4 Lợi nhuận từ HĐKD 11.217.737.55 63.350.60
PHÒNG KIỂM TOÁN NỘI BỘ
Cơ cấu tổ chức của Công ty được xây dựng một cách hợp lý sẽ góp phần tạo ra một môi trường kiểm soát tốt. Cơ cấu tổ chức của Công ty vừa thể hiện sự tập trung, vừa thể hiện sự phân quyền trong quản lý. Nhìn vào cơ cấu tổ chức của Công ty ở trên, có thể thấy: Đại hội đồng cổ đông là cơ quan có quyền lực cao nhất, quyết định sự tồn tại và phát triển của Công ty; bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị; bầu, miễm nhiệm, bãi nhiệm thành viện Ban Kiểm soát. Hội đồng quản trị là cấp quản trị do Đại hội đồng cổ đông bầu ra. Hoạt động kinh doanh và các công việc của Công ty phải chịu sự quản lý hoặc chỉ đạo thực hiện của Hội đồng quản trị. Hội đồng quản trị là cơ quan có đầy đủ quyền hạn để thực hiện tất cả các quyền nhân danh Công ty trừ những thẩm quyền thuộc về Đại hội đồng cổ đông. HĐQT sẽ đưa ra những mục tiêu, chiến lược kinh doanh và các chính sách lớn của Công ty và trình Đại động đồng cổ đông thông qua. HĐQT chịu trách nhiệm cuối cùng về sự hợp lý và tính hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ trong Công ty. Hội đồng quản trị gồm 05 thành viên, hoạt động theo chế độ đa số, chủ tịch HĐQT không được đồng thời là Tổng giám đốc. Để kiểm soát hoạt động của Công ty, ngoài hệ thống các báo cáo và các công cụ quản trị khác. Ban kiểm soát là cơ quan được thành lập theo quy định của pháp luật, theo Điều lệ của Công ty nhằm mục đích kiểm tra hoạt động tài chính, giám sát việc chấp hành chế độ hạch toán kế toán và thực hiện các chức năng nhận dạng và ngăn ngừa các rủi ro trong hoạt động nhằm đảm bảo cho Công ty hoạt động tuân theo các quy định của pháp luật, an toàn, thông suốt và hiệu quả. Các thành viên của Ban kiểm soát do Đại hội đồng cổ đông bổ nhiệm. Ban kiểm soát bao gồm 03 thành viên. Về mặt thiết kế cũng như trong thực tế, để thực hiện công việc của mình Ban kiểm soát thường sử dụng công cụ là phòng Kiểm toán nội bộ. HĐQT cũng quyết định một ban điều hành gồm: Tổng giám đốc và
03 Phó tổng giám đốc, Kế toán trưởng. HĐQT uỷ quyền, phân cấp quản lý cho Tổng giám đốc, Các Phó tổng giám đốc thực hiện các chức năng nhiệm vụ được giao.
Ngoài ra, trong cơ cấu tổ chức của Công ty có Hội đồng Đầu tư, Hội đồng là một dạng cơ cấu mềm, Hội đồng Đầu tư giúp Hội đồng quản trị, xem xét các phương án đầu tư có giá trị lớn hơn 10% vốn tự có của Công ty. Hội đồng Đầu tư bao gồm những người có trình độ chuyên môn, kinh nghiệm nghề nghiệp nhằm đưa ra quyết định tập thể đối với những khoản đầu tư có giá trị lớn.
Tổng giám đốc có trách nhiệm lập phương án kinh doanh cụ thể từ các mục tiêu mà HĐQT đưa ra trình HĐQT duyệt và tổ chức triển khai phương án kinh doanh đã được duyệt đó. Để thực hiện nhiệm vụ đó, Tổng giám đốc uỷ quyền cho các phó tổng giám đốc một phần quyền và trách nhiệm thực hiện một số lĩnh vực, mảng kinh doanh phù hợp với trình độ, năng lực của từng người. Các Phó giám đốc thực hiện nhiệm vụ và định kỳ hoặc đột xuất báo cáo với Tổng Giám đốc, Hội đồng quản trị về công việc thực hiện.
Cấp tiếp theo là các Khối. Tổng giám đốc, các Phó tổng giám đốc có trách nhiệm giao và kiểm soát việc thực hiện công việc của các Khối trong lĩnh vực được uỷ quyền
Giám đốc Khối có trách nhiệm giao và kiểm soát việc thực hiện công việc của các phòng ban chức năng trong lĩnh vực. Trưởng, phó phụ trách và các phòng chịu trách nhiệm tổ chức nhân viên trong phòng thực hiện nhiệm vụ của phòng. Cấp trưởng, phó phòng trực tiếp giao việc cho các nhân viên trong phòng và kiểm soát việc thực hiện của nhân viên.
