Mục đích, nội dung : Bất cứ một tài liệu nào trong văn phòng cũng phải được sắp xếp và lưu trữ một cách khoa học. Đặc biệt là hồ sơ của sinh viên. Việc sắp xếp và phân loại hồ sơ nhằm mục đích phân loại hồ sơ theo một trật tự, khoa học và không bị nhầm lẫn hay thất lạc giữa các lớp và các khoa trong trường với nhau. Dễ dàng trong việc tìm kiếm và công việc đó thể hiện lối làm việc khoa học, hiện đại trong công tác hành chính văn phòng.
Việc sắp xếp lý lịch sinh viên k54 được tiến hành theo các bước như sau:
Bước 1:
Phân loại các túi hồ sơ sinh viên có sẵn theo các khoa để dễ tìm đồng thời in tất cả danh sách các lớp khoa 54 và cũng sắp xếp theo khoa như túi hồ sơ.
Bước 2:
Lần lươt kiểm tra từng túi hồ sơ một, trong túi hồ sơ đầy đủ của một sinh viên sẽ có:
- 1 Chứng minh thư phô tô của sinh viên - 1 Sơ yếu lý lịch của sinh viên có ảnh 3x4 - 1 Thông tin sinh viên có ảnh 3x4
Lần lượt kiểm tra các túi hồ sơ tương ứng với danh sách lớp. Lần lượt theo danh sách sinh viên tìm trong tập hồ sơ đúng tên sinh viên đó đánh dấu thứ tự đúng theo trong danh sách và sắp xếp theo thứ tự.
Sinh viên nào thiếu giấy tờ nào thì ghi chú vào danh sách sinh viên đó.
Bước 3:
Thao tác như trên cho tới hết tất cả các khoa theo danh sách.
Bước 4:
Sau khi đã hoàn thành xong tiến hành sắp xếp các túi hồ sơ theo các khoa để lưu giữ.
Bước 5:
Vào máy danh sách những sinh viên thiếu theo lớp và theo khoa để gửi về các khoa đề nghị sinh viên bổ sung.
- Phương pháp thực hiện :
+ Phân loại hồ sơ, Sàng lọc thông tin + Tổng hợp
+ Ghi chép + Lưu trữ.
- Kết quả đạt được : Phân loại xong hồ sơ cho các lớp, các khoa một cách hoàn chỉnh, biết cách sắp xếp giấy tờ, hồ sơ một cách khoa học.