II. Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả thực hiện hợp đồng xuất khẩu
4. Giao nhận hàng với tàu:
Trớc khi giao hàng, công ty nên yêu cầu khách hàng cung cấp sớm các giấy tờ có liên quan kịp thời và có đủ thời gian trớc khi xuất hàng. Công ty cần tiến hành nhanh chóng các thủ tục mà Nhà nớc quy định nh: xin giấy chứng nhận xuất xứ, làm thủ tục hải quan, kiểm tra hàng hoá. Theo dõi từng mặt hàng cụ thể nhằm xử lí các thông tin chính xác về ngày giao hàng, ký mã hiệu lô hàng, số hiệu phơng tiện vận tải, điều kiện thanh toán.
Hiện nay, công ty đang tiến hành phơng tiện vận tải thông qua một hãng vận tải Container nhng công ty không nên quá tin tởng vào hàng vận tải này mà nên thành lập một đội ngũ chuyên viên kiểm tra về chất lợng của tất cả các xe Container, xem xét các tiêu chuẩn về nhiệt độ, cửa gioăng, diện tích... của Container xem có phù hợp với khối lợng và chủng loại hàng hoá vận chuyển hay không. Mặc dù mọi trách nhiệm về hàng hoá sẽ thuộc về hãng vận tải khi hàng đợc xếp vào Container nhng công ty cũng nên cử ngời đến tận cảng để kiểm tra xem tàu mà hãng đó thuê có đạt yêu cầu không, vị trí đặt Container lên tàu có tốt không. Có nh thế mọi đảm bảo cho hàng hoá của công ty đợc vận chuyển an toàn, tránh những ảnh hởng xấu đến chất l- ợng của hàng hoá.
Khi giao hàng cho hãng vận tải, công ty cần chú ý xem xét lại kĩ càng bao bì đóng gói, kẻ kí mã hiệu hàng hoá. Có nh thế thì khi giao hàng cho chủ tàu, công ty sẽ không bị khớc từ hàng hoá do hàng bị h hỏng, bao bì bị rách. Sau khi giao nhận hàng xong với chủ tàu, công ty phải lu ý đến việc lấy biên lai thuyền phó (Mater’s receip) để xác nhận rằng hàng hoá đã giao nhận xong, trong đó xác nhận: số lợng hàng hoá, tình trạng hàng hoá, cảng đến... Trên cơ sở biên lai thuyền phó đó để đổi lấy vận đơn đờng biển. Công ty nên lấy vận đơn đờng biển là vận đơn hoàn hảo đã bốc hàng và có thể chuyển nh- ợng đợc.
5. Làm thủ tục thanh toán:
Khi kí kết hợp đồng,công ty cần chú ý đến đồng tiền thanh toán. Khi buôn bán với thị trờng Nhật Bản thì công ty sử dụng đồng Yên làm đồng tiền thanh toán và phơng thức thanh toán thờng là L/C. Do đồng tiền này không ổn định nên công ty nên sử dụng phơng thức thanh toán bằng L/C không huỷ ngang (Irrevocable L/C) để thanh toán tiền hàng. Có nh thế thì khi giao hàng cho chủ tàu, công ty sẽ đợc cam kết chắc chắn trong việc thanh toán tiền hàng.
Khi thanh toán bằng L/C công ty cần chú ý một số vấn đề sau:
Khi công ty thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng hoá, cần thông báo cho bên mua hàng đã sẵn sàng đợc giao để bên mua mở L/C thì mới giao hàng. Khi ngân hàng phát hàng L/C thông qua ngân hàng thông báo chuyển L/C cho công ty thì công ty cần kiểm tra sát sao xem có điểm gì khác so với hợp đông đã kí không. Đặc biệt, công ty cũng nên chuẩn bị trớc các giấy tờ, thủ tục cần thiết đề phòng trờng hợp có tranh chấp xảy ra. Trong trờng hợp L/C không đúng với hợp đồng xuất khẩu thì công ty phải điện sửa đổi lại L/C đó hoặc điện sửa đổi thẳng cho ngời mua. Công ty cũng cần lu ý rằng mọi nội dung sửa đổi L/C phải có xác nhận của ngân hàng phát hành (ngân hàng mở L/C) thì mới có hiệu lực. Đến thời hạn giao hàng, công ty xuất trình chứng từ theo quy định trong L/C mở tại ngân hàng thông báo để nhận tiền từ ngân hàng này hoặc từ ngân hàng thanh toán (trong trờng hợp ngân hàng thông báo và ngân hàng thanh toán là khác nhau). Công ty cần phải giữ liên lạc th- ờng xuyên và yêu cầu ngân hàng thanh toán theo đúng thời hạn quy định. Và để cho công việc thanh toán đợc tiến hành thuận lợi, công ty nên đề nghị bên mua mở L/C tại ngân hàng ngoại thơng Việt Nam (nơi có tài khoản của công ty) khi đàm phán và kí kết hợp đồng.
