- Trường hợp các đại lý trừ ngay tiền hoa hồng
2.2.3.2. Kế toán doanh thu bán hàng.
Ghi nhận doanh thu: khi xảy ra nghiệp vụ bán hàng, thông thường khách hàng đến tận kho thành phẩm của Xuân Hoà nhận hàng hoá và tự vận
chuyển. Khi đã phát hành hoá đơn thì công ty đã trừ trực tiếp trên hoá đơn phần chi phí vận chuyển cho khách hàng theo quy chế hỗ trợ vận chuyển của công ty. Hoá đơn GTGT được lập làm 3 liên:
Liên 1: Là liên Lưu , dùng để lưu tại phòng kế toán Liên 2: Giao cho khách hàng
Liên 3: Nội bộ
Sau khi phát hành hóa đơn, giao hàng cho khách hàng kế toán nhận liên 3 của Hoá đơn và tiến hành ghi nhận doanh thu đồng thời ghi nhận giá vốn tại thời điểm đó.
Đối với các hợp đồng kinh tế, Công ty cũng tổ chức việc giao sản phẩm tại Kho thành phẩm của công ty và trừ chi phí vận chuyển cho khách hàng ngay trên Hoá đơn theo quy chế hỗ trợ vận chuyển của công ty, chính bởi thế, trình tự ghi nhận doanh thu cũng như bán hàng theo hình thức trực tiếp.
Chứng từ kế toán: Đối với kế toán doanh thu tại Xuân Hoà, kế toán sử dụng các Chứng từ chủ yếu: Hoá đơn GTGT, Tờ khai thuế, Phiếu thu…
Tài khoản kế toán sử dụng: TK 511- Doanh thu bán hàng, TK 3331 - Thuế giá trị gia tăng phải nộp, TK 131 – Phải thu khách hàng…
Mô tả quy trình nhập liệu phản ánh nghiệp vụ bán hàng:
Ví dụ ngày 29/03/2010, Công ty xuất kho thành phẩm để bán cho Bà Đào Thị Trâm theo HĐ GTGT số 23655 ( phụ lục 16), phiếu xuất kho ngày 29/03/2010 số XK0089 (phụ lục 8).
Để nhập Hoá đơn GTGT trên vào máy, kế toán tiến hành nhập liệu theo trình tự sau:
- Từ giao diện nền, chọn mục Nhập dữ liệu xuất hiện hộp thoại Nhập dữ liệu
- Ô loại chứng từ: Nhấn chuột vào biểu tượng “…” bên cạnh Loại C.từ ,hoặc nhấn Alt +M, chọn loại chứng từ Hoá đơn bán sản phẩm( GVTĐ).
- Ô phiếu in: HĐ bán hàng và cung cấp dịch vụ
- Ô % Thuế: nhập thuế suất Thuế GTGT như ghi trên hoá đơn là 10%
- Ô diễn giải: Hoá đơn bán sản phẩm (GVTĐ)
- Ô đơn vị khách hàng: Đối với khách hàng đã có trong danh mục, nhấn F5 trên màn hình nhập liệu sẽ hiện ra danh mục khách hàng, chọn khách hàng từ danh mục. Nếu như khách hàng là khách hàng mới thì tiến hành mã hoá cho đối tượng khách hàng theo quy tắc mã hoá đã nêu ở trên. Vào mục Danh mục trên màn hình chính của EFFECT, vào mục Danh mục khách hàng và tiến hành khai báo những thông tin cần thiết như: Mã ĐVKH, Tên, Nhân viên, Điện thoại, Loại ĐVKH.
Màn hình 6: Danh mục khách hàng
- Khi trên Hoá đơn có nhiều thành phẩm cùng được xuất kho, vào nút chi tiết trên màn hình nhập liệu để tiến hành khai báo chi tiết các loại thành phẩm xuất kho.
