II. Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả thực hiện hợp đồng xuất khẩu
1.Chuẩn bị hàng xuất khẩu
Chuẩn bị hàng xuất khẩu là một công việc rất quan trọng ảnh hởng chủ yếu đến chi phí cúa hợp đồng xuất khẩu. Đối tợng hàng xuất khẩu của công ty xuất nhập khẩu thuỷ sản Hà Nội là hàng thuỷ sản.
Nguồn hàng xuất khẩu ổn định là tiền đề để phát triển hoạt động kinh doanh của công ty. Công ty muốn tăng lợng hàng hoá xuất khẩu thì trớc hết phải tạo cho mình một khối lợng hàng hoá có chất lợng tốt với giá cả hợp lý. Vì vậy, công ty cần chú ý đến một số vấn đề sau:
- Tổ chức mạng lới thu mua hàng hoá rộng khắp, hoạt động thờng xuyên theo sát thị trờng. Việc đánh bắt và nuôi trồng thuỷ sản diễn ra trên diện rộng mà công tác thu mua lại cần một thời gian ngắn, bởi vậy công ty cần có một mạng lới thu mua rộng khắp. Đồng thời, trong trờng hợp thị trờng thế
giới có những biến động thuận lợi hay bất lợi thì công ty cũng phải có biện pháp ứng phó kịp thời. Trong một vài năm tới, nền kinh tế Nhật bản sẽ phục hồi, nhu cầu tiêu thụ và giá trị thuỷ sản trên thị trờng này sẽ tăng lên, đặc biệt là đối với một số mặt hàng thuỷ sản có giá trị cao nh tôm, cua, nhuyễn thể... Công ty cần nhanh chóng đa ra những biện pháp khuyến khích, hớng dẫn các nguồn cung ứng sản phẩm theo định hớng của thị trờng, đặc biệt là quan tâm đến vấn đề chất lợng và vệ sinh an toàn thực phẩm. Công ty có thể tạo điều kiện cho các đơn vị sản xuất và thu mua thông qua các hình thức cho vay vốn, kí hợp đồng bảo đảm đầu ra cho sản phẩm trớc thời hạn. Công đoạn cuối cùng của thu mua là kiểm tra, giám định chất lợng hàng thu mua vì đây là yếu tố quyết định đến chất lợng hàng xuất khẩu của công ty. Sản phẩm thu mua cần đợc kiểm tra kĩ lỡng về chất lợng cũng nh phải đảm bảo các điều kiện về an toàn vệ sinh thực phẩm, phù hợp với tiêu chuẩn HACCP mà một số nớc nh Mỹ, Châu Âu, Nhật Bản... đang áp dụng để đánh giá hàng thuỷ sản của nớc ta hiện nay.
- Kết thúc khâu thu mua, công ty phải quan tâm đặc biệt đến việc bảo quản đóng gói hàng hoá. Nếu chỉ có khâu kiểm tra chất lợng đầu vào đợc thực hiện tốt mà bỏ qua khâu bảo quản thì chất lợng hàng hoá sẽ xuống cấp, không đủ tiêu chuẩn xuất khẩu. Để làm đợc điều này, công ty cần phải nâng cấp, xây dựng thêm hệ thống kho lạnh để đảm bảo cho việc bảo quản tốt chất lợng hàng xuất khẩu.
- Công ty cần tăng cờng hơn nữa công tác nghiên cứu để mở rộng thị trờng thu mua của mình. Nghiên cứu cho phép công ty có một bức tranh toàn cảnh về thị trờng thu mua của mình, qua đó nắm vững cơ cấu, chủng loại hàng hoá, số lợng cung cấp, giá mua, tình hình về bạn hàng và các đối thủ cạnh tranh một cách kịp thời, chính xác nhằm đa ra các quyết định hợp lý để phát triển và mở rộng thị trờng thu mua.
- Nâng cao chất lợng hàng xuất khẩu bằng cách đẩy mạnh công tác nghiên cứu khoa học kỹ thuật theo từng khâu trong quá trình sản xuất, thu mua và chế biến. Hớng dẫn áp dụng khoa học kỹ thuật xuống từng hộ đánh bắt thuỷ sản, đồng thời đề ra các tiêu chuẩn cụ thể về chất lợng, vệ sinh an toàn cho từng mặt hàng thuỷ sản trong quá trình thu mua. áp dụng các chơng trình quản lý chất lợng theo GMP, SSOP, HACCP vào trong toàn bộ quy trình chế biến sản phẩm xuất khẩu tại các xí nghiệp của mình. Chỉ có vậy thì sản phẩm của công ty mới có đủ điều kiện thâm nhập vào các thị trờng khó tính nh Mỹ và EU, đồng thời nâng cao hơn nữa thị phần vốn có của mình trên cac thị trờng truyền thống nh Nhật Bản, Hồng Kông – Trung Quốc...