Cơ cấu tổ chức của Công ty được thiết lập thành hệ thống từ trên xuống. Với cơ chế phân cấp, phân quyền cụ thể rõ ràng ở nhiều cấp độ
quản lý. Mỗi cấp độ quản lý có những phương thức và mức độ kiểm soát hoạt động khác nhau. Cơ cấu tổ chức có sự phân chia giữa các chức năng: xử lý nghiệp vụ; ghi chép sổ sách và bảo quản tài sản, các bộ phận phòng ban hoạt động tương đối độc lập với nhau, chịu sự chỉ đạo và kiểm soát của cấp trên trực tiếp quản lý.
Việc thiết lập các quy trình hoạt động nghiệp vụ cụ thể, cũng như tổ chức nhân sự để thực hiện các quy trình nghiệp vụ là trách nhiệm của Ban Điều hành Công ty, cụ thể là Tổng Giám đốc Công ty. Như vậy, Tổng Giám đốc Công ty có trách nhiệm thiết lập hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ trong Công ty để điều hành thông suốt và hiệu quả đảm bảo thực hiện các mục tiêu, chiến lược kinh doanh HĐQT đã đề ra.
Thứ ba, Về chính sách nhân sự, một điểm dễ nhận thấy ở đội ngũ nhân sự tại Công ty là đội ngũ cán bộ nhân viên khá trẻ, năng động, có niềm say mê công việc và được đào tạo khá cơ bản. Đây vừa là điểm mạnh vừa là điểm yếu của Công ty. Tính đến 30/06/2009, Công ty có 102 cán bộ công nhân viên, trong đó có 5 tiến sĩ chiếm 4,9%, 14 thạc sỹ chiếm 13,73%, 68 cử nhân chiếm 66,7% và lao động khác là 15 người chiếm 14,71%.
Công ty có chính sách nhân sự tương đối rõ ràng. Công tác tuyển dụng nhân sự bắt đầu từ nhu cầu của các phòng ban, bộ phận đề nghị lên bộ phận nhân sự thực hiện tuyển dụng. Các nhân viên được tuyển chọn phải đáp ứng các yêu cầu về trình độ chuyên môn, nghề nghiệp, cũng như ý thức chấp hành kỷ luật, đạo đức nghề nghiệp.
Tuy nhiên, hiện tại Công ty đang trên đà phát triển mạnh mẽ, khối lượng công việc rất nhiều, khối lượng công việc của một nhân viên đảm nhận là khá lớn. Điều này khiến cho các nhân viên ít chú hơn đến công việc kiểm soát, đôi khi bỏ qua một số quy trình nghiệp vụ hoặc thực hiện một cách đối phó. Một điểm đáng chú ý nữa là tuyển dụng nhân sự của
Công ty tương đối cứng nhắc. Việc tổ chức thi tuyển về hình thức và nội dung đề thi hầu như chỉ hướng tới đối tượng là sinh viên mới tốt nghiệp, chưa thu hút được tầng lớp nhân viên có năng lực, giàu kinh nghiệm. Trên thực tế, qua các đợt tuyển dụng lớn gần đây, đến 80% nhân viên tuyển dụng được là người chưa có kinh nghiệm làm việc và có kinh nghiệm làm việc dưới 1 năm. Việc đào tạo thêm các nhân viên này do các phòng sử dụng nhân viên tự thực hiện trong quá trình làm việc. Mặt khác, hiện tại Công ty chưa có bản mô tả công việc tại từng vị trí làm việc, các vị trí nhân viên chưa thấy được đầy đủ vai trò cũng như trách nhiệm của mình trong hệ thống kiểm soát nội bộ.
Thứ tư, Về công tác kế hoạch: từ các định hướng, các mục tiêu phát triển của Công ty, tình hình thực tế của Công ty, Hội đồng quản trị đưa ra mục tiêu, định hướng phát triển của Công ty. Nghiên cứu, xây dựng trình Tổng giám đốc chiến lược phát triển kế hoạch dài hạn, trung hạn. Từ đó và các kết quả kinh doanh năm trước, Phòng Kế hoạch tổng hợp nghiên cứu, xây dựng trình Tổng giám đốc chiến lược phát triển, kế hoạch dài hạn, trung hạn và kế hoạch hàng năm của Chi nhánh trong năm tới dưới sự chỉ đạo của Tổng giám đốc, dự thảo này được gửi đến cho các Phó tổng giám đốc phòng, ban trong công ty góp ý, kiến nghị chỉnh sửa cho phù hợp với thực tế hoạt động của từng phòng, ban. Tổng giám đốc quyết định cuối cùng cho bản kế hoạch và trình Hội đồng quản trị phê duyệt. Từ kế hoạch năm, Phòng Kế hoạch Tổng hợp cùng phòng nghiệp vụ lên kế hoạch, tháng, quý, năm cho từng phòng. Đây là một trong những công cụ để Ban điều hành, Ban kiểm soát theo dõi hoạt động của các phòng ban.
