X. Công nợ quá hạn từ đặc biệt (Những khoản công nợ mà khả năng thu hồi nợ
3.2.3.Hoàn thiện thủ tục kiểm soát
Để công tác quản lý hoạt động bảo lãnh phát hành cổ phiếu được triển khai toàn diện, không bị chồng chéo về chức năng đặc biệt là giữa trách nhiệm ghi sổ kế toán với trách nhiệm thực hiện bảo lãnh, trách nhiệm xét duyệt với trách nhiệm ghi chép sổ kế toán, chức năng thực hiện với chức năng kiểm soát…, các thủ tục kiểm soát của Công ty phải đảm bảo các yêu cầu sau đây:
Cần phân định rõ trách nhiệm của các đơn vị trong việc quản lý hoạt động bảo lãnh phát hành cổ phiếu.
Quy định rõ trách nhiệm của Kế toán trưởng, Trưởng phòng Nghiệp vụ bảo lãnh phát cổ phiếu cả về mặt hiện vật và giá trị. Trách nhiệm trong việc lập và lưu giữ hồ sơ giấy tờ liên quan đến hoạt động bảo lãnh phát hành cổ phiếu đảm bảo sự đầy đủ, chi tiết và liên tục, phản ánh được tình hình biến động của hoạt động kinh doanh và cung cấp các thông tin kịp thời cho công tác lập kế hoạch, công tác chỉ đạo điều hành của lãnh đạo các cấp và công tác kiểm tra kiểm soát.
Quy định rõ thẩm quyền của từng cấp quản lý đối với việc phê chuẩn các nghiệp vụ liên quan tới hoạt động bảo lãnh phát hành cổ phiếu.
Tách biệt các khâu trong hoạt động bảo lãnh phát hành cổ phiếu.
Rà soát lại, bổ sung, chuẩn hóa và văn bản hóa toàn bộ các quy trình nghiệp vụ bảo lãnh phát hành cổ phiếu theo yêu cầu của sự phát triển. Trên cơ sở đó tạo điều kiện nâng cao trình độ quản trị điều hành toàn bộ các hoạt động của Công ty đảm bảo hiệu quả cao và chất lượng dịch vụ cung cấp tốt. Đồng thời xác định các bộ phận cần văn bản chế độ và phân phối đúng theo nhu cầu về văn bản chế độ. Trước hết, Công ty cần rà soát lại các văn bản đã ban hành, sửa đổi bổ sung cho phù hợp với sự thay đổi của pháp luật, lấy ý kiến của bộ phận thực hiện nghiệp vụ, nghiên cứu sửa đổi quy trình, bổ sung các quy trình còn thiếu. Việc chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ này nên đề xuất tại bộ phận thực hiện nghiệp vụ, sau đó lấy ý kiến của các bộ phận liên quan, được quyết định bởi Tổng giám đốc. Ngoài ra, Công ty có thể thuê chuyên gia tư vấn đối với các quy trình quan trọng, có tính phức tạp, rủi ro cao. Cụ thể:
- Rà soát lại, sửa đổi bổ sung và cụ thể hóa hơn nữa các quy trình hiện có nhưng không phù hợp như các Quy trình Bảo lãnh phát hành cổ phiếu, Qui trình phân tích đánh giá tổ chức phát hành,… Các quy trình này cần được thay đổi cho phù hợp với sự thay đổi của môi trường pháp lý cũng như cần được chi tiết đảm bảo sự hướng dẫn cho các nhân viên thực hiện quy trình.
Đặc biệt, các quy trình bảo lãnh phát hành cổ phiếu cần chỉnh sửa đảm bảo mô tả công việc cụ thể, trách nhiệm của từng bộ phận. Mặt khác, quy trình thẩm định phải chặt chẽ đầy đủ, chi tiết cho từng loại khách hàng, đảm bảo tính hướng dẫn cho các cán bộ bảo lãnh khi thực hiện. Quy trình này
Xây dựng, văn bản hóa quy trình cho một số hoạt động quan trọng, lặp lại nhiều lần như các quy trình kiểm toán nội bộ, quy trình báo cáo trong và ngoài công ty, quy trình quản lý rủi ro tập trung,...
Việc chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ tác nghiệp là điều kiện để rà soát, phân tích và tối ưu hóa từng bước hoạt động nghiệp vụ ở từng giai đoạn, bố trí nhân viên có đủ phẩm chất đạo đức, năng lực để đảm nhiệm chuyên môn hóa cao, thích ứng với công nghệ mới duy trì tính liên tục và thống nhất của hệ thống quản lý. Nâng cao nhận thức, chuyển biến tốt phong cách làm việc trong Công ty có thể tạo cho toàn thể đội ngũ nhân viên có nhận thức đầy đủ hơn về chất lượng công việc và yêu cầu quản lý. Đồng thời, với việc xác định trách nhiệm rõ ràng, tuân thủ triệt để các quy trình và văn bản đã được xây dựng sẽ hình thành nề nếp làm việc khoa học, tiên tiến và thống nhất theo hệ thống; mối quan hệ công việc và con người được cải tiến rõ rệt. Quan hệ giữa các thành viên trong mỗi bộ phận, sự hợp tác giữa các bộ phận, phòng, ban được tăng cường.