- Xuất phát từ thực trạng đánh bắt và nuôi trồng thuỷ sản nớc ta trong tình trạng sản xuất còn manh mún và phân tán thì công ty cần chú trọng tới các cơ sở sản xuất có quy mô nhỏ nhng đảm bảo chất lợng, phù hợp với nguồn nguyên liệu hiện có tại chỗ. Xây dựng các nhà máy, xí nghiệp gần vùng nguyên liệu để giảm chi phí vận chuyển, bảo quản và sử dụng tốt công suất
2. Thuê phơng tiện vận tải và mua bảo hiểm
Thuê tàu và mua bảo hiểm cho hàng hoá thuộc trách nhiệm của công ty hay thuộc trách nhiệm cuả bạn hàng đã đợc quy định rõ trong hợp đồng xuất khẩu do hai bên thoả thuận
Trong trờng hợp trách nhiệm thuê tàu của công ty thì khi ký hợp đồng với hãng vận tải Container, công ty cần xem xét kỹ các điều khoản trong hợp đồng, tránh trờng hợp vì thiếu sót mà gây ảnh hởng đến thời gian giao hàng. Ngoài ra, công ty cần lu ý một số vấn đề sau khi thuê tàu:
- Nếu hàng thuỷ sản có khối lợng nhỏ, không cồng kềnh, có thời gian giao hàng không quá gấp thì nên thuê tàu chợ. Tàu chợ là loại tàu chở hàng chạy thờng xuyên theo một tuyến nhất định, ghé vào các cảng quy định theo lịch trình định trớc. Thời gian qua, công ty thờng dùng hình thức thuê tàu chợ vì quy mô nhỏ của các hợp đồng xuất khẩu của công ty rất phù hợp với hình thức này. Hơn nữa thuê tàu chợ lại đòi hỏi chi phí cha cao, do đó có thể làm tăng lợi nhuận cho công ty.
- Nếu hàng hoá có khối lợng lớn, cồng kềnh hay đòi hỏi những điều kiện đặc biệt nào đó về vận chuyển thì công ty nên thuê tàu chuyến. Tàu chuyến là tàu chở hàng hoá trên biển không theo một lịch trình nào, Mặc dù thuê tàu chuyến đòi hỏi chi phí khá cao so với tàu chợ nhng có thể vận chuyển một khối lợng lớn , công tác bảo quản bảo vệ hàng hoá trong vận chuyển, bốc dỡ cũng dễ hơn. Phơng thức thuê tàu này rất phù hợp trong vận chuyển hàng hoá đến thị trờng Mỹ , EU, hai thị trờng cách khá xa về mặt địa lí và có các yêu cầu kiểm tra khá ngặt nghèo đối với chất lợng hàng thuỷ sản xuất khẩu.
Ngoài ra, công ty cần đặc biệt lu ý đến các điều kiện về chất lợng cũng nh trang thiết bị phù hợp với việc vận chuyển hàng đông lạnh của Container. Trong hợp đồng thuê tàu, công ty cần chú ý đến việc phân định trách nhiệm của từng bên, các chi phí liên quan đến việc vận chuyển, bốc dỡ hàng hoá. Trong quá trình thuê tàu cho hàng hoá công ty cần đặc biệt quan tâm đến vận đơn đờng biển (B/L:Bill of lading). Vận đơn không những là biên lai để nhận hàng, là chứng từ sở hữu hàng hoá, là bằng chứng của hợp đồng vận tải giữa các bên mà còn là cơ sở trong việc thanh toán, giải quyết các tranh chấp, khiếu nại sau này.
Đối việc mua bảo hiểm cho hàng hoá, công ty cần dựa trên nguyên tắc vừa bảo đảm an toàn cho hàng hoá, vừa tiết kiệm chi phí bảo hiểm. Khi quyết định mua bảo hiểm theo điều kiện nào, công ty nên căn cứ vào tính chất hàng hoá, tình trạng bao bì hàng hoá, vị trí xếp hàng lên tàu, tình hình an ninh, chính trị, xã hội của tuyến đờng vận chuyển, cũng nh nớc bạn hàng để có thể lựa chọn điều kiện bảo hiểm thích hợp, tiết kiệm đợc chi phí. Có thể là điều kiện bảo hiểm A (bảo hiểm mọi rủi ro), điều kiện bảo hiểm B (bảo hiểm có bồi thờng tổn thất riêng), điều kiện bảo hiểm C (bảo hiểm khồn có tổn thất riêng), theo hợp đồng mua bảo hiểm chuyến hay hợp đồng bảo hiểm bao.
3. Làm thủ tục hải quan:
Thủ tục hải quan là một thủ tục để quản lí các hoạt động xuất nhập khẩu theo pháp luật của Nhà nớc. Vì vậy, công ty cần chấp hành tốt mọi yêu cầu của các bớc trong quá trình làm thủ tục hải quan gồm: khai báo hải quan, xuất trình hàng hoá và thực hiện các quyết định của hải quan.
Để thông qua nhanh, công ty nên chú ý đến vấn đề đóng gói và kiểm hoá sản phẩm. Công ty nên đóng gói hàng ngăn nắp, đánh dấu và ghi số chính xác trên mỗi kiện hàng để cán bộ hải quan có thể dễ dàng kiểm tra, cân do. Liệt kê nội dung các kiện hàng trên hoá đơn, đánh dấu và số hoá đơn tơng ứng với các kiện hàng. Không nên đóng gói nhiều loại hàng khác nhau chung một kiện. Để tránh kiểm tra tất cả các kiện hàng, công ty phải đảm bảo trên hoá đơn có ghi rõ dấu hiệu và số trên mỗi kiện hàng. Và số lợng chính xác của mỗi mặt hàng đợc kê khai đầy đủ trong các kiện hàng có đánh dấu và đánh số.
Ngoài ra, tuỳ thuộc vào khối lợng hàng hoá xuất khẩu, công ty có thể lựa chọn một trong hai phơng án sau:
- Với hàng hoá có khối lợng nhỏ thì công ty nên vận chuyển đến kho hải quan để kiểm hoá và làm thủ tục hải quan.
- Với hàng hoá có khối lợng lớn, công ty nên tiến hành bố trí hàng hoá tại nơi đóng bao kiện hay tại nơi giao hàng cuối cùng, sau đó mời hải quan đến kiểm tra.