Cụ thể hóa các chỉ tiêu kinh doanh và hoạt động cho từng lĩnh vực công tác của từng đơn vị trong Chi nhánh theo từng tháng, quý, năm; thực hiện công tác đánh giá kế hoạch hàng quý cho các phòng ban theo quy chế lập
giao và đánh giá kế hoạch của Công ty; phối hợp với Phòng Kế toán Tài chính xây dựng kế hoạch tài chính định kỳ cho từng đơn vị.
Theo dõi, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch của từng thời kỳ, từng đơn vị, từng lĩnh vực công tác của Chi nhánh để tổng hợp báo cáo và nghiên cứu, đề xuất các giải pháp, các kiến nghị cần thiết nhằm đảm bảo hoàn thành kế hoạch chung của toàn Công ty. Có thể nói công tác kế hoạch vẫn là công cụ đắc lực giúp ban lãnh đạo Công ty kiểm soát, quản lý điều hành kịp thời các hoạt động của Công ty.
Thứ năm, Về Ban Kiểm soát của Công ty là cơ quan được thành lập theo quy định của pháp luật, theo Điều lệ Công ty nhằm mục đích kiểm tra hoạt động tài chính, giám sát việc chấp hành chế độ hạch toán, kế toán và thực hiện các chức năng, nhiệm vụ khác nhằm đảm bảo cho Công ty hoạt động tuân theo các quy định của pháp luật, an toàn, thông suốt và hiệu quả.
Ban Kiểm soát có nhiệm vụ và quyền hạn sau đây:
Đề xuất lựa chọn công ty kiểm toán độc lập, mức phí kiểm toán và mọi vấn đề liên quan đến sự rút lui hay bãi nhiệm của công ty kiểm toán độc lập;
Thảo luận với kiểm toán viên độc lập về tính chất và phạm vi kiểm toán trước khi bắt đầu việc kiểm toán;
Xin ý kiến tư vấn chuyên nghiệp độc lập hoặc tư vấn về pháp lý và đảm bảo sự tham gia của những chuyên gia bên ngoài công ty với kinh nghiệm trình độ chuyên môn phù hợp vào công việc của công ty nếu thấy cần thiết;
Kiểm tra các báo cáo tài chính hàng năm, sáu tháng và hàng quý trước khi đệ trình Hội đồng quản trị;
Thảo luận về những vấn đề khó khăn và tồn tại phát hiện từ các kết quả kiểm toán giữa kỳ hoặc cuối kỳ cũng như mọi vấn đề mà kiểm toán viên độc lập muốn bàn bạc;
Xem xét thư quản lý của kiểm toán viên độc lập và ý kiến phản hồi của ban quản lý công ty;
Xem xét báo cáo của công ty về các hệ thống kiểm soát nội bộ trước khi Hội đồng quản trị chấp thuận; và
Xem xét những kết quả điều tra nội bộ và ý kiến phản hồi của ban quản lý.
Ban Kiểm soát phải thường xuyên báo cáo với Hội đồng quản trị Công ty về kết quả hoạt động, tham khảo ý kiến của Hội đồng quản trị trước khi trình các báo cáo kết luận và kiến nghị lên ĐHĐCĐ; Báo cáo ĐHĐCĐ về tính chính xác, trung thực và hợp pháp của việc ghi chép, lưu giữ chứng từ; lập sổ kế toán, báo cáo tài chính và hoạt động của bộ máy kiểm soát nội bộ Công ty; thông qua nhiệm vụ kiểm soát, Ban Kiểm soát kiến nghị biện pháp bổ sung, sửa đổi, cải tiến hoạt động tài chính của Công ty theo quy định của pháp luật.
Ban kiểm soát phải gồm ba (03) thành viên. Cả 3 thành viên trong Ban kiểm soát đều là người có chuyên môn về tài chính kế toán. Các thành viên này không phải là nhân viên trong bộ phận kế toán, tài chính của công ty và không phải là thành viên hay nhân viên của công ty kiểm toán độc lập đang thực hiện việc kiểm toán các báo cáo tài chính của công ty.
Có thể nói, Ban kiểm soát là cơ quan kiểm tra, kiểm soát độc lập cao nhất trong hệ thống toàn Công ty. Ban Kiểm soát có thể sử dụng hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ chủ yếu là Phòng Kiểm toán nội bộ để thực hiện công việc.
