- Trường hợp các đại lý trừ ngay tiền hoa hồng
3.1.2. Những nhược điểm trong công tác kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả bán hàng tại Công ty.
Bên cạnh những ưu điểm cần phát huy như trên, công tác kế toán Thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả nói riêng còn tồn tại những vấn đề cần được khắc phục để công tác kế toán được hoàn thiện hơn.
Đối với công tác kế toán Thành phẩm:
Thứ nhất, về đánh giá thành phẩm: thành phẩm nhập kho được đánh giá theo giá thành thực tế, thành phẩm xuất kho được tính theo phương pháp bình quân gia quyền. Như vậy, phải đến cuối kỳ mới tính được giá thành thực tế của sản phẩm xuất kho. Nhưng trên thực tế, việc nhập, xuất kho thành phẩm được diễn ra hàng ngày nên kế toán chỉ theo dõi được về mặt số lượng, do đó có những hạn chế cho việc phản ánh, giám đốc kịp thời của kế toán.
Thứ hai, về chứng từ và luân chuyển chứng từ.Đối với hệ thống chứng từ kế toán công ty sử dụng đảm bảo tính đầy đủ, ngoài ra công ty cũng lập những chứng từ riêng theo yêu cầu quản lý của công ty. Tuy nhiên, các chứng từ sử dụng còn một số chưa cập nhật theo mẫu chứng từ của Quyết định 15( bắt buộc đối với công ty TNHH nhà nước một thành viên) ví dụ như: phiếu xuất kho, phiếu nhâp kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Về mặt nội dung, mẫu chứng từ mà Công ty đang sử dụng không có sự khác biệt nhiều so với mẫu chứng từ theo quyết định mới nhưng công ty nên sử dụng theo mẫu chứng từ mới để đảm bảo cho việc ghi chép theo dõi được đúng quy định kế toán hiện hành
Thứ ba, về hệ thống tài khoản: Hiện nay sản phẩm ống thép của công ty đang được hạch toán vào TK 155 là chưa hợp lý vì sản phẩm này chủ yếu phục vụ cho sản xuất sản phẩm của công ty như khung ghế, khung bàn…Việc hạch toán này không đúng với quyết định 15 ban hành ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính.
Đối với công tác kế toán tiêu thụ thành phẩm:
Thứ nhất: hình thức tiêu thụ. Công ty tiêu thụ thành phẩm chủ yếu là qua các đại lý lớn trên toàn quốc và cung cấp sản phẩm theo hợp đồng ký kết. Song, thực chất việc tiêu thụ sản phẩm của Xuân Hoà là hình thức tiêu thụ trực tiếp sản phẩm, quan hệ của công ty với các đại lý chỉ là quan hệ bạn hàng, các đại lý chỉ là khách quen của Công ty, là người mua hàng chứ không phải là người nhận kí gửi, điều này khiến cho việc giá cung cấp cho người mua cuối
cùng là do đại lý quyết định mà công ty không kiểm soát được. Như vậy, nếu chỉ vì mục tiêu lợi nhuận mà các đại lý tự nâng giá bán sẽ làm mất uy tín của công ty trên thị trường, gây khó khăn cho tiêu thụ sản phẩm.
Kế toán ghi nhận doanh thu tại thời điểm xuất kho hàng hoá và phát hành hoá đơn, nếu theo phương pháp bán hàng đại lý việc ghi chép này là không chính xác.
Thứ hai, với trình tự kế toán hàng bán bị trả lại và việc theo sử dụng TK 532.
Đối với Hàng bán bị trả lại, thủ tục của Xuân Hoà khá đơn giản, khi nhận được đề nghị bằng văn bản của khách hàng yêu cầu được trả lại số hàng, phòng bán hàng của công ty xem xét có nhận lại hàng hay không. Nếu nhận lại hàng, Xuân Hoà yêu cầu khách hàng trả lại hoá đơn đã phát hành và tiến hành phản ánh nghiệp vụ trả lại này. Điều này không gây ra việc thiếu các nghiệp vụ kinh tế, song khó khăn cho việc kiểm tra lại căn cứ phản ánh đối với số hàng hoá này cho Kế toán nói riêng và đối với cơ quan chức năng khi cần thiết.
