Kiểm soát chi đầu tƣ XDCB nói chung và tại kho bạc nhà nƣớc tỉnh Hà Nam nói riêng đều bao gồm các nội dung: Kiểm soát hồ sơ ban đầu, kiểm soát chi tạm ứng đầu tƣ XDCB, kiểm soát chi hồ sơ thanh toán khối lƣợng hoàn thành và kiểm soát chi hồ sơ thanh toán khi quyết toán hoàn thành đƣợc duyệt. Trong các nội dung cuả công tác kiểm soát chi đầu tƣ XDCB tại kho bạc nhà nƣớc tỉnh Hà Nam vẫn còn mắc một số sai sót và đã đƣợc phát hiện kịp thời. Và thực trạng những nội dung này đƣợc thể hiện cụ hiện nhƣ sau
3.2.2.1 Kiểm soát hồ sơ ban đầu
Công tác kiểm soát hồ sơ ban đầu đạt hiệu quả sẽ tạo cơ sở thuận lợi giúp kho bạc nhà nƣớc tỉnh kiểm soát tốt nguồn vốn đầu tƣ xây dựng cơ bản. Tại kho bạc nhà nƣớc tỉnh Hà Nam hiện nay, mục tiêu phát hiện tất cả những sai sót từ phía chủ đầu tƣ và nhà thầu khi kiểm soát hồ sơ ban đầu đƣợc đặt lên hàng đầu để hạn chế tối đa nguồn kinh phí bất hợp lý của ngân sách nhà nƣớc qua kho bạc nhà nƣớc tỉnh Hà Nam. Qua việc nghiêm túc đánh giá công tác này, đội ngũ cán bộ kho bạc nhà nƣớc tỉnh đã phát hiện các sai sót sau:
39
Bảng 3.1: Các sai sót từ phía chủ đầu tƣ khi kiểm soát hồ sơ ban đầu
Các sai sót phát hiện Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014 CL 2013/2012 CL 2014/2013 Số lƣợng sai sót Tỷ lệ Số lƣợng sai sót Tỷ lệ
Văn bản phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu có trƣớc dự toán đƣợc duyệt
12 10 8 -2 -16,7% -2 -20,0%
Văn bản lựa chọn nhà thầu có sau thời gian kí kết hợp đồng của chủ đầu tƣ với đơn vị nhận thầu
7 5 5 -2 -28,6% 0 0,0%
Văn bản phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu thƣờng không có (giá trị)
12 11 9 -1 -8,3% -2 -18,2%
Nguồn: Báo cáo kiểm soát chi KBNN tỉnh Hà Nam
Theo bảng số liệu 3.1 nhận thấy trong quá trình kiểm soát hồ sơ ban đầu, cán bộ kho bạc nhà nƣớc tỉnh Hà Nam đã phát hiện đƣợc rất nhiều sai sót từ phía chủ đầu tƣ trong giai đoạn lựa chọn nhà thầu do có nhiều chủ đầu tƣ không chú trọng đến giai đoạn chuẩn bị đầu tƣ này. Tuy nhiên, với sự hƣớng dẫn nhiệt tình của đội ngũ cán bộ kho bạc nhà nƣớc tỉnh, những sai sót này đã giảm đáng kể qua 3 năm.
