Một trong những yêu cầu của công tác quản lí NVL đòi hỏi phải phản ánh theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn của từng loại NVL cả về số l- ợng lẫn giá trị. Để theo dõi tình hình nhập, xuất kho NVL công ty sử dụng một số loại chứng từ sau:
- Hoá đơn GTGT - Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho - Thẻ kho
- Biên bản kiểm nghiệm vật t.
Kế toán NVL là một phần quan trọng trong công tác kế toán, thờng có khối lợng chứng từ ban đầu rất nhiều. Vì vậy việc tổ chức luân chuyển chứng từ một cách khoa học là rất quan trọng. Việc lập và luân chuyển chứng từ tại công ty diễn ra nh sau:
2.2.3.1. Đối với chứng từ nhập kho NVL:
Sơ đồ 2.5. Thủ tục nhập NVL.
Hiện nay, NVL nhập kho của công ty chủ yếu là mua ngoài từ nhiều nguồn khác nhau nh: Công ty cơ điện Trần Phú, Công ty SNC, Công ty TNHH Đức Tuấn, công ty ARKEMA là các nhà cung cấp thờng xuyên và ổn định giúp cho công ty luôn chủ động trong sản xuất và một số nhà cung cấp lẻ khác.
Hàng tháng dựa trên những hợp đồng kinh tế, những đơn đặt hàng của phòng kinh doanh chuyển xuống, đồng thời căn cứ vào bảng kiểm kê kho định kỳ, báo cáo tồn kho; phòng kế hoạch – vật t lập kế hoạch thu mua NVL để phục vụ sản xuất và dự trữ một khối lợng NVL hợp lí trong kho. Căn cứ vào kế hoạch mua NVL; phòng kế toán – vật t tiến hành nghiệp vụ mua hàng thông qua việc kí kết hợp đồng mua bán với các nhà cung cấp. Sau khi hợp đồng đợc kí kết, đến thời điểm giao nhận hàng nh ghi trong hợp đồng, nhà cung cấp sẽ vận chuyển hàng tới kho của công ty. Mọi NVL sau khi đợc mua về đều phải làm thủ tục kiểm nhận và nhập kho theo trình tự sau:
(1) Khi nhà cung cấp mang hàng đến kho của công ty thì giao cho thủ kho kiểm tra về số lợng, quy cách, mẫu mã đồng thời phòng vật t sẽ kiểm tra về chất lợng, xác nhận NVL phù hợp với tiêu chuẩn kỹ thuật cquy định trớc khi đa vào nhập kho. Cán bộ phòng vật t tiến hành lập “ Biên bản kiểm nghiệm vật t, sản phẩm, hàng hoá”
(2) Căn cứ vào hoá đơn GTGT mua hàng về, cán bộ phòng kế hoạch – vật t PNK gồm 3 liên
(3a) Thủ kho kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ và tiến hành nhạp kho. Thủ kho
Phòng kế hoạch-vật t lập “biên bản kiểm nghiệm VT,SP,HH” và kphiếu nhập kho gồm 3 liên Kho NVL Thủ kho ghi “Thẻ kho” NVL mua về Kế toán NVL
Mỗi loại NVL đợc nhập kho nh đã định, thủ kho có trách nhiệm sắp xếp các loại NVL đúng kho hợp lý, khoa học vừa thuận tiện cho việc nhập kho, vừa đảm bảo thuận lợi cho việc xuất kho đồng thời cho công tác bảo quản, kiểm kê.
ở công ty khi mua NVL thì nhà cung cấp luôn mang hàng và hoá đơn về tận kho của Công ty nên không có trờng hợp hàng đang đi trên đờng hay mua hàng về trớc hoá đơn.
(3b) Thủ kho ghi vào thẻ kho và chi ghi theo chỉ tiêu số lợng. (4) Cuối tháng thủ kho và kế toán NVL sẽ đối chiếu số liệu.
- Khi lập chứng từ “ Biên bản kiểm nghiệm vật t, sản phẩm, hàng hoá” cần căn cứ vào hoá đơn và số lợng thực nhập.
Biểu số 2.1. Công ty TNHH Vạn Xuân Phòng kế hoạch vật t– Mẫu số 03 – VT Ban hành theo QĐ số:15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của BT- BTC
Biên bản kiểm nghiệm vật t, sản phẩm, hàng hoá
( Số 25)
Ngày 21 tháng 10 năm 2008
Căn cứ vào HĐ số 0043802, ngày 21 tháng 10 năm 2008 Của công ty cổ phần SNC
Ban kiểm nghiệm gồm:
Ông(bà): Nguyễn Ngọc Hoà Đại diện phòng kinh doanh vật t Trởng ban Ông(bà): Trơng Thu Hiền Đại diện phòng kỹ thuật Uỷ viên Ông(bà): Hoàng Thị Liên Thủ kho Uỷ viên Đã kiểm kê các loại NVL dới đây
TT Tên nhãn hiệu, quy
cách, phẩm chất( vật t,sản phẩm, hàng hoá) Đ VT Phơng thức kiểm nghiệm Số lợng theo chứng từ
Kết quả kiểm Ghi chú Số lợng đúng quy cách Số l- ợng không đúng quy cách A B C D 1 2 3 E Dây đồng trần φ2,6 kg Cân 4977,80 4977,80
ý kiến của ban kiểm nghiệm: Đủ số lợng, chất lợng, đảm bảo quy cách và phẩm chất. Dây đồng đạt tiêu chuẩn, đồng ý đa vào nhập kho.
Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trởng ban
Mẫu số:01GTKT – LL HS/2006B
Hoá Đơn (GTGT) 0043802
Liên 2 ( giao cho khách hàng) Ngày 21/10/2008
Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần SNC
Địa chỉ: Khu công nhgiệp Đình Trâm – Huyện Việt Yên – Tỉnh Bắc Giang. . Số tài khoản:...
Điện thoại:...Mã số: 24 – 0029168 – 5... Họ và tên ngời mua hàng:... Đơn vị: Công ty TNHH Vạn Xuân... Địa chỉ:Lai Xá - Kim Chung – Hoài Đức – Hà Nội... Số tài khoản:... Hình thức thanh toán: Tiền mặt...Mã số:05 – 0040264 – 5...
STT Tên hàng
hoá,dịch vụ
ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1 x 2
1 Dây đồng trần kg 4977,8 126.000 627.202.800
Cộng tiền hàng: 627.202.800 Thuế suất GTGT:5% Tìên thuế GTGT: 31.360.140 Tổng cộng tiền thanh toán: 658.562.940 Số tiền viết bằng chữ: Sáu trăm năm mơi tám triệu năm trăm sáu mơi hai nghìn chín trăm bốn mơi đồng
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Biểu số 2.3. Công ty TNHH Vạn Xuân
Lai Xá- Kim Chung- Hoài Đức- Hà Nội
Mẫu số 01 – VT
Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC. Ngày 20/03/2006 của BT-BTC
Phiếu nhập kho Số: CU053 Ngày 21 tháng 10 năm 2008
Nợ: 1521 Có: 331 Ngời giao hàng : Phạm Anh Tuấn
Đơn vị : Công ty cổ phần SNC
Địa chỉ : Khu CN Đình Trâm-huyện Việt Yên-tỉnh Bắc Giang Số hoá đơn :0043802 Seri: HS/2006B Ngày 21/10/2008 Nội dung : NHập dây đồng trần φ2,6
Nhập tại kho : kho vật t Vạn Xuân. T T Tên nhãn hiệu,quy cách, phẩm chất(vật t- ,sản phẩm, hàng hoá) Mã Đ VT
Số lợng Đơn giá Thành tiền
Theo chứng từ
Thực nhập
Dây đồng trầnφ 2,6 DDONG kg 4977,8 4977,8 126.000 627.202.800 --- --- ---- --- --- --- --- --- --- Cộng tiền hàng 126.000 627.202.800
Tổng số tiền: Sáu trăm hai mơi bảy triệu hai trăm linh hai nghìn tám trăm đồng.
Ngời lập phiếu Ngời giao hàng Thủ kho kế toán trởng (ký, họ tên) (ký,họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) 2.2.3.2. Đối với chứng từ xuất kho NVL:
(1b) (2)
Thủ kho Thủ kho ghi “thẻ kho”
Phòng kế hoạch- vật t lập (3) và “phiếu xuất kho” gồm 3 liên
Kế toán NVL (1a)
Bộ phận sử dụng
Sơ đồ 2.6 Thủ tục xuất NVL
Khi có hợp đồng với khách hàng, phòng kế hoạch – vật t căn cứ vào hợp đồng đó để tính NVL cần thiết để sản xuất cho hợp đồng đó và căn ca vào định mức NVL để sản xuất sản phẩm, nhân viên phòng kế hoạch – vật t sẽ lập “ phiếu xuất kho” chuyển xuống cho bộ phận sản xuất.
Phiếu này cũng nh: “phiếu nhập kho” đợc lập làm 3 liên (1a) 1 liên lu tại phòng kế hoạch – vật t
(1b) 1 liên giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho để theo dõi và chuyển cho kế toán vật t để hạch toán số liệu vào sổ sách. 1 liên giao cho bộ phận sử dụng. Bộ phận sử dụng sau khi nhận: “Phiếu xuất kho” cử nhân viên xuống kho để lấy vật t.
(2) Thủ kho sau khi nhận đợc “ Phiếu xuất kho” tiến hành xuất kho NVL theo đúng số liệu nh trong “ Phiếu xuất kho” và ký nhận vào “ Phiếu xuất kho” và ghi nhận vào thẻ kho số lợng thực xuât.
(3) Hàng ngày, phòng tài vụ cử ngời xuống nhận “ Phiếu xuất kho” phòng tài vụ sẽ giữ phiếu này và đợc dùng để hạch toán.
- Khi lập chứng từ PXK thì căn cứ vào yêu cầu xuất của bộ phận sản xuất và số lợng thực xuất.
Biểu số 2.4.
Công ty TNHH Vạn Xuân
Địa chỉ:Lai Xá-Kim Chung Hoài Đức – Hà Nội Mẫu số 02 – VTBan hành theo QĐ số:15/2006/QĐ - BTC
Ngày 20/03/2006 của bộ trởng BTC