3.4.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
3.4.1.1 Sơ đồ tổ chức
Ghi chú
CK: Chuyển khoản TC: Tài chính
DVKH: Dịch vụ khách hàng
Nguồn: Văn phòng Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam – Chi nhánh Cần Thơ, 2014
Hình 3.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam – Chi nhánh Cần Thơ
Trưởng quỹ Kiểm soát viên Chuyên viên ATM Chuyên viên CK ưu tiên Văn phòng Tư vấn TC cá nhân (CSO) Giám Đốc DVKH (Kế toán trưởng) Thủ quỹ Giao dịch viên
3.4.1.2 Chức năng, nhiệm vụ
Tổ chức nhân sự gồm có 14 người: 1 kế toán trưởng; 1 trưởng quỹ sẽ quản lý 2 thủ quỹ; 2 kiểm soát viên, mỗi kiểm soát viên quản lý 2 giao dịch viên; 1 chuyên viên ATM; 1 chuyên viên chuyển khoản ưu tiên; 1 chuyên viên tư vấn tài chính cá nhân và 1 nhân viên văn phòng.
- Giám đốc dịch vụ khách hàng (Kế toán trưởng): là người lãnh đạo của phòng, chịu trách nhiệm trước công ty về tất cả các hoạt động của phòng. Có trách nhiệm quản lý, kiểm soát mọi hoạt động có liên quan đến lĩnh vực tài chính, kế toán. Tổ chức công tác kế toán tài chính và bộ máy quân sự theo yêu cầu chiến lược theo từng giai đoạn. Thường xuyên kiểm tra, kiểm soát, giám sát toàn bộ công việc của phòng để kịp thời giải quyết các khó khăn. Chủ trì các cuộc hợp để giải quyết các vấn đề liên quan đến công tác của phòng. Báo cáo thường xuyên tình hình hoạt động của phòng cho giám đốc chi nhánh.
- Trưởng quỹ: có trách nhiệm quản lý, kiểm soát các hoạt động của thủ quỹ. Thường xuyên kiểm tra, kiểm soát, giám sát toàn bộ công việc của thủ quỹ để kịp thời giải quyết khó khăn. Đảm bảo chất lượng và hiệu quả hoạt động phục vụ khách hàng của đơn vị.
- Thủ quỹ: đảm bảo an toàn tuyệt đối các loại tiền mặt thuộc quỹ tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá. Đảm bảo quy trình hạch toán, chi tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá theo đúng chứng từ kế toán hợp lệ, hợp pháp. Đảm bảo ghi chép sổ quỹ và các sổ sách cần thiết khác đầy đủ theo đúng chứng từ kế toán hợp lệ. Thu chi tiền mặt với các ngân hàng khác hoặc chi nhánh khác. Giao nhận tiền trong nội bộ chi nhánh. Tiến hành kiểm tra, đối chiếu lượng tiền mặt sau khi hết giờ giao dịch. Chọn lọc tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông.
- Kiểm soát viên: hướng dẫn, kiểm tra, kiểm soát, phê duyệt các giao dịch do giao dịch viên chuyển đến. Kiểm soát các chứng từ hạch toán, báo cáo số liệu hàng ngày theo quy định. Thực hiện công tác kế toán cuối ngày, tháng, năm, đối chiếu sổ sách với bộ phận kho quỹ cân đối số tiền mặt tồn kho thực tế để chuẩn bị cho việc khóa sổ kế toán. Giải thích, hướng dẫn, thu thập thông tin từ khách hàng đồng thời có trách nhiệm phản hồi đến lãnh đạo phòng. Hướng dẫn nghiệp vụ, đôn đốc, giám sát các giao dịch viên.
- Giao dịch viên: thực hiện các giao dịch nhằm cung cấp các sản phẩm, dịch vụ của ngân hàng cho khách hàng một cách tốt nhất (các giao dịch rút/gửi, mở tài khoản tiết kiệm, giao dịch chuyển khoản, nghiệp vụ kế toán liên quan đến nợ vay, xác nhận số dư, thu đổi ngoại tệ). Lập chứng từ, in sao kê, quản lý các loại tài khoản, thực hiện các báo cáo liên quan. Khai thác các
nhu cầu của khách hàng trong quá trình giao dịch nhằm tiếp thị, quảng bá các sản phẩm, dịch vụ thêm. Mỗi giao dịch viên sẽ được phân hạn mức, hạn mức thấp nhất là 50 triệu đồng và cao nhất là 100 triệu đồng. Nếu khách hàng giao dịch trên hạn mức của giao dịch viên sẽ chuyển cho thủ quỹ xử lý.
