Với mục tiêu tạo diễn đàn trao đổi trực tiếp giữa Lãnh đạo nhà trường với sinh viên, giúp lãnh đạo nhà trường nắm bắt và giải quyết kịp thời các mối
quan tâm, những khúc mắc, khó khăn và Qua đó, kịp thời giải quyết những đề nghị, nhu cầu chính đáng của sinh viên nhằm tạo điều kiện tốt nhất cho sinh viên trong quá trình học tập, rèn luyện . Được sự chỉ đạo của Đảng ủy, Ban Giám hiệu Nhà trường, Phòng Công tác Học sinh - Sinh viên đã long trọng tổ chức “Hội nghị đối thoại với sinh viên”. Đây là một hoạt động vô cùng quan trọng diễn ra hàng năm và để buổi hội nghị diễn ra thật thành công bước chuẩn bị cho hội nghị là một bước không thể thiếu. Người chuẩn bị phải thật tỷ mỷ, biết lập kế hoạch, biết lường trước được những tình huống có thể xảy ra trong hội nghị để có phương an dự trù. Sau đây là các bước chuẩn bị cho hội nghị sinh viên sắp diễn ra.
Bước 1:
Lên kế hoạch tiến hành buổi đối thoại sinh viên gửi cho trưởng phòng ký trong kế hoạch có nêu rõ:
- Thời gian tiến hành ( thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc)
- Địa điểm tổ chức - Thành phần tham gia
- Mục đích chính của hội nghị
- Phân công cụ thể các công việc ai làm gì. ở đâu.... - Gửi về cho Trưởng phòng ký duyệt và sửa chứa nếu
có.
Sau khi được sự phê duyệt của trưởng phòng tiến hành xin dấu văn thư .
Bước 2:
Vào sổ văn bản đi , giữ lại bản gốc lưu vào sổ văn bản đi và gửi trực tiếp cho các khoa và phòng ban liên quan có danh sách kèm theo. Nhắc nhở các giáo vụ khoa thông báo kịp thời cho lớp trưởng của các lớp tiến hành họp lớp có biên bản họp lớp với các thắc mắc câu hỏi đặt ra và gửi về phòng CTSV muộn nhất vào thứ 4.
Tiến hành dự trù kinh phí của buổi đối thoại sinh viên cho Trưởng phòng ký để gủi cho phòng tài vụ ứng tiền, kinh phi cơ bản như:
- Tiền cho công tác hậu cần
- Tiền cho những người tham gia được nhận ( có bản ký nhận kèm theo)
- Tiền phô tô tài liệu và các giấy tờ có liên quan - Các khoản tiền phát sinh khác
Bước 4:
Gửi bản kế hoạch cho những người có trách nhiệm thực hiện các công việc chuẩn bị cho hội nghị như :
- Người phụ trách nhà văn hóa ( bao gồm âm thanh, ánh sáng, phông màn...)
- Người phụ trách hậu cần ( bao gồm hoa, nước, ....) - Những phòng ban có liên quan khác.
Bước 5:
Nhận các biên bản họp lớp và tồng hợp các câu hỏi , ý kiến các các lớp theo nội dung của các phong có trách nhiệm trả lời như: phòng Đào tạo , phòng Tài vụ, Ban Ký túc xá…….. rồi gửi cho từng phòng ban để có thể chủ động có câu trả lời về lính vực giải quyết của phòng mình tránh thụ động.
- Phương pháp thực hiện: + Quan sát.
+ Ghi chép. + Tổng hợp
- Kết quả đạt được : Hoàn thành được khâu chuẩn bị. Bản thân rèn luyện được các kỹ năng về khâu tổ chức sự kiện cũng như công việc hậu cần khi chuẩn bị tổ chức các chương trình. Rút được những bài học kinh nghiệm bổ ích cho bản thân.