tại Cầu Diễn
- Định khoản: Đối với việc nhập liệu một hoá đơn bán hàng, kế toán tiến hành định khoản 3 nghiệp vụ có liên quan. Nghiệp vụ ghi nhận doanh thu:
- Ô nợ: TK 131
- Ô có: TK 5111( bán sản phẩm nội địa)
- Sau khi nhập xong định khoản này, nhấn nút lưu, trên màn hình nhập liệu sẽ tự động hiện ra bút toán phản ánh thuế giá trị gia tăng
- Ô nợ: ghi TK 131 - Ô có: TK 3331
Sau khi nhập xong thao tác này, màn hình nhập liệu tự động hiện ra màn hình nhập liệu bút toán ghi nhận giá vốn hàng bán
- Ô nợ: TK 632 - Ô có: TK 155
Màn hình nhập liệu như sau:
Sau khi nhấn nút Lưu cuối cùng các thông tin sẽ được cập nhật vào các Sổ và Nhật ký tương ứng
Đối với khách hàng khi trả tiền hàng, căn cứ vào phiếu thu tiền mà kế toán tiến hành nhập liệu vào máy. Đối với quy trình nhập liệu phiếu thu, kế toán cũng chọn Mục Nhập dữ liệu từ màn hình chính của EFFECT, chọn chứng từ Thu tiền VNĐ và tiến hành nhập liệu ở các mục của màn hình nhập liệu
Ví dụ: Có phiếu chi thu tiền mặt của khách hàng là Đại lý Xuân Phú ngày 16/03/2010 (phụ lục 17)
Quy trình nhập liệu Phiếu thu như sau:
-... Ô loại chứng từ: Chọn loại chứng từ là Thu tiền mặt VNĐ
-... Phiếu in: phiếu thu tiền mặt
-... Ô ngày chứng từ: khai báo ngày chứng từ ghi trên phiếu thu 16/03/2010
-... Ô chứng từ: khai báo số chứng từ PTV0236
-... Ô diễn giải: ghi rõ lý do nộp tiền trong phiếu thu - Đại lý Xuân Phú trả tiền hàng
-... Ô ĐvKh: nhấn F5 để hiện ra danh mục khách hàng và chọn mã BWHN47 – Công ty Cổ phần Thương Mại Xuân Phú
-... Ô ông bà: Ông Phú
-... Ô Nợ: 1111 - tiền mặt Việt Nam
-... Ô tiền: khai báo số tiền trên phiếu thu 15.000.000
-... Ô có: ghi TK 131
-... Nhấn nút lưu trên màn hình để hoàn tất quá trình nhập liệu
Màn hình 8: Màn hình nhập liệu Phiếu thu tiền mặt
Sau khi kế toán tiến hành nhập Hoá đơn GTGT, Phiếu thu…phần mềm kế toán sẽ tự động lên các Sổ chi tiết bán hàng (phụ lục 19), Báo cáo tổng hợp công nợ, Sổ chi tiết thanh toán với người mua (phụ lục 20), tổng hợp số phát sinh theo tài khoản đối ứng của TK 511 ( phụ lục 18). Các loại sổ này có thể xem bất cứ tại thời điểm nào.
Cuối tháng kế toán lập tờ khai thuế GTGT, bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ bán ra kèm theo tờ khai Thuế GTGT. Tháng 12, kế toán còn lập Quyết toán thuế GTGT
2.2.3.3. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
Tại Cty TNHH NN 1 thành viên Xuân Hoà các khoản giảm trừ doanh thu chủ yếu là Hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán và các khoản thuế được
Đối với khoản Giảm giá hàng bán: khi phát hiện hàng có lỗi về mẫu mã, có dấu hiệu của sự kém chất lượng hoặc do không đảm bảo các điều khoản trong hợp đồng, khách hàng phải có đề nghị bằng văn bản với Công ty, Bộ phận Bán hàng của công ty xem xét để quyết định có giảm giá hay không. Khi có quyết định cho giảm giá hàng bán, hình thức giảm giá là trừ trực tiếp trên hoá đơn bán hàng hoặc hoá đơn bán hàng của đợt sau. Vì vậy, các khoản giá hàng bán nếu có thực tế phát sinh được ghi giảm doanh thu ngay trên HĐ GTGT. Tuy nhiên Xuân Hoà vẫn sử dụng TK 532, TK này không phản ánh giảm giá hàng bán như đã nói ở trên mà TK này dùng để hạch toán phần chiết khấu theo doanh thu của một số đại lý yêu cầu bù trừ công nợ.
Đối với khoản Hàng bán bị trả lại: Khách hàng phải làm báo cáo bằng văn bản đề nghị, nêu rõ nguyên nhân và số hàng trả lại, Bộ phận bán hàng kiểm tra xem hàng xuất cho khách hàng trước đây là khi nào, theo HĐ ( số? ngày?) sau đó có ý kiến có cho nhập lại hàng hay không. Nếu được chấp nhận trả lại hàng, người mua sẽ chuyển trả lại hàng và xuất hoá đơn trả bên Xuân Hoà.Căn cứ vào hoá đơn trả lại của khách hàng mà Kế toán tiến hành nhập liệu vào máy phản ánh khoản hàng bị trả lại này.
Ví dụ: Ngày 28/02/2010 Bộ phận Bán hàng chấp nhận nhập lại một lô hàng đã xuất cho khách hàng là Công ty CP Thương Mại Xuân Phú ngày 15/02/2010 theo hoá đơn 23566 với nội dung của Hoá đơn (phụ lục 21)
Sau khi nhập kho, hoá đơn được chuyển lên Phòng kế toán để kế toán phản ánh nghiệp vụ này vào máy.
