3. 1 PHƯƠNG HƯỚNG PHÁT TRIỂN CÔNG TY TRONG GIAI ĐOẠN
3.2.3. Phối hợp chặt chẽ giữa phòng thị trường, phòng điều hành vớ
hướng dẫn viên du lịch nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ.
Hướng dẫn viên là người thay mặt công ty thực hiện trực tiếp các hợp đồng được kí kết với khách du lịch đảm bảo mang lại lợi ích kinh tế và uy tín cho công ty. Một chương trình du lịch từ khi được kí kết cho tới khi thực hiện là cả một quá trình với sự tham gia đầy đủ của cả 3 bộ phận:phòng Thị trường, phòng Điều hành và phòng Hướng dẫn. Ba phòng naỳ đóng vai trò trung tâm tạo nên hoạt động kinh doanh của một công ty lữ hành. Hoạt động của 3 phòng đều có tính độc lập tương đối nhưng cùng nằm trong môt dây chuyền khép kín. Phòng thị trường là điểm đầu để một chương trình du lịch được thực hiện còn phòng Điều hành và Hướng dẫn là bộ phận thực hiện và kết thúc chương trình du lịch đó.
Vì vậy để hướng dẫn viên có thể hoàn thành đựơc nhiệm vụ của mình một cách tôt nhất để đem lại cho khách du lịch một chương trình du lịch chất lượng thì cần thiết phải có sự phối hợp chặt chẽ nhịp nhang, ăn khớp của 3 bộ phận này.
Phòng Thị trường có chức năng tiến hành việc nghiên cứu thị trường du lịch trong nước và quốc tế, tiến hành các hoạt động tuyên truyền quảng cáo, thu hút các nguồn khách du lịch tới công ty. Kýí kết các hợp đồng với các hãng, các công ty du lịch nước ngoài, các tổ chức cá nhân trong và ngoài nước để khai thác thị trường khách. Sau khi đã kí kết được hợp đồng phòng Thị trường tiến hành xây dựng các chương trình du lịch từ nội dung đến mức
giá sao cho phù hợp với nhu cầu của khách. Sau đó thông báo chính xác về kế hoạch đoàn khách, nội dung hợp đồng cần thiết cho việc phục vụ khách đến phòng Điều hành, phòng Hướng dẫn để phối hợp thực hiện công việc chuẩn bị đón khách.
Sau khi nhận được thông báo từ phòng Thị trường phòng Điều hành lập tức triển khai hoạt động của mình đó là:tiến hành đặt chỗ khách sạn, nhà hàng, mua vé máy bay, vé tàu, thuê phương tiện vận chuyển ôtô, làm visa, kí kết hợp đồng với các nhà cung câp hàng hoá và dịch vụ du lịch đảm bảo các yêu cầu về thời gian chất lượng theo hợp đồng đã kí kết.
Phòng Điều hành sẽ thông báo lại kết quả chuẩn bị cho phòng Thị trường để tránh những sai sót có thể sảy ra hoặc nếu có sự thay đổi từ phía khách sẽ có sự điều chỉnh hợp lí và kịp thời.
Như vậy sự kết hợp chặt chẽ và nhịp nhàng của hai phòng Thị trường và Điều hành sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho phòng Hướng dẫn. Phòng Hướng dẫn căn cứ vào thông báo kế hoạch khách của phòng Điều hành tiến hành tổ chức điều động bố chí hướng dẫn viên cho chương trình du lịch sao cho phù hợp.
Hướng dãn viên sẽ là người đại diện trực tiếp của công ty trong quá trình tiếp xúc với khách du lịch và các bạn hàng, các nhà cung cấp là người theo sẽ theo đoàn trong suốt quá trình thực hiện chương trình du lịch. Qua công tác của mình với sự hướng dẫn nhiệt tình cuốn hút có thể hướng dẫn viên sẽ tạo được cho khách du lịch có cảm tình, mong muốn quay lại với công ty lần thứ hai hoặc tham gia các chương trình khác của công ty. Vì vậy hướng dẫn viên cần phải nghiên cứu những tài liệu mà phòng Thị trưòng và phòng Điều hành đã chuẩn bị trước đây để có thể hoàn thành công việc một cách suất sắc.
Trong quá trình thực hiện chương trình có nhiều vấn đề có thể sảy ra, hướng dẫn viên có thể tự giải quyết được nhưng trong những tình huống khó
sử không thể tự giải quyết thì hướng dẫn viên phải thông báo cho phòng Điều hành để có những cách giải quyết thích hợp nhất. Bên cạnh đó hướng dẫn viên cần thông tin lại cho phòng Điều hành và Thị trường biết việc thực hiện cung cấp dịch vụ của các cơ sở cung ứng để có những điều chỉnh hợp lí.
Tóm lại, mọi hoạt động của 3 phòng đều có mối quan hệ khăng khít đòi hỏi có sự phối hợp chặt chẽ thông suốt từ khâu khai thác cho đến khâu thực hiện cuối cùng. Vì vậy mỗi một bộ phận làm tốt công việc của mình sẽ tao điều kiện thuận lợi cho các bộ phận khác từ đó nâng cao chất lượng của các chương trình du lịch và nâng cao uy tín của công ty trên thị trường.
