Hình thức kế toán Nhật ký - chứng từ bao gồm các loại sổ kế toán sau: + Nhật ký - chứng từ
+ Bảng kê + Sổ cái
+ Sổ kế toán chi tiết
Nội dung cơ bản của Nhật ký - chứng từ:
+ Nhật ký chứng từ số 1: dùng để phản ánh số phát sinh bên Có TK111 “ Tiền mặt” (phần chi) đối ứng bên Nợ với các tài khoản có liên quan.
+ Nhật ký chứng từ số 2: dùng để phản ánh số phát sinh bên Có TK112 “ Tiền gửi ngân hàng” đối ứng bên Nợ với các tài khoản có liên quan.
+ Nhật ký chứng từ số 4: dùng để phản ánh số phát sinh bên Có TK311 “Vay ngắn hạn”, TK341 “Vay dài hạn”, TK342 “Nợ dài hạn” đối ứng bên Nợ với các tài khoản có liên quan.
+ Nhật ký chứng từ số 9: dùng để phản ánh số phát sinh bên Có TK211 “TSCĐ HH”, TK212 “TSCĐ Thuê tài chính”, TK213 “TSCĐ VH” đối ứng bên Nợ với các tài khoản có liên quan.
+ Nhật ký chứng từ số 10: dùng để phản ánh số phát sinh bên Có TK121, TK128, TK129, TK136, TK334, TK338.... đối ứng bên Nợ với các tài khoản có liên quan.
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - chứng từ (NKCT) - Tập hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đó theo các tài khoản đối ứng Nợ.
- Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế.
- Kết hợp rổng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép.
- Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế, tài chính và lập báo cáo tài chính.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký - chứng từ.
1) Hằng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký - chứng từ hoặc Bảng kê, Sổ chi tiết có liên quan. Đối với các loại chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong Bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của Bảng phân bổ ghi vào các Bảng kê và Nhật ký - chứng từ có liên quan. Đối với các Nhật ký - chứng từ được ghi căn cứ vào Bảng kê, Sổ chi tiết thì căn cứ vào số liệu tổng cộng của Bảng kê, Sổ chi tiết, cuối tháng chuyển số liệu vào Nhật ký - chứng từ.
2) Cuối tháng khóa sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký - chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký - chứng từ với các sổ, thẻ kế toán chi tiết, Bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký - chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ cái. Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ, thẻ kế toán chi tiết thì được ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ liên quan. Cuối tháng, cộng các sổ, thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ, thẻ kế toán chi tiết để lập các Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với Sổ cái. Số liệu tổng cộng ở Sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký - chứng từ, Bảng kê và các Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập Báo cáo tài chính.
Sơ đồ 7: Trình tự kế toán NVL theo hình thức Nhật ký - chứng từ
Ghi chú :
Ghi hằng ngày Đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối tháng
Nhật ký - chứng từ thừa kế các ưu điểm của các hình thức ra đời trước đó, đảm bảo tính chuyên môn hóa cao của sổ kế toán. Hầu hết các sổ kết cấu theo kiểu một bên giảm ½ khối lượng ghi sổ. Mặt khác các sổ của hình thức này kết cấu theo nguyên tắc bàn cừ nên tính chất đối chiếu, kiểm tra cao. Mẫu sổ in sẵn và ban hành thống nhất tạo nên kỷ cương cho việc ghi chép sổ sách. Nhưng số lượng sổ nhiều, đa dạng, phức tạp nên khó vận dụng máy vi tính vào sử dụng số liệu kế toán, đòi hỏi trình độ các nhân viên kế toán phải cao, số lượng chủng loại NVL phong phú và DN xây dựng được hệ thống danh điểm cho các loại vật liệu đồng thời phải dùng giá hạch toán trong ghi chép sổ sách.
Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Bảng phân bổ vật liệu (nếu có) Nhật ký chứng từ số 1, 2, 5, 10 Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng kê 4, 5, 6 Nhật ký chứng từ số 7
Sổ cái tài khoản 152