. Đồng thời cấu trúc tiền lƣơng phải phân định rõ các chức danh công việc dựa trên việc đánh giá công việc để xác định mức lƣơng phù hợp tránh tình trạng mức lƣơng mang tính bình quân chủ nghĩa.
Về xây dựng quy chế thƣởng trong Nhà trƣờng cần lƣu ý một số điểm sau: - Mỗi hình thức thƣởng có những ƣu, nhƣợc điểm riêng, do đó Nhà trƣờng cần kết hợp một số hình thức thƣởng nhất định sẽ tận dụng đƣợc những lợi thế của chúng. Những hình thức thƣởng có thể sử dụng nhƣ: thƣởng cho sáng kiến và chất lƣợng công việc, chấp hành kỷ luật và đảm bảo ngày công, hay thƣởng cho hoàn thành tốt kế hoạch đề ra… Đặc biệt với lãnh đạo cao cấp nhƣ các Trƣởng phòng, khoa, ban, trung tâm là những ngƣời có vai trò quan trọng trong sự thành công của Nhà trƣờng thì nên gắn chặt trách nhiệm của họ với sự phát triển của Nhà trƣờng. Họ sẽ đƣợc thƣởng cao khi tổ chức hoạt động tốt và và bị phạt (không tăng lƣơng, khiển trách, cảnh cáo hoặc cách chức…) khi tổ chức công việc không có hiệu quả.
- Quyết định thƣởng phải đƣa ra một cách kịp thời, đúng nơi và đúng lúc thì mới đem lại tác dụng cao nhất. Thƣởng phải đảm bảo công bằng cho tất cả mọi ngƣời trong Nhà trƣờng, phải dựa trên mức độ hoàn thành công việc của cá nhân chứ không phải vị trí của cán bộ, viên chức. Đồng thời quyết định thƣởng nên công khai trƣớc toàn thể Nhà trƣờng để tăng niềm tự hào của cá nhân tốt và nêu gƣơng sáng cho những ngƣời khác học tập. Tuy nhiên, Nhà trƣờng cần tránh tình trạng thƣởng trở thành nguồn thu nhập chính khi đó sẽ làm mất vai trò của tiền lƣơng.
- Khuyến khích mọi ngƣời trong Nhà trƣờng tham gia đóng góp ý kiến cho việc xây dựng quy chế khen thƣởng để hiểu rõ nguyện vọng họ muốn
đƣợc gì khi làm tốt công việc. Đồng thời khuyến khích sự giám sát của chính họ trong việc thực hiện các hình thức khen thƣởng của Nhà trƣờng để đảm bảo phát hiện các sai lầm trong thực hiện từ đó có những điều chỉnh cho những kỳ sau thực hiện tốt hơn.
- Bên cạnh mức thƣởng thì cần phải có quy định rõ ràng về mức phạt tƣơng ứng với các hành vi Nhà trƣờng không muốn cán bộ, viên chức thể hiện trong công việc. Khi xây dựng mức phạt cần dựa vào bản chất của hành vi vi phạm, mức độ ảnh hƣởng đến ngƣời khác trong bộ phận và lợi ích của toàn Nhà trƣờng. Các quy định về kỷ luật lao động và xử lý vi phạm kỷ luật cần đƣợc công khai và làm rõ trong toàn trƣờng.
Khi Nhà trƣờng thực hiện tốt các nội dung trên thì sẽ mang lại các hiệu quả cụ thể sau:
- Khắc phục đƣợc tính cào bằng trong hệ thống trả lƣơng, trả thƣởng hiện nay: cán bộ, viên chức sẽ cảm nhận đƣợc mức tiền lƣơng họ đang đƣợc nhận dựa trên kết quả thực hiện công việc. Giải quyết đƣợc tình trạng cán bộ, viên chức đến nơi làm việc chỉ để chấm công mà không quan tâm đến kết quả thực hiện công việc.
- Kích thích và tạo động lực cho cán bộ, viên chức hăng say hơn trong công việc góp phần vào việc nâng cao chất lƣợng công việc.
