Hiện tại công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính giá vốn thành phẩm xuất bán theo phương pháp nhập trước xuất trước. Do đặc điểm của phần mềm kế toán công ty đang áp dụng, hàng ngày kế toán chỉ theo dõi thành phẩm xuất bán về mặt số lượng nhập, xuất. Đến cuối tháng căn cứ vào Bảng kê tổng hợp sản lượng tiêu thụ do phòng điều hành sản xuất lập, kế toán tổng hợp kiểm tra số lượng thực nhập, thực xuất có khớp đúng không sau đó kế toán bán hàng sẽ tính giá vốn của thành phẩm tồn đầu kỳ và thành phẩm xuất bán trong kỳ, cập nhật vào các phiếu xuất bán. Như vậy căn cứ tính giá vốn tự động là dựa trên giá thành, thẻ tính giá thành.
•
Phương pháp này dựa trên giả định thành phẩm nào hoàn thành nhập kho trước thì được xuất trước. Theo đó giá vốn của thành phẩm xuất kho là giá của thành phẩm tồn đầu kỳ hoặc củ/.a những lần nhập đầu kỳ.
Chứng từ sử dụng:
- Bảng phân bổ tiền lương và BHXH. - Bảng tính khấu hao TSCĐ.
- Phiếu chi.
7- Hóa đơn giá trị gia tăng kiêm phiếu xuất kho. Tài khoản sử dụng:
TK 632 – Giá vốn hàng bán và cung cấp dịch vụ.
Khi xuất bán căn cứ vào hóa đơn GTGT kế toán nhập dữ liệu của hóa đơn vào phần mềm kế toán. Sau khi nhập dữ liệu cho phép hoàn thành biểu thức doanh thu, thuế và giá vốn theo định khoản:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán Có TK 156 - Hàng hóa
Khi xuất kho hàng hóa để bán thì kế toán chọn “phiếu xuất kho” đến cuối tháng kế toán chỉ cần vào phân hệ kế toán “hàng tồn kho” và chạy “tính giá nhập trước xuất trước”, máy tính sẽ tự động tính ra giá vốn hàng bán cho các thành phẩm.Sau khi tính giá vốn sẽ tự động vào sổ cái TK 156. Khi đó sẽ hiện ra màn hình tính lại giá vốn, kế toán điền tháng năm tính lại giávốn là tháng 02 năm 2013. Sau đó nhấn nút “nhận”. Khi đó phần mềm sẽ tự động tính lại giá vốn theo phương pháp nhập trước xuất trướctheo tháng đã được cài đặt sẵn trong phần mềm của công ty. Sau đó máy báo là đã tính xong và kế toán nhấn nút “thoát”. Khi đó giá vốn của hàng bán đã được tính.
Hàng ngày khi có nghiệp vụ bán hàng xảy ra, kế toán bán hàng tiến hành nhập dữ liệu trên hóa đơn GTGT vào “Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho” trên máy. Kế toán bán hàng chỉ nhập các dữ liệu cần thiết về số lượng, doanh thu… còn giá vốn hàng bán thì không cần nhập, bởi việc xác định giá vốn đã được cài đặt tính tự động trong phần mềm. Cuối tháng sau khi tính được giá thành thành phẩm nhập kho, trước khi lên báo cáo kế toán bán hàng sẽ thực hiện các bút toán tính trị giá vốn hàng bán trong kì. Hiện nay công ty tính giá vốn hàng xuất bán theo phương pháp Bình quân gia quyền cuối tháng. Từ giao diện kế toán Fast, khi tính trị giá vốn hàng xuất kho, kế toán bán hàng thực hiện các thao tác sau: Kế toán hàng tồn kho/ Cập nhật số liệu/ Tính giá trung bình
Khi đó giá vốn hàng bán sẽ tự động kết chuyển vào các sổ kế toán và các báo cáo có liên quan.
Hóa đơn GTGT số 6138 ngày 31/12/2012, phần giá vốn đến cuối tháng 12 (tức 31/12/2012) kế toán bán hàng thực hiện bút toán tính giá vốn thì nó mới tự động thực hiện bút toán:
Nợ TK 6322:
Có TK 156:
Sau đó chuyển số liệu vào cá sổ: Sổ chi tiết TK 6322; Sổ cái TK 632; Sổ Nhật kí chung.
Cuối tháng, giá vốn hàng bán từ sổ cái TK 632 sẽ được kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả bán hàng trong kỳ.
Để in sổ chi tiết TK 632, từ giao diện phần mềm kế toán Fast, kế toán chọn đường dẫn Kế toán tổng hợp/Sổ kế toán theo hình thức Nhật ký
chung/Sổ cái tài khoản. Phần mềm sẽ hiện lên một bảng thông báo, ta khai
Từ ngày: 01/12/2012b Đến ngày: 31/12/2012
Ấn nút “Nhận”, sau đó ấn F7 để in sổ.