6. Khiếu nại và giải quyết khiếu nại (nếu có)
Trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu có thể xảy ra những sai sót không mong muốn làm ảnh hởng đến chất lợng hàng hoá cũng nh quá trình thực hiện hợp đồng. Trong hoàn cảnh nh vậy, việc phạt và bồi thờng th- ờng đợc đặt ra để bảo vệ cho bên có quyền lợi bị vi phạm. Việc xác định
phạt và bồi thờng dựa trên xác đính trách nhiệm pháp lí của các bên đơng sự về hợp đồng xuất khẩu. Có 4 căn cứ để cấu thành trách nhiệm của các bên nh sau:
- Thứ nhất là hành vi phạm hợp đồng. Muốn bắt bên vi phạm hợp đồng chịu trách nhiệm thì phải căn cứ vào hành vi vi phạm của bên đó. Hành vi vi phạm hợp đồng đợc thể hiện ở chỗ không thực hiện hoặc thực hiện không đầy đủ hợp đồng. Vi phạm hợp đồng có thể là vi phạm cơ bản hay không cơ bản, chủ yếu hoặc thứ yếu. Nếu công ty muốn buộc bên vi phạm hợp đồng bồi thờng thiệt hại thì phải chứng minh đợc hành vi vi phạm của đối phơng.
- Thứ hai là lỗi của bên vi phạm. Có những trờng hợp có sự vi phạm hợp đồng nhng bên vi phạm đợc giải thoát trách nhiệm vì bên này không có lỗi trong việc vi phạm. Muốn quy trách nhiệm cho bên nào thì phải dựa vào lỗi của bên đó. Thông thờng, ngời ta hay sử dụng phơng pháp suy đoán lỗi. Nội dung của nguyên tắc này là khi có sự vi phạm hợp đồng, bên bị vi phạm có quyền suy đoán lỗi cho bên vi phạm. Do vậy, bên vi phạm phải chịu trách nhiệm nếu nh không chứng minh đợc lỗi đó không phải do mình gây ra.
- Thứ ba là sự thiệt hại về tài sản. Khi hợp đồng bị vi phạm thờng dẫn đến những mất mát, thiệt hại về vật chất, nghĩa vụ chứng minh mức độ thiệt hại thuộc về bên bị vi phạm. Mức độ thiệt hại cuối cùng phải bồi thờng do hai bên thoả thuận. Còn trong trờng hợp không thống nhất đợc thì do toà án hay trọng tài quyết định.
- Thứ t là mối quan hệ giữa hành vi vi phạm và thiệt hại thực tế. Điều này cho phép loại bỏ những đòi hỏi bồi thờng thiệt hại do nguyên nhân vi phạm hợp đồng. Trong trờng hợp công ty bị đối tác quy trách nhiệm thì cần chú ý những căn cứ miễn trách nhiệm sau:
+ Lỗi của ngời vi phạm + Lỗi của ngời thứ ba + Trờng hợp bất ngờ + Trờng hợp bất khả kháng
Việc giải quyết các tranh chấp hợp đồng ngoại thơng đợc tiến hành bằng hai cách khiếu nại và đi kiện. Khiếu nại là phơng pháp giải quyết tranh chấp tay đôi. Tức là hai bên thơng lợng trực tiếp với nhau khi có tranh chấp phát sinh.