- Thu hút đƣợc cán bộ, viên chức giỏi về làm việc và giữ đƣợc các cán bộ, viên chức giỏi ở lại làm việc lâu dài cho Nhà trƣờng.
- Giúp cho cán bộ, viên chức luôn hoàn thiện mình để đạt đƣợc các vị trí công việc cao hơn để có đƣợc các chế độ đãi ngộ tƣơng ứng.
* Các hình thức kích thích về tinh thần
Việc kích thích về tinh thần đối với cán bộ, viên chức rất quan trọng, nó cần đƣợc tiến hành kết hợp một cách hài hòa với những kích thích vật chất nhằm khuyến khích cán bộ, viên chức hăng hái làm việc, có trách nhiệm với
công việc và hoàn thành công việc đƣợc giao. Việc kích thích về tinh thần nhiều khi còn quan trọng, ý nghĩa hơn cả việc kích thích về vật chất. Bởi vậy, sử dụng nhân lực không chỉ đơn thuần là huy động tối đa năng lực của con ngƣời đó mà cần chú ý đến các yếu tố khác nhƣ tâm sinh lý, thái độ, tính tình, tình cảm của họ trong quá trình làm việc, làm sao phải tạo điều kiện thuận lợi trong công việc để giảm thiểu căng thẳng, mệt mỏi, tạo không khí phấn khởi tại nơi làm việc. Để kích thích về tinh thần đối với cán bộ, viên chức, tạo động lực cho cán bộ, viên chức Nhà trƣờng cần quan tâm đến công tác sau:
- Tạo cơ sở vật chất, điều kiện làm việc, công tác tổ chức, phục vụ theo yêu cầu của công việc, làm cho cán bộ, viên chức cảm thấy thoải mái, thuận lợi trong khi làm việc.
- Tạo và duy trì việc làm ổn định cho cán bộ, viên chức, để họ yên tâm công tác, chuyên tâm với công việc và tạo ra hiệu quả công việc cao.
- Tìm các biện pháp nhằm giảm bớt căng thẳng, chống sự nhàm chán trong công việc, đảm bảo dân chủ, công bằng đoàn kết trong toàn trƣờng. Bố trí xen kẽ giữa làm việc và nghỉ ngơi hợp lý nhằm tạo ra hiệu quả và chất lƣợng công việc tốt.
- Thƣờng xuyên tổ chức các phong trào thi đua, tổ chức các cuộc giao lƣu, nêu gƣơng tốt cán bộ, viên chức.
- Tạo bầu không khí làm việc cởi mở, thích ứng, năng động, giữa ngƣời với ngƣời, giữa cấp quản lý với cán bộ, viên chức nhằm hoàn thành tốt công việc và mục tiêu đã đề ra. Chính sự cởi mở tin tƣởng lẫn nhau trong công việc sẽ tạo tâm lý làm việc tốt cho cán bộ, viên chức làm việc có hiệu quả, góp phần đẩy nhanh tiến độ công việc và là cơ sở để nảy sinh những sáng tạo, sáng kiến trong công việc.
- Xây dựng các quy định công bằng, hợp lý trong sử dụng quỹ phúc lợi cho cán bộ, viên chức nhƣ: tham quan trong nƣớc và ở nƣớc ngoài, nghỉ mát,
điều dƣỡng, thăm hỏi, trợ cấp ốm đau, trợ cấp lƣơng hƣu, trả lƣơng khi ốm đau, thai sản…
- Việc quy định về các tiêu chuẩn khen thƣởng cụ thể, rõ ràng, mức độ khen thƣởng hợp lý, đủ mạnh để lựa chọn và xét khen thƣởng chính xác có ý nghĩa tạo động lực tốt. Để thi đua có thêm sức mạnh thì phải gắn việc khen thƣởng cùng với nhiều quyền lợi nhƣ tăng lƣơng trƣớc hạn, đƣợc cử đi đào tạo, đƣợc bổ nhiệm… Bởi vậy, cần duy trì và nâng cao hiệu quả của thi đua khen thƣởng, động viên cán bộ, viên chức hăng say làm việc, không làm hình thức chạy theo chủ nghĩa thành tích không đích thực.
