Trong quá trình làm việc tại Unilever Việt Nam chúng tơi nhận thấy dây chuyền giá trị của cơng ty được thể hiện qua các phịng ban chức năng sau:
2.2.2.3.1.1-Phịng Tiếp Thị: chức năng của phịng tiếp thị là tìm hiểu nhu cầu tiêu dùng của người tiêu dùng trên tồn thị trường Việt Nam để đáp ứng được yêu cầu này. Xa hơn nữa là dự đốn được sự thay đổi của nhu cầu này trong tương lai để cĩ các hoạt động cải tiến sản phẩm nhằm nắm bắt được nhu cầu. Luơn đảm bảo sự sáng tạo, cải
tiến sản phẩm, cung cấp các nhãn hàng chất lượng cao nhằm gĩp phần nâng cao chất lượng cuộc sống cho người tiêu dùng Việt Nam. Bên cạnh việc tìm hiểu nhu cầu để đáp ứng, phịng tiếp thị cơng ty cịn chịu trách nhiệm xúc tiến các hoạt động tiếp thị nhằm quảng bá sản phẩm cơng ty, mở rộng thị phần và xây dựng các chiến lược ứng phĩ đối với hoạt động của các cơng ty cạnh tranh. Hoạt động cụ thể của phịng tiếp thị bao gồm các cơng việc sau:
- Lắng nghe, nghiên cứu và tìm hiểu nhu cầu người tiêu dùng.
- Xây dựng và thực hiện các chiến lược tiếp thị.
- Quản lý các giá trị nhãn hàng.
- Dẫn đầu trong cải tiến, phát triển sản phẩm.
- Quảng bá, phổ biến tính năng của sản phẩm và hướng dẫn người tiêu dùng.
- Quản lý các hoạt động quảng cáo của cơng ty thơng qua phương tiện thơng tin đại
chúng.
- Điều phối các hoạt động tiếp thị.
Trong giai đoạn thiết lập hoạt động kinh doanh của cơng ty trong 5 năm qua, phịng tiếp thị đã đạt được thành cơng vượt bậc với tốc độ và cường độ cải tiến sản phẩm hơn tốc độ của tất cả các đối thủ cạnh tranh cộng lại. Sản phẩm của cơng ty đã được người tiêu dùng trên tồn cõi Việt Nam biết đến như là một hình ảnh chất lượng cao, gắn bĩ với nhu cầu của từng gia đình.
Do các hoạt động khuyến mãi cĩ mật độ quá dầy đặc, mỗi một nhãn hàng đều cĩ kế hoạch cải tiến sản phẩm, khuyến mãi, tái tung hàng nên hoạt động của phịng tiếp thị trong hai năm qua cĩ dấu hiệu thiếu sự phối hợp đồng bộ làm tăng chi phí và giảm hiệu quả sử dụng ngân sách cho các hoạt động tiếp thị.
2.2.2.3.1.2- Phịng Bán Hàng: chức năng của phịng bán hàng là quản lý và phát triển hệ thống bán hàng nhằm đảm bảo sản phẩm cơng ty luơn cĩ mặt trên thị trường để phục vụ người tiêu dùng trên tồn quốc Việt Nam. Cơng việc cụ thể bao gồm:
- Xây dựng và thực hiện các chiến lược bán hàng.
- Đảm bảo hồn thành kế hoạch doanh thu.
- Quản lý hệ thống các nhà phân phối sản phẩm cho cơng ty.
- Phát triển hệ thống phân phối sản phẩm tới tay người tiêu dùng qua hệ thống các
quầy bán lẻ, nhà bán sỉ và siêu thị.
Sau 5 năm hoạt động, hệ thống bán hàng của Unilever Việt Nam được đánh giá là mạnh và hiệu quả với chiến lược phân phối thơng qua các nhà phân phối. Với chiến lược đẩy này, sản phẩm mới của cơng ty cĩ thể hiện diện trên tồn quốc Việt Nam trong vịng 2 ngày ngay khi tung hàng. Hiện cơng ty đã phát triển trên 220 nhà phân phối cĩ khả năng bao phủ 90.000 quầy bán lẻ so với 50 nhà phân phối bao phủ 30.000 quầy bán lẻ vào năm 1996 lúc mới thành lập. Với hệ thống bán hàng hiện nay, cơng ty đã bao phủ 90% các quầy bán lẻ trên tồn Việt Nam, từ các thành phố lớn đến vùng nơng thơn, miền núi. Đây là thế mạnh của cơng ty mà chưa cĩ đối thủ cạnh tranh nào đạt được.
Cuối năm 1998 – 1999, mức độ phục vụ khách hàng cĩ chiều hướng đi xuống do cơng suất của nhà máy khơng đủ cung ứng cho nhu cầu thị trường. Điều này cũng giới hạn hiệu quả của đội ngũ bán hàng và hệ thống phân phối của cơng ty.
Sơ đồ 17: TỐC ĐỘ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG PHÂN PHỐI 1996 - 1999
30000 50000 62000 90000 0 20000 40000 60000 80000 100000 Số quầy 30000 50000 62000 90000 1996 1997 1998 1999
Nguồn: Báo cáo bán hàng Unilever Việt Nam 1999
2.2.2.3.1.3-Phịng Thương Mại: bao gồm các phịng ban chức năng sau:
• Phịng Kế Tốn Quản Trị:
- Quản lý hệ thống báo cáo về kế hoạch chi phí, phân bổ kinh phí cho từng mục tiêu
nhằm đảm bảo hiệu quả trong việc sử dụng king phí cơng ty.
- Phân tích giá thành, chi phí cho sản phẩm mới.
- Phân tích lãi suất.
- Xây dựng và quản lý chiến lược tài chính.
• Phịng Kế Tốn Tài Chính:
Quản lý và duy trì ổn định hệ thống báo cáo tài chính kế tốn nhằm quản lý các dữ liệu về chi phí, lãi, lỗ, thuế, tài sản cũng như các kết quả tài chính của cơng ty.
• Phịng Mua Hàng:
Phịng mua hàng cĩ nhiệm vụ đảm bảo nguồn nguyên vật liệu, các thiết bị và mọi nhu cầu mua hàng của cơng ty với giá tốt nhất và chất lượng của nguồn hàng ổn định. Ngồi ra cịn xây dựng và phát triển hệ thống nhà cung cấp nguyên vật liệu cho cơng ty như là hệ thống cung cấp đầu vào theo tiêu chuẩn của Unilever tồn cầu và trong khu vực. Hệ thống nhà cung cấp cho Unilever được cơng ty xây dựng và phát triển như là một bộ phận của cơng ty qua đĩ cơng ty hỗ trợ nhà cung cấp về kinh nghiệm quản lý, cơng nghệ sản xuất, nguồn nguyên vật liệu của họ. Ngược lại nhà cung cấp vì lợi ích lâu dài sẽ phải nâng cao mức độ phục vụ cơng ty về giá cả, chất lượng, thời hạn giao hàng, chính sách tồn kho… Hệ thống các nhà cung cấp này được xây dựng và phát triển qua phịng mua hàng, phịng ban cĩ quan hệ mật thiết với nhà cung cấp.
• Phịng Cơng Nghệ Thơng Tin: cĩ trách nhiệm thiết lập, duy trì và cải tiến hệ thống
vi tính quản lý tất cả các dữ liệu kinh doanh của cơng ty nhằm đảm bảo hiệu quả kinh doanh. Đây là phịng ban chức năng giúp thiết lập và phát triển ưu thế cơng ty so với các cơng ty cạnh tranh trong lĩnh vực trao đổi thơng tin, quản lý dữ liệu, hệ thống đặt hàng và thanh tốn. Từ năm 1998, hệ thống dữ liệu cơng ty đã trở nên quá tải, khơng cịn đáp ứng đầy đủ mọi nhu cầu về quản lý và xử lý dữ liệu. Đây là khĩ khăn phịng cơng nghệ thơng tin cần phải giải quyết.