Nhập liệu hoá đơn hàng bán bị trả lại theo quy trình sau:
Màn hình 9 : Màn hình nhập liệu Hoá đơn hàng bán bị trả lại
Từ màn hình chính của EFFECT chọn mục Nhập dữ liệu xuất hiện màn hình giao diện nhập dữ liệu
- Ô loại chứng từ: Phiếu nhập Vtư, Hhoá, TPhẩm bán bị trả lại - Ô phiếu in: P. nhập kho hàng bán bị trả lại
- Ô ngày: ngày nhận hàng bán bị trả lại 28/02/2010
- Ô GTGT: nhập thuế suất thuế GTGT tương ứng hoá đơn 10% - Ô ngày HĐ: nhập ngày hoá đơn xuất hàng hoá
- Ô diễn giải: Phiếu nhập vật tư, hàng hoá thành phẩm bán bị trả lại - Ô đơn vị khách hàng: khai báo đơn vị khách hàng trả lại thành phẩm
- Nhấn nút chi tiết để khai báo các thành phẩm bị nhập trả lại
- Ô kho: khai báo kho nhận thành phẩm trả lại: kho TP Công ty Tại Xuân Hoà
- Ô Nợ: TK 5312 Hàng bán bị trả lại - Ô có: TK 131 Phải thu khách hàng
Nhấn nút lưu để kết thúc quá trình nhập liệu
Hình thức tiêu thụ của Xuân Hoà chủ yếu là hình thức bán hàng trực tiếp cho Đại lý trên toàn quốc, Công ty có những chính sách để khuyến khích tiêu thụ đến những khách hàng của mình. Một trong các chính sách đó là chiết khấu cho đại lý trên doanh thu đại lý hàng tháng. Hàng tháng, nếu đại lý có doanh thu của tháng trước nhiều hơn 100.000.000Đ thì sẽ được chiết khấu trên số vượt quá đó 5%. Khoản chiết khấu này được trừ vào công nợ của khách hàng hay ghi giảm giá bán trên hoá đơn của tháng tiếp theo tuỳ thuộc vào yêu cầu của khách hàng. Nếu khách hàng yêu cầu trừ vào hoá đơn, khoản giảm trừ này thực chất là khoản chiết khấu thương mại đã được ghi giảm trừ doanh thu. Nếu khách hàng yêu cầu bù trừ vào công nợ, kế toán ghi nhận khoản này vào TK 532
Nợ TK 532 Có TK 131
Sau khi tiến hành nhập liệu các nghiệp vụ liên quan đến giảm trừ doanh thu phần mềm sẽ tự động lên sổ chi tiết , Bảng kê chứng từ hàng bán bị trả lại, Sổ chi tiết hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán theo khách hàng. Cuối tháng, các bút toán kết chuyển giảm trừ doanh thu được thực hiện bằng tay. Các sổ cái TK 532,531 được ghi chép bằng tay. Các khoản giảm trừ doanh thu được trình bày trên mục 2 – Các khoản giảm trừ doanh thu của Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và thuộc phần 3.2 chi tiết doanh thu trên Thuyết minh Báo cáo tài chính.
Chỉ tiêu Doanh thu thuần được trình bày trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (mã số 11) và Mục 3 – Doanh thu thuần thuộc phần 3.2 – Chi tiết doanh thu trên Thuyết minh Báo cáo tài chính.
Hàng tháng, với những số liệu đã được khao báo, phần mềm sẽ tự động lập bảng Tổng hợp số phát sinh theo tài khoản đối ứng:
Kế toán theo dõi các khoản này trên các Sổ chi tiết tài khoản, các bảng kê hoá đơn chứng từ, và theo dõi Tổng hợp phát sinh theo tài khoản đối ứng:
Các sổ chi tiết tài khoản tương ứng,các bảng kê như sau:
- Tổng hợp phát sinh theo tài khoản đối ứng TK 531 - Phụ lục 22 - Tổng hợp phát sinh theo tài khoản đối ứng TK 532 - Phụ lục 23 - Sổ chi tiết TK 531 - Phụ lục 24
- Sổ chi tiết TK 532 - Phụ lục 25
- Tổng hợp hàng bán bị trả lại theo khách hàng - Phụ lục 26 - Bảng kê hàng hoá và dịch vụ bán ra - Phụ lục 32
- Tờ khai thuế GTGT - Phụ lục 30
Cuối tháng, kế toán tiến hành kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu sang TK 511 để xác định doanh thu thuần bán hàng. Bút toán kết chuyển được kế toán tiến hành thủ công theo định khoản sau:
Kết chuyển hàng bán bị trả lại.
Nợ TK 511:13.400.469 Có TK 531: 13.400.469 Kết chuyển giảm giá hàng bán
Nợ TK 511: 172.680.152 Có TK 532: 172.680.152
Doanh thu thuần = Doanh thu – các khoản giảm trừ doanh thu = 24.267.663.462 – 15.625.245 – 172.680.152 = 23.893.277.445
Cuối kỳ kế toán kết chuyển doanh thu thuần để xác định kết quả theo bút toán. Nợ TK 511: 23.893.277.445
Kế toán căn cứ vào các số liệu đã tổng hợp được để ghi sổ cái tài khoản liên quan: Sổ cái tài khoản 511, 531, 532…
- Sổ cái TK 511 - Phụ lục 27 - Sổ cái TK 531 - Phụ lục 28 - Sổ cái TK 532 - Phụ lục 29