Trong số những sai sót mà chủ đầu tƣ mắc phải trong giai đoạn chuẩn bị đầu tƣ, lỗi sai sót cơ bản mà chủ đầu tƣ hay mắc phải nhất là văn bản phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu có trƣớc dự toán đƣợc duyệt với 12 lỗi sai sót trong năm 2012, 10 lỗi sai sót trong năm 2013 giảm 2 lỗi so với năm 2012 và có 8 sai sót mà chủ đầu tƣ mắc phải năm 2014 giảm 2 lỗi so với năm 2013. Những lỗi sai sót này chủ đầu tƣ mắc phải là do trong giai đoạn chuẩn bị đầu tƣ nguồn vốn thƣờng không bố trí riêng, mà bố trí chung vào giai đoạn thực hiện dự án nên việc phê duyệt dự toán cho
40
công tác chuẩn bị đầu tƣ ít đƣợc chủ đầu tƣ chú trọng, nên khi gửi hồ sơ ra thanh toán thƣờng bị thiếu dự toán giai đoạn này. Mà văn bản phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu theo Luật đấu thầu phải căn cứ theo dự toán chuẩn bị đầu tƣ đƣợc duyệtvì không có dự toán nên một số văn bản phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu có trƣớc dự toán đƣợc duyệt. Hoặc cũng có thể những sai sót xảy ra do chủ đầu tƣ không minh bạch, công bằng trong công tác lực chọn nhà thầu dẫn đến đã có sự chỉ định thầu sẵn nhà thầu mà thực tế là phải mở đấu thầu rộng rãi. Với các nguyên nhân này đã dẫn đến các sai sót của chủ đầu tƣ trong giai đoạn chuẩn bị dự án và bị đôị ngũ cán bộ kiểm soát hồ sơ ban đầu phát hiện từ đó làm mất thời gian cho quá trình thi công dự án và ảnh hƣởng đến kế hoạch vốn ngân sách dùng cho hoạt động đầu tƣ xây dựng
Theo luật đấu thầu các văn bản lựa chọn nhà thầu phải có trƣớc hợp đồng giữa chủ đầu tƣ và đơn vị nhận thầu, tuy nhiên qua quá trình kiểm soát nhiều chủ đầu tƣ vẫn còn để sai sót xảy ra với 7 lỗi sai năm 2012, 5 sai sót năm 2013 và 5 sai sót năm 2014 các sai sót này xaỷ ra do nguyên nhân chủ đầu tƣ gian lận trong giai đoạn chuẩn bị dự án lựa chọn nhà thầu, chủ đầu tƣ có sự móc nối với nhà thầu và thực hiện ấn định nhà thầu thi công trƣớc khi tổ chức đấu thầu, vì vậy những hợp đồng ký kết giữa nhà thầu với chủ đầu tƣ có trƣớc văn bản phê duyệt nhà thầu thi công. Những sai sót này của chủ đầu tƣ sẽ làm mất lòng tin của các nhà thầu đối với nguồn vốn ngân sách
Bên cạnh những sai sót mà chủ đầu tƣ mắc phải nhƣ trên thì sai sót về vấn đề văn bản phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu thƣờng không có (giá trị) cũng mắc tƣơng đối nhiều với 12 lỗi xảy ra năm 2012, 11 lỗi xảy ra năm 2012 và còn 9 lỗi năm 2014. Giá trị hợp đồng ở giai đoạn này thƣờng là giá trị tạm tính, chỉ đƣợc bổ sung giá trị chính thức khi có quyết định phê duyệt dự án đầu tƣ ( quyết định phê duyệt dự án đầu tƣ thuộc giai đoạn thực hiện đầu tƣ). Chính vì vâỵ những văn bản phê duyệt kết quảđầu tƣ lựa chọn nhà thầu thƣờng không có và đây là một trong những lỗi cơ bản của chủ đầu tƣ