Về mặt hoạt động, Ban Kiểm soát có Trưởng Ban Kiểm soát, một thành viên chuyên trách và một thành viên đồng thời kiêm phụ trách Phòng Kiểm toán nội bộ. Phòng Kiểm toán nội bộ lại là một bộ phận chịu sự quản lý của Tổng Giám đốc, do đó có sự chồng chéo trong việc quản lý cũng mục đích hoạt động của Phòng Kiểm toán nội bộ. Vị thế của Phòng Kiểm toán nội bộ không độc lập hoàn toàn với hệ thống kiểm tra, kiểm soát do Tổng Giám đốc điều hành hoạt động. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Môi trường bên ngoài: bao gồm các yếu tố bên ngoài Công ty nhưng nó lại ảnh hưởng lớn đến sự tồn tại và phát triển của Công ty.
Cơ chế, chính sách chung là yếu tố chi phối rất lớn các hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty, cơ chế chính sách thuộc yếu tố môi trường bên ngoài bao gồm: hệ thống pháp luật nói chung và pháp luật chứng khoán nói riêng. Cũng như các TCKDCK khác, Công ty Chứng khoán Quốc Gia chịu sự quản lý nhà nước bởi Ủy ban Chứng khoán Nhà nước. Công ty hoạt động theo Luật Chứng khoán, Công ty phải chấp hành các quy định Ủy ban chứng khoán trong các hoạt động kinh doanh của mình, chịu sự thanh tra, giám sát một cách thường xuyên liên tục bởi Ủy ban Chứng khoán Nhà nước.
Luật Chứng khoán, yêu cầu công ty chứng khoán phải lập hệ thống kiểm tra, soát nội bộ thuộc bộ máy điều hành, giúp Tổng giám đốc (Giám đốc) điều hành thông suốt, an toàn và đúng pháp luật mọi hoạt động nghiệp vụ của TCKDCK.
Cùng với lộ trình gia nhập Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO), hệ thống pháp luật chứng khoán và hệ thống pháp luật nói chung có những sửa đổi, điều chỉnh lớn cho phù hợp với thông lệ quốc tế, và ngày càng hoàn thiện hơn, rõ ràng minh bạch hơn. Đối với các công ty hoạt động kinh doanh trên lĩnh vực tiền tệ như Công ty phải đối mặt với rủi ro pháp
luật (hay rủi ro tuân thủ) là rất cao bởi lẽ, hoạt động kinh doanh Chứng khoán của Việt Nam còn tụt hậu khá xa so với thế giới, trong đó bao gồm cả các tiêu chuẩn về đảm bảo an toàn trong hoạt động và quản trị rủi ro.
Ngoài ra, một yếu tố vô cùng quan trọng cũng thuộc yếu tố môi trường bên ngoài là hệ thống chính sách và chiến lược phát triển ngành chứng khoán. Trước hết nó ảnh hưởng trực tiếp đến mức độ quan tâm và quan điểm của các nhà quản lý cao nhất trong Công ty. Từ đó nó ảnh hưởng gián tiếp đến các cấp độ quản lý thấp hơn và đến từng cán bộ công nhân viên trong hệ thống Công ty.
Cạnh tranh thị trường và xu thế hội nhập: là một TCKDCK, để tăng cường an toàn trong kinh doanh, và nâng cao hiệu quả hoạt động, Công ty đang có xu hướng mở rộng đối tượng khách hàng tổ chức và cá nhân. Cũng như các ngành nghề kinh doanh khác trong cơ chế thị trường và xu thế hội nhập, ngành kinh doanh các dịch vụ chứng khoán cũng có sự cạnh tranh khốc liệt. Xu hướng tự do hóa và toàn cầu kinh tế khiến hoạt động kinh doanh của ngành chứng khoán của Việt Nam càng trở nên phức tạp, dẫn tới nhiều rủi ro hoạt động. Như vậy, công tác mở rộng đối tượng khách hàng là một xu thế tất yếu, nó vừa là cơ hội vừa là thách thức đối với Công ty điều này đòi hỏi công ty phải có một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu lực và hiệu quả.
2.2.2. Hệ thống kế toán trong quản lý hoạt động bảo lãnh phát hành cổ phiếu của Công ty hành cổ phiếu của Công ty
Hệ thống kế toán trong Công ty được thiết kế đặc trưng phù hợp cho các hoạt động kinh doanh của công ty chứng khoán. Do đặc thù kinh doanh yêu cầu các thông tin kế toán phải đầy đủ, kịp thời, chính xác nên hệ thống kế toán phải thiết kế rõ ràng, đầy đủ.