D. HỆ THỐNG TỔ CHỨC KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1 Tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ
E.NỘI DUNG QUI TRÌNH: 1 – Lưu đồ quy trình
Trưởng Ban kiểm soát nội bộ / Kiểm soát viên nội bộ
Tổng Giám đốc
Trưởng kiểm soát nội bộ
Trưởng Ban kiểm soát nội bộ/ Kiểm soát viên nội bộ Ban Kiểm soát nội bộ / Tổng Giám đốc
Trưởng Ban kiểm soát nội bộ
Tổng Giám đốc Trưởng Đoàn KSNB Trưởng đoàn Kiểm soát Các thành viên trong đoàn kiểm soát nội bộ
Đoàn kiểm soát nội bộ Phòng ban liên quan
+
Thông báo chương trình Kiểm soát
Lập biên bản
Phê duyệt
Thông báo kiến nghị sau Kiểm soát
Báo cáo kết quả thực hiện các kiến nghị Lập chương trình Kiểm soát
Phê duyệt, ra quyết
định
+
Thực hiện Kiểm soát
Lập báo cáo
Theo dõi khắc phục kiến nghị sau Kiểm soát
V.2.2V.2.3 V.2.3 V.2.11 V.2.10 V.2.9 V.2.8 V.2.7 V.2.6 V.2.4 Đoàn kiểm soát nội bộ
Phòng ban liên quan
Căn cứ việc phân tích đánh giá rủi ro và hoạt động của Công ty. BKSNB lập kế hoạch Kiểm soát hàng năm trình TGĐ phê duyệt.
E.2.1.2 Căn cứ kế hoạch được phê duyệt hàng năm hoặc yêu cầu đột xuất của TGĐ, BKSNB triển khai thực hiện Kiểm soát định kỳ hoặc đột xuất của TGĐ, BKSNB triển khai thực hiện Kiểm soát định kỳ hoặc đột xuất tại các đơn vị được Kiểm soát.
E.2.1.3 Kiểm soát các Chi nhánh và các đơn vị trực thuộc Công ty: Căn cứ vào kế hoạch Kiểm soát định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của Hội cứ vào kế hoạch Kiểm soát định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của Hội đồng quản trị, Ban Kiểm soát, Tổng Giám đốc hoặc theo đề xuất của Giám đốc chi nhánh, Thủ trưởng các đơn vị hoặc theo đánh giá trực quan của Ban Kiểm soát nội bộ
E.2.2 – Lập chương trình Kiểm soát:
Căn cứ vào tính chất cuộc Kiểm soát đú là định kỳ theo kế hoạch hay đột xuất khi có yêu cầu, Ban Kiểm soát nội bộ chuẩn bị chương trình Kiểm soát trình TGĐ. Nội dung của chương trình Kiểm soát bao gồm: nội dung, phạm vi Kiểm soát, thời hiệu Kiểm soát, thời gian Kiểm soát, thành viên Đồn Kiểm soát.
Chương trình Kiểm soát được xây dựng dựa trên mục đích, yêu cầu của từng lần Kiểm soát.
E.2.3 – Phê duyệt và ra quyết định:
- Chương trình Kiểm soát định kỳ: BKSNB lập chương trình Kiểm soát cụ thể theo kế hoạch đó được phê duyệt hàng năm trình TGĐ thông qua nội dung và ra quyết định Kiểm soát.
- Chương trình Kiểm soát đột xuất: Căn cứ yêu cầu của Trưởng Ban Kiểm soát, HĐQT, Tổng Giám đốc về việc Kiểm soát đột xuất, hoặc khi
TGĐ phê duyệt và ra quyết định cho từng lần Kiểm soát. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Chương trình Kiểm soát trong trường hợp chưa được phê duyệt sẽ được chuyển lại Ban Kiểm soát nội bộ để sửa đổi, bổ sung theo đúng yêu cầu.
E.2.4 – Thông báo Kiểm soát
Căn cứ vào chương trình Kiểm soát đó được lãnh đạo phê duyệt. Đồn BKSNB gửi thông báo Kiểm soát tới các đơn vị được Kiểm soát và phòng ban liên quan trước 02 ngày làm việc.
