= ( thực tế Số giờ Số giờ định mức )x Tỷ lệ phân bổ định mức
2.3.4.4. Sử dụng thông tin chi phí thích hợp cho việc ra quyết định kinh doanh
phí sản xuất chung âm (-) là biến động xấu (X) do mức độ hoạt động thực tế thấp hơn so với dự kiến, và làm giảm lợi nhuận của doanh nghiệp.
Biến động chỉ tiêu định phí sản xuất chung là chênh lệch giữa định phí sản xuất chung thực tế và định phí sản xuất chung ước tính ban đầu. Biến động chi tiêu định phí sản xuất chung đánh giá về mức độ lãng phí hay tiết kiệm trong việc sử dụng các nguồn lực phục vụ quá trình sản xuất. Nếu biến động chi tiêu dương sẽ là biến động xấu (X) thể hiện sự lãng phí do định phí sản xuất chung thực tế cao hơn so với dự toán. Nguyên nhân có thể do giá của các khoản mục chi phí trong định phí sản xuất chung tăng, hoặc phân xưởng đã sử dụng các dịch vụ sản xuất nhiều hơn so với dự toán. Nếu biến động âm (-) là biến động tốt (T), thể hiện sự tiết kiệm trong việc sử dụng các nguồn lực phục vụ quá trình sản xuất do định phí sản xuất chung thực tế thấp hơn so với dự toán. Nguyên nhân do giá của các khoản mục chi phí trong định phí sản xuất chung giảm, hoặc phân xưởng đã sử dụng tiết kiệm các dịch vụ sản xuất so với dự toán.
2.3.4.4. Sử dụng thông tin chi phí thích hợp cho việc ra quyết định kinh doanh doanh
Để quản lý chi phí cho các công trình, hạng mục công trình một cách có hiệu quả, các nhà quản trị cần phải dựa vào những thông tin quá khứ và cả những thông tin tương lai.
Đối với những thông tin quá khứ: kế toán quản trị thường dựa vào kế toán chi tiết doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh; tính toán, phân tích số liệu chi tiết hơn về các khoản mục doanh thu, chi phí để lập được bảng phân tích chi phí; xác
định các khoản mục biến phí, định phí.
Đối với thông tin tương lai: Những thông tin tương lai sẽ giúp cho doanh nghiệp xây lắp ứng phó được với thị trường luôn biến động, phân tích chi phí, hoạch định chiến lược trong tương lai phù hợp. Đặc biệt đối với doanh nghiệp xây lắp thì thông tin tương lai có ý nghĩa vô cùng quan trọng giúp doanh nghiệp ra các quyết định bỏ giá thầu. Quá trình thu thập thông tin tương lai được tiến hành qua 3 bước cụ thể:
Bước 1: Xác định loại thông tin cần thu thập. Cơ sở để xác định:
- Mục đích sử dụng thông tin của nhà quản trị.
- Điều kiện thu thập thông tin: chất lượng thông tin thu thập có xứng đáng với chi phí bỏ ra hay không.
Bước 2: Tiến hành thu thập thông tin tương lai trong kế toán quản trị
- Thu thập thông tin đã thực hiện liên quan đến chỉ tiêu như thu nhập, chi phí… qua các báo cáo tổng kết cuối kỳ trước, báo cáo kết quả nghiên cứu, thăm dò thị trường mà doanh nghiệp đã thực hiện.
- Ước tính kết quả thực hiện chỉ tiêu trong thời gian tiếp theo dựa vào các định mức kinh tế kỹ thuật, định mức khoán, kết quả thực hiện kỳ trước,…
Bước 3: Lập báo cáo kế toán quản trị trình bày và cung cấp thông tin tương lai cho nhà quản trị doanh nghiệp (Ví dụ: Bảng dự toán chi phí sản xuất
kinh doanh, bảng phân tích chi phí thích hợp nếu cùng một thời điểm có nhiều công trình; nhà quản trị cần ra quyết định bỏ thầu công trình nào có khả năng mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp nhiều hơn).
Sau khi đã thu thập được thông tin quá khứ và thông tin tương lai của đối tượng đang xem xét, kế toán quản trị sẽ phân tích để lựa chọn được thông tin thích hợp (phải liên quan đến tương lai và phải có sự khác biệt giữa các dự án).
Các quyết định ngắn hạn mà nhà quản trị thường gặp:
• Quyết định loại bỏ hay tiếp tục kinh doanh một bộ phận
Hầu hết các doanh nghiệp có nhiều bộ phận kinh doanh phụ thuộc hoặc sản xuất kinh doanh nhiều sản phẩm, ngành hàng, mặt hàng. Trong quá trình hoạt động
sản xuất kinh doanh có bộ phận, sản phẩm, ngành hàng, mặt hàng bị lỗ là điều có thể xảy ra. Nhiều nhà quản lý thấy rằng những bộ phận, sản phẩm, ngành hàng, mặt hàng bị lỗ làm giảm lợi nhuận của doanh nghiệp thì không nên tiếp tục kinh doanh nữa. Tuy nhiên, để có được quyết định đúng đắn, nhanh chóng và kịp thời trong tình huống này, nhà quản trị cần phải sử dụng thông tin thích hợp để phân tích và đánh giá ảnh hưởng của các quyết định đó đến lợi nhuận chung của toàn doanh nghiệp, sau đó nhà quản trị có thể thấy được nếu loại bỏ bộ phận, sản phẩm, ngành hàng, mặt hàng đó thì lợi nhuận của thay đổi như thế nào, tăng lên hay còn giảm hơn nữa. Vì vậy, có thể thấy việc phân tích thông tin chi phí có ý nghĩa quan trọng đối với các quyết định loại này.
• Quyết định tự sản xuất hay mua ngoài
Các nhà quản trị luôn gặp phải sự lựa chọn giữa việc tự sản xuất hay mua ngoài các linh kiện, các chi tiết, vật liệu hoặc bao bì để lắp ráp, chế tạo hay đóng gói thành phẩm.
Đối với doanh nghiệp xây lắp nhà quản trị phải đối mặt với việc quyết định tự sản xuất hay mua ngoài vật liệu xây dựng, cấu kiện bê tông đúc sẵn, dầm cầu thép, cấu kiện thép, xà lan và các sản phẩm cơ khí khác.
Nếu chất lượng của việc tự sản xuất và mua ngoài là như nhau, thì nguyên tắc để đi đến quyết định tự sản xuất hay mua ngoài là chi phí giữa hai trường hợp, bên nào chi phí nhỏ hơn thì nhà quản trị sẽ lựa chọn.
Để đi đến được quyết định cuối cùng đó, đầu tiên nhà quản trị phải dựa vào thông tin chi phí thích hợp. Trong trường hợp tự sản xuất thường thì doanh nghiệp phải chịu các khoản chi phí như chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, biến phí sản xuất chung, còn phần định phí thì tùy trường hợp để biết được rằng doanh nghiệp có hay không phải gánh chịu khoản định phí đó. Còn trong trường hợp mua ngoài thì doanh nghiệp không phải gánh chịu các khoản chi phí này. Nếu qua việc phân tích thấy rằng mua ngoài tiết kiệm chi phí hơn so với tự sản xuất thì doanh nghiệp sẽ quyết định mua ngoài và ngược lại.