• Phịng Kế Hoạch: được chia làm 3 nhĩm chức năng chính:
- Phịng Kế Hoạch Dự Báo: cĩ chức năng thiết lập và duy trì hệ thống dự báo của
cơng ty. Phịng ban này theo sát sản lượng bán hàng, tình hình thị trường, phân tích các biến động trên thị trường về nhu cầu tiêu dùng, hoạt động đối thủ cạnh tranh, biến động theo mùa, thĩi quen tiêu dùng nhằm phối hợp với phịng bán hàng và tiếp thị để xây dựng dự báo bán hàng ngắn hạn, trung hạn và dài hạn thống nhất cho tồn cơng ty. Qua đĩ, làm cơ sở cho các phân tích tài chính, đầu tư trang thiết bị, nguồn nhân lực, kho tàng….
- Phịng Kế Hoạch Điều Phối: trên cơ sở dự báo bán hàng, xây dựng kế hoạch dự trữ
mức độ sản xuất, số lượng tồn kho hợp lý để cung ứng đủ hàng cho thị trường nhưng giữ được chi phí tồn kho thấp nhất. Ngồi ra, phịng ban này cịn quản lý hệ thống kho nguyên vật liệu.
- Phịng Phân Phối: phân phối hàng hĩa dựa trên đơn đặt hàng của nhà phân phối
nâng cao mức độ phục vụ khách hàng về số lượng, thời gian giao hàng theo đúng yêu cầu của họ. Bên cạnh đĩ, Phịng Phân Phối cĩ trách nhiệm quản lý kho thành phẩm và đội xe chuyên dùng của cơng ty.
2.2.2.3.1.4-Phịng Nhân Sự: đây là phịng ban chức năng đảm bảo nguồn nhân sự và quản lý hệ thống chính sách cơng ty, bao gồm các chức năng cụ thể sau:
- Quản lý chiến lược nguồn nhân sự.
- Xây dựng các kế hoạch phát triển nguồn nhân sự cơng ty bao gồm tuyển dụng, huấn
luyện và phân bổ nguồn lực này.
- Phát triển hệ thống cấu trúc quản lý của cơng ty để đáp ứng kịp thời với sự thay đổi
của mơi trường kinh doanh.
- Xây dựng các chương trình nâng cao hiệu quả và năng lực làm việc của nhân viên.
- Giải quyết các mâu thuẫn nảy sinh giữa nhân viên với nhân viên cũng như giữa
người lao động với cơng ty.
- Xây dựng và quản lý hệ thống khen thưởng và đề bạt.
Trong năm 1999, tỷ lệ nhân viên văn phịng nghỉ việc tăng đột biến từ 1%-2% các năm 1995 –1998 lên 20% năm 1999. Trong đĩ cĩ tới 30% là các trưởng phịng trẻ cĩ nhiều năng lực và đĩng gĩp rất lớn cho thành cơng của cơng ty trong những năm qua. Đây là nguy cơ mất mát nguồn nhân lực chuyên nghiệp cĩ kiến thức và kỹ năng cao. Phịng Nhân Sự cần phân tích và cĩ biện pháp khắc phục ngay lập tức.
2.2.2.3.1.5-Phịng Kỹ Thuật: bao gồm các phịng ban chức năng sau:
- Phịng Cơ Khí: chịu trách nhiệm lắp ráp, bảo trì, bảo dưỡng tất cả các máy mĩc,
cơng cụ lao động, hệ thống điện và các tài sản cố định của cơng ty.