Cuối kỳ, sau khi tính toán được giá vốn hàng xuất bán máy sẽ kết chuyển trị giá vốn thực tế hàng hóa xuất kho trong tháng từ bên Có TK 156 sang bên Nợ TK 632. Sau đó, máy sẽ tự động kết chuyển Nợ TK 911/ Có TK 632 để xác định kết quả kinh doanh.
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Tài khoản 632 - Giá vốn hàng bán Đối tượng : AL01 ( ALZOL TT) Từ ngày 01/12/2013 đến 31/12/2013
Số dư đầu kì: 0
Chứng từ Số phát sinh
Ngày Số Nợ Có
01/12 HD 5421 Công ty TNHH DP Hải Thành Tân dược 156 16 679 000
03/12 HD 5422 NT 124 Giảng Võ Tân dược 156 2 762 000
03/12 HD 5423 NT 138 Đội Cấn Tân dược 156 14 566 290
…….. …. …… ………. ……… ……... ……… ………...
28/12 HD 6841 Công ty CPDP Á Châu Tân dược 156 1 771 000
31/12 HD 6842 Công ty CP DP An Đạt Tân dược 156 84 750 000
31/12 HD 6843 NT 50A Giảng Võ Tân dược 156 2 512 568
31/12 PKT - K/C Giá vốn bán thành phẩm 632→911 911 360 998 700
Tổng phát sinh nợ: 360 998 700 Tổng phát sinh có: 360 998 700 Số dư cuối kỳ: 0
NGƯỜI GHI SỔ Ngày ….Tháng Năm….
CÔNG TY TNHH TMDP MAI ANH
SỔ CÁI TÀI KHOẢN
Tài khoản 632 - Giá vốn hàng bán Từ ngày 01/12/2013 đến ngày 31/12/2013
Số dư đầu kỳ: 0
Chứng từ
Khách hàng Diễn giải Số phát sinh
Ngày Số Nợ Có
01/12 HD 5421 Công ty TNHH DP Hải Thành Tân dược 16 679 000
01/12 HD 5432 NT 157 Tống Duy Tân Tân dược 82 782 000
01/12 HD 5443 NT 138 Giảng Võ Tân dược 2 189 290
…….. …. …… ………. ……… ……… ………...
31/12 HD 6541 Công ty TNHH DP An Vượng Tân dược 1 281 000
31/12 HD 6842 Công ty CP DP An Đạt Tân dược 84 750 000
31/12 HD 6843 NT 149 Nguyễn Đức Cảnh Tân dược 3 262 568
31/12 PKT - K/C Giá vốn bán thành phẩm 632→911 1 130 252 537 Tổng số phát sinh nợ: 1.130.252.537 Tổng số phát sinh có: 1.130.252.537 Số dư cuối kỳ: 0 Ngày….Tháng….Năm….
KẾ TOÁN TRƯỞNG (Ký, họ tên)
NGƯỜI GHI SỔ (Ký, họ tên)
Biểu 2.7: Trích sổ cái TK 632-Giá vốn hàng bán tháng 12 năm 2013
• Chi phí bán hàng tại công ty làcác khoản chi phí phát sinh liên quan đến quá trình bán sản phẩm bao gồm: lương của nhân viên bán hàng, các khoản hỗ trợ; khuyến mại bằng hàng, hoa hồng, chi quảng cáo....
• Các chứng từ sử dụng: - Phiếu chi.
- Bảng thanh toán lương.
- Bảng trích lập BHXH, BHYT, KPCĐ. -Bảng phân bổ khấu hao
- Giấy báo nợ....
• Giải thích quy trình kế toán máy chi phí bán hàng:
Kế toán tổng hợp sẽ nhận được các chứng từ như: Bảng thanh toán lương do bộ phận nhân sự làm, bảng tính khấu hao TSCĐ dùng cho bộ phận bán hàng, giấy đề nghị thanh toán, phiếu chi, giấy báo nợ từ kế toán thanh toán, riêng khoản chi phí bán hàng dành cho khoản khuyến mãi thì căn cứ vào chính sách của công ty, biên bản đối chiếu công nợ do Phòng kinh doanh và Phòng Tài chính – Kế toán đối chiếu...Sau đó kế toán tổng hợp sẽ tập hợp chứng từ nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán xử lý số liệu sẽ tự động vào sổ chi tiết, sổ cái. Các chứng từ này sẽ được kế toán tổng hợp lưu tại bộ phận.
• Tài khoản kế toán sử dụng:
TK 6421- Chi phí bán hàng Bao gồm các nội dung sau: - Chi phí nhân viên.
