Theo chức năng và nhiệm vụ như trên công ty đã xây dựng một hệ thống quản lí phù hợp để đảm bảo việc tổ chức quản lí có hiệu quả, đạt mục tiêu tổ chức gọn nhẹ và được xây dựng theo mô hình trực tuyến chức năng
*Mô hình tổ chức của công ty
(Nguồn từ công ty dịch vụ du lịch Chợ Lớn) *Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận:
_Giám đốc: Người trực tiếp điều hành công việc, chịu mọi trách nhiệm với nhà nước và công nhân viên
_Phó Giám đốc:giúp việc tham mưu cho giám đốc và các trưởng phòng ban chức năng.
_Bộ phận du lịch lữ hành: tiến hành các công việc để đảm bảo thực hiện các sản phẩm của công ty Tổ xe Phòng nghiệp vụ tổng hợp Bộ phận du lịch lữ hành Phòng thị trường Phòng Điều Hành Phòng hướng dẫn Bộ phận hành chính tổng hợp Phòng kế toán Giám Đốc Phó Giám Đốc
Phòng thị trường:
+Tổ chức tiến hành các hoạt động nghiên cứu thị trường du lịch trong nước và quốc tế, tiến hành các hoạt động tuyên truyền quảng cáo, thu hút các nguồn khách du lịch đến với công ty.
+Phối hợp với phòng du lịch tiến hành xây dựng các chương trình du lịch từ nội dung đến mức giá phù hợp với nhu cầu của khách, chủ động trong việc đưa ra yý đồ mới về sản phẩm của công ty lữ hành.
+Kí kết hợp đồng với các hãng, các công ty du lịch nước ngoài, các tổ chức cá nhân trong và ngoài nước để khai thác các nguồn khách quốc tế tại Việt Nam. +Duy trì mối quan hệ của chi nhánh với nguồn khách.
+Đảm bảo hoạt động thông tin giữa công ty lữ hành và nguồn khách. Thông báo cho các bộ phận có liên quan trong công ty về kế hoạch nguồn khách, nội dung hợp đồng cần thiết cho việc phục vụ khách. Phối hợp với các bộ phận liên quan theo dõi việc thanh toán và quá trình thực hiện hợp đồng phục vụ khách.
Phòng điều hành:
+Đầu mối triển khai toàn bộ công việc điều hành các chương trình, cung cấp dịch vụ trên cơ sở kế hoạch thông báo khách do phòng thị trường gửi tới. +Lập kế hoạch triển khai các công việc có liên quan đến việc thực hiện các chương trình du lịch như đăng kí chỗ trong khách sạn, visa, vận chuyển … đảm bảo yêu cầu về thời gian chất lượng.
+Thiết lập duy trì mối quan hệ với cơ quan hữu quan. Kí kết hợp đồng với các nhà cung cấp hàng hoá dịch vụ.
+Theo dõi quá trình thực hiện các chương trình du lịch. Phối hợp với bộ phận kế toán thực hiện thanh toán với các công ty gửi khách và nhà cung cấp.
+Căn cứ vào kế hoạch, tổ chức điều động hướng dẫn viên cho các chương trình du lịch.
+Tiến hành các hoạt động học tập, bồi dưỡng để đội ngũ hướng dẫn có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao, phẩm chất nghề nghiệp tốt.
+Là đại diện của công ty trong quá trình tiếp xúc với khách du lịch và bạn hàng, các nhà cung cấp. Tiến hành các hoạt động quảng cáo, tiếp thị thông qua hướng dẫn viên.
Tổ xe:
Hiện nay tổ xe của công ty gồm có 5 người, công ty có 5 xe ôtô riêng ngoài ra công ty còn hợp tác với các cơ sở cung cấp dịch vụ vận chuyển để có một đội xe gồm 160 chiếc từ 4 đến 45 chỗ ngồi hiện đại sang trọng bảo đảm đáp ứng nhu cầu phục vụ du lịch giúp công ty chủ động trong kinh doanh.
Công việc chủ yếu là vận chuyển khách du lịch theo chương trình du lịch mà khách đã giao dịch và mua của công ty. Tổ xe có nhiệm vụ trực tiếp kinh doanh và phục vụ khách trong lĩnh vực vận chuyển, quản lí và sử dụng đầu xe đảm bảo hiệu quả và an toàn.
*Bộ phận hành chính tổng hợp:
Tổ chức các công việc tài chính kế toán của công ty như: theo dõi ghi chép chi tiêu của doanh nghiệp theo đúng hệ thống tài khoản và chế độ kế toán của nhà nước, theo dõi và phản ánh tình hình sử dụng vốn, tài sản của doanh nghiệp.
Thực hiện chế độ báo cáo định kì, kịp thời phản ánh những thay đổi để có biện pháp phù hợp. Tham mưu cho giám đốc về công tác tài chính kế toán của công ty.
Tính toán tiền lương cho cán bộ công nhân viên trong công ty. Tính và nộp thuế ngân sách của nhà nước.
*Cơ sở vật chất kỹ thuật và nguồn nhân lực:
Hiện nay, được sự quan tâm đầu tư cơ sở vật chất của công ty đầy đủ và hiện đại hơn. Với hệ thống máy móc thiết bị hiện đại, mỗi phòng đều được trang bị máy vi tính có nối mạng toàn cầu và mạng nội bộ. Mỗi nhân viên đều có điện thoại riêng để tiện cho việc giao dịch. Bên cạnh đó còn các thiết bị văn phòng khác như máy Fax, máy in, máy photo…đựoc trang bị cho từng bộ phận. Nhờ vậy các công việc của công ty đựơc thực hiện hiệu quả hơn, truyền thông tin trong nội bộ và các đối tác nhanh hơn, chính xác hơn.
Về nguồn nhân lực: Số cán bộ nhân viên trong công ty gồm 33 người trong đó:1 giám đốc, 1 phó giám đốc, phòng hành chính có 5 người, phòng điều hành 7 người, phòng Hướng dẫn 8 người, phòng thị trường 6 người và tổ xe có 5 người. Toàn bộ cán bộ nhân viên của công ty có độ tuổi từ 24-50 tuổi, có 64% là nam và 36% là nữ. Về trình độ học vấn đều tốt nghiệp Đại học trở lên. Như vậy ta có thể thấy chất lượng cán bộ của công ty rất tốt. Các bộ phận làm việc đều có sự liên hệ chặt chẽ với nhau để tạo ra những sản phẩm du lịch phù hợp nhất.
2. 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC LỰC LƯỢNG LAO ĐỘNG HƯỚNG DẪN VIÊN DU LỊCH TẠI CÔNG TY DỊCH VỤ DU LỊCH CHỢ LỚN.