Trường hợp cần thiết để ngăn chặn việc hủy bỏ, tẩu tán các chứng cứ, tài liệu, Trưởng Đoàn Kiểm soát nội bộ có thể tiến hành việc kiểm soát ngay khi Chương trình Kiểm soát được phê duyệt và niêm phong các chứng cứ, tài liệu với điều kiện phải có mặt của Trưởng các đơn vị được kiểm soát.
E.2.5 - Thực hiện Kiểm soát:
Căn cứ vào chương trình Kiểm soát, sau khi gửi thông báo Kiểm soát. Đồn BKSNB sẽ tiến hành Kiểm soát tại các đơn vị được Kiểm soát.
Các quy trình và phương pháp Kiểm soát sẽ được áp dụng nhằm đạt mục tiêu và phạm vi Kiểm soát. Phải thường xuyên có sự ghi chép, nhận định những phát hiện về các nghiệp vụ, các con số, các sự kiện… nhằm tích luỹ bằng chứng làm cơ sở cho nhận xét trong báo cáo Kiểm soát.
Trên cơ sở các bằng chứng Kiểm soát thu thập, các đánh giá, phân tích thông qua toàn bộ quá trình từ lập kế hoạch, tiếp xúc thực tế tại đơn vị và loại hình Kiểm soát Đồn BKSNB sẽ lựa chọn phương pháp Kiểm soát, cách thức và phạm vi thực hiện cho phù hợp. Thông qua đú BKSNB đưa ra các kiến nghị, tư vấn nhằm nâng cao hiệu lực, hiểu quả hoạt động của
Kết thúc đợt Kiểm soát, các thành viên Đồn BKSNB sẽ thảo luận, hệ thống lại các phát hiện để làm tổng hợp biên bản Kiểm soát.
Biên bản Kiểm soát sẽ được gửi đến đơn vị được Kiểm soát để thông qua tại buổi họp kết thúc Kiểm soát. Trong vòng 2 ngày nếu không có ý kiến khác đơn vị được Kiểm soát phải ký xác nhận vào Biên bản Kiểm soát và gửi cho Ban Kiểm soát nội bộ.
Trong trường hợp có bất đồng ý kiến khi lập biên bản Kiểm soát giữa Đồn BKSNB và đơn vị được Kiểm soát, khi đú đơn vị được Kiểm soát sẽ được bảo lưu ý kiến mình và để kèm chung báo cáo Kiểm soát trình BKS phê duyệt.
E.2.7 – Lập Báo cáo:
Sau khi hoàn thành Biên bản Kiểm soát Đồn KSNB tiến hành lập Báo cáo Kiểm soát gửi Trưởng BKSNB thông qua trình TGĐ.
E.2.8 Phê duyệt:
- Báo cáo kết quả Kiểm soát sẽ được gửi tới TGĐ.
- Báo cáo Kiểm soát trong trường hợp chưa được phê duyệt sẽ được chuyển lại BKSNB để giải trình, giải thích theo đúng yêu cầu.
E.2.9 Thông báo thực hiện kiến nghị sau Kiểm soát
Sau khi Báo cáo Kiểm soát đó được phê duyệt, TGĐ thông báo kết quả Kiểm soát và các kiến nghị sau Kiểm soát tới Ban Kiểm soát và đơn vị được Kiểm soát.
Trên cơ sở kết quả kiểm soát, Tổng Giám đốc ra chỉ thị yêu cầu các đơn vị thực hiện các kiến nghị sau Kiểm soát.
Hàng tháng BKSNB gửi báo cáo tình hình thực hiện chỉ thị của Tổng giám đốc về việc thực hiện các các kiến nghị của BKSNB tới Ban kiểm soát.
E.2.11 – Báo cáo kết quả thực hiện các kiến nghị
BKSNB báo cáo tình hình khắc phục các kiến nghị, kết quả quả thực hiện các kiến nghị tới BKS 6 tháng/ 1lần và đột xuất trong trường hợp cần thiết.