- Chi phí vật liệu bao bì. - Chi phí dụng cụ đồ dùng.
- Chi phí khấu hao tài sản cố định. - Chi phí bảo hành.
- Chi phí dịch vụ mua ngoài. - Chi phí bằng tiền khác.
•
khoản chi phí phát sinh:
Chi phí nhân viên
Hiện nay công ty ban hành đơn giá tính lương theo văn bản của Tổng công ty, hàng tháng kế toán sẽ lập kế hoạch tiền lương trích theo doanh thu sản xuất của công ty nhân với 32,5% sau đó phân bổ cho các bộ phận. Trong đó, chi phí nhân viên bán hàng được phân bổ trong tổng số tiền lương là 9%
Tiền lương phân bổ cho bộ phận bán hàng = Doanh thu sản xuất x 32,5% x 9%
Chi phí vật liệu, bao bì
Các chi phí về vật liệu bao bì, bao gói sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ dùng cho vận chuyển hàng hóa, vật liệu dùng sửa chữa tài sản cố định.
Chi phí dụng cụ, đồ dùng
Dụng cụ đồ dùng trong doanh nghiệp khi xuất kho được tập hợp vào tài khoản 14211 – Chi phí trả trước ngắn hạn: Chung.
Sau đó đến cuối kỳ kế toán thực hiện bút toán phân bổ vào các tài khoản chi phí: Chi phí sản xuất chung, Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp theo một tỷ lệ nhất định. Trong đó chi phí bán hàng được phân bổ là 5%
Chi phí khấu hao TSCĐ
TSCĐ được ghi nhận theo giá gốc. Trong quá trình sử dụng thì TSCĐ được ghi nhận theo nguyên giá, hao mòn lũy kế và giá trị còn lại.
Doanh nghiệp thực hiện khấu hao TSCĐ theo thông tư 203/2009/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành. Cụ thể doanh nghiệp sử dụng phương pháp khấu hao đường thẳng và được khấu hao theo tháng:
Theo quy định của công ty thì các phương tiện vận tải được khấu hao trong vòng từ 6 đến 10 năm.
Chi phí djch vụ mua ngoài
Là các khoản chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ như chi phí thuê tài sản, chi phí thuê kho, bốc dỡ vận chuyển, tiền hoa hồng đại lý.
Chi phí bằng tiền khác
Là các khoản chi phí bằng tiền phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàn hóa và cung cấp dịch vụ nằm ngoài trong các khoản chi phí như trên như chi phí tiếp khách, chi phí quảng cáo giới thiệu sản phẩm,...
Cuối tháng, khoản CPBH cũng được lập bút toán kết chuyển tự động để phục vụ cho việc xác định kết quả kinh doanh trong kỳ.
Cuối tháng, sau khi tập hợp được các khoản chi liên quan đến chi phí bán hàng, kế toán có thể xem in được các sổ như Sổ NKC, sổ cái TK 6421.
•Quy trình nhập liệu:
Hàng ngày khi có các khoản chi phí phục vụ cho công tác tiêu thụ thành phẩm của công ty, kế toán căn cứ vào các chứng từ liên quan chứng minh khoản chi phí đó xảy ra để nhập vào máy những dữ liệu cần thiết.
Ví dụ: Ngày 11/12, căn cứ vào giấy đề nghị thanh toán của ông Nguyễn Văn Phương về chi phí đi công tác phục vụ cho bán hàng của phong kinh doanh. Kế toán thực hiện việc hạch toán như sau:
Từ giao diện màn hình Fast, đi theo đường dẫn: Kế toán tiền mặt, tiền gửi và tiền vay/Cập nhật số liệu/Phiếu chi
Trên màn hình nhập liệu “Phiếu chi”, kế toán tiến hành nhập các sữ liệu cần thiết:
Địac chỉ: B2, tổ 111 Cty XD số 2- Hoàng Cầu, Đống Đa, Hà Nội Diễn giải : Tân dược
Tài khoản có: 1111 Số phiếu chi: 417
Ngày hạch toán: 02/12/2013 Tài khoản nợ: 641
Phát sinh nợ: 19 922 663
Phần mềm sẽ tự tính số tiền thuế và tổng số tiền chi phục vụ công tác bán hàng. Kế toán ấn nút “Lưu” để lưu các thông tin trên chứng từ.
Giao diện 2.8: Phiếu chi
Sau đó, các số liệu sẽ đi vào các sổ liên quan: Sổ chi tiết TK 6421
Sổ cái TK 6421 Nhật ký chung
Để in sổ chi tiết tài khoản 641752, từ giao diện màn hình phần mềm Fast, kế toán chọn Kế toán tổng hợp/Sổ kế toán theo hình thức Nhật ký
chung/Sổ cái tài khoản. Ở đây sẽ hiện lên một bảng thông báo, ta khai báo
thông tin sau:
Tài khoản: 6421 Từ ngày: 01/12/2012 Đến ngày: 31/12/2012
Ấn “Nhận”, sau đó ấn F7 để in sổ.
