* Về sử dụng văn bản điện tử:
Với một số giải pháp đã nêu phần trên, như ban hành chính sách lưu trữ văn bản điện tử, xây dựng quy định về ứng dụng CNTT, giải pháp nâng cao trách nhiệm CBCNV, cũng góp phần quan trong cho việc khác phục những tồn tại, hạn chế về sử dụng văn bản điện tử hiện nay. Ngoài ra, một số giải pháp cần khác cần quan tâm thực hiện là:
Thứ nhất, rà soát, đánh giá và phân loại rõ những văn bản có thể sử dụng hoàn toàn văn bản điện tử. Thực tế ngoài một số ít văn bản đã sử dụng điện tử, còn rất nhiều văn bản khác có thể sử dụng điện tử không cần bản giấy (chẳng hạn các dự thảo lấy ý kiến, các văn bản QPPL gửi đi để phổ biến, các báo cáo định kỳ, các quy chế, quy định nội bộ không dùng kèm theo hồ sơ, giấy tờ làm thủ tục khác về tài chính, đầu tư, nhân sự,…). Điều này sẽ giúp cơ quan thấy rõ ràng, cụ thể những văn bản có thể sử dụng điện tử mà không cần bản giấy, từ đó quy định bắt buộc sử dụng văn bản điện tử đối với những loại văn bản này trong cơ quan.
Thứ hai, xây dựng quy định sử dụng văn bản điện tử nội bộ. Từ kết quả rà soát, lập danh mục các văn bản có thể sử dụng VBĐT, cơ quan cần xây dựng quy định để hướng dẫn quy trình giao dịch, lưu trữ các loại văn bản điện tử, đảm bảo phù hợp quy định hiện hành về văn thư và lưu trữ, mặt khác để
102
công nhận giá trị của các loại văn bản điện tử này. Đây là giải pháp mà tất cả các cơ quan nhà nước có thể làm ngay và có hiệu quả thực tế.
Thứ ba, hoàn thiện công cụ giao dịch điển tử, như nâng cao dung lượng hộp thư điện tử cá nhân, hoàn thiện các chức năng của phần mềm QLVB- ĐHCV phù hợp thực tế, mở rộng dung lượng máy chủ và nâng tốc độ đường truyền trong mạng nội bộ.
* Về cung cấp dịch vụ công trực tuyến mức độ cao:
Các giải pháp về tuyên truyền, phố biến, giới thiệu và cải thiện môi trường giao tiếp về sịch vụ công, quy định lưu trữ điện tử,.. nên trên sẽ góp phần cải thiển việc cung dịch vụ công trực tuyến mức độ cao. Bên cạnh đó, một số giải pháp cần áp dụng là:
Thứ nhất, đơn giản hóa thủ tục hành chính, giảm bớt giấy tờ. Có thể nói rằng, khó thực hiện dịch vụ công trực tuyến, khi các thủ tục hành chính còn đòi hỏi nhiều giấy tờ kèm theo, yêu cầu văn bản có chứng thực, quy trình thủ tục còn rườm rà…. Chính vì vậy, để tăng cường cung dịch vụ công mức độ cao, trước hết cần phải rà soát, tinh gọn, giảm bớt hồ sơ. Khi đó, cơ quan quản lý, đối tượng quản lý dễ dàng chấp nhận, thừa nhận lẫn nhau về giá trị của văn bản, thông tin điện tử.
Thứ hai, quán triệt và quyết tâm hành động theo quan điểm “giảm tiền kiểm, tăng hậu kiểm”. Khi vẫn còn nặng về kiểm tra yếu tố đầu vào trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính, thì bắt buộc đối tượng quản lý vẫn phải trực tiếp trình báo giấy tờ, hồ sơ. Điều này gây cản trở lớn cho việc cung cấp, sử dụng dịch vụ công trực tuyến. Như vậy, cần phải giảm tiền kiểm để giảm giao dịch trực tiếp, tạo điều kiện để phát triển giao dịch trực tuyến. Đồng thời với đó, cơ quan nhà nước cần chú trọng đến hoạt động kiểm tra, thanh tra hoạt động, điều này một mặt đảm bảo cho các đối tượng hoạt động đúng pháp luật, mặt khác tạo điều kiện thuận lợi cho việc giảm khâu tiền kiểm.
103 * Về Trang/Cổng thông tin điện tử:
Để khắc phục các hạn chế hiện nay của website đã nêu trên đây, cần thực hiện một số giải pháp sau:
Thứ nhất, nâng cao năng lực đội ngũ quản trị nội dung và quản trị kỹ thuật của website. Đó là nâng cao trình độ, nghiệp vụ, đặc biệt là nghiệp vụ báo chí cho đội ngũ phóng viên, biên tập viên. Giải pháp này nhằm cải thiện chất lượng thông tin, nội dung cung cấp đến công chúng đa dạng, phong phú và có có tính cập nhật hơn.
Thứ hai, cần phải thay đổi nhận thức về vai trò của website và phải phát triển website như một kênh thông tin, tuyên truyền chính về chủ trương, chính sách quản lý nhà nước của ngành, địa phương mình; là nơi định hướng thông tin chung về lĩnh vực mà Bộ, ngành, địa phương quản lý. Điều này góp phần hạn chế những thông tin sai lệch, không chính thống trong xã hội. Đây được coi là giải pháp quan trọng cần thiết phải quan tâm thực hiện để định hướng thông tin trong bối cảnh phát triển rất mạnh của các mạng thông tin xã hội hiện nay.
Thứ ba, phải tích hợp và duy trì các cổng giao tiếp với xã hội. Qua đó, giúp cho việc trao đổi, giao tiếp giữa các cơ quan nhà nước với người dân, doanh nghiệp và giữa các cơ quan nhà nước dễ dàng hơn, thuận tiện hơn.