Khi công ty khiếu nại đối tác, về mặt thủ tục pháp lí có hai vấn đề sau cần quan tâm:
+ Hồ sơ khiếu nại: bao gồm đơn khiếu nại và các chững từ kèm theo đơn xin khiếu nại phải ghi rõ họ tên, địa chỉ của các bên liên quan, số hợp đồng, số lợng hàng hoá bị khiếu nại. Các chứng từ liên quan bao gồm: hợp đồng, vận đơn, biên bản giám định. Hồ sơ khiếu nại phải đợc làm chính xác, đầy đủ vì thông thờng khi khiếu nại, nếu hồ sơ khiếu nại thiếu một trong các thủ tục thì bên bị khiếu nại có quyền từ chối đơn khiếu nại.
hay khiếu nại bảo hiểm thì phải tuân theo những hớng dẫn riêng của việc khiếu nại chuyên chở và bảo hiểm.
Nếu nh khiếu nại không thành công thì công ty có thể tiến hành các thủ tục kiện đối tác trong hợp đồng. Hồ sơ kiện tụng bao gồm: đơn kiện, các chứng từ kèm theo. Nội dung của hồ sơ phải phù hợp với tố tụng toà án nếu khiếu nại bên trọng tài. Việc khiếu nại lên toà án chỉ đợc tiến hanh trong tr- ờng hợp hợp đồng hoặc điều luật quốc tế có liên quan chỉ định phải đa viễ xét xử ra trọng tài. Khi kiện toà án, công ty phải chú ý:
• Xác định đúng toà án có thẩm quyền giải quyết để nộp đơn. • Phải tìm hiểu kĩ luật tố tụng của nớc toà án.
• Tìm hiểu và lựa chọn luật s
• Phải tuân thủ nghiêm ngặt các thời hiệu của tố tụng
Các tranh chấp trong và sau quá trình trực hiện hợp đồng nên đợc giải quyết trực tiếp giữa công ty và bạn hàng vì nó tiết kiệm đợc chi phí, thời gian, vừa giữ đợc mối quan hệ bạn hàng lâu dài. Những trờng hợp không thể dàn xếp trực tiếp đợc thì công ty nên đa lên Trung tâm hoà giải quốc tế Việt Nam bên cạnh Phòng thơng mại và công nghiệp Việt Nam để giải quyết. Kiện tụng cần đợc giải quyết thận trọng, tỉ mỉ, kịp thời, khẩn trơng vì có trọng tài chỉ phán quyết một lần không kèm theo kháng nghị và công ty cần thiết phải tìm hiểu kĩ thuật khiếu nại theo quy định về điều luật nào đợc áp dụng khi giải quyết tranh chấp khiếu nại. Trong quá trình thực hiện hợo đồng xuất khẩu, có nhiều loại chứng từ kèm theo nh: chứng từ hàng hoá, chứng từ vận tải, chứng từ giao nhận, chứng từ hải quan. Vì vậy công ty nên thận trọng đối với từng loại chứng từ, trong ghi chép yêu cầu phải rõ ràng, không tẩy xoá nhất là hoá đơn thanh toán và bản kê chi tiết.
Bên cạnh những giải pháp trên công ty cần không ngừng nâng cao trình độ nghiệp vụ kinh doanh xuất nhập khẩu bằng cách:
- Tổ chức các lớp huấn luyện bồi dỡng kĩ thuật nghiệp vụ ngoại thơng cho cán bộ kinh doanh của công ty.
- Cử các cán bộ của công ty tham gia các khoá học đào tạo ở nớc ngoài nhằm nâng cao trình độ tay nghề cũng nh kĩ thuật đàm phán kí kết các hợp đồng ngoại thơng.
Đồng thời công ty nên áp dụng chế độ khuyến khích vật chất cho các cán bộ nhân viên trong công ty để tạo ra bầu không khí làm việc tích cực phấn đấu vì một mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Tóm lại, việc tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu là một quá trình rất quan trọng, quyết đinh đến hiệu quả kinh tế của hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu thuỷ sản của công ty. Vì vậy, công ty cần đặc biệt giảm các chi phí có thể trong quá trình thực hiện hợp đồng. Tổ chức hợp lí quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu là cơ sở để nâng cao uy tín của công ty, đặt quan hệ kinh doanh lâu dài với bạn hàng, tạo điều kiện mở rộng phạm vi và đẩy mạnh hoạt động kinh doanh.