4 Lợi nhuận từ HĐKD 11.217.737.55 63.350.60
3.2.2. Hoàn thiện hệ thống kế toán
Hệ thống kế toán ở Công ty Cổ phần Chứng khoán Quốc Gia là bộ phận không thể thiếu trong hệ thống kiểm soát nội bộ vừa có vai trò cung cấp thông tin cho lãnh đạo trong việc ra quyết định vừa là phân hệ quản lý có tác dụng kiểm soát hoạt động tài chính nói chung, hoạt động bảo lãnh phát hành cổ phiếu nói riêng. Với thuận lợi là Công ty trong lĩnh vực kinh doanh chứng khoán nên đó, Công ty luôn phải chú trong áp dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực kinh doanh, có đội ngũ nhân viên có trình độ cao,… Bộ phận kế toán của Công ty đã áp dụng những tiến bộ công nghệ vào công tác tổ chức, quản lý kế toán tài chính với nhiều khía cạnh cần được phát huy.
hệ thống kế toán cũng cần có những điều chỉnh cho phù hợp với yêu cầu của thực tế của Công ty trong thời kỳ dần chuyển sang mô hình tổ chức của ngân hàng đầu tư cho thích nghi với bối cảnh thị trường hiện nay và xu hướng trong tương lai. Bộ phân kế toán cần tập trung hoàn thiện: công tác phân chia trách nhiệm; hệ thống thông tin được tổ chức một cách khoa học, hợp lý thông qua Hệ thống báo cáo hoàn chỉnh (Báo cáo tài chính và báo cáo quản trị) và các thông tin về khách hàng; hạch toán dự phòng các khoản công nợ phải thu khó đòi.
Thứ nhất, Phân công và phân nhiệm: Khối Tài chính kế toán Cấn nghiên cứu, đúc kết từ hoạt động thực tế để bổ sung, hoàn thiện và chi tiết hơn nữa Bản mô tả công việc từng vị trí, tương ứng với từng phần hành kế toán. Bản mô tả càng chi tiết, rỏ ràng càng có ảnh hưởng tốt tới việc huấn luyện vị trí theo kế hoạch hoặc thay đổi nhân sự mới, vì bất kỳ nhân viên kế toán nào cũng có thể tiếp cận nhanh chóng vị trí nhất định khi được hướng dẫn theo Bản mô tả công việc. Từ đó, do đó đề cương việc đào tạo nhân viên mới trở nên chuyên nghiệp, đơn giản, hiệu quả hơn. Đông thời, Bản mô tả công việc cũng là tiểu chuẩn đánh giá, kiểm soát mức độ hoàn thành công việc của từng cá nhân, bộ phận từ đó có sự khen thưởng, kỷ luật một cách minh bạch và công bằng. Ngoài ra, bộ phận kế toán cần hạn chế việc kiêm nhiệm, thông thường khi một nhân viên kiêm nhiệm nhiều phần việc vừa khó có thể hoàn thành tối ưu công việc được giao vừa dễ xảy ra sai phạm: nhầm lẫn, sai sót, tiêu cực,.. đặc biệt khi các công việc liên quan đến nhau và là cơ sở kiểm tra chéo lẫn nhau. Do vậy, Giám đốc Khối Tài chính Kế toán cần cân nhắc kỹ cái được, hơn và chưa được, kém trước khi quyết định phân công, phân nhiệm cho cấp dưới đảm bảo hiệu quả cho cả bộ phận, Công ty.
Thứ hai, Hoàn thiện hệ thống thông tin khoa học, có tính hỗ trợ cao
khách hàng trước khi thiết lập quan hệ kinh doanh nhưng rất ít doanh nghiệp hành động cụ thể bằng cách lập bảng danh sách tiền sử khách hàng, từ đó trích ra Danh sách những khách hàng có vấn đề về thanh toán (Khách hàng trong danh sách “đen” – Bảng 3.1) để hỗ trợ một cách tốt nhất cho bộ bảo lãnh phát hành và cung cấp thông tin cần thiết, chính xác cho nhà lãnh đạo. Danh sách này được cập nhật liên tục, định ký hàng tháng, trường hợp đặc biệt có thể cập nhất bất thường để đáp ứng kịp thời thông tin và do một nhóm gồm: kiểm soát tài chính, kế toán công nợ và đại diện kinh doanh là nòng cốt phối hợp và đảm bảo của các cơ quan chức năng của Nhà nước (Cục thuế, hải quan, Công an, Tòa án...) và những thống kế của nhiều năm của Công ty, bạn hàng (cần kiểm tra thông tin chính xác) về khả năng thanh toán, đã lần nào sai hạn thanh toán chưa, quy mô hoạt động, khối lượng giao dịch...
Bảng 3.1: Danh sách Khách hàng có vấn đề về thanh toán
DANH SÁCH KHÁCH HÀNG CÓ VẤN ĐỀ VỀ THANH TOÁN
Cập nhật đến ngày:...