Đối với việc phản ánh trên tài khoản 532. Đây là tài khoản phản ánh giảm giá hàng bán, đối với Xuân Hoà, khoản giảm giá hàng bán do kém phẩm chất hầu như rất ít phát sinh, tuy nhiên Xuân Hoà lại sử dụng TK 532 để hạch toán những khoản phát sinh giảm trừ cho đại lý trên số doanh thu đạt được của tháng trước. Theo quy định của Xuân Hòa, đại lý có doanh số trên 100.000.000đ sẽ được giảm trừ 5% trên phần vượt quá đó. Toàn bộ khoản giảm trừ này được hoàn lại bằng tiền mặt hoặc giảm trừ công nợ theo yêu cầu của Đại lý, tuy nhiên chủ yếu được giảm trừ vào công nợ. Do công ty tiêu thụ theo hình thức trực tiếp như đã nói ở trên, do đó, về bản chất khoản giảm trừ này là khoản chiết khấu thương mại và được theo dõi trên TK 521.Việc hạch toán như trên đã gây ra việc đánh giá không đúng về tình hình sản xuất tiêu thụ của công ty. Khoản giảm giá lớn gây ra những nghi vấn về chất lượng sản phẩm đối với những đối tượng quan tâm.
Đối với công tác kế toán xác định kết quả:
Đối với việc phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí bán hàng: Hiện nay, các khoản mục chi phí này được tập hợp trên bảng kê số 5, tuy nhiên
từng loại sản phẩm, điều đó dẫn đến không tính được chi tiết lỗ lãi cho từng mặt hàng, làm cho nhà quản trị không đánh giá được hiệu quả sản xuất tiêu thụ của từng mặt hàng để có những quyết định đúng đắn.
Trong điều kiện sử dụng phần mềm máy tính, công việc ghi chép phản ánh thủ công của kế toán được giảm đi rất nhiều, song do trình độ của bộ máy kế toán của công ty còn hạn chế nên đã không khai thác hết tiện ích của phần mềm kế toán. Đối với phần mềm kế toán EFFECT, cho phép phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo chứng từ thông qua thao tác nhập dữ liệu, đồng thời với quá trình nhập dữ, các thông tin liên quan sẽ được cập nhật trên hệ thống: các sổ Nhật ký chứng từ, các sổ chi tiết, các bảng kê, các sổ cái tài khoản và báo cáo tài chính. Tuy nhiên, đối với Xuân Hoà mới chỉ khai thác được tác dụng định khoản nghiệp vụ kế toán, cập nhật thông tin trên sổ chi tiết, bảng kê, nhật ký chứng từ…mà chưa sử dụng tác dụng theo dõi sổ cái tài khoản, báo cáo tài chính. Một số nghiệp vụ kế toán vẫn tiến hành thủ công: các bút toán kết chuyển doanh thu và chi phí…, một số khoản do đặc thù quản lý riêng của công ty kế toán vẫn theo dõi thủ công như các khoản dự phòng giảm giá HTK. Yêu cầu theo dõi đối với dự phòng giảm giá hàng tồn kho trên phần mềm là theo dõi theo từng loại, từng thứ vật tư. Điều này gây khó khăn cho cán bộ kế toán cũng như nhân viên kinh tế phân xưởng trong việc theo dõi đầy đủ để phản ánh trên phần mềm. Toàn bộ các bút toán kết chuyển cuối tháng nếu được khai thác công dụng kết chuyển cuối tháng thì công việc sẽ giảm đi rất nhiều.
3.2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tại công ty TNHH NN 1 thành viên