Công chức đƣợc giao nhiệm vụ kiểm soát chi đầu tƣ XDCB tiến hành kiểm tra sự đầy đủ, tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ chứng từ; kiểm tra số dƣ dự toán, số dƣ kế hoạch vốn, kiểm tra mẫu dấu chữ ký, các điều kiện thanh toán, chi trả đối với từng nội dung chi. Cụ thể nhƣ sau:
1.3.2.1. Kiểm soát hồ sơ ban đầu.
Hồ sơ tài liệu gửi 1 lần
Giai đoạn này chính là kiểm soát trƣớc, sau khi đƣợc phân bổ kế hoạch vốn đầu tƣ năm, chủ đầu tƣ phải đến mở tài khoản giao dịch và gửi hồ sơ tài liệu 1 lần của dự án cho Phòng hoặc bộ phận kiểm soát thanh toán vốn đầu tƣ của Kho bạc Nhà nƣớc. Tùy vào từng giai đoạn của dự án mà có các hồ sơ khác nhau nhƣ:
- Hồ sơ thuộc giai đoạn chuẩn bị đầu tƣ gồm:
+ Dự toán chi phí cho công tác chuẩn bị đầu tƣ đƣợc duyệt;
+ Văn bản phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu theo Luật đấu thầu; +Hợp đồng giữa chủ đầu tƣ và đơn vị nhận thầu;
+ Trƣờng hợp chủ đầu tƣ tự thực hiện phải có văn bản cho phép của cấp có thẩm quyền, dự toán chi phí công tác chuẩn bị đầu tƣ đƣợc duyệt và văn bản giao việc hoặc hợp đồng nội bộ.
- Hồ sơ thuộc giai đoạn thực hiện đầu tƣ gồm:
+ Dự án đầu tƣ xây dựng công trình (hoặc báo cáo kinh tế kỹ thuật đối với dự án chỉ lập báo cáo kinh tế kỹ thuật) và quyết định đầu tƣ của cấp có thẩm quyền, các quyết định điều chỉnh dự án (nếu có);
+ Văn bản phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu theo quy định của Luật đấu thầu;
16
+ Hợp đồng kinh tế giữa chủ đầu tƣ và nhà thầu và các tài liệu kèm theo quy định tại Nghị định số 48/2010/NĐ – CP ngày 07/5/2010 của Chính phủ về Hợp đồng trong hoạt động xây dựng. Đối với hợp đồng liên danh các nhà thầu, chủ đầu tƣ phải gửi đến KBNN thoả thuận liên danh;
+ Dự toán và quyết định phê duyệt dự toán của cấp có thẩm quyền đối với từng công việc, gói thầu áp dụng hình thức chỉ định thầu hoặc tự thực hiện và các công việc thực hiện không thông qua hợp đồng.
+ Đối với truờng hợp tự thực hiện còn gửi KBNN các tài liệu: Văn bản của cấp có thẩm quyền cho phép tự thực hiện dự án (trƣờng hợp chƣa có trong quyết định đầu tƣ của cấp có thẩm quyền); văn bản giao việc hoặc hợp đồng nội bộ.
Tài liệu bổ sung hàng năm:
- Kế hoạch vốn hàng năm do Kho bạc Nhà nƣớc thông báo (đối với các dự án do Trung ƣơng quản lý);
- Kế hoạch vốn đầu tƣ của Ủy ban nhân dân tỉnh, Ủy ban nhân dân huyện thông báo (Đối với các dự án do địa phƣơng quản lý).
Hồ sơ bổ sung hàng năm, thực tế trong quá trình kiểm soát hồ sơ bổ sung hàng năm này thƣờng đƣợc Kho bạc Nhà nƣớc, Ủy ban nhân dân tỉnh gửi trực tiếp đến Kho bạc Nhà nƣớc tỉnh, nên các chủ đầu tƣ thƣờng không cần bổ sung khi làm thủ tục thanh toán.
1.3.2.2 Kiểm soát chi tạm ứng đầu tư XDCB
Ngoài tài liệu gửi lần đầu nhƣ trên, khi tạm ứng vốn, chủ đầu tƣ còn phải gửi những tài liệu nhƣ sau:
+ Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tƣ + Giấy rút vốn đầu tƣ
+ Bảo lãnh khoản tiền tạm ứng của nhà thầu (nếu trong hợp đồng chủ đầu tƣ và nhà thầu thoả thuận có bảo lãnh tiền tạm ứng. Chủ đầu tƣ gửi bản sao có đóng dấu sao y bản chính của chủ đầu tƣ).
Trong thời hạn 3 ngày làm việc kể từ khi cán bộ kiểm soát chi nhận đầy đủ hồ sơ của chủ đầu tƣ, KBNN các cấp hoàn thành thủ tục tạm ứng vốn.
17
Cán bộ kiểm soát chi căn cứ hồ sơ đề nghị tạm ứng của chủ đầu tƣ thực hiện kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ và đầy đủ của hồ sơ, đối chiếu mức vốn đề nghị tạm ứng phù hợp với các điều khoản thoả thuận trong hợp đồng để làm thủ tục tạm ứng. Việc tạm ứng theo hợp đồng giữa chủ đầu tƣ cho nhà thầu đƣợc thực hiện theo quy định hiện hành. Chủ đầu tƣ chịu trách nhiệm xác định mức tạm ứng cho từng hợp đồng cụ thể, đảm bảo mức tạm ứng của cả dự án theo quy định. Đối với tạm ứng của các hợp đồng trong hoạt động xây dựng thay vì trƣớc đây đƣợc phép tạm ứng đết 80% giá trị hợp đồng thì nay việc tạm ứng đƣợc thực hiện theo quy định của hợp đồng, không đƣợc vƣợt quá 50% giá trị hợp đồng và trong cùng một thời điểm thì tổng số dƣ tạm ứng của các hợp đồng trong năm đó không đƣợc vƣợt quá 30% kế hoạch vốn năm bố trí cho dự án đó, ngoài ra còn phải thực hiện bảo lãnh tạm ứng.