STT Tân khách hàng Địa chỉ Mã số
thuế Chi tiết
Ghi chú 1 Công ty Cổ phần A Hà Nội 01-.... Quy mô nhỏ, giá trị
hợp đồng nhỏ, đã từng thành toán chậm
2 Công ty Cổ phần B ....
Hai là, Hệ thống báo cáo quản trị
Trước hết phải nhận thức được vai trò đặc biệt quan trọng của hệ thống báo cáo quản trị, ở bộ phận nào thiếu báo cáo quản trị, bộ phận đó khó có thể cung cấp thông tin nói chung, thông tin tài chính nói riêng một cách có hiệu quả. Khi đó, các nhà quản lý phải tự tìm tòi, phân tích để có những quyết định
quản lý nhưng không thực sự hiệu quả vì họ không có nhiều thời gian và cũng không chuyên sâu trong lĩnh vực đó. Do vậy, nhiệm vụ của bộ phận kế toán là phải cung cấp thông tin cô đọng, súc tích và có giá trị một cách kịp thời, chính xác cho các nhà lãnh đạo thông qua hệ thống báo cáo quản trị khoa học, hợp lý. Thời gian qua, với sự nỗ lực của bộ phận kế toán, hệ thống báo cáo quản trị đã dần được hoàn chỉnh, hỗ trợ đắc lực cho hoạt động bảo lãnh phát hành: báo cáo tổng hợp doanh số, báo cáo tổng hợp doanh số công nợ, báo cáo nợ quá hạn,... Nhưng hệ thống đó cần thay đổi, bổ sung để khắc phục những nhược điểm, đảm bảo phù hợp với yêu cầu quản lý thay đổi theo cơ cấy tổ chức mới, môi trường kinh doanh trong tương lai.
Đầu tiên, kế toán hoach hiệu quả riêng cho những dự án, hợp đồng lớn để thấy được hiệu quả thực tế của từng bộ phận, từng dự án tránh tình trạng lúc đầu ước tính tỷ suất lãi gộp thỏa mãn nhưng sau đó nhiều nguyên nhân: giá đầu bào thay đổi, phát sinh ch phí triển khai, công nợ tồn đọng lâu... lợi nhuận thực tế mang lại không đáng kể, thậm chí lỗ. Đây cũng chính là thước đo để các nhà quản trị đưa ra quyết định có tiếp tục theo đuổi các dự án trương tự tiếp theo hay không. Báo cáo này (Bảng 3.2) được kế toán hàng hóa, công nợ và kế toán tổng hợp kết hợp lập ngay sau khi dự án kết thúc để thông báo một cách kịp thời cho bộ phận liên quan và Giám đốc Khối. Trong đó, chi phí liên quan là chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp trực tiếp và gián tiếp (tạm phân bổ); chi phí môi giới khách hàng, công tác phí, nhân công... Chi phí lãi công nợ được tính theo lãi suất vay ngân hàng cho khác khoản nợ quá hạn, lâu nay khoản chi phí này khong được tính vào hiệu quả của bộ phận, dự án.
Bang 3.2: Báo cáo hiệu quả kinh doanh dự án
BÁO CÁO HIỆU QUẢ KINH DOANH THEO DỰ ÁN Bộ phận Dự án 1 Ngày tháng năm Đơn vị tính: nghìn đồng STT Tên dự án Doanh thu Giá vốn Lãi gộp Chi phí liên quan Lãi công nợ Lợi nhuận thuần Ghi chú 1 Bất động sản A 2 Ngân hàng B ... ...
Tiếp theo đến công nợ phải thu khách hàng, với mục đích cung cấp thông tin hàng tuần nhanh, trọng điểm các khoản công nợ lớn, quá hạn lâu để cán bộ bảo lãnh phát hành, trưởng bộ phận, Tổng Giám đốc nắm tình hình và có động thái tích cực trong việc thu hồi công nợ. Với báo cáo công nợ quá hạn cũ với quá nhiều thông tin, nhất là được gửi cho nhiều nhân viên Bảo lãnh phát hành, kinh doanh sẽ gây lỏng thông tin. Nhân viên bảo lãnh phát hành A không cần biết công nợ khách hàng của nhân viên bảo lãnh phát hành B, sẽ tạo ra những hiệu ứng không hay và không cần thiết. Do vậy, mẫu báo cáo mới – Báo cáo công nợ quá hạn theo nhân viên bảo lãnh phát hành (Bảng 3.3) sẽ do kế toán công nợ lập riêng cho từng cán bộ bảo lãnh phát hành và gửi riêng cho cá nhân đồng thời gửi cho cho Giám đốc Khối Bảo lãnh phát hành, sau đó tổng hợp của các cán bộ kinh doanh từng khối kinh doanh thành báo cáo tổng hợp nợ quá hạn theo nhóm (Bảng 3.4) gửi Giám đốc kinhdoanh, trưởng nhóm kế toán và Giám đốc Tài chính. Riêng báo cáo tổng hợp công nợ quá hạn của toàn Khối Bảo lãnh phát hành sẽ được Kế toán tổng hợp lập bằng cách tập hợp từ các Báo cáo tổng hợp của các kế toán dịch vụ, công nợ để
cung cấp thông tin cho Giám đốc Khối – Giám đốc Công ty con (sau này) nắm được tình hình tiêu thụ trước khi tham gia trong các cuộc họp giao ban của toàn Công ty.
Bảng 3.3: Báo cáo công nợ quá hạn theo nhân viên bảo lãnh phát hành
BÁO CÁO CÔNG NỢ QUÁ HẠN THEO NHÂN VIÊN BẢO LÃNH PHÁT HÀNH
Cán bộ.../Bộ phận.... Đến ngày:.../.../...
Tên khách hàng Số tiền nợ Giải trình chi tiết I. Công nợ quá hạn từ 1-30 ngày: