Công ty sử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting 10.1 để thực hiện và hỗ trợ công tác kế toán.
Fast Accounting là phần mềm kế toán dành cho các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ. Fast Accounting được phát triển và liên tục hoàn thiện từ năm 1997, hiện có hơn 8.500 khách hàng và đạt nhiều giải thưởng khác nhau như BIT CUP, Sản phẩm được nhiều người sử dụng, CUP CN
Phần mềm kế toán Fast Accounting 10.1 có 15 phân hệ nghiệp vụ:
• Hệ thống
• Kế toán tổng hợp
• Kế toán tiền mặt, tiền gửi, tiền vay
• Kế toán bán hàng và công nợ phải thu
• Kế toán mua hàng và công nợ phải trả
• Kế toán hàng tồn kho
• Báo cáo chi phí theo khoản mục
• Báo cáo vụ việc, giá thành công trình
• Kế toán giá thành sản phẩm sản xuất liên tục
• Kế toán giá thành sản phẩm sản xuất theo đơn hàng
• Kế toán tài sản cố định
• Kế toán công cụ, dụng cụ
• Báo cáo thuế
• Báo cáo quản trị theo các trường tự do
• Báo cáo quản trị phân tích theo thời gian
Giao diện 2.2: Màn hình chính
Theo thống kê thì khoảng 40% các doanh nghiệp vừa và nhỏ sử dụng dòng sản phẩm Fast Accounting có yêu cầu lập trình chỉnh sửa để đáp ứng các đặc thù, các doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn sử dụng dòng sản phẩm Fast Financial hoặc Fast Business thì trên 90% số doanh nghiệp yêu cầu chỉnh sửa phần mềm để đáp ứng các đặc thù về nghiệp vụ và báo cáo quản trị.
Các phân hệ của phần mềm có mối liên hệ rất mật thiết với nhau, số liệu được cập nhật ở các phân hệ được lưu ở phân hệ của mình, ngoài ra còn chuyển thông tin cần thiết sang các phân hệ nghiệp vụ khác tùy theo từng trường hợp cụ thể và chuyển sang phân hệ Kế toán tổng hợp để lên các sổ sách kế toán, các Báo cáo tài chính, Báo cáo quản trị…
* Phân hệ kế toán tổng hợp: Dùng để cập nhật các chứng từ chung, liên hệ số liệu với các phân hệ khác để lên báo cáo tài chính và sổ sách kế toán.
* Phân hệ kế toán tiền mặt tiền gửi và tiền vay: Dùng để theo dõi thu, chi và thanh toán liên quan tới tiền mặt, tiền gửi và tiền vay.
* Phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu: Dùng để quản lý quá trình bán
hàng và công nợ phải thu.
Các đối tượng thông tin được quản lý thông qua các danh mục từ điển. Phần mềm Fast Accounting quản lý các đối tượng thông tin sau:
- Danh mục tài khoản - Danh mục tiểu khoản
- Danh mục các màn hình chứng từ - Danh mục tiền tệ
- Danh mục khách hàng
- Danh mục phân nhóm khách hàng - Danh mục hàng hóa, vật tư
- Danh mục kho hàng ……
Một số danh mục cụ thể liên quan chủ yếu tới Kế toán bán hàng và xác định kết quả sản xuất kinh doanh
• Đối với danh mục hàng hóa
Công ty sử dụng mã kiểu khối. Mã này gồm 2 nhóm:
Nhóm đầu tiên gồm 2 ký tự là viết tắt tên của loại dược phẩm Nhóm thứ hai gồm 2 ký tự thể hiện số thứ tự của loại dược phẩm.
Để khai báo danh mục vật tư, thành phẩm, kế toán tiến hành như sau:
VD: Để khai báo mã hóa AL01, kế toán tiến hành như sau:
- Vào menu Danh mục/Loại hàng hóa.
- Nhấn thêm trên thanh công cụ để thêm mới hàng hóa
- Khai báo thông tin liên quan đến hàng hóa , tên hàng hóa : AL01, xuất xứ : Anh , nhập khẩu bởi : công ty TNHH DP An Đạt
- Nhấn Lưu để lưu chứng từ vừa nhập.
Ví dụ : AL01 gồm có : Nhóm đầu tiên là tên của dược phẩm Alzol TT, nhóm thứ hai là số thứ tự của dược phẩm trong kho.
• Đối với danh mục đơn vị khách hàng.
Công ty sử dụng mã kiểu khối. Mã này gồm 2 nhóm: Nhóm đầu tiên gồm 2 ký tự là viết tắt của khách hàng.
Nhóm thứ hai gồm từ 1 ký tự trở lên thể hiện số thứ tự của từng KH.
Để khai báo danh mục khách hàng, kế toán tiến hành làm như sau:
VD: Để khai báo mã hóa khách hàng của công ty là ADAT01, kế toán tiến hành như sau:
- Vào menu Danh mục/Khách hàng
- Chọn thêm trên thanh công cụ để thêm mới khách hàng.
- Khai báo các thông tin liên quan đến khách hàng, tên khách hàng : ADAT01, địa chỉ : 58 Ngõ 285 Đội Cấn, Hà Nội.
- Sau đó nhấn Lưu để lưu chứng từ vừa nhập
VD: ADAT01 gồm có: Nhóm đầu tiên gồm 2 ký tự ADAT là viết tắt của từ Khách hàng Công ty CP Dược phẩm An Đạt . Nhóm thứ hai gồm 2 ký tự 01 thể hiện số thứ tự của khác hàng.
Giao diện 2.4 : Danh mục đơn vị khách hàng
•Đối với danh mục tài khoản sử dụng.
Công ty sử dụng hệ thống TK theo quyết định 48/2006/QĐ – BTC ngày 14/09/2006. Với công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng công ty chủ yếu sử dụng các TK sau:
TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ TK 632: Giá vốn hàng bán;.
TK 6421: Chi phí bán hàng; TK 6422: Chi phí quản lý doanh nghiệp. TK 33311: Thuế GTGT đầu ra.
Còn có các TK thanh toán như : TK 111, TK 112, TK 131, TK 331. Các TK liên quan đến việc xác định kết quả kinh doanh như TK 911, TK 421…