Xây dựng hệ thống xếp hạng với từng khách hàng. Hệ thống xếp hạng phù hợp với hoạt động kinh doanh, đối tượng khách hàng, tính chất rủi ro. Việc xếp hạng với từng khách hàng phải được thực hiện thường xuyên, định kỳ, hoặc đột xuất khi khách hàng có biến động lớn. Xếp hạng đối với khách hàng trên 2 loại chỉ tiêu là các chỉ tiêu định tính và các chỉ tiêu định lượng. Các chỉ tiêu định tính bao gồm ngành nghề kinh doanh của khách hàng, tiềm năng phát triển, thị trường tiêu thụ, khả năng quản lý của đội ngũ lãnh đạo,… Các chỉ tiêu định lượng bao gồm các chỉ tiêu tài chính của khách hàng.
Từ việc xếp hạng đối với khách hàng, Công ty đưa ra các chính sách quản lý rủi ro bảo lãnh phát hành, mô hình giám sát rủi ro bảo lãnh phát hành, phương pháp xác định và đo lường rủi ro bảo lãnh phát hành có hiệu quả, trong đó bao gồm cách thức đánh giá về khả năng phát hành của khách hàng. Tuy nhiên, công ty cần phân định rõ ràng trách nhiệm, quyền hạn của Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc trong việc phê duyệt, thực hiện và kiểm tra thực hiện hệ thống xếp hạng khách hàng và tính độc lập của các bộ phận quản lý rủi ro.
Trong khâu đánh giá chất lượng cổ phiếu, cần tiếp tục nghiên cứu để đưa ra nhiều mô hình phù hợp với việc định giá cổ phiếu ở thị trường Việt Nam. Bởi vì khâu này đặc biệt quan trọng, ảnh hưởng quyết định đến việc thắng bại của đợt phát hành.
Công ty cần quy định trách nhiệm để đảm bảo tiếp nhận, cập nhật kịp thời các văn bản pháp lý bên ngoài khi có sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới có ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm, dịch vụ chứng khoán, quy định trách nhiệm xem xét nội dung các văn bản bên ngoài, đưa ra các biện pháp phân biệt, nhận biết để tránh sử dụng văn bản chế độ lỗi thời.
Giải quyết vấn đề này sẽ tăng cường các biện pháp phòng ngừa rủi ro, có biện pháp kiểm tra, phát hiện sai sót và thực hiện hành động khắc phục kịp thời, nhờ đó giảm được chi phí đầu vào và tăng được lợi nhuận, góp phần cải thiện cơ sở vật chất, kỹ thuật, công nghệ đảm bảo cho hội nhập và phát triển bền vững. Việc chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ là cơ sở để có hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả.
3.2.4. Tổ chức bộ phận Kiểm toán nội bộ
Một hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ hoàn hảo thì chức năng kiểm toán nội bộ là không cần thiết. Tuy nhiên, ngoài việc thiết kế một hệ thống kiểm soát nội bộ hoàn hảo thì chi phí rất lớn. Trong thời đại bùng nổ thông tin, công nghệ, trong môi trường kinh doanh luôn biến động không ngừng thì một hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ hoàn hảo khó có thể tồn tại.
Về Vị trí của kiểm toán nội bộ trong cơ cấu tổ chức:
Theo Ủy ban Basle kiểm toán nội bộ, có thể trực thuộc tổng giám đốc điều hành hoặc Ban kiểm soát hoặc hội đồng quản trị.
Hoạt động kiểm toán nội bộ cần có một vị trí tương xứng trong cơ cấu tổ chức của Công ty để đảm bảo tính độc lập khách quan.
Phòng Kiểm toán nội bộ nên trực thuộc Ban kiểm soát. Ban kiểm soát do Đại hội đổng cổ đông bầu ra bao gồm những người không tham gia vào việc điều hành công ty.
Do đó, để độc lập đánh giá mức độ phù hợp của hệ thống kiểm soát nội bộ thì phòng Kiểm toán nên trực thuộc Ban kiểm soát.
Về Đội ngũ kiểm toán viên:
Do vị trí của Kiểm toán nội bộ trong cơ cấu tổ chức, sự phù hợp với quy định của pháp luật, đội ngũ kiểm toán viên phải được lựa chọn và phải được Hội đồng Quản trị phê duyệt.
