Kiểm toán nội bộ

Một phần của tài liệu luận văn thạc sĩ Thực trạng và giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý hoạt động bảo lãnh phát hành cổ phiếu của Công ty Chứng khoán Quốc Gia (Trang 90 - 108)

4 Lợi nhuận từ HĐKD 11.217.737.55 63.350.60

2.2.4. Kiểm toán nội bộ

Kiểm toán nội bộ là một bộ phận cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ. Thực hiện chức năng kiểm toán nội bộ trong Công ty là Phòng Kiểm toán nội bộ. Quy chế Tổ chức và Hoạt động Kiểm toán nội bộ của Công ty ban hành theo Quyết định của Tổng Giám đốc Công ty Số 25/2007. Theo Quy chế này, hoạt động kiểm toán nội bộ: là việc thực hiện các phương pháp giám sát hoạt động và kiểm tra trực tiếp việc tuân thủ các quy định của pháp luật và quy định nội bộ của Công ty.

Về mặt thiết kế, Phòng Kiểm toán nội bộ chịu sự quản lý trực tiếp của Tổng Giám đốc Công ty, giúp Tổng Giám đốc điều hành thông suốt và hiệu quả đúng pháp luật mọi hoạt động của Công ty. Phòng Kiểm toán nội bộ có chức năng tham mưu và thực hiện công tác giám sát, kiểm tra trực tiếp nhằm bảo đảm cho mọi hoạt động của Công ty tuân thủ đúng pháp luật và các quy định nội bộ của Công ty.

Theo Quy chế Tổ chức và Hoạt động, bộ máy kiểm toán nội bộ có gồm Trưởng phòng, Phó phòng (nếu có), kiểm tra viên. Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức danh này được thực hiện theo Điều lệ Tổ chức và Hoạt động của Công ty và Quy chế Bổ nhiệm cán bộ hiện hành của Công ty. Những thành viên trong bộ máy kiểm toán nội bộ không kiêm nhiệm các công việc khác của Công ty. Trưởng phòng Kiểm toán nội bộ Công ty giúp Tổng giám đốc điều hành hoạt động của bộ máy Kiểm toán nội bộ trong Công ty.

Hiện tại Phòng Kiểm toán nội bộ thực hiện chức năng kiểm toán nội bộ của Công ty. Phòng Kiểm toán nội bộ hiện tại chỉ có 03 người trình độ đại học và hoạt động theo Quy chế Tổ chức và Hoạt động của Phòng Kiểm toán nội bộ Công ty. Phụ trách Phòng Kiểm toán nội bộ là Trưởng phòng đồng thời cũng là thành viên Ban Kiểm soát.

Về mặt thiết kế, Công ty đã xác định nhiệm vụ của Phòng Kiểm toán nội bộ là xây dựng và thực hiện chương trình, kế hoạch kiểm tra nội bộ tại Công ty và trình Tổng Giám đốc phê duyệt; báo cáo Tổng Giám đốc Công ty kết quả giám sát, kiểm tra và đề xuất, kiến nghị biện pháp ngăn ngừa rủi ro, khắc phục những sai sót, vi phạm đã được phát hiện qua giám sát hoạt động và kiểm tra trực tiếp. Đồng thời phòng Kiểm toán cũng xem xét, trình Tổng Giám đốc giải quyết các đơn thư khiếu nại, tố cáo của khách hàng cũng như các đối tượng khác. Thực hiện nhiệm vụ này là điều kiện tốt để Kiểm toán nội bộ có thể nhận ra các yếu kém trong hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty. Ngoài ra, Phòng kiểm toán còn làm đầu mối, phối hợp với cơ quan thanh tra, kiểm toán thực hiện các cuộc thanh tra, kiểm tra, kiểm toán đối với các đơn vị thành viên theo quy định của pháp luật. Trong thực tế, Phòng Kiểm toán nội bộ làm đầu mối, phối hợp với cơ quan thanh tra thực hiện các cuộc thanh tra theo quy định của pháp luật.

Để thực hiện chức năng của mình, Phòng Kiểm toán được trao quyền tương đối rộng rãi. Kiểm toán nội bộ được thực hiện công tác giám sát, kiểm tra thường xuyên, đột xuất theo chương trình, kế hoạch được Tổng Giám đốc duyệt; đánh giá, kết luận, kiến nghị trong hoạt động giám sát, kiểm tra nội bộ, cũng như yêu cầu đối tượng kiểm tra giải trình các công việc đã làm, đang làm; xuất trình, xác nhận các văn bản chỉ đạo, chứng từ, sổ sách ghi chép và các tài liệu, tình hình có liên quan khác trong hoạt động để phục vụ việc giám sát, kiểm tra. Từ chối thực hiện các công việc nghiệp vụ không thuộc phạm vi nghiệp vụ kiểm toán nội bộ. Ngoài ra, Trưởng Kiểm toán nội bộ được tham dự các cuộc họp theo thành phần do Tổng Giám đốc triệu tập đây cũng là cách thức để nắm bắt nhanh các vấn đề phát sinh trong Công ty.