Tương tự khi muốn in sổ cái tài khoản 641.
Cuối tháng, khoản CPBH cũng được lập bút toán kết chuyển tự động để phục vụ cho việc xác định kết quả kinh doanh trong kỳ.
Cuối tháng, sau khi tập hợp được các khoản chi liên quan đến chi phí bán hàng, kế toán có thể xem in được các sổ như Sổ NKC, sổ cái TK 6421.
Đơn vị: Công ty TNHH TMDP Mai Anh Địa chỉ: Lô 12, KĐT Định Công, Hoàng Mai, Hà Nội
Mẫu số 02-TT
(Ban hành theo QĐ số:48/2006/QĐ- BTC Ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng
BTC) PHIẾU CHI Ngày 04 tháng 12 năm 2013 Quyển sổ: ….. Số: PC855 Nợ TK: 6421, 1331 Có TK: 111
Họ và tên người nhận tiền: Nguyễn Hồng Nhung. Địa chỉ: Nhân viên cửa hàng bán lẻ
Lý do chi: Chi công tác phí Số tiền: 8.676.000.
Viết bằng chữ: Tám triệu sáu trăm bảy mươi sáu nghìn đồng chẵn. Kèm theo 01 chứng từ gốc.
Ngày 04 tháng 12 năm 2013
Giám đốc
(kí, họ tên, đóng dấu)
Kế toán trưởng (kí, họ tên) Thủ quy (kí, họ tên) Người lập phiếu (kí, họ tên) Người nhận tiền (kí, họ tên)
Biểu số 2.8: Phiếu chi
CÔNG TY TNHH TMDP
MAI ANH ---***---
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---***---
GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN
Ngày 11 tháng 12 năm 2012
Kính gửi Giám đốc Công ty TNHH TMDP Mai Anh Tên tôi là: Nguyễn Văn Phương
Địa chỉ: Nhân viên phòng kinh doanh
Nội dung thanh toán: Đề nghị thanh toán tiền chi công tác phí phục vụ công tác thị trường
Số tiền: 5 500 000
Bằng chữ: Năm triệu, năm trăm nghìn đồng chẵn NGƯỜI ĐỀ NGHỊ
(Ký, họ tên) KẾ TOÁN TRƯỞNG(Ký, họ tên)
GIÁM ĐỐC (Ký, họ tên, đóng
dấu)
CÔNG TY TNHH TMDP MAI ANH
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Tài khoản 6421 - Chi phí bán hàng Từ 01/12/2013 đến 31/12/2013 Số dư đầu kỳ: 0 Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số Nợ
11/12 PC 578 Nguyễn Văn Phương – BCVNP0 Thanh toán tiền công tác phí 1111 5 500 000
31/12 PKT - K/c chi phí bán hàng 6421→911 911 Tổng số phát sinh nợ: 5 500 000 Tổng số phát sinh có: 5 500 000 Số dư cuối kỳ: 0 KẾ TOÁN TRƯỞNG (Ký, họ tên) NGƯỜI GHI SỔ (Ký, họ tên)
CÔNG TY TNHH TMDP MAI ANH
SỔ CÁI TÀI KHOẢN
Tài khoản 6421 - Chi phí bán hàng Từ 01/12/2013 đến 31/12/2013
Số dư đầu kỳ: 0
Chứng từ
Khách hàng Diễn giải Số phát sinh
Ngày Số Nợ Có
02/12 PC 521 Lê Hoàng Anh - BCLHA0 Thanh toán chi phí giao dịch công tác 4 578 000 05/12 PC 547 Trần Lê Bình – BCTLB0
Thanh toán tiền mua xăng M92 đi công tác
TT ngoại tỉnh T11/2012 6 920 000
11/12 PC 578 Nguyễn Văn Phương - BCNVP0 Thanh toán tiền công tác phí 5 500 000
…. … … ………. ……….. ………….. ………… 31/12 PKT - K/c chi phí bán hàng 6421→911 283 624 902 Tổng số phát sinh nợ: 283.624.902 Tổng số phát sinh có:283.624.902 Số dư cuối kỳ: 0 KẾ TOÁN TRƯỞNG (Ký, họ tên) NGƯỜI GHI SỔ (Ký, họ tên)
Biểu 2.11: Trích sổ cái TK 6421-Chi phí bán hàng tháng 12 năm 2013
Chi phí quản lý doanh nghiệp là toàn bộ chi phí liên quan đến hoạt động