liệu
Hiện nay, theo quy định của chế độ kế toán doanh nghiệp được ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 thì các doanh nghiệp có thể tổ chức sổ theo một trong bốn hình thức sau: nhật ký chung, nhật ký - sổ cái, chứng từ ghi sổ, nhật ký - chứng từ.
1.4.3.1. Tổ chức sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung
• Nguyên tắc và đặc trưng cơ bản của hình thức Nhật ký chung:
Đặc trưng cơ bản của hình thức sổ kế toán nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phá sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó. Sau đó, lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi vào Sổ cái.
• Các loại sổ kế toán chủ yếu: Bao gồm, Sổ nhật ký chung, Sổ nhật ký đặc biệt, sổ cái, sổ thẻ kế toán chi tiết.
• Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung
Sơ đồ 1.6. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung
Chứng từ gốc
Nhật ký chung Nhật ký
mua h ngà thanh toán vSổ chi tiết vớậi ngt tưườ, i
Sổ cái TK 151,152,153,154 ,155,156,331 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo Bảng tổng hợp nhập xuất tồn
Hình thức có ưu nhược điểm như sau:
Ưu điểm: Đơn giản, dễ ghi chép, tiện trong việc phân công lao động kế toán, thuận lợi khi ứng dụng máy tính trong xử lý thông tin kế toán.
Nhược điểm: Ghi chép bị trùng lắp
1.4.3.2. Tổ chức sổ kế toán theo hình thức Nhật ký - sổ cái
• Nguyên tắc và đặc trưng cơ bản của hình thức Nhật ký - Sổ cái (NKSC).
Đặc trưng cơ bản của hình thức NKSC là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo TK kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là Nhật ký - sổ cái. Căn cứ để ghi sổ là các bảng tổng hợp chứng từ gốc.
• Các loại sổ kế toán chủ yếu: Nhật ký - sổ cái, Sổ thẻ kế toán chi tiết.
Sơ đồ 1.7. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký - Sổ cái
Hình thức này có ưu nhược điểm sau:
Ưu điểm: Đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu, phát hiện sai sót Nhược điểm: Gây khó khăn trong phân công lao động kế toán, trường hợp doanh nghiệp sử dụng nhiều TK, NKSC sẽ rất cồng kềnh. Hơn nữa hình thức NKSC không áp dụng được trong kế toán máy do xử lý thông tin kế toán bị hạn chế về chiều ngang.
1.4.3.3. Tổ chức sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ (CTGS)
• Nguyên tắc và đặc trưng cơ bản của hình thức chứng từ ghi sổ (CTGS)
Chứng từ ban đầu
Sổ chi tiết vật tư, thanh toán với người
Bảng tổng hợp chứng từ NKSC TK 151,152,153,154 Bảchi ting tếổt NVLng hợp Báo cáo t i à chính
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán CTGS là sự kết hợp của việc ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái. CTGS do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế. CTGS được đánh số liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong sổ đăng ký CTGS) và có chứng từ gốc đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán.
• Các loại sổ kế toán chủ yếu: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ cái, Chứng từ ghi sổ, các sổ thẻ kế toán chi tiết.
• Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ:
Sơ đồ 1.8. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ Chứng từ ban đầu CTGS Sổđăng ký CTGS B ảng tổng hợp chứng từ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Sổ chi tiết vật tư, thanh toán với người……….
Sổ cái TK 151,152,153,154
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo kế toán
Bảng tổng hợp chi tiết
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi định kỳ Đối chiếu
Hình thức này có ưu nhược điểm như sau:
Ưu điểm: Kết cấu sổ dễ ghi, dễ phân công lao động kế toán, thích hợp với cả điều kiện lao động kế toán thủ công và kế toán máy.
Nhược điểm: Ghi chép trùng lắp, dồn công việc vào cuối tháng dẫn đến cung cấp số liệu báo cáo chậm.
1.4.3.4. Tổ chức kế toán theo hình thức Nhật ký - chứng từ (NK-CT)
• Nguyên tắc và đặc trưng cơ bản của hình thức Nhật ký - Chứng từ (NKCT).
Đây là sự tập hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên có của tài khoản, kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo nội dung kinh tế. Kết hợp rộng rãi việc kế toán tổng hợp với kế toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép. Sử dụng mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế tài chính và lập báo cáo tài chính.
• Các loại sổ kế toán chủ yếu: Nhật ký - chứng từ, bảng kê, sổ cái, sổ thẻ kế toán chi tiết.
Hình thức này có ưu nhược điểm như sau:
Ưu điểm: Tránh được việc ghi chép trùng lắp, tiện lợi cho việc phân công lao động kế toán, một số chỉ tiêu trên báo cáo tài chính được tính toán từ các NKCT, do đó, công tác lập báo cáo được tiện lợi hơn.
Nhược điểm: Kết cấu sổ sách và phương pháp ghi chép phức tạp, khó vận dụng phương tiện máy tính vào xử lý số liệu kế toán, đòi hỏi trình độ kế toán cao.
• Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký - chứng từ Sơ đồ 1.9. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký - chứng từ Chứng từ ban đầu Sổ chi tiết TK 331 NKCT liên quan NKCT số 5 Bảng kê số 3 Bảng phân bổ số 2 Bảng kê số 4,5,6 NKCT số 7 Sổ cái TK 151,152,153,154 Báo cáo kế toán
Ghi hàng ngày Ghi định kỳ Đối chiếu
Đối với những doanh nghiệp thực hiện kế toán trên máy, trình tự ghi sổ kế toán như sơ đồ 1.10. Hình thức này cũng bộc lộ ưu điểm và nhược điểm:
Ưu điểm: Thực hiện kế toán máy tiết kiệm được lao động kế toán, giảm nhẹ được khối lượng công việc kế toán. Đồng thời, do thực hiện kế toán trên máy nên số liệu được cập nhật cũng như công tác lập báo cáo cuối kỳ nhanh hơn, chính xác hơn.
Nhược điểm: Một số hình thức ghi sổ nếu thực hiện trên máy thì không thể hiện rõ đặc điểm, không phát huy được hết ưu điểm của nó. Hơn nữa, thực hiện kế toán trên máy độ rủi ro cao nếu như máy tính xảy ra sự cố có thể gây thiệt hại lớn.
Sơ đồ 1.10. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức trên máy vi tính
Chứng từ kế toán
Phần mềm kế toán
Nhập số liệu In sổ, báo cáo Đối chiếu kiểm tra