Mỗi giấy tờ cần có trong hồ sơ hải quan đều góp phần làm rõ về lô hàng hóa nhập khẩu. Chính vì vậy, giấy tờ phải được cung cấp đầy đủ, theo đúng yêu cầu với thời gian quy định cho cơ quan hải quan. Tuy nhiên trên thực tế, khi nhân viên công ty Vinh Vân Minh Vân Hà Nội chuẩn bị hồ sơ chứng từ để làm thủ tục hải quan vẫn mắc phải một số lỗi sai.
Bảng 3.3 Tỉ lệ sai sót của các giấy tờ trong bộ chứng từ khi làm thủ tục hải quan của công ty VVMV Hà Nội trong 3 năm 2016-2018
Đơn vị: bộ Tên giấy tờ Tổng số lượng Số giấy tờ sai sót Tỉ lệ (%)
Tờ khai hải quan hàng hóa nhập khẩu 1206 29 2.41
Hợp đồng mua bán hàng hóa 785 28 3.57
Hóa đơn thương mại 785 31 3.95
Vận tải đơn 785 11 1.4
Bảng kê chi tiết hàng hóa 785 15 1.91
Tờ khai trị giá hải quan 1206 33 2.74
Giấy chứng nhận xuất xứ 524 9 1.72
Giấy phép nhập khẩu 524 6 1.14
( Nguồn: Phòng xuất nhập khẩu công ty) Nhìn vào bảng 3.3 ta thấy, hóa đơn thương mại và hợp đồng mua bán hàng hóa hay xảy ra sai sót nhất với tỉ lệ lần lượt là 3.95% và 3.57%, và thấp nhất là giấy phép nhập khẩu tỉ lệ là 1.1.4%.
Hóa đơn thương mại có sai sót nhiều nhất. Đầu tiên là do sai tên hàng: nhân viên khai hải quan sẽ ghi rõ tên hàng, quy các phẩm chất, thông số kĩ thuật… theo quy định, nhưng đối với một số trường hợp hàng hóa nhập khẩu là máy móc thiết bị được phân loại theo bộ phận chính hoặc máy thực hiện chức năng chính sẽ hay bị sai sót vô tình khi không có hiểu sâu về mặt hàng này, đặt tên gần đúng với chức năng của máy. Sai sót thứ 2 là bên đối tác hay quên không ghi xuất xứ hàng hóa lên
trên hóa đơn. Thứ 3 là sai sót về giá hàng hóa. Hóa đơn thương mại do bên xuất khẩu chuyển về công ty có một số chi tiết như trọng lượng, trọng tải không đúng với vận đơn, hợp đồng mua bán hàng hóa, công ty phải yêu cầu bên xuất khẩu xem xét lại các chứng từ đó và điều chỉnh sắp xếp lại chứng từ đó sao cho các chi tiết phải giống nhau ở các chứng từ nhằm tạo điều kiện thuận lợi trong chuẩn bị HSHQ cũng như quá trình khai và nộp HSHQ sau này.
Hợp đồng mua bán hàng hóa, tờ khai hải quan hàng hóa nhập khẩu và tờ khai giá trị hải quan là các chứng từ có mức độ sai sót thứ 2. Trên hợp đồng có trường hợp tên hàng sai khác với trên hóa đơn thương mại. Việc này là do khâu kiểm tra chứng từ nhân viên không kiểm tra kĩ nên có sai sót. Trong khi đi làm thủ tục hải quan, cơ quan hải quan lại dựa trên những chứng từ mà công ty cung cấp để kiểm tra. Lỗi khác là do nhân viên khai sai giá hàng hóa so với giá ghi trên hóa đơn thương mại nhưng không phát hiện ngay. Hoặc, do nhân viên áp sai mã hàng dẫn đến áp sai mã thuế và đưa ra số thuế dự tính không chính xác nên không được cơ quan hải quan chấp nhận.
Vận tải đơn có khi đến muộn hoặc do đối tác gửi thiếu cho công ty. Trường hợp thông tin thời gian hàng đến khác với thông tin trong hợp đồng thỏa thuận giữa hai bên.
Lỗi thường gặp ở bảng kê chi tiết hàng hóa là thiếu tên các chi tiết.
Trong khâu kiểm tra chứng từ này, nhân viên nhập khẩu công ty VVMV Hà Nội vẫn còn có sai sót trong việc kiểm tra các chứng từ và sự tương đồng về thông tin giữa chúng. Những lỗi này gặp phải do số lượng công việc nhiều trong khi đó số người làm thì ít, chưa có nhân viên chuyên kiểm tra chứng từ. Vì vậy, nhân viên nhập khẩu cần kiểm tra rõ nội dung thông tin có trong các chứng từ xem có chính xác hay không nếu có sai sót gì thì phải yêu cầu phía bên đối tác xuất chỉnh sửa và cung cấp lại ngay, và phía công ty cũng cần thêm người phù hợp để tránh ảnh hưởng trực tiếp tới việc làm thủ tục hải quan.
Cùng với việc chuẩn bị bộ chứng từ để làm thủ tục hải quan nhập khẩu, thì công ty VVMV Hà Nội đã làm tốt được việc dần rút ngắn thời gian chuẩn bị hồ sơ hải quan, tạo ưu thế hơn so với các công ty cùng ngành khác.
Biểu đồ 3.1 Thời gian chuẩn bị hồ sơ hải quan nhập khẩu của công ty VVMV Hà Nội 2016-2018
Đơn vị: giờ
(Nguồn: Phòng xuất nhập khẩu công ty)
Dựa vào sơ đồ trên ta thấy thời gian chuẩn bị bộ chứng từ hải quan nhập khẩu của công ty đang được rút ngắn rõ rệt qua các năm từ 4.35 ngày năm 2016 xuống còn 2.25 ngày năm 2018. Tuy nhiên, số liệu của sơ đồ trên được tính trung bình cho tất cả các lần nhập hàng từ tất cả các thị trường là đối tác của công ty, còn tính riêng đối với thời gian chuẩn bị hồ sơ hải quan nhập khẩu cho các mặt hàng quen thuộc: vải, quần áo, thực phẩm, mỹ phẩm… từ thị trường Trung Quốc, Hàn Quốc, Nhật Bản chỉ mất thời gian trung bình 1.5 ngày. Còn đối với các mặt hàng hóa chất chiết xuất thì thời gian chuẩn bị hồ sơ lâu hơn, theo số liệu năm 2018 công ty đưa là mất khoảng 4 ngày vì đây là mặt hàng cần chứng thực nhiều loại giấy tờ nhưng việc này cũng được rút ngắn thời gian dần qua các năm. Có được kết quả này là nhờ sự nỗ lực của bộ phận nhân viên chuẩn bị hồ sơ hải quan nhập khẩu của công ty, dựa vào kinh nghiệm làm việc lâu dài và sự cẩn thận mà công ty đã rút ngắn được thời gian chuẩn bị hồ sơ hải quan, giảm thiểu tối đa sai sót giữa các loại giấy tờ để khả năng thông quan của lô hàng được nâng cao.