- Chuyên viên ATM: quản lý giao dịch các máy ATM. Đảm bảo tiền mặt dự trữ phù hợp đối với mỗi máy ATM của chi nhánh và khu vực lân cận. Thực hiện quy trình tiếp quỹ theo chỉ dẫn của thủ quỹ và dưới sự giám sát của Giám đốc dịch vụ khách hàng, đảm bảo quy trình của ngân hàng. Đề xuất và hỗ trợ thực hiện các biện pháp cải tiến tỉ lệ sử dụng ATM. Giải quyết các trường hợp khiếu nại của khách hàng trong trường hợp bị nuốt thẻ, ghi nợ đúp.
- Chuyên viên chuyển khoản ưu tiên: chuyên phục vụ các khách hàng cao cấp. Thực hiện theo đúng chính sách, quy trình, hướng dẫn nội bộ và cam kết chất lượng dịch vụ. Quản lý, chăm sóc, nắm rõ và khai thác thông tin khách hàng trong danh mục khách hàng cao cấp. Giới thiệu và truyền thông về các chính sách, ưu đãi cho khách hàng. Tìm hiểu, phân tích nhu cầu và trực tiếp tư vấn cho khách hàng. Tìm kiếm, mở rộng và phát triển thêm khách hàng cao cấp cho ngân hàng sau mỗi tháng.
- Tư vấn tài chính cá nhân (CSO): chịu trách nhiệm tất cả các hoạt động bán chéo của phân khúc thu nhập trung bình khá và trung bình, bao gồm tiếp nhận khách hàng, quản lý hậu mãi thời gian đầu, và khai thác trong dài hạn. Phối hợp giao dịch viên để nhận đầu mối khách hàng phục vụ mục đích bán chéo. Gọi điện và gặp khách hàng để bán chéo tất cả các sản phẩm (huy động vốn và cho vay).
- Văn phòng: triển khai công việc được giao theo mục tiêu của công việc, trách nhiệm của bộ phận trên cơ sở tuân thủ quy định nội bộ, áp dụng và vận dụng pháp luật sử lý tình huống. Đảm bảo phản hồi các yêu cầu hoặc mệnh lệnh nhận được từ cơ quan quản lý kịp thời. Hỗ trợ tư vấn các đơn vị trong việc cung cấp các tài liệu ra bên ngoài theo đúng quy định của pháp luật.
3.4.2 Chế độ kế toán và hình thức kế toán
3.4.2.1 Chế độ kế toán áp dụng
- Theo quyết định số 479/2004/QĐ-NHNN ngày 29 tháng 4 năm 2004 do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam ban hành có hiệu lực từ ngày 1 tháng 1 năm 2005 và các quyết định bổ sung, sửa đổi quyết định số 479/2004/QĐ-NHNN, Quyết định số 16/2007/QĐ-NHNN ngày 18 tháng 4 năm 2007 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam ban hành.
- Hệ thống Chuẩn mực kế toán Việt Nam do Bộ tài chính ban hành.
3.4.2.2 Hình thức kế toán
Hình thức kế toán máy theo hình thức nhật ký chứng từ, kết hợp với sử dụng hệ thống phần mềm Core Banking T24.
Nguồn: Phòng giao dịch của Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam-Chi nhánh Cần Thơ, 2014
Hình 3.3 Sơ đồ kế toán máy
Core Banking T24 là công nghệ ngân hàng mới, có thể tự động hóa lịch trình công việc, do vậy có thể phản hồi nhanh các yêu cầu của khách hàng. Dựa trên T24, việc quản lý dữ liệu của khách hàng, xây dựng sản phẩm mới, tạo báo cáo về hoạt động của ngân hàng sẽ rất nhanh chóng và có hệ thống. Đặc biệt phần mềm này hỗ trợ tốt việc triển khai các sản phẩm, dịch vụ mới của ngân hàng. Với T24, khách hàng chỉ cần có một mã duy nhất ở ngân hàng là có thể giao dịch với rất nhiều sản phẩm và ở bất cứ điểm giao dịch nào cùng hệ thống hoặc khác hệ thống.
Một trong những đặc tính nổi bật của T24 là hệ thống quản lý ngân hàng linh hoạt, tích hợp hàng đầu thế giới, đáp ứng các yêu cầu trực tuyến và xử lý tức thời. Mức độ tích hợp cao và thiết kế chú trọng vào việc thông suốt, linh hoạt các thông số, sẽ giúp cho hệ thống hoạt động chính xác và theo sát các nghiệp vụ của ngân hàng.
3.4.3 Phương pháp kế toán (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Niên độ kế toán áp dụng: từ ngày 01/01 đến 31/12 hàng năm - Đơn vị tiền tệ kế toán: Đồng Việt Nam
3.5 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HÌNH THỨC HUY ĐỘNG VỐN CỦA NGÂN HÀNG NGÂN HÀNG
3.5.1 Các sản phẩm huy động vốn của Ngân hàng
Cũng như các NHTM khác, để tạo lập nguồn vốn, ngoài nguồn vốn Hội sở điều chuyển thì còn có nguồn vốn do phòng giao dịch huy động tại chỗ. Hiện nay, Ngân hàng Thương mại Cổ phần Kỹ thương Việt Nam – Chi nhánh Cần Thơ có khá nhiều sản phầm để thu hút nguồn vốn mới, trong đó có một số sản phẩm tiêu biểu:
- Tiết kiệm Phát Lộc:
+ Thích hợp với khách hàng có kế hoạch tài chính ổn định và muốn hưởng lãi suất cao.
+ Lãi suất: cố định trong suốt thời gian gửi. + Loại tiền gửi: VND, USD, EUR.
+ Số tiền gửi tối thiểu: 5.000.000 VND, 500 USD hoặc 500 EUR. + Kỳ hạn: 1 – 36 tháng.
+ Phương thức trả lãi: trả lãi cuối kỳ
+ Kéo dài kỳ hạn gửi tiền: khi đến hạn thanh toán, nếu khách hàng không đến lĩnh, phần lãi sẽ được nhập gốc, và được chuyển sang hình thức tiết kiệm thường hoặc tiết kiệm Phát Lộc cùng kỳ.
- Tiết kiệm linh hoạt
+ Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn nhàn rỗi: khi tiền gửi trên tài khoản thanh toán của Doanh nghiệp vượt quá số dư nhất định, phần số dư vượt quá sẽ được tự động chuyển sang một tài khoản đặc biệt – tài khoản tiết kiệm linh hoạt. Khi số dư tài khoản tiền gửi thanh toán giảm xuống dưới mức số dư này, tiền sẽ được chuyển bằng ủy nhiệm chi để chuyển từ tài khoản tiết kiệm linh hoạt về tài khoản tiền gửi thanh toán của Doanh nghiệp.
+ Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn nhàn rỗi trong ngắn hạn nhưng vẫn đảm bảo tính linh hoạt khi doanh nghiệp có sự thay đổi trong nhu cầu sử dụng vốn. Tài khoản linh hoạt được hưởng mức lãi suất cao hơn tài khoản tiền gửi thanh toán thông thường.
3.5.2 Quy trình nghiệp vụ huy động vốn
3.5.2.1 Tiền gửi không kỳ hạn (tiền gửi thanh toán) a) Nghiệp vụ mở tài khoản
- Nhận yêu cầu gửi tiền của khách hàng: Khách hàng đến quầy và điền đầy đủ thông tin vào Đề nghị kiêm hợp đồng Mở tài khoản & Sử dụng dịch vụ tài khoản.
- Giao dịch viên kiểm tra giấy đề nghị và yêu cầu khách hàng xuất trình giấy tờ tùy thân (đối với cá nhân) hoặc giấy tờ chứng minh tư cách pháp nhân (đối với doanh nghiệp). Và tiến hành nhập thông tin khách hàng vào hệ thống. Hệ thống tự động cấp mã tài khoản cho khách hàng.
- Giao dịch viên sẽ lập Giấy nộp tiền (2 liên) để thu tiền tối thiểu để duy trùy tài khoản. Sau đó, đưa cho khách hàng ký tên. Nếu số tiền thu trong hạn mức của giao dịch viên, nên giao dịch viên sẽ thu và đóng dấu. Nếu vượt hạn mức sẽ chuyển thủ quỹ.
- Trả 1 liên giấy nộp tiền cho khách hàng. Giữ liên còn lại, cất tiền vào thùng và hẹn khách hàng ngày đến nhận thẻ.
b) Nghiệp vụ nộp tiền vào tài khoản
- Khách hàng đến nộp tiền và điền đầy đủ thông tin vào Giấy nộp tiền - Giao dịch viên kiểm tra Giấy nộp tiền, yêu cầu khách hàng xuất trình giấy tờ tùy thân.
- Lập bảng kê nộp tiền. Nếu số tiền trong hạn mức của giao dịch viên thì giao dịch viên thu, nếu vượt hạn mức thì hướng dẫn khách hàng sang thủ quỹ thu. Giao dịch viên sẽ nhập thông tin vào máy tính. Chuyển toàn bộ chứng từ cho kiểm soát viên phê duyệt.
- Nhận lại chứng từ từ kiểm soát viên, trả lại 1 liên giấy nộp tiền cho khách hàng và giấy tờ tùy thân.
- Cất tiền vào thùng và lưu chứng từ.
c) Nghiệp vụ rút tiền
- Khách hàng đến rút tiền, yêu cầu khách hàng điền vào Giấy lĩnh tiền và xuất trình giấy tờ tùy thân. Sau khi kiểm tra chứng từ và thông tin khách hàng, giao dịch viên sẽ kiểm tra số dư của khách hàng trên tài khoản.
- Nếu số dư còn đủ để chi, giao dịch viên sẽ nhập liệu vào máy tính và in phiếu chi. Chuyển toàn bộ chứng từ cho kiểm soát viên duyệt.
- Sau khi nhận được chứng từ đã duyệt. Nếu số tiền trong hạn mức giao dịch viên thì giao dịch viên chi và đóng dấu đã chi. Nếu vượt hạn mức thì chuyển cho thủ quỹ chi.
- Cuối cùng, cất tiền vào thùng và lưu trữ chứng từ.
3.5.2.1 Tiền gửi có kỳ hạn (tiền gửi tiết kiệm) a) Nghiệp vụ gửi tiền tiết kiệm (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Khách hàng đến quầy và yêu cầu gửi tiền tiết kiệm. Giao dịch viên yêu cầu khách hàng xuất trình giấy tờ tùy thân
- Giao dịch viên hỗ trợ khách hàng điền đẩy đủ thông tin vào Giấy gửi tiền tiết kiệm.
- Giao dịch viên lập bảng kê. Nếu số tiền lớn hơn hạn mức của giao dịch viên thì giao cho thủ quỹ thu. Nếu số tiền trong hạn mức thì giao dịch viên thu và đóng dấu lên bảng kê, ký tên lên chứng từ. Chuyển khách hàng kiểm tra và ký tên lên chứng từ.
- Khai báo thông tin khách hàng lên hệ thống. Nếu khách hàng mới giao dịch với Ngân hàng thì mở mã khách hàng. Lập và in sổ tiết kiệm. Chuyển toàn bộ chứng từ cho kiểm soát viên phê duyệt.
- Cuối cùng, giao dịch viên trả lại giấy tờ tùy thân, sổ tiết kiệm cho khách hàng. Cất tiền vào thùng và lưu trữ chứng từ.
b) Nghiệp vụ lĩnh tiền tiết kiệm
- Giao dịch viên yêu cầu khách hàng xuất trình giấy tờ tùy thân, Sổ tiết kiệm.
- Giao dịch viên hỗ trợ khách hàng điền đầy đủ thông tin vào Giấy lĩnh tiền tiết kiệm.
- Kiểm tra thông tin trên Giấy lĩnh tiền và đối chiếu chữ ký khách hàng. - Tiến hành nhập liệu vào máy tính, tiến hành thao tác rút sổ và in phiếu chi. Chuyển toàn bộ chứng từ cho kiểm soát viên phê duyệt.
- Căn cứ vào chứng từ đã phê duyệt, giao dịch viên lập bảng kê. Nếu số tiền chi vượt hạn mức thì chuyển thủ quỹ chi. Nếu trong hạn mức thì giao dịch viên chi và đóng dấu, ký tên lên bảng kê. Yêu cầu khách hàng kiểm tra, ký nhận.
- Cuối cùng, trả lại giấy tờ tùy thân cho khách hàng. Cất tiền vào thùng và lưu trữ chứng từ.
3.6 SƠ LƯỢC VỀ KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH
3.6.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam – Chi nhánh Cần Thơ (2011 – 2013) 2013)
Bảng 3.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam – Chi nhánh Cần Thơ qua 3 năm (2011-2013)
Đơn vị tính: Triệu đồng
Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Chênh lệch
Số tiền Tỷ trọng (%) Số tiền Tỷ trọng (%) Số tiền Tỷ trọng (%) 2012/2011 2013/2012 Số tiền Tỷ trọng (%) Số tiền Tỷ trọng (%) I) Tổng thu nhập