Trong quan hệ của Phòng Kiểm toán nội bộ với các phòng ban khác trong Công ty, các phòng nghiệp vụ thuộc Công ty có trách nhiệm gửi cho

Phòng Kiểm toán nội bộ những thể lệ, chế độ, quy định hướng dẫn về nghiệp vụ, các tài liệu, các số liệu báo cáo có liên quan đến công tác giám sát kiểm tra phúc tra và phải chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác của các số liệu, tài liệu đó. Phòng Kiểm toán nội bộ gửi thông báo kết quả kiểm tra định kỳ cho các phòng, ban liên quan trong Công ty để thực hiện chỉnh sửa, khắc phục các tồn tại, thiếu sót được phát hiện qua giám sát, kiểm tra, phúc tra.

Các hoạt động trong Công ty chỉ được giám sát hoạt động thông qua hệ thống các báo cáo. Phòng Kiểm toán chỉ tiến hành kiểm tra khi có dấu hiệu bất thường, hay có yêu cầu của Tổng Giám đốc, Ban Kiểm soát, Hội đồng quản trị, hay Thanh tra Ủy ban Chứng khoán Nhà nước. Hoạt động của Bộ phận Kiểm toán nội bộ chủ yếu là hoạt động kiểm soát sau. Mặc dù theo Quy chế Hoạt động Phòng Kiểm toán nội bộ của Công ty được thiết kế khá rõ ràng. Phòng Kiểm toán nội bộ hoạt động độc lập, chuyên trách và được giao quyền hành tương đối rộng rãi. Tuy nhiên, trên thực tế việc tổ chức kiểm tra chi tiết còn hạn chế và chưa thực hiện đầy đủ quyền và nghĩa vụ của mình.

Hoạt động của Phòng Kiểm toán nội bộ chỉ lập kế hoạch kiểm tra kiểm toán năm. Bản kế hoạch này chỉ liệt kê các hoạt động cần kiểm toán, và giao nhiệm vụ tự kiểm tra cho các phòng, ban trong Công ty. Công tác kiểm toán nội bộ chưa đưa ra được các quy trình kiểm toán chi tiết do nhiều nguyên nhân như hạn chế về đội ngũ nhân viên kiểm toán, hệ thống các quy trình nghiệp vụ trong Công ty chưa thực sự hiệu quả và chuẩn hóa.

Sau mỗi cuộc kiểm toán, báo cáo kiểm toán được lập trình lên Tổng Giám đốc và Ban Kiểm soát nêu ra những tồn tại trong các hoạt động được kiểm toán và kiến nghị các biện pháp khắc phục. Ban Kiểm soát, Tổng Giám đốc xem xét và chỉ đạo các phòng ban được kiểm toán sửa chữa, khắc phục các tồn tại, sai sót. Khi Kiểm toán nội bộ tiếp tục thực hiện công việc hậu kiểm. Báo cáo kiểm tra, kiểm toán được lập định kỳ 01 lần/01 quý, trên cơ sở

tổng hợp các hoạt động của kiểm toán nội bộ. Báo cáo này do Bộ phận Kiểm toán nội bộ lập được Tổng Giám đốc phê duyệt và gửi cho Ban Kiểm soát, Hội đồng quản trị, Thanh tra Ủy ban Chứng khoán Nhà nước.

Hoạt động kiểm toán nội bộ chủ yếu tập trung vào kiểm soát sau dưới hình thức tổ chức các cuộc kiểm tra chi tiết, hoạt động giám sát. Với hình thức hoạt động này, kiểm toán nội bộ đóng vai trị kiểm soát sau, kiểm soát phát hiện, chức năng tư vấn nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong Công ty còn hạn chế. Tuy nhiên, do hệ thống kiểm soát nội bộ trong Công ty còn nhiều bất cập nên các hoạt động kiểm soát sau đó chiếm hết thời gian trong kế hoạch kiểm toán.