Trong quá trình kiểm soát hồ sơ ban đầu tại kho bạc nhà nƣớc tỉnh Hà Nam cán bộ kiểm soát chi nhận hồ sơ, tài liệu và thực hiện kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp
41
của hồ sơ, sự lô gíc về thời gian các văn bản, tài liệu; số lƣợng và loại hồ sơ; lập phiếu giao nhận hồ sơ với chủ đầu tƣ. Nguồn vốn bố trí cho giai đoạn này rất lớn, giai đoạn này thanh toán cho rất nhiều chi phí trong hoạt động đầu tƣ xây dựng cơ bản, hồ sơ thanh toán đã đƣợc chủ đầu tƣ quan tâm nên khi làm thủ tục thanh toán gửi đến kho bạc đã cơ bản đầy đủ theo quy trình yêu cầu, tuy nhiên vẫn còn một số chủ đầu tƣ chƣa nắm rõ đƣợc quy định nên khi gửi hồ sơ thanh toán vẫn còn thiếu, đặc biệt là khi có quyết định điều chỉnh đầu tƣ đƣợc cấp thẩm quyền duyệt thì chủ đầu tƣ thƣờng chỉ mang theo quyết định đƣợc phê duyệt mà không kèm theo dự toán điều chỉnh ; các văn bản phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu thƣờng không có giá trị, không rõ hình thức và thời gian của văn bản không hợp pháp ; hợp đồng giữa chủ đầu tƣ với nhà thầu vẫn còn nhiều trƣờng hợp không làm theo hƣớng dẫn tại Nghị định số 48/2010/NĐ – CP ngày 07/5/2010 của Chính phủ về Hợp đồng trong hoạt động xây dựng nhƣ không có hình thức hợp đồng, một số có hình thức lại sai so với văn bản lựa chọn nhà thầu, thời gian thực hiện không rõ ràng, vẫn còn nhiều hợp đồng thực hiện chậm so với tiến độ trong hợp đồng quy định, hợp đồng liên danh vẫn còn tình trạng chỉ một nhà thầu đứng đầu liên danh ký ( theo quy định thì hợp đồng liên danh thì phải có đầy đủ giữa ba bên ký trên hợp đồng), và khi hợp đồng liên danh thì chủ đầu tƣ không gửi kèm theo thõa thuận liên danh khi thanh toán tại kho bạc.
Với những sai sót cơ bản của chủ đầu nhƣ nêu ở trên, cán bộ làm công tác kiểm soát chi đều phát hiện kịp thời từ đó đƣa ra các biện pháp giải quyết thỏa đáng với từng hồ sơ sai sót, đồng thời hƣớng dẫn các chủ đầu tƣ chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ theo đúng quy định để đảm bảo hoàn thành kế hoạch vốn ngân sách tại kho bạc nhà nƣớc tỉnh
+ Đánh giá của chủ đầu tư và Ban quản lý dự án về công tác kiểm soát hồ sơ ban đầu
Từ những kiểm soát về hồ sơ ban đầu của đội ngũ cán bộ làm công tác kiểm soát chi tại kho bạc nhà nƣớc tỉnh Hà Nam, chủ đầu từ và Ban quản lý dự án đã có những đánh giá về công tác này của kho bạc nhà nƣớc tỉnh cụ thể nhƣ sau:
42
Bảng 3.2: Đánh giá của CĐT và BQLDA về công tác kiểm soát hồ sơ ban đầu
Chỉ tiêu Câu hỏi 1 2 3 4 5 Điểm
trung bình Kiểm soát hồ sơ ban đầu
Các quy định thủ tục hồ sơ ban đầu là đơn giản,
dễ thực hiện 1 4 5 10 11 3.84 Những điều chỉnh về quy định về hồ sơ ban đầu
có tính đồng bộ cao và không có biến đổi lớn 2 3 8 10 8 3.61 Tinh thần thái độ phục vụ khách hàng của Cán
bộ kho bạc 6 7 9 5 4 2.81
