Sổ cái tài khoản đối ứng
3.3.1. Về công tác quản lý vật t:
3.3.1.1. Hoàn thiện việc lập kế hoạch thu mua NVL phụ.
Đối với các NVL phụ không mua theo hợp đồng, không có kế hoạch thu mua thì hàng tháng thủ kho và bộ phận sử dụng vật t làm báo cáo tình hình sử dụng vật t trong tháng gửi cho phòng kế hoạch – vật t. Phòng ban này căn cứ vào tình hình thực tế sử dụng vật t tháng trớc và thực tế nhu cầu sản xuất để xem xét lập kế hoạch thu mua, phục vụ kịp thời cho nhu cầu sản xuất.
3.3.1.2. Sử dụng Phiếu xuất vật t“ theo hạn mức”
Để tiết kiệm và sử dụng đúng đắn NVL cho từng loại sản phẩm và biết đ- ợc số NVL và biết đợc số NVL cần sử dụng là bao nhiêu nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất liên tục, công ty nên sử dụng “Phiếu xuất vật t theo hạn mức” với mục đích theo dõi NVL xuất kho trong trờng hợp xuất một lần theo định mức nhng xuất kho nhiều lần trong tháng cho bộ phận sử dụng vật t theo định mức.
- Hạn mức đợc duyệt theo hợp đồng: Là số lợng vật t đợc duyệt trên cơ sở khối lợng sản phẩm sản xuất theo hợp đồng và định mức tiêu hao vật t cho một đơn vị sản phẩm.
- Số lợng thực xuất trong tháng: Do thủ kho ghi căn cứ vào hạn mục đợc duyệt theo yêu cầu sử dụng từng lần và số lợng thực xuất từng lần.
Bộ phận phụ trách quản lý vật t căn cứ vào chỉ tiêu kế hoạch sản xuất trong tháng và định mức sử dụng vật t cho một đơn vị sản phẩm để xác định hạn mức đợc duyệt trong tháng cho từng bộ phận
Phiếu đợc lập thành 2 liên và giao cả 2 liên cho bộ phận sử dụng. Khi lĩnh lần đầu, bộ phận sử dụng mang cả 2 liên đến kho, ngời nhận vật t giữ 1 liên, một liên giao cho thủ kho.
Biểu số 3.1
Công ty TNHH Vạn Xuân
Phiếu xuất vật t theo hạn mức
Nợ TK 621 Có TK 1521 Ngày 01 tháng 11 năm 2008
Bộ phận sử dụng: Tổ kéo dây... Lý do sản xuất: Xuất để sản xuất 5000m dây cho công ty ACB... Xuất tại kho: Kho NVL... TT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật t ĐV T Hạn mức đợc duyệt theo hợp đồng Số lợng xuất 5/11 20/11 … Cộng A B D 1 2 3 4 5 1 Dây đồngφ2.6mm kg 25.300 7.300 4.325 … 25.300 Ngời nhận VT ký Ngày 31 tháng 10 năm 2008 Phụ trách bộ phận SD Phụ trách vật t Thủ kho
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
3.3.1.3. Hoàn thiện công tác đánh giá và lập dự phòng giảm giá NVL cuối kỳ
Do giá cả trên thị trờng biến động, NVL kém phẩm chất, h hỏng… Nếu không thu hồi vốn kịp thời sẽ làm ảnh hởng tới kế haọch sản xuất. Để tránh những rủi ro có thể xảy ra, công ty nên đánh giá giá trị thực tế của NVL tồn kho còn tiến hành trích lập quỹ dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Cụ thể nh sau:
- Mức lập dự phòng cần phải lập:
Số dự phòng cần phải lập dự trên số lợng của mõi loại NVL tồn kho theo kiểm kê và thực tế giá trong niên độ tiếp theo.
- TK sử dụng: TK 159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho: TK này đợc dùng để phản ánh việc lập dự phòng xử lý các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
- Phơng pháp hạch toán:
+ Vào niên độ kế toán sau- năm N+1 căn cứ vào tình hình hàng tồn kho, tình hình giá cả thi trờng và giá gốc để xác định mức trích dự phòng của năm đó. Nừu số dự phòng đó lớn hơn số đã trích lập thì tiến hành hoàn nhập dự phòng.
Nợ TK 632
+ Nếu số dự phòng mới nhỏ hơn số đã trích lập thì tiến hành hoàn nhập dự phòng:
Nợ TK 159 Số chênh lệch nhỏ hơn Có TK 711.