Công ty đang áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung để ghi sổ. Đây là hình thức kế toán phù hợp nhất với công ty trong điều kiện sử dụng máy vi tính trong đó có dùng các loại sổ: Sổ nhật ký chung, sổ cái các tài khoản, sổ chi tiết và các báo cáo kế toán định kỳ, các mẫu sổ được thiết kế theo mẫu chung đã được Nhà nước qui định hoặc một số sổ thì được thiết kế theo mẫu riêng phù hợp với đặc điểm kế toán của công ty.
Sơ đồ 2.5:Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung:
Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ
Đối chiếu, kiểm tra cuối kỳ
Hàng ngày kế toán thu thập các chứng từ cần thiết rồi tiến hành kiểm tra tính hợp lý của nghiệp vụ kinh tế tài chính thể hiện trong chứng từ, xử lý, phân loại chứng từ và định khoản. sau đó theo đúng hệ thống mã hóa chứng từ của công ty để nhập dữ liệu vào máy. Máy sẽ tự xử lý thông tin, căn cứ vào những dữ liệu trên chứng từ để tự động ghi vào sổ nhật ký chung, sổ chi tiết
Chứng từ gốc Máy tính Sổ nhật ký chung Sổ chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Cái Bảng cân đối số phát sinh Báocáo
các tài khoản rồi từ đó vào sổ cái các tài khoản, các bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và cuối kỳ lập ra bảng cân đối phát sinh. Kế toán có nhiệm vụ kiểm tra các bút toán do máy hạch toán xem có chính xác và đúng trình tự hay không, trên cơ sở đối chiếu khớp đúng với chứng từ gốc. cuối kỳ kế toán tiến hành đối chiếu sự khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết được lập từ các sổ kế toán chi tiết, các số liệu do máy đưa ra và kế toán chỉ việc tiến hành các bút toán điều chỉnh, các bút toán kết chuyển vào bảng cân đối số phát sinh các tài khoản để lập báo cáo kế toán.