Mỗi khi có điều chỉnh, các thông tin quy định mới sẽ đƣợc cán bộ KB cung cấp cho CĐT một cách đầy đủ
7 8 11 3 2 2.52
Năng lực trình độ của CB kho bạc 0 2 4 18 7 3.97
Nguồn: Số liệu tác giả tự điều tra thu thập
Qua bảng đánh giá của các chủ đầu tƣ và Ban quản lý dự án đầu tƣ xây dựng cho thấy công tác kiểm soát hồ sơ ban đầu của đội ngũ cán bộ kho bạc nhà nƣớc chỉ đƣợc đánh giá ở mức trung bình khá tƣơng ứng với các chỉ tiêu đánh giá cụ thể nhƣ sau:
Chỉ tiêu các quy định thủ tục hồ sơ ban đầu là đơn giản, dễ thực hiện đạt 3,84 điểm cho thấy theo nhƣ đánh giá từ phía chủ đầu tƣ và Ban quản lý dự án thì quá trình hoàn thiện các thủ tục hồ sơ ban đầu tƣơng đối đơn giản.Thực tế trong quá trình mới chỉ liên quan đến các thủ tục pháp lý về giấy tờ, sổ sách mà chƣa liên quan đến giá trị công trình, dự án vì vậy nó đƣợc đánh giá đơn giản là hoàn toàn dễ hiểu. Trong quá trình này, chỉ cần chủ đầu tƣ nắm bắt chắc các quy định là có thể hoàn thành hồ sơ mà không xảy ra sai sót
Chỉ tiêu những điều chỉnh về quy định về hồ sơ ban đầu có tính đồng bộ cao và không có biến đổi lớn cũng đạt 3,61 điểm thể hiện chỉ tiêu này nhận đƣợc rất nhiều sự đồng tình từ phía các chủ đầu tƣ cũng nhƣ Ban quản lý dự án. Theo nhƣ phân tích ở trên trong giai đoạn kiểm soát hồ sơ ban đầu chuẩn bị đầu tƣ thì thủ tục tƣơng đối đơn giản do đó nên khi có sự điều chỉnh về hồ sơ ban đầu thì nó cũng
43
không có sự biến đổi lớn đồng thời có tình đồng bộ cao rất thuận lợi cho việc hoàn thiện hồ sơ của chủ đầu tƣ
Chỉ tiêu tinh thần thái độ phục vụ khách hàng của Cán bộ kho bạc chỉ đạt 2,81 điểm là số điểm đánh giá thấp nhất trong tất cả các chỉ tiêu của nội dung này thể hiện thái độ của cán bộ kho bạc không hề nhiệt tình và thoái mái trong việc xem xét hồ sơ cũng nhƣ hƣớng dẫn để chủ đầu tƣ hoàn thiện hồ sơ. Đây cũng là thực tế chung trong tác phòng làm việc của đội ngũ cán bộ tại các cơ quan nhà nƣớc nói chung và kho bạc nhà nƣớc tỉnh Hà Nam nói riêng, từ đây sẽ gây rất nhiều khó khăn cho chủ đầu tƣ trong việc hoàn thành hồ sơ ban đầu để tiếp tục thực hiện các giai đoạn sau của dự án
Chỉ tiêu mỗi khi có điều chỉnh, các thông tin quy định mới sẽ đƣợc cán bộ KB cung cấp cho CĐT một cách đầy đủ đạt 2,52 điểm, với số điểm đánh giá ở mức trung bình thể hiện các điều chỉnh, quy định thông tín mới về hồ sơ ban đầu của chủ đầu tƣ trình lên kho bạc nhà nƣớc không đƣợc đội ngũ cán bộ thông báo kịp thời tới chủ đầu tƣ để đáp ứng đúng thời gian thi công dự án. Với cách làm việc nhƣ vậy của đội ngũ cán bộ làm công tác kiểm soát chi tại kho bạc nhà nƣớc tỉnh Hà Nam đã ra những ác cảm xấu của chủ đầu tƣ dự án với kho bạc nhà nƣớc tỉnh
