- Trường hợp các đại lý trừ ngay tiền hoa hồng
2.2.4.2.Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
a) Chi phí bán hàng: phát sinh tại Xuân Hòa với những khoản chủ yếu là chi phí dành cho quảng cáo sản phẩm, chi phí cho nhân viên bộ phận bán hàng, chi phí khấu hao tài sản cố định…những khoản chi phí này có mối quan hệ mật thiết với việc theo dõi ở những phần hành kế toán khác: kế toán tiền lương, kế toán TSCĐ, kế toán nguyên vật liệu… Riêng đối với chi phí liên quan đến tiêu thụ hàng hoá trực tiếp như chi phí vận chuyển hàng hoá thông thường được khấu trừ luôn cho khách hàng trên hoá đơn giá trị gia tăng. Theo quy trình nhập liệu HĐ GTGT đã trình ở phần kế toán Doanh thu, trên màn hình nhập liệu đã phản ánh phần hỗ trợ vận chuyển của công ty đối với khách hàng. Khoản hỗ trợ vận chuyển này được khấu trừ theo Quy chế hỗ trợ vận chuyển của công ty.
Chứng từ sử dụng: do chi phí quản lý doanh nghiệp có nhiều khoản mục chi phí khác nhau nên tuỳ vào từng nghiệp vụ phát sinh mà có thể sử dụng các loại chứng từ cho phù hợp: hoá đơn GTGT, Bảng tính và phân bổ khấu hao, Bảng phân bổ tiền lương…
Tài khoản kế toán sử dụng: Kế toán sử dụng TK 641- chi phí bán hàng để theo dõi các khoản chi liên quan đến bán hàng.
TK 641 cũng được theo dõi chi tiết theo các tài khoản cấp 2 TK 6411: chi phí nguyên vật liệu
TK 6412: chi phí nhân công
TK 6414: khấu hao tài sản cố định…
Sổ kế toán: Kế toán có thể sử dụng các loại sổ như: Bảng tổng hợp phát sinh TK 641, Sổ chi tiết, sổ cái tài khoản…
Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh về khoản chi phí liên quan đến bán hàng, căn cứ vào các chứng từ kế toán liên quan, kế toán tiến hành nhập liệu vào máy, phần mềm kế toán sẽ tự động xử lý và kiết xuất ra: Bảng tổng hợp phát sinh, Sổ chi tiết tài khoản, Bảng tổng hợp số phát sinh theo tài khoản đối ứng…Cuối kỳ, căn cứ vào số liệu của các sổ này, kế toán tiến hành bút toán kết chuyển và lập sổ cái tài khoản.
b) Chi phí quản lý doanh nghiệp : Chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh tại Xuân Hòa là những khoản chi liên quan đến công tác quản lý toàn doanh nghiệp: chi phí văn phòng phẩm, chi phí tiền lương cho cán bộ nhân viên quản lý, chi phí tài sản cố định cho quản lý…đặc biệt là chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương cho nhân viên quản lý…
Các chứng từ sử dụng: tuỳ vào nghiệp vụ kinh tế phát sinh mà sử dụng chứng từ cho hợp lý. Từ những chứng từ kế toán ban đầu này, kế toán tiến hành nhập liệu vào máy và theo chức năng đã cài đặt, phần mềm kế toán tự động kiết xuất những thông tin cần thiết.
Tài khoản kế toán sử dụng: TK 642 – chi phí quản lý doanh nghiệp
Ví dụ: ngày 28/02/2010, chi tiền mặt cho ông Nguyễn Văn Thu tiếp khách theo phiếu chi Số PCV 0570 ( phụ lục 31)
Quy trình nhập liệu phiếu chi như sau:
huioyflsd
Màn hình 10: Màn hình nhập liệu phiếu chi tiền mặt
Trên màn hình chính của EFFECT chọn Modum Nhập dữ liệu, xuất hiện hộp thoại và tiến hành nhập liệu:
- Ô loại chứng từ: chọn loại chứng từ là Chi tiền mặt VNĐ - Ô phiếu in: chọn P. chi
- Ô ngày: khai báo ngày chi tiền theo chứng từ: 28/02/2010 - Ô chứng từ: nhập số chứng từ trên phiếu chi PCV 0570 - Ô ông bà: khai báo tên người nhận tiền
- Nhấp nút chi tiết để khai báo số tiền và nội dung khoản chi. Phiếu chi tiền được xuất theo hoá đơn ngày 15/02/2010, số SERI hóa đơn: BL /2009, khai báo số tiền và số thuế GTGT được khấu trừ, khoản này được định khoản vào tài khoản 6428
- Ô có: TK 1111 - tiền mặt VNĐ
Sau quá trình nhập liệu, chi phí bán hàng và chi phí quản lý được tập hợp trên bảng kê số 5( phụ lục 34), Nhật ký chứng từ số 8 (phụ lục 33)
Từ bảng số 5 và các sổ kế toán liên quan, kế toán tiến hành kết chuyển chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp theo bút toán sau:
Kết chuyển chi phí bán hàng:
Nợ TK 911:265.688.762 Có TK 641:265.688.762 Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp
Nợ TK 911:565.934.471 Có TK 642:565.934.471
Sau đó tiến hành ghi sổ cái tài khoản 641( Phụ lục 35) , sổ cái TK 642 (
phụ lục 36)