Ngoài khả năng chuyên môn và các yêu cầu về tự học hỏi nâng cao trình độ của kiểm toán viên nội bộ, đội ngũ kiểm toán viên phải được định kỳ đào tạo về các nghiệp vụ mới, các chủ trương thay đổi của cơ chế chính sách liên quan đến hoạt động của thị trường chứng khoán. Trong nền tài chính hiện đại, hoạt động của các TCKDCK được đa dạng hóa, ngoài các nghiệp vụ truyền thống, còn có rất nhiều các nghiệp vụ phát sinh. Trong điều kiện của Việt
Nam, khi hệ thống pháp luật chưa hoàn chỉnh và đồng bộ, việc thay đổi các chính sách, quy định pháp luật.
Hiện tại đội ngũ kiểm toán viên nội bộ gồm 3 người. Mặc dù theo quy chế của Bộ Tài chính cho phép thuê kiểm toán viên bên ngoài để thực hiện cuộc kiểm toán nội. Tuy nhiên, trên thực tế các dịch vụ cung cấp hoạt động kiểm toán nội bộ ở Việt Nam chưa phát triển và do quan điểm của các nhà quản lý về tính bảo mật thông tin nên việc này khó thực hiện. Theo qui định thì các Kiểm toán viên phải có phẩm chất trung thực, ý thức chấp hành pháp luật và sự nhìn nhận khách quan; có kiến thức, hiểu biết chung về pháp luật, về quản trị kinh doanh và các nghiệp vụ chứng khoán; có bằng cử nhân các chuyên ngành phù hợp, có kiến thức đầy đủ và luôn được cập nhật về các lĩnh vực được giao thực hiện kiểm toán nội bộ; có khả năng thu thập, phân tích và đánh giá, tổng hợp thông tin; có kiến thức, kỹ năng về kiểm toán nội bộ.
Đây chỉ là các quy định tối thiểu mang tính định hướng cho các TCKDCK lựa chọn nhân viên kiểm toán nội bộ. Để thực hiện chức năng của mình các kiểm toán viên nội bộ điều đầu tiên phải hiểu rõ về cơ cấu rủi ro của các quy trình trong Công ty; tiếp đó họ phải được đào tạo, nghiên cứu, cập nhật thích hợp để đảm bảo rằng họ có đủ trình độ cho phép họ tại mọi thời điểm có thể làm việc với các quy trình, nghiệp vụ mới nhất phải kiểm toán;
Về Kế hoạch kiểm toán nội bộ
Trong khi quy mô hoạt động của Công ty ngày càng mở rộng, việc lập kế hoạch kiểm toán càng trở nên quan trọng. Kế hoạch kiểm toán phải bao trùm được tất cả các hoạt động của Công ty. Kế hoạch kiểm toán phải được lập theo định hướng rủi ro, tập trung vào những vùng, những nghiệp vụ có rủi ro tiềm tàng cao thông qua các hiểu biết về các bộ phận trong công ty và phán đoán nghề nghiệp của kiểm toán viên và kết quả kiểm toán năm trước. Bản kế hoạch này được trưởng phòng Kiểm toán nội bộ lập và trình Ban kiểm soát
phê duyệt và báo cáo hội đồng quản trị. Kế hoạch kiểm toán nội bộ phải được điều chỉnh theo tình hình thực tế phát sinh. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Về Hoạt động của kiểm toán nội bộ
Hiện tại hoạt động kiểm toán nội bộ chủ yếu tập trung vào kiểm toán tuân thủ, chủ yếu là kiểm soát sau. Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của quản lý, hoạt động kiểm toán nội bộ phải hướng tới các hoạt động tư vấn về việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, việc kiểm soát rủi ro,... tức là các hoạt động kiểm toán hướng tới tương lai.
Về Quy chế, quy trình hoạt động của kiểm toán nội bộ
Phòng Kiểm toán nội bộ phải lập dự thảo trình Ban Kiểm soát thực hiện kiểm toán các loại nghiệp vụ, đặc biệt là các nghiệp vụ lặp đi lặp lại, các nghiệp vụ chính trong Công ty. Như vậy các kiểm toán viên sẽ tiến hành công việc dễ dàng nhanh chóng hơn. Quy trình, quy chế kiểm toán nội bộ phải thay đổi kịp thời cho phù hợp với tình hình thực tế tạo điều kiện cho các kiểm toán viên thực hiện nhiệm vụ của mình. Các quy trình thay đổi kịp thời sẽ giúp các kiểm toán viên có các hướng dẫn cụ thể, để thực hiện công việc một cách đầy đủ, nhanh và thuận tiện hơn.
Khi chức năng kiểm toán nội bộ được hoàn thiện, thì hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ được đánh giá thường xuyên và kiểm toán nội bộ sẽ đưa ra các ý kiến, các phát hiện kịp thời hơn. Khi đó hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ đầy đủ và hiệu lực hơn trong các thời kỳ.