- Phịng Phát Triển: chịu trách nhiệm xây dựng qui trình sản xuất, xây dựng các cơng
thức sản xuất cho tất cả sản phẩm. Nghiên cứu cơng thức các đối thủ cạnh tranh và cải tiến cơng thức sản phẩm cơng ty nhằm đảm bảo tính ưu việt so với các cơng ty cạnh tranh. Ngồi ra, phịng ban này cịn nghiên cứu tìm ra các nguyên vật liệu thay thế để giảm giá thành sản phẩm, tăng giá trị sản phẩm. Quan trọng hơn cả là chức năng
nghiên cứu nhu cầu người tiêu dùng và cơng nghệ tiên tiến để ngày càng nâng cao chất lượng sản phẩm và đĩn bắt nhu cầu người tiêu dùng.
- Phịng bao bì: cĩ chức năng thiết kế và phát triển bao bì mẫu mã của sản phẩm, bao
gồm về chất liệu, kích thước, tạo dáng. Ngồi ra, phịng ban này cĩ chức năng kiểm tra cơng nghệ sản xuất của nhà phân phối, tư vấn cho họ nhằm ngày càng nâng cao chất lượng bao bì và áp dụng các cơng nghệ tiên tiến trong việc sản xuất bao bì cho cơng ty.
- Phân xưởng sản xuất: cĩ chức năng sản xuất sản phẩm theo đúng qui trình và kế
hoạch đề ra nhằm đảm bảo nguồn hàng cung ứng cho thị trường. Trong năm 1999, các phân xưởng cơng ty gặp nhiều khĩ khăn về cơng suất. Độ phức tạp trong sản xuất cũng ngày càng gia tăng do chủng loại mặt hàng tăng quá nhanh. Khả năng kho tàng hạn chế và quá tải đơi khi gây ách tắc trong sản xuất.
2.2.2.3.1.6- Sự liên hệ, cộng hưởng của dây chuyền giá trị.
Cũng như các cơng ty khác, mỗi phịng ban của Unilever Việt Nam đều cĩ chức năng riêng của mình nhằm đảm bảo qui trình tiếp thị, giới thiệu sản phẩm, sản xuất và phân phối sản phẩm cơng ty. Ưu điểm của cơng ty là đã thiết lập mối liên hệ hiệu quả giữa dây chuyền giá trị cơng ty nhằm tạo nên sức mạnh cộng hưởng của nguồn nhân sự và tạo nên giá trị cho khách hàng. Mối liên hệ này được xây dựng như một mắt xích vơ hình gắn chặt hoạt động và kết quả các phịng ban với nhau tạo nên sự hợp tác chặt chẽ nhằm thực hiện chiến lược cơng ty đề ra:
• Hoạt động của phịng tiếp thị gắn bĩ chặt chẽ với phịng phát triển trong nghiên cứu
nhu cầu người tiêu dùng, phát triển cơng thức, bao bì nhằm cĩ thể đạt được mức độ và tốc độ cải tiến sản phẩm hàng đầu tại Việt Nam và các nước trong khu vực. Bên cạnh đĩ các chiến lược tiếp thị, tung hàng đều cĩ sự phối hợp và hỗ trợ chặt chẽ giữa phịng tiếp thị, phịng bán hàng, phịng dự báo nhu cầu, phịng kế hoạch nhằm đảm bảo lượng hàng hợp lý, cách thức thâm nhập thị trường hiệu quả và tạo ấn tượng. Do các phối hợp trên mà Unilever Việt Nam cĩ thể tự hào rằng sản phẩm của mình cĩ thể hiện diện tại tất cả các nơi trên tồn quốc chỉ sau 2 ngày tung hàng với các hỗ trợ hiệu quả trong cơng tác tiếp thị.
