Bước 1, Tiếp nhận hồ sơ : Khi chủ dự án gửi hồ sơ, tài liệu đến Kho bạc Nhà nƣớc thì cán bộ kiểm soát chi nhận hồ sơ, tài liệu và thực hiện kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ, sự lô gích về thời gian các văn bản, tài liệu, số lƣợng, loại hồ sơ và thực hiện giao nhận tài liệu với khách hàng giao dịch thông qua Phiếu giao nhận tài liệu. Nếu hồ sơ đầy đủ theo quy định thì tiến hành lập phiếu theo dõi quá trình xử lý công việc, đồng thời báo cáo Trƣởng phòng Kiểm soát chi NSNN để tổng hợp, theo dõi.
Trƣờng hợp hồ sơ chƣa đầy đủ, chƣa phù hợp, chƣa đúng theo quy định thì cán bộ kiểm soát chi lập thông báo kết quả tiếp nhận hồ sơ và báo cáo Trƣởng phòng KSC để thông báo cho chủ dự án biết.
36
Bước 2, Căn cứ hồ sơ đề nghị tạm ứng, thanh toán của chủ dự án, cán bộ kiểm soát chi thực hiện kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ, tài liệu, đối chiếu mức vốn đề nghị tạm ứng, thanh toán với các điều khoản thỏa thuận trong hợp đồng.
Căn cứ vào kết quả kiểm tra và kế hoạch vốn năm, dự toán năm, cán bộ kiểm soát chi xác định số vốn chấp nhận tạm ứng, thanh toán, tên, tài khoản đơn vị đƣợc hƣởng, ghi đầy đủ vào các chỉ tiêu và ký Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tƣ, Giấy rút vốn đầu tƣ/Giấy rút dự toán, đồng thời lập Tờ trình lãnh đạo, trình trƣởng phòng KSC.
Trƣờng hợp số chấp nhận tạm ứng, thanh toán có sự chênh lệch so với số đề nghị của chủ dự án thì cán bộ kiểm soát chi dự thảo văn bản và báo cáo trƣởng phòng KSC, trình lãnh đạo KBNN ký gửi chủ dự án.
Bước 3, Trƣởng Phòng KSC kiểm tra hồ sơ, ký tờ trình lãnh đạo KBNN, Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tƣ, Giấy rút vốn đầu tƣ/Giấy rút dự toán sau đó chuyển lại hồ sơ cho cán bộ KSC, để cán bộ KSC trình lãnh đạo phụ trách Phòng KSC ký duyệt.
Trƣờng hợp Trƣởng phòng Kiểm soát chi chấp nhận tạm ứng, thanh toán số khác so với số cán bộ chuyên quản trình, trƣởng phòng Kiểm soát chi ghi lại số chấp nhận tạm ứng, thanh toán trên tờ trình lãnh đạo và yêu cầu cán bộ chuyên quản dự thảo văn bản trình lãnh đạo KBNN ký gửi chủ dự án.
Trƣờng hợp phát hiện hồ sơ chƣa đầy đủ, chƣa phù hợp, chƣa đúng theo quy định thì Trƣởng phòng trả lại hồ sơ cho cán bộ KSC, để lập thông báo gửi chủ dự án.
Bước 4, Lãnh đạo phụ trách phòng KSC xem xét, ký duyệt tờ trình, Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tƣ, sau đó chuyển trả hồ sơ cho phòng KSC.
Trƣờng hợp lãnh đạo KBNN yêu cầu làm rõ hồ sơ tạm ứng, thanh toán thì phòng Kiểm soát chi có trách nhiệm giải trình.
Trƣờng hợp lãnh đạo KBNN phê duyệt khác với số đề nghị chấp nhận tạm ứng, thanh toán của phòng KSC thì sau khi lãnh đạo trả hồ sơ, cán bộ chuyên quản dự thảo văn bản và báo cáo Trƣởng phòng KSC trình lãnh đạo KBNN ký gửi chủ dự án về kết quả chấp nhận tạm ứng, thanh toán.
Trƣờng hợp phát hiện hồ sơ chƣa đầy đủ, chƣa phù hợp, chƣa đúng theo quy định thì lãnh đạo KBNN chuyển trả lại hồ sơ cho Phòng KSC, để thông báo cho chủ dự án biết.