Cuối cùng là chỉ tiêu năng lực trình độ của cán bộ kho bạc, chỉ tiêu này đƣợc đánh giá với 3,97 điểm số điểm tƣơng đối cao thể hiện đội ngũ cán bộ công tác tại kho bạc nhà nƣớc tỉnh Hà Nam có trình độ và năng lực nghiệp vụ tốt có thể hƣớng dẫn và giải đáp mọi thắc mặc của chủ đầu tƣ trong khi đánh giá hồ sơ, song với năng lực tốt nhƣng đội ngũ cán bộ không có thái độ, tinh thần làm việc nhiệt tình cũng làm ảnh hƣởng đến công tác đánh giá hồ sơ và gây chậm trễ trong kế hoạch vốn ngân sách
Nhƣ vây, qua đánh giá của chủ đầu tƣ và Ban quản lý dự án về công tác kiểm soát hồ sơ ban đầu của kho bạc nhà nƣớc tỉnh Hà Nam nhận thấy, công tác này còn nhiều hạn chế cần khắc phục đó là về thái độ làm việc của cán bộ nhân viên và thời gian thông báo những điều chỉnh trong hồ sơ cho chủ đầu từ còn chậm trễ. Với hai mặt tiêu cực này của đội ngũ cán bộ làm công tác kiểm soát chi tại kho bạc nhà
44
nƣớc tỉnh Hà Nam đã ảnh hƣởng trực tiếp đến kế hoạch giải ngân vốn đầu tƣ xây dựng của kho bạc tỉnh
3.2.2.2. Kiểm soát chi tạm ứng đầu tư XDCB
Chi tạm ứng là khoản chi ban đầu cho dự án đầu tƣ để đảm bảo nguồn kinh phí cho nhà thầu thực hiện các dự án đầu tƣ xây dựng cơ bản, thông thƣờng tỷ lệ tạm ứng sẽ là 30% giá trị dự án đầu tƣ xây dựng cơ bản nên các khoản chi phí tạm ứng này tƣơng đối lớn. Vì vậy, công tác kiểm soát chi tạm ứng đầu tƣ xây dựng cơ bản cần đƣợc cần đƣợc thực hiện chặt chẽ để tránh những khoản chi phí bị lãng phí, theo nhƣ báo cáo kiểm soát chi tại kho bạc nhà nƣớc tỉnh Hà Nam các sai sót cơ bản của chủ đầu tƣ trong giai đoạn này đƣợc nêu cụ thể trong bảng dƣới đây:
Bảng 3.3: Các sai sót của CĐT phát hiện khi kiểm soát chi tạm ứng đầu tƣ XDCB
Các sai sót phát hiện Năm
2012 Năm 2013 Năm 2014 CL 2013/2012 CL 2014/2013 Số lƣợng sai sót Tỷ lệ Số lƣợng sai sót Tỷ lệ Các chứng từ tạm ứng vƣợt mức tạm ứng cho phép 32 18 21 -14 -43,8% 3 16,7% Ghi sai các yếu tố trên giấy
đề nghị thanh toán và giấy
rút vốn đầu tƣ 32 30 27 -2 -6,3% -3 -10,0%
Nguồn: Báo cáo kiểm soát chi KBNN tỉnh Hà Nam
Qua bảng số liệu 3.3 nhận thấy các sai sót của chủ đầu tƣ trong hồ sơ xét tạm ứng chi đầu tƣ xây dựng cơ bản còn tƣơng đối nhiều song đang có xu hƣớng giảm dần qua các năm các lỗi sai của công tác này xảy ra với tỷ lệ tƣơng đƣơng nhau. Những sai sót trong hồ sơ tạm ứng vốn gửi kho bạc nhà nƣớc là do nguyên nhân cơ chế tạm ứng thay đổi, nhƣng một số chủ đầu tƣ chƣa kịp thời nắm bắt nên khi lập các chứng từ tạm ứng gửi ra Kho bạc thƣờng lập các chứng từ tạm ứng vƣợt mức tạm ứng cho phép, các giấy rút vốn đầu tƣ các chủ đầu tƣ không nắm rõ về các nội
45
dung trong giấy rút vốn, thƣờng sai Mã nội dung kinh tế, mã chƣơng, mã ngành,....Trƣớc những sai sót này, đội ngũ cán bộ kiểm soát chi của kho bạc nên cập nhật kịp thời những quy định mới về tạm ứng cho các chủ đầu tƣ cũng nhƣ nhà thầu để hạn chế những sai sót không đáng có giúp tiết kiệm thời gian cũng nhƣ chi phí