• Phịng Kế Tốn Quản Trị và Kế Tốn Tài Chính phân tích hiệu quả kinh doanh,
nhằm đảm bảo hiệu quả vốn. Với sự phối hợp giữa các phịng dự báo, kế hoạch, phân xưởng, bán hàng, phát triển, cơng ty đã xây dựng qui trình cung cấp sản phẩm hiệu quả từ khâu nghiên cứu đến nguyên liệu đầu vào, sản xuất và phân phối hàng đến người
tiêu dùng với chất lượng tốt hơn, thời gian nhanh hơn và giá thành rẻ hơn đối thủ cạnh tranh.
• Phịng nhân sự đĩng gĩp to lớn trong cơng tác tuyển chọn, huấn luyện đào tạo và
phân bổ nguồn nhân lực một cách cĩ hiệu quả. Đảm bảo nguồn nhân lực năng động, chuyên nghiệp, trình độ chuyên mơn cao và cĩ tinh thần hợp tác đồng đội vì mục tiêu chung tồn cơng ty. Đồng thời, phịng ban này cịn gĩp phần xây dựng chính sách nhân sự, tạo nên một mơi trường làm việc năng động, hiệu quả và khai thác được tính sáng tạo của nhân viên.
- Trong 5 năm hoạt động tại thị trường Việt Nam, doanh thu cơng ty liên tục tăng với
tốc độ bình quân 109% mỗi năm từ 1996 – 1999 cùng với tỷ lệ lãi so với doanh thu 1999 tăng 15% so với 1997 do các hoạt động hiệu quả trong việc bán hàng, phân phối, gia tăng doanh thu. Tình hình tài chính cơng ty hồn tồn vững mạnh.
- Chi phí bán hàng so với đơn vị doanh thu giảm từng bước qua các năm nhờ tiết kiệm
chi phí và tăng doanh thu của bộ phận bán hàng.
- Chi phí sản xuất trên doanh thu giảm qua các năm từ 1996 – 1998 nhờ chính sách sử
dụng tối đa nguyên vật liệu cĩ sẵn trong nước và quản lý tốt giá nguyên vật liệu đầu vào. Bên cạnh đĩ cĩ sự đĩng gĩp của hệ thống điều phối trong các cơng đoạn giảm chi phí tồn kho, nguyên vật liệu và thành phẩm bị thanh lý, cùng các hoạt động cải tiến làm tăng năng suất lao động, giảm chi phí sản xuất. Tuy nhiên, trong năm 1999, chi phí sản xuất trên doanh thu khơng giảm so với năm 1998 do độ phức tạp của sản xuất ngày càng gia tăng. Giá thành sản xuất đã hạ tới giới hạn thấp nhất trong các điều kiện sản xuất hiện nay. Để cĩ thể hạ thấp được giá thành sản xuất hơn nữa, cần thiết phải giảm độ phức tạp trong sản xuất và gia tăng tỷ lệ nguyên vật liệu nội địa hơn nữa.
- Trong các năm 1997 – 1998 cơng ty đã tiến hành hàng loạt các hoạt động cắt giảm
chi phí tại từng phịng ban chức năng và đạt được thành cơng lớn trong việc giảm chi phí. Với chi phí cắt giảm này giúp tăng kinh phí cho các hoạt động tiếp thị giúp chiếm thêm thị phần và tăng doanh thu cơng ty.
- Nguồn tài chính cơng ty hồn tồn lấy từ các hoạt động sinh lãi trong nội bộ cơng ty
mà khơng dựa vào nguồn hỗ trợ từ cơng ty mẹ.
- Với tình hình tài chính vững mạnh được thiết lập trong quá trình hoạt động sẽ giúp
cơng ty tiếp tục cải tiến cơng nghệ, mở rộng nhà xưởng, đầu tư thêm máy mĩc thiết bị nhằm đáp ứng nhu cầu tiêu dùng ngày càng tăng đối với sản phẩm cơng ty.
- Mặt khác, tiềm lực mạnh trên hỗ trợ cĩ các hoạt động tiếp thị, các chương trình