Đặc điểm của phương pháp này là sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển để theo dõi sự biến động của từng mặt hàng tồn kho cả về số lượng và giá trị. Việc ghi sổ chỉ thực hiện một lần vào cuối tháng và n\mỗi danh điểm vật liệu được ghi một dòng trên sổ đối chiếu luân chuyển.
- Tại kho: Thủ kho theo dõi số lượng nguyên vật liệu nhập xuất tồn trên “Thẻ kho”. Mỗi chứng từ ghi vào một dòng trên thẻ kho. Thẻ kho được mở cho từng danh điiểm vật liệu. Cuối tháng, thủ kho tiến hành cộng tổng số nhập, xuất và tính ra số tồn kho về lượng theo từng danh điểm vật liệu.
Phiếu nhập kho Phiếu giao nhận
chứng từ nhập
Thẻ kho Sổ số dư Bảng lũy kế NXT
Phiếu giao nhận chứng từ xuất Phiếu xuất kho Sổ kế toán tổng hợp
- Tại phòng kế toán: Định kỳ, sau khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho từ thủ kho, kế toán thực hiện việc kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ. Trên cơ sở phân loại chứng từ nhập, xuất kế toán lập “Bảng kê nhập vật liệu” và “Bảng kê xuất vật liệu” và dựa vào các Bảng kê này để vào “Sổ đối chiếu luân chuyển”. Sổ đối chiếu luân chuyển theo dõi số lượng, giá trị của từng danh điểm nguyên vật liệu trong từng kho. Khi nhận được thẻ kho, kế toán tiến hành đối chiếu tổng lượng nhập xuất của từng thẻ kho với “Sổ đối chiếu luân chuyển”, đồng thời từ “Sổ đối chiếu luân chuyển” lập “Bảng tổng hợp nhập xuất tồn” để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp
- Ưu điểm của phương pháp này là giảm nhẹ được khối lượng công việc ghi chép của kế toán, giảm bớt trùng lặp so với phương pháp thẻ song song . Tuy nhiên, công việc ghi sổ , kiểm tra đối chiếu bị dồn vào cuối kỳ, nên trong trường hợp số lượng chứng từ nhập xuất của từng danh điểm nguyên vật liệu khá nhiều thì công việc kiểm tra, đối chiếu sẽ gặp nhiều khó khăn và làm ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện các khâu kế toán khác.
- Phương pháp này thích hợp đối với những doanh nghiệp có nhiều danh điểm nguyên vật liệu nhưng số lượng chứng từ nhập xuất không nhiều.
Sơ đồ 1.3: Quy trình hạch toán chi tiết VL theo PP sổ đối chiếu luân chuyển
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối kỳ Đối chiếu