- Mục đích, nội dung: Tiếp nhận văn bản đến là công việc diễn ra hàng ngày tại phòng CTSV. Phân loại giấy tờ, các công văn đến thành 3
loại chính: Quyết định, Biên bản, Công văn hướng dẫn liên quan đến SV, sắp xếp giấy tờ theo thứ tự thời gian, từ trước đến sau, thuận tiện cho việc tra cứu, tìm kiếm.
- Yêu cầu khi thực hiện công việc: Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan đã ban hành văn bản để gửi đi đều phải lưu lại ít nhất 02 bản: 01 bản lưu tại bộ phận văn thư cơ quan, 01 bản lưu tại hồ sơ công việc của cán bộ chuyên môn đã trực tiếp soạn thảo văn bản đó. Những văn bản lưu ở văn thư phải sắp xếp theo từng loại, văn bản của năm nào để riêng năm ấy.
- Cách tiến hành:
Bước 1 :
Khi phòng có những thông báo hay những công văn gửi lên khoa hay phòng ban có liên quan thì sẽ tiếp nhận công văn đã được soạn thảo và Trưởng phòng ký duyệt.
Bước 2:
Sau khi tiếp nhận công văn từ trưởng phòng thì chuyển xuống bộ phận văn thư của trường để đóng dấu.
Kiểm tra lại lần cuối số của công văn cũng như ngày thang lần cuối trước khi tiến hành phát cho các khoa và phòng ban có liên quan.
Bước 3
Tiến hành vào sổ công văn đi đã có sẵn với những nội dung cần thiết như :
• Số, ký hiệu văn bản
• Ngày tháng năm vào văn bản
• Tên loại và trích yếu nội dung văn bản • Người ký
• Nơi nhận văn bản • Người nhận ký tên.
Lưa lại bản gốc vào sổ công văn đi.
Bước 4
Chuyển các văn bản trực tiếp cho các phòng ban có danh sách kèm theo ( nơi nhận ) trong sổ công văn đi và đề nghị nơi nhận ký tên để tránh trường hợp bỏ sót.
- Kết quả đạt được: Thành thạo các kĩ năng phân loại văn bản, cách vào sổ công văn đến cũng như các loại văn bản đi, biết cách sắp xếp giấy tờ khoa học.
Thông qua việc sắp xếp, phân loại VB, có cơ hội tiếp xúc thêm với các VB liên quan đến công tác CTSV, phục vụ cho quá trình thực tập.