37
Bước 5, Trên cơ sở hồ sơ đã đƣợc lãnh đạo KBNN duyệt, cán bộ KSC nhập dữ liệu trên chƣơng trình máy tính, trình Trƣởng phòng KSC ký duyệt trên máy.
Bước 6, Lãnh đạo Phòng KSCkiểm tra và ký duyệt trên chƣơng trình máy tính.
Bước 7, Chuyển Giấy rút vốn đầu tƣ/Giấy rút dự toán, Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng (nếu có), kèm 01 giấy đề nghị thanh toán VĐT đã đƣợc phê duyệt gửi phòng KTNN.
Bước 8, Phòng KTNN tổ chức tiếp nhận chứng từ do phòng KSC gửi, thực hiện hạch toán kế toán và trình ký theo yêu cầu của bộ hồ sơ. Nếu phát hiện sai sót hoặc chứng từ kế toán không hợp lệ, hợp pháp, phòng KTNN thông báo lý do và chuyển trả chứng từ cho phòng KSC. Sau khi chuyển tiền cho đơn vị thụ hƣởng, Phòng KTNN lƣu 01 liên Giấy rút vốn đầu tƣ/ Giấy rút dự toán, Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng (nếu có) chứng từ còn lại chuyển trả phòng KSC để lƣu hồ sơ và trả chủ dự án. Đối với những khoảng thanh toán có giá trị cao theo quy định của quy trình thanh toán điện tử thì phòng kế toán trình lãnh đạo phụ trách kế toán ký duyệt trên máy. Trƣờng hợp chủ đầu tƣ lĩnh tiền mặt thì phòng kế toán chuyển các liên Giấy rút vốn đầu tƣ kiêm lĩnh tiền mặt sang bộ phận Kho quỹ để chi tiền cho đơn vị huởng và thực hiện luân chuyển chứng từ theo quy định của KBNN.
Nhận xét:
- Các bƣớc trên thực hiện theo Quy trình 08, Quy trình kiểm soát thanh toán vốn đầu tƣ và vốn sự nghiệp có tính chất đầu tƣ thuộc nguồn vốn ngân sách Nhà nƣớc đính kèm theo quyết định số 50 ngày 01/06/2012 Quyết định Ban hành Hệ thống quản lý chất lƣợng theo TCVN ISO 9001:2008 trong hoạt động của Kho bạc Nhà nƣớc Hà Nam. Quy trình này đƣợc xây dựng dựa trên Quyết định 282/QĐ- KBNN ngày 20/4/2012 của Tổng giám đốc KBNN để phù hợp với thực tế tại đơn vị . Các bƣớc xử lý công việc đƣợc quy định rõ ràng, đầy đủ, hợp lý, phù hợp với quy định của pháp luật, quy trình của Kho bạc Nhà nƣớc, đảm bảo công khai, minh bạch, thời gian hoàn thành cụ thể.
- Tuy nhiên quy trình vẫn phải tiến hành qua nhiều bƣớc gây ảnh hƣởng tới thời gian thanh toán. Nhƣ bƣớc 1 đó là giao dịch một cửa yêu cầu có sự tách bạch giữa 2 bộ
38
phận giao nhận hồ sơ và bộ phận xử lý nghiệp vụ. Với đặc thù kiểm soát thanh toán đa dạng của KBNN, hệ thống chính sách lại chƣa đồng bộ, liên tục thay đổi theo thời gian. Do đó, nhiều đơn vị còn chƣa nắm đƣợc các quy định, điều kiện, thủ tục kiểm soát thanh toán nên thƣờng nảy sinh vƣớng mắc. Các vƣớng mắc này có thể đƣợc giải quyết nhanh chóng hơn thông qua việc trao đổi hƣớng dẫn của cán bộ nghiệp vụ.
- Các bƣớc 5, bƣớc 6 của quy trình là các bƣớc nhập dữ liệu trên chƣơng trình máy (chƣơng trình ĐTKB_LAN) các bƣớc này chủ yếu là để theo dõi, kết xuất dữ liệu để phục vụ công tác báo cáo nên có thể thực hiện 2 bƣớc này sau khi đã tiến hành chuyển tiền đến đơn vị hƣởng. Chƣơng trình ĐTKB_LAN còn hạn chế nên việc nhập liệu mất thời gian, kết xuất báo cáo chƣa đúng mẫu theo yêu cầu.