2.2.5. Đánh giá chung về hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý hoạt hoạt

Qua phân tích nghiên cứu thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty Chứng khoán Quốc Gia ta có thể thấy một số điểm sau:

Về Môi trường hệ thống kiểm soát nội bộ:

Môi trường kiểm soát bên trong, Hội đồng quản trị, Ban điều hành công ty đã xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ phục vụ nhu cầu quản lý của mình, đáp ứng đòi hỏi của Ủy ban Chứng khoán Nhà nước cũng như yêu cầu của hệ thống pháp luật. Cơ cấu tổ chức trong Công ty thể hiện sự quản lý vừa tập trung vừa phân quyền, có sự phân cấp quản lý rõ ràng, bao trùm hết các hoạt động cơ bản của Công ty. Mỗi phòng trong Công ty có chức năng nhiệm vụ riêng đảm bảo sự phân tách chức năng trong các quy trình nghiệp vụ trong Công ty. Tuy nhiên, Công ty Cổ phần Chứng khoán Quốc Gia đang trên đà phát triển; đặc biệt sẽ phát triển mạnh vào năm 2010; thì cơ cấu tổ thức của Công ty không còn phù hợp: quy mô Công ty lớn lên, khối lượng công việc nhiều, không đảm bảo sự quản lý sâu sát,.... Công ty đã tuyển dụng được các

cán bộ có trình độ; tuy nhiên, chứng khoán là một lĩnh vực mới, nên đội ngũ cán bộ chưa thực sự nhiều kinh nghiệm thực tiến. Đội ngũ nhân sự của Công ty trẻ, được đào tạo cơ bản, rất nhiệt tình, có trách nhiệm và tâm huyết với công việc được giao. Tuy nhiên, điều này đòi hỏi các nhà quản lý các cấp phải luôn kiểm tra giám sát sát sao công việc của nhân viên. Công ty đang trên đà phát triển mạnh mẽ, khối lượng công việc rất nhiều, khối lượng công việc của một nhân viên đảm nhận là khá lớn; điều này khiến cho các nhân viên ít chú hơn đến công việc kiểm soát, đôi khi bỏ qua một số quy trình nghiệp vụ hoặc thực hiện một cách đối phó. Một điểm đáng chú ý nữa là tuyển dụng nhân sự của Công ty tương đối cứng nhắc. Hiện tại, Công ty chưa có bản mô tả công việc tại từng vị trí làm việc, các vị trí nhân viên chưa thấy được đầy đủ vai trò cũng như trách nhiệm của mình trong hệ thống kiểm soát nội bộ. Công tác kế hoạch có được thực hiện tớt, tuy nhiên còn chưa thích ứng kịp với sự biến động nhanh của thị trường chứng khoán. Ban kiểm soát có thể sử dụng Phòng Kiểm toán nội bộ trong hoạt động tạo ra sự chồng chéo trong quản lý.

Môi trường kiểm soát bên ngoài, hệ thống các quy định của các cơ quan quản lý nhà nước ảnh hưởng rất lớn đến việc xây dựng và quy định các quy trình nghiệp vụ trong công ty. Hơn thế nữa, các cơ quan quản lý này như là các cơ chế giám sát từ bên ngoài đến sự phát triển an toàn và hiệu quả của Công ty. Do trị trường chứng khoán Việt Nam còn mới mẻ nên các cơ chế chính sách, luật pháp liên quan đến thị trường chứng khoán còn nhiều bất cấp: Luật chứng khoán còn nhiều vấn vấn chưa phù hợp với xu thế hội nhập của nền kinh tế; nhiều nghiêp vụ tài chính cao cấp chưa được áp dụng tại Việt Nam; giữa các cơ quan quản lý nhà nước còn chưa có sự phối hợp nhịp nhàng trong việc thực hiện các loại chính sách; thông tin trên thị trường chứng khoán chưa thực sự minh bạch;...

tách rời các hoạt động hàng ngày của công ty. Các thủ tục kiểm soát của Công ty được thiết kế, cài đặt, tổ chức thực hiện ngay trong mọi quy trình nghiệp vụ, tại tất cả các bộ phận của Công ty.

Công ty có cơ chế phân cấp uỷ quyền rõ ràng, minh bạch đảm bảo tách bạch nhiệm vụ, quyền hạn của các cá nhân, các bộ phận công ty.

Các cá nhân, các bộ phận nghiệp vụ cùng tham gia vào một quy trình nghiệp vụ có cơ chế đối chiếu, kiểm tra chéo.

Trong các quy trình nghiệp vụ của Công ty có cơ chế thẩm định, kiểm tra, chấp thuận và phê duyệt cho phép thực hiện đảm bảo một quy trình nghiệp vụ có ít nhất 02 cán bộ tham gia, không có cá nhân nào có thể một mình tiến hành thực hiện và quyết định một quy trình nghiệp vụ, một giao dịch cụ thể.

Một số hoạt động kinh doanh như hoạt động bảo lãnh phát hành trái phiếu, tham gia thị trường tiền tệ, và việc tổng hợp thông tin, báo cáo chưa ban hành được các quy trình cụ thể được văn bản hóa.