1.3.2.3 Kiểm soát chi hồ sơ thanh toán khối lượng hoàn thành
Ngoài tài liệu gửi lần đầu nhƣ nêu trên khi thanh toán khối lƣợng hoàn thành, chủ đầu tƣ còn phải gửi đến Kho bạc Nhà nƣớc các tài liệu sau:
- Trƣờng hợp thanh toán theo hợp đồng. + Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tƣ
+ Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tƣ (nếu có) + Giấy rút vốn đầu tƣ
+ Bảng xác định giá trị khối lƣợng hoàn thành theo hợp đồng (Quy định tại phụ lục số 03a – đối với khối lƣợng XDCB hoàn thành; 03b - đối với khối lƣợng đền bù GPMB đã thực hiện đƣợc ban hành kèm theo Thông tƣ số 86/2011/TT-BTC ngày 17/6/2011 của Bộ Tài chính về quản lý, thanh toán vốn đầu tƣ và vốn sự nghiệp có tính chất đầu tƣ thuộc nguồn vốn NSNN).
+ Khi có khối lƣợng phát sinh ngoài hợp đồng, ngoài các tài liệu trên và dự toán bổ sung, phụ lục bổ sung hợp đồng, chủ đầu tƣ còn gửi đến KBNN Bảng xác nhận giá trị khối lƣợng phát sinh ngoài hợp đồng (Phụ lục số 04 ban hành kèm theo Thông tƣ số 86/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính).
- Trƣờng hợp thanh toán không theo hợp đồng. + Dự toán đƣợc duyệt cho từng công việc
18
+ Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tƣ (trƣờng hợp có nhiều nội dung thanh toán không thể ghi hết trong Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tƣ thì chủ đầu tƣ có thể lập bảng kê nội dung chi đề nghị thanh toán kèm theo);
+ Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tƣ (nếu có) + Giấy rút vốn đầu tƣ
Cán bộ kiểm soát chi căn cứ hồ sơ đề nghị thanh toán của chủ đầu tƣ thực hiện kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ và đầy đủ, của hồ sơ, đối chiếu mức vốn đề nghị thanh toán phù hợp với các điều khoản thảo thuận trong hợp đồng để làm thủ tục thanh toán. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ khi cán bộ kiểm soát chi nhận đƣợc đầy đủ hồ sơ của chủ đầu tƣ, KBNN hoàn thành thủ tục thanh toán theo nguyên tắc thanh toán trƣớc, kiểm soát sau đối với từng lần thanh toán của công việc, hợp đồng thanh toán nhiều lần (trừ lần thanh toán cuối cùng). Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ khi nhận đƣợc đầy đủ hồ sơ của chủ đầu tƣ, KBNN hoàn thành thủ tục thanh toán vốn, chuyển tiền cho đơn vị hƣởng theo nguyên tắc kiểm soát trƣớc, thanh toán sau đối với công việc, hợp đồng thanh toán 1 lần và lần thanh toán cuối cùng của công việc, hợp đồng thanh toán nhiều lần.
1.3.2.4 Kiểm soát chi hồ sơ thanh toán khi quyết toán hoàn thành được duyệt.
Khi có quyết định phê duyệt quyết toán hoàn thành đƣợc duyệt, chủ đầu tƣ gửi đến KBNN quyết định phê duyệt quyết toán hoàn thành. Cán bộ kiểm soát chi căn cứ vào số vốn đã thanh toán, và quyết định phê duyệt quyết toán hoàn thành, tiến hành nhƣ sau:
- Trƣờng hợp quyết toán đƣợc duyệt lớn hơn số vốn đã thanh toán: Chủ đầu tƣ gửi đến KBNN Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tƣ, Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tƣ (nếu có), Giấy rút vốn đầu tƣ. Cán bộ thực hiện thanh toán tiếp phần chênh lệch giữa số vốn đƣợc phê duyệt quyết toán và số vốn đã thanh toán.
- Trƣờng hợp quyết toán đƣợc duyệt nhỏ hơn số vốn đã thanh toán: Cán bộ kiểm soát chi có trách nhiệm phối hợp với chủ đầu tƣ thu hồi số thanh toán vốn đã chi trả lớn hơn so với số vốn đƣợc phê duyệt quyết toán, nộp NSNN (theo cấp ngân sách phù hợp với ngân sách đã thanh toán) và hạch toán giảm cấp phát cho dự án.
19
Cán bộ kiểm soát chi căn cứ hồ sơ đề nghị thanh toán của chủ đầu tƣ thực hiện kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ và đầy đủ, của hồ sơ, đối chiếu mức vốn đề nghị thanh toán, đối chiếu chi phí thanh toán lớn hơn, hay nhỏ hơn số đƣợc quyết toán, nếu chi phí thanh toán đã cấp lớn hơn quyết toán thì thu hồi không làm thủ tục cấp tiếp, nếu nhỏ hơn thì cấp tiếp nhƣng không đƣợc vƣợt số đƣợc quyết toán.