3.1.2.1 Tăng cường cơng tác quảng cáo tuyên truyền và thường xuyên tiếp xúc nắm bắt nhu cầu khách hàng:
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, để một doanh nghiệp đưa hàng hĩa xuất nhập khẩu về cảng nào tùy thuộc rất nhiều vào sự thơng thống, hợp lý trong các chính sách của cảng và của Hải quan cảng đĩ. Chính vì đặc điểm này mà Tân cảng phải nắm bắt kịp thời những yêu cầu của khách hàng nhằm đưa ra chính sách phục vụ cho phù hợp, đồng thời việc tuyên truyền, quảng cáo về những ưu điểm, lợi thế cũng như những đổi mới trong chính sách của Cảng cũng cĩ tác động rất lớn trong việc các doanh nghiệp lựa chọn cảng để xuất nhập khẩu hàng hĩa của họ.
3.1.2.2 Ký kết với những khách hàng lớn các hợp đồng nguyên tắc:
Thơng qua cơng tác marketing, tìm hiểu những nhu cầu, phương thức lấy hàng thường xuyên của từng chủ hàng lớn để soạn thảo những hợp đồng nguyên tắc và thuyết phục khách hàng ký kết với Cảng các hợp đồng này để tạo dựng niềm tin của khách hàng đối với Cảng và xây dựng cơ sở pháp lý tạo sự thuận lợi khi hai bên tiến hành các tác nghiệp xếp dỡ.
Đối với các doanh nghiệp, sự an tâm về tính thuận lợi khi giao dịch, về tốc độ phục vụ của cảng như thời gian chuyển container kiểm hĩa, rút ruột, điều động phương tiện, bốc xếp là rất quan trọng vì nĩ ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian khách hàng kiểm hĩa hàng, hồn tất các thủ tục giao nhận hàng để phục vụ kịp thời cho việc sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Trách nhiệm của mỗi bên trong hợp đồng tùy thuộc vào sự thỏa thuận và nhu cầu của chủ hàng.
- Trách nhiệm của Cảng:
+ Phục vụ kịp thời, đúng thời gian đã được khách hàng thơng báo trước.
+ Bố trí phương tiện, cơng nhân xếp dỡ hàng theo yêu cầu của khách hàng và theo tính chất của hàng hĩa.
+ Bố trí chuyển container khi nhận được bản fax yêu cầu hoặc thơng báo thời gian làm hàng của khách hàng.
- Trách nhiệm của khách hàng:
+ Tập trung tối đa hàng về Tân cảng.
+ Thơng báo cho Cảng kịp thời về thời gian làm hàng, phương án xếp dỡ, tính chất hàng hĩa.
+ Thanh tốn đầy đủ các khoản cước phí trước khi nhận hàng.
+ Nếu cĩ sự thay đổi phương án mà khơng thơng báo kịp cho Tân cảng thì vẫn phải thanh tốn các khoản cước phí mà Tân cảng đã thực hiện theo hợp đồng.
Những điều khoản trong hợp đồng phần lớn là cĩ lợi cho khách hàng và chính yếu tố này mà ta sẽ tạo được cho họ sự tin tưởng, an tâm khi họ tiến hành xuất nhập khẩu hàng ở Cảng.
3.1.2.3 Cải tiến phương thức làm việc, nâng cao chất lượng phục vu ï:
Theo phương pháp làm việc của Cảng như hiện nay, khi đến nhận hàng chủ hàng phải đi lại và làm quá nhiều việc với nhiều người như thương vụ, thu ngân, điều độ, bốc xếp, bảo vệ, cơ giới,.... làm mất nhiều thời gian của khách hàng và nhiều khâu dễ phát sinh tiêu cực, nhiều khách hàng đã phản ánh về chi phí “ngồi” khi làm hàng tại Tân cảng luơn cao hơn các cảng khác (khơng kể chi phí chi cho Hải quan).
Để khắc phục được vấn đề này, Cảng cần phải đổi mới các cách thức làm việc. Sau khi khách hàng đã hồn tất các thủ tục, khách hàng sẽ chỉ xuống gặp điều độ tại bãi để nộp chúng từ, điều độ Cảng sẽ trực tiếp thơng báo với bảo vệ cho xe của chủ hàng vào bãi, điều động phương tiện, cơng nhân làm hàng theo yêu cầu được ghi rõ trên chứng từ (cách làm này đang được VICT, ICD Phước long thực hiện và được rất nhiều khách hàng hoan nghênh).
Nếu cĩ những yêu cầu đặc biệt về phương thức bốc xếp hàng thì điều độ Cảng sẽ hướng dẫn chủ hàng gặp đội trưởng hoặc tổ trưởng bốc xếp để cùng bàn bạc, thống nhất cách giải quyết.
Điều độ bãi phải phân rõ trách nhiệm của từng nhân viên đối với từng lơ hàng, nhân viên điều độ này phải giám sát chặt chẽ suốt quá trình xếp dỡ hàng và
giải quyết đúng chức năng các yêu cầu của chủ hàng, trách để khách hàng phải tiếp xúc với cơng nhân bốc xếp.
Nếu thực hiện tốt phương thức này, chúng ta sẽ giúp chủ hàng tránh gặp nhiều người và theo đĩ các chi phí “ngồi” như chủ hàng phản ánh chắc chắn sẽ giảm.