Hệ thống phần mềm nghiệp vụ của công ty, được thiết kế phù hợp, đảm bảo phân đủ và đúng quyền cho từng người sử dụng. Quy trình thực hiện các nghiệp vụ cũng đảm bảo sự kiểm tra chéo giữa các phòng nghiệp vụ, việc kiểm tra này được thực hiện ở từng nghiệp vụ ngay khi thực hiện nghiệp vụ đảm bảo tính chính xác thông qua việc luân chuyển kiểm tra chứng từ đồng thời phê duyệt của các phòng để nghệp vụ tiếp tục thực hiện trên phần mềm.

Tuy nhiên, hệ thống các quy trình nghiệp vụ của Công ty còn khập khiễng. Một quy trình ban hành chưa đầy đủ và chưa sát thực tiễn cũng như chưa được cập nhật thay đổi theo thay đổi của hệ thống pháp lý, điển hình là quy trình thấu chi, cho vay ứng trước tiền bán. Các nghiệp vụ bảo lãnh phát hành trái phiếu, tham gia thị trường tiền tệ chưa có quy trình hướng dẫn được văn bản hóa.

Đối với một công ty hoạt động trên một lĩnh vực nhạy cảm như Công ty thì việc bổ sung, hoàn thiện, thay đổi các quy trình, thủ tục kiểm soát luôn là điều cần thiết đặc biệt trong môi trường pháp lý chưa ổn định như ở Việt Nam, và ở một tổ chức đang có sự phát triển và mở rộng mạnh mẽ như Công ty. Hơn thế nữa, tất cả các hoạt động nghiệp vụ phải có quy trình được quy định cụ thể bằng văn bản. Các quy trình này phải được đánh giá, xem xét thường xuyên về mức độ phù hợp.

Một yếu điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ trong Công ty là việc quản lý thông tin nội bộ không tập trung, thiếu tính hệ thống thể hiện rõ ràng nhất trong quy trình lập các báo cáo.

Việc thu thập, tiếp nhận, xử lý thông tin từ bên ngoài cũng chưa được chú trọng. Ngoài bộ phận tiếp nhận và chuyển công văn đến, Công ty chưa có quy định hay quy trình nào về việc thu thập và đánh giá thông tin từ phía bên ngoài. Hiện tại, mỗi nhân viên trong công ty đều được khuyến khích tự cập nhật thông tin, nhưng với một khối lượng thông tin lớn và phức tạp như hiện nay thì thông tin cần được cập nhật đầy đủ, kịp thời và chính xác. Đặc biệt là hệ thống thông tin về khách hàng, các khách hàng cần được thu thập thông tin, đánh giá và xếp loại để có chính sách với từng nhóm khách hàng đã phân loại.

Tóm lại, về mặt thiết kế, cơ bản đã đảm bảo được 3 nguyên tắc của thủ tục kiểm soát nội bộ: nguyên tắc phân công, phân nhiệm; nguyên tắc bất kiêm nhiệm và nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện, một số các cán bộ, lãnh đạo chưa thực hiện đúng: còn có hiện tượng lạm dụng chức quyền, thực hiện công việc ngoài quyền hạn, chưa thực hiện đúng trách nhiệm công việc được giao, cán bộ chưa được quyền tự quyết theo đúng quy trình thiết kế, ...

đủ, hoạt động của hệ thống kế toán gắn liền với hoạt động kinh doanh hàng ngày của Công ty. Công ty áp dụng chế độ kế toán dành cho các công ty chứng khoán.

Hệ thống tài khoản kế toán và sơ đồ hạch toán kế toán do trưởng Phòng Tài chính kế toán quyết định và quản lý thông qua việc quản lý trên hệ thống phần mềm nghiệp vụ. Hệ thống tài khoản bao gồm các tài khoản tổng hợp theo quy định của Bộ Tài chính, và các tài khoản chi tiết. Mức độ chi tiết của các tài khoản phụ thuộc theo yêu cầu quản lý của Công ty như sổ chi tiết mở cho từng khách hàng, từng loại tiền,...

Công tác kế toán các phần hành được phân tách cho nhiều nhân viên, có phân công phân nhiệm rõ ràng. Sự phân công công việc đảm bảo sự đối chiếu giữa các phần hành và sự kịp thời của nghiệp vụ. Bộ máy kế toán chia thành nhiều cấp độ:

Cấp độ I, Người dữ liệu vào hệ thống phần mềm: chịu trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát, đảm bảo tính chính xác, hợp lệ, hợp pháp của các tài liệu sử

Một phần của tài liệu luận văn thạc sĩ Thực trạng và giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý hoạt động bảo lãnh phát hành cổ phiếu của Công ty Chứng khoán Quốc Gia (Trang 90 - 108)

Tải bản đầy đủ (DOC)

(148 trang)
w