4.2.6. Hoàn thiện phương pháp quản lý nguồn nhân lực
Để có thể nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực, Nhà trƣờng cần phải đổi mới phƣơng pháp quản lý. Vậy, những vấn đề cụ thể cần phải đổi mới là gì và phải đổi mới nhƣ thế nào?
Trƣớc hết cần phải nâng cao nhận thức của cán bộ quản lý nhân lực về tầm quan trọng của công tác quản lý nhân lực đối với chiến lƣợc phát triển của Nhà trƣờng. Để Nhà trƣờng có thể phát triển nhanh và bền vững thì phải có một nguồn nhân lực dồi dào, chất lƣợng tốt để đáp ứng đƣợc những yêu cầu mới của thời kỳ hội nhập, công nghiệp hóa, hiện đại hóa. Sự thành công trong định hƣớng và phát triển việc làm thể hiện thông qua sự thỏa mãn của mỗi cá nhân đối với các mục tiêu nghề nghiệp, đồng thời tạo ra sự đóng góp tốt nhất cho Nhà trƣờng. Nếu làm tốt công tác nghiên cứu định hƣớng và phát triển nghề nghiệp Nhà trƣờng có thể:
- Tuyển các cán bộ, viên chức có năng khiếu phù hợp với công việc. - Khuyến khích cán bộ, viên chức trung thành, tận tụy với nghề nghiệp, giảm bớt tỷ lệ nghỉ việc trong Nhà trƣờng.
- Khai thác và giúp cán bộ, viên chức phát triển các khả năng tiềm tàng của họ thông qua việc cho cán bộ, viên chức thấy rõ khả năng thăng tiến và cơ hội nghề nghiệp.
Nhìn vào cơ cấu độ tuổi cán bộ, viên chức của Nhà trƣờng ta thấy có đến 123/175 ngƣời có độ tuổi từ 30-40. Theo nghiên cứu của PGS.TS Trần Kim Dung trong cuốn “ Quản trị Nguồn nhân lực” thì độ tuổi 30-40 là giai đoạn ổn định. Ở vào độ tuổi này, bản thân mỗi con ngƣời đã có các mục tiêu nghề nghiệp và đƣa ra các chƣơng trình, kế hoạch nghề nghiệp. Nhƣ vậy, Nhà trƣờng đang sở hữu một đội ngũ cán bộ, viên chức đang trong độ tuổi ổn định nhất, đã kinh nghiệm làm việc, đã thích nghi với môi trƣờng làm việc của Nhà trƣờng, đã có thời gian gắn bó với Nhà trƣờng. Vậy, bƣớc tiếp theo là làm thế nào để phát huy hết những thế mạnh mà nguồn nhân lực của Nhà trƣờng hiện có, cần phải đổi mới phƣơng pháp quản lý nhƣ thế nào và cụ thể là những phƣơng pháp gì?
Trước hết, hoàn thiện việc quản lý hành chính
Quản lý hành chính tức là quản lý bằng nội quy, quy định, khen thƣởng, kỷ luật của Nhà trƣờng. Mặc dù Nhà trƣờng đã ban hành đầy đủ các văn bản quy định liên quan đến lĩnh vực quản lý nhân lực song trong quá trình thực hiện vẫn chƣa đƣợc giám sát nghiêm túc. Việc thực hiện giờ giấc làm việc đã đƣợc quy định và có rất nhiều văn bản nhắc nhở về việc yêu cầu cán bộ, viên chức nghiêm túc thực hiện song trên thực tế vẫn xảy ra tình trạng đi muộn, về sớm. Cần phải nghiêm túc xử lý kỷ luật bằng các biện pháp hành chính cũng nhƣ trừ lƣơng của các trƣờng hợp đi muộn về sớm theo quy định. Mặc dù quản lý giờ giấc làm việc chỉ là một việc làm hình thức, không đánh giá đƣợc hiệu quả làm việc của từng cán bộ, viên chức. Tuy nhiên, Nhà trƣờng vẫn cần duy trì việc đi làm và tan làm đúng giờ tạo nên tác phong làm việc nghiêm túc cho tất cả cán bộ, viên chức trong Nhà trƣờng.
Thứ hai, hoàn thiện các chế độ lương, thưởng
Để có thể có đƣợc một bản kế hoạch chi tiết và chính xác về nguồn nhân lực cho Nhà trƣờng Phòng Tổ chức- Hành chính sẽ phải xây dựng các chức danh của từng bộ phận, yêu cầu về trình độ, khối lƣợng công việc. Nhà trƣờng xây dựng kế hoạch nguồn nhân lực dựa trên khối lƣợng công việc thực tế từng bộ phận phải đảm nhận. Chính vì vậy, việc phân tích nội dung từng công việc cần phải làm hết sức tỉ mỉ và chính xác để làm cơ sở cho việc định biên số lƣợng ngƣời cần thiết.
Hàng tháng, Nhà trƣờng phải tổ chức họp giao ban, kiểm điểm các công việc đã thực hiện trong tháng và kế hoạch của tháng tiếp theo. Trƣởng các phòng, khoa, ban, trung tâm đánh giá khối lƣợng, năng lực, mức độ hoàn thành công việc của từng cá nhân trong đơn vị mình. Phòng Tổ chức- Hành chính trên cơ sở đó sẽ có phân tích chính xác về khối lƣợng công việc, mức độ hoàn thành công việc của từng cá nhân trong đơn vị, kịp thời có những điều chỉnh cần thiết phù hợp với từng bộ phận.
Do Nhà trƣờng là một đơn vị hành chính sự nghiệp nên việc xây dựng và trả lƣơng đều phải tuân theo các quy định về lƣơng, thƣởng của Nhà nƣớc. Ngày 15 hàng tháng, phòng Kế hoạch tài vụ tính và trả lƣơng theo tài khoản của cá nhân. Việc trả các chế độ phúc lợi, thƣởng đƣợc thực hiện theo quy chế chi tiêu nội bộ hàng năm, quy chế đƣợc thông qua Hội nghị công chức, viên chức nên đƣợc các cán bộ, viên chức của nhà trƣờng nhất trí cao.
Thứ ba, hoàn thiện việc thực hiện các chế độ phúc lợi khác
Đây chính là phƣơng pháp tác động vào tâm lý của cán bộ, viên chức. Lợi ích là sự thoả mãn nhu cầu của con ngƣời, biểu hiện đầu tiên của nó là về kinh tế thể hiện qua các mối quan hệ giữa cán bộ, viên chức với nhau. Kích thích vào lợi ích chính là kích thích vào quá trình làm việc, vào nhiệt huyết làm việc của cán bộ, viên chức. Sau quá trình làm việc, mình sẽ có đƣợc
những gì là câu hỏi mà tất cả cán bộ, viên chức quan tâm hàng đầu. Lợi ích càng lớn thì động lực càng lớn, họ sẽ làm việc hăng say hơn, hiệu quả hơn và có chất lƣợng hơn, ngƣợc lại một đơn vị có cách thức làm việc yếu kém, lƣơng thấp không có các chế độ đãi ngộ, điều kiện làm việc không tốt thì rõ ràng không có động lực làm việc hay chỉ làm việc đối phó vì họ nghĩ rằng cái mà họ đƣợc hƣởng không xứng đáng với những gì mà họ bỏ ra. Nhu cầu của cán bộ, viên chức buộc họ làm việc nhƣng chính lợi ích là động lực trực tiếp và mạnh nhất để họ làm việc với hiệu quả cao. Ban Giám hiệu, hơn ai hết là ngƣời hiểu rõ đƣợc tâm lý này, đòi hỏi họ phải có các chính sách phù hợp và