Sau khi có số tiếp nhận tờ khai hải quan, công ty sẽ tiếp tục chờ lấy phản hồi từ hải quan. Việc áp dụng hải quan điện tử, có hệ thống phân luồng tự động đã rút ngắn được rất nhiều thời gian cho công ty, giảm thời gian thông quan hàng hóa. Hồ sơ hải quan nhập khẩu của công ty được tiếp nhận qua hệ thống quản lý rủi ro, sẽ tự động phân luồng xanh, luồng vàng, luồng đỏ dựa trên những vi phạm, sai sót, nghĩa vụ thuế của công ty trong những lần nhập khẩu trước đó.
Hàng hóa nhập khẩu sẽ được phân vào một trong ba luồng sau: +Luồng xanh: Kiểm tra bộ hồ sơ.
+Luồng vàng: Kiểm tra chi tiết hồ sơ hải quan, thuế và giá hàng hóa.
+Luồng đỏ: Bao gồm hàng hóa nhập khẩu phải nộp thuế, hàng hóa nhập khẩu có điều kiện…. Các hàng hóa thuộc luồng đỏ ngoài việc kiểm tra chi tiết hồ sơ hải quan còn phải thực hiện kiểm tra thực tế hàng hóa có thể là 3% - 10% hoặc toàn bộ lô hàng.
Qua tìm hiểu tại phòng kinh doanh của công ty VVMV Hà Nội thì tỉ lệ phân luồng hồ sơ hải quan các mặt hàng trong giai đoạn 3 năm từ 2016 - 2018 được thể hiện trong bảng dưới đây:
Bảng 3.5 Tỷ lệ phân luồng HSHQ nhập khẩu của công ty VVMV Hà Nội 2016-2018 Phân luồng Tỷ lệ (%) 2016 2017 2018 Luồng xanh 72 76 76.5 Luồng vàng 21.7 19.1 19 Luồng đỏ 6.3 4.9 4.5
(Nguồn: Phòng xuất nhập khẩu công ty)
Từ bảng trên cho thấy, phần lớn hàng hóa được phân vào luồng xanh là nhiều nhất trong tổng hồ sơ của các lô hàng nhập về, thấp nhất là luồng đỏ. Áp dụng đối với công ty VVMV Hà Nội thì hầu hết các mặt hàng mà công ty nhập khẩu là loại hàng hóa phải nộp thuế, nhưng thường xuyên nhập khẩu các lô hàng có tính chất tương đồng vì có nhiều khách hàng quen thuộc từ các thị trường chính, chỉ khác về số lượng. Do vậy mà những lô hàng nhập khẩu của công ty thường được hệ thống quản lý rủi ro của hải quan phân vào luồng xanh, số ít phân vào luồng vàng và cực ít lô hàng phân vào luồng đỏ.
Những lô hàng về hóa chất lỏng, chất dính tổng hợp được điều chế từ Polyme, hay một số mặt hàng ít được nhập về trước đó hoặc với khối lượng nhập khẩu rất lớn (tầm cỡ vài container) thì cán bộ hải quan sẽ kiểm tra nghiêm ngặt hơn, hệ thống quản lý rủi ro phân lô hàng vào luồng đỏ. Tỉ lệ lô hàng bị cho vào luồng đỏ giảm đi đáng kể từ 6.3% xuống còn 4.5% trong khi tổng số lượng lô hàng nhập khẩu tăng lên cho thấy kết quả hoạt động hiệu quả của công ty. Lý do là công ty tuyển thêm nhân viên có kinh nghiệm trong nghiệp vụ khai báo, có chuyên viên kiểm tra theo dõi sát sao các bộ hồ sơ chứng từ trước khi được truyền tới chi cục hải quan, hạn chế tối đa lý do phân vào luồng đỏ là do sai sót trong bộ hồ sơ. Cùng với đó là quy mô công ty mở rộng, chủng loại mặt hàng và các lô hàng nhiều lên tạo sự trùng lặp, hệ thống phân luồng rủi ro có thể kiểm tra độ tương đồng với các lô hàng trước.
Bên cạnh đó, tỷ lệ luồng vàng còn khá cao cho thấy HSHQ mà công ty chuẩn bị vẫn còn vướng mắc phải sai sót như chuẩn bị thiếu bộ chứng từ, thiếu giấy chứng nhận xuất xứ như đã nêu ở phần trên. Một số giấy tờ còn bị sai như chênh lệch một phần nhỏ trọng lượng trong Packinh List với trọng lượng thực tế của hàng hóa… Đối với mỗi trường hợp thì nhân viên công ty lại có cách xử lý khác nhau để thời
gian thông quan được rút ngắn tối đa, tránh tình trạng lưu kho hàng hóa để nhân viên chi cục hải quan kiểm tra trực tiếp hàng hóa.
Dưới đây là bảng số liệu thể hiện thời gian thông quan các mặt hàng nhập khẩu của công ty VVMV Hà Nội giai đoạn 2016 – 2018:
Bảng 3.6 Thời gian thông quan HSHQ trung bình của công ty VVMV Hà Nội 2016-2018
Luồng hàng hóa Thời gian thông quan
Luồng xanh 20 phút
Luồng vàng 1 ngày
Luồng đỏ 2.5 ngày
(Nguồn: Phòng xuất nhập khẩu công ty)
Thông thường, thời gian thông quan hàng hóa thuộc luồng xanh thường ít tốn thời gian nhất. Sau khi tờ khai hải quan nhập khẩu được chuyền đến cho cơ quan hải quan, nếu không có gì sai sót sẽ được thông quan ngay lập tức. Tuy nhiên, tại Việt Nam mạng đường truyền còn kém nên thường sẽ mất từ 15 – 30 phút, ví dụ cụ thể tại công ty VVMV Hà Nội, thời gian thông quan luồng xanh là 20 phút. Đối với các hàng hóa thuộc luồng vàng và luồng đỏ sẽ tốn kém thời gian cho khâu này hơn do còn phải kiểm tra bộ chứng từ, hồ sơ hải quan hoặc kiểm tra thực tế hàng hóa.
Thực tế cho thấy, nhân viên làm thủ tục hải quan của công ty được công ty chọn đi làm thủ tục tại các chi cục hải quan có người là nhân viên mới, có người có kinh nghiệm nhưng lại hay vấp phải những lỗi như đến muộn và phải chờ sang này làm việc hôm sau, chưa kiểm tra kĩ bộ hồ sơ khiến lúc tới thiếu giấy tờ, làm mất thời gian thông quan hàng hóa. Trường hơp hồ sơ bị phân vào luồng đỏ là trường hợp mà nhân viên hải quan của công ty phải đầu tư thời gian và công sức hơn, theo dõi hàng hóa cẩn thận hơn để lấy hàng ra. Có một số trường hợp vì khách hàng yêu cầu hàng gấp và điều kiện cho phép, nhân viên sẽ “chi mềm” với cán bộ hải quan để có thể lấy được hàng ra nhanh nhất, điều này làm ảnh hưởng tới công ty. Điều này cho thấy thực tế làm thủ tục hải quan hàng hóa nhập khẩu còn nhiều bất cập như thủ tục rườm rà, nhân viên hải quan làm khó, có tình trạng nhận hối lộ gây ảnh hưởng tới hoạt động nhập khẩu của các công ty.