Thực tế hiện nay tại các cảng như VICT, ICD Phước Long thời gian giao nhận hàng nhanh hơn Tân cảng nhiều và đĩ cũng là một trong những nguyên nhân thu hút khách hàng xuất nhập khẩu hàng qua các cảng này.
Qua tiếp xúc với khách hàng, chúng tơi nhận thấy là họ khơng cần Tân cảng phải đạt tốc độ giao hàng như ICD hay VICT hiện nay vì sản lượng hàng và số khách hàng tại Tân cảng cao hơn nhiều so với các cảng kia, nhưng Tân cảng cần phải cĩ quy định thật rõ ràng và chặt chẽ về thời gian tối đa cho phép để giao hoặc nhận hàng cho chủ hàng.
- Quy định thời gian tối đa giao nhận hàng bao gồm:
+ Thời gian giao hàng tối đa đối với container giao thẳng.
+ Thời gian chuyển bãi tối đa đối với container chuyển kiểm hĩa hoặc chuyển rút ruột.
+ Thời gian bắt đầu rút hàng sau khi nhận được thơng báo của chủ hàng. + Thời gian trãi bãi tối đa đối với container rỗng rãi bãi để đĩng hàng. + Thời gian bắt đầu đĩng hàng sau khi nhận được thơng báo của chủ hàng. + Thời gian tối đa giao container rỗng.
+ Thời gian tối đa hạ container chờ xuất.
Quy định này phải được nghiên cứu thật kỹ lưỡng, cụ thể và thơng báo cơng khai cho tất cả các khách hàng. Thực hiện tốt giải pháp này chúng ta tạo cho khách hàng sự an tâm về thời gian và chủ động trong việc hồn tất các thủ tục xuất nhập khẩu hàng hĩa, đồng thời sẽ hạn chế tối đa lý do để các vụ tiêu cực cĩ thể xảy ra.
Mặt khác, tại Tân cảng hiện nay cĩ nhiều loại chứng từ đã được sử dụng trong nhiều năm qua, đến nay những thơng tin trên các loại chứng từ đĩ khơng cịn phù hợp hoặc khơng cịn đầy đủ với yêu cầu thực tế. Điều này cũng làm mất nhiều thời gian và gây phiền hà cho khách hàng khi đến làm thủ tục giao nhận hàng tại Cảng.
Để khắc phục tình trạng này, các phịng, ban liên quan trong Cảng phải cùng các đại lý hãng tàu nghiên cứu, bàn bạc thống nhất về kiểu dáng, nội dung của từng loại chứng từ cho từng luồng hàng xuất – hàng nhập – hàng rỗng.
3.1.2.4 Trích phần trăm hoa hồng để khuyến khích, thu hút khách hàng, nguồn hàng cho Cảng:
Biện pháp chính trong cơng tác marketing vẫn là giá cả và chất lượng phục vụ, song khơng nên bỏ qua việc trích phần trăm hoa hồng cho khách hàng vì nĩ đã gần như trở thành thơng lệ hiện nay. Tuy nhiên đây là một cơng việc “tế nhị” và cĩ tính “hai mặt” của nĩ và phải thực hiện đúng với quy định hiện nay của Nhà
nước (chỉ được phép trích tối đa từ 3% đến 5% doanh thu), nếu khơng nĩ sẽ trở thành hình thức hạ giá - phá giá.
Việc quyết định sẽ đưa hàng xuất nhập khẩu qua một cảng nào là do lãnh đạo hoặc phịng kinh doanh xuất nhập khẩu của doanh nghiệp quyết định, nhưng trên thực tế nhân viên xuất nhập khẩu mới là người tiếp xúc trực tiếp với cảng, với hãng tàu. Chính vì vậy cảm tình của họ khi báo cáo với cấp trên về hiệu quả làm hàng ở các cảng cĩ tác động rất lớn đến quyết định doanh nghiệp họ sẽ làm hàng ở cảng nào.
Theo thống kê sơ bộ của bộ phận marketing, chỉ với 8 chủ hàng trong số các chủ hàng của Cảng hiện nay đang yêu cầu phía đối tác nhập hàng về cảng VICT và ICD Phước Long thì Tân cảng sẽ mất khoảng 800 teus. Để giữ được số chủ hàng này thì biện pháp trích phần trăm hoa hồng cho phịng kinh doanh xuất nhập khẩu hoặc trực tiếp cho nhân viên xuất nhập khẩu của doanh nghiệp cũng là một động lực tác động đến quyết định của doanh nghiệp này.
Với 8 chủ hàng nêu trên, nếu Cảng trích hoa hồng trung bình là 20.000 đồng/teu thì hàng tháng Cảng sẽ chịu thêm một khoản chi phí ước tính 160.000.000 đồng/800 teu/tháng. Nhưng bù lại, Cảng sẽ thu được một khoản cước CY là 715.500.000 đồng/800teu/tháng, khơng kể các khoản thu khác về cước phí nâng hạ, đĩng rút, lưu bãi,…
Tĩm lại chính sách trích phần trăm hoa hồng cho những khách hàng lớn và những khách hàng đang làm hàng ở các cảng khác sẽ thu hút được thêm khách hàng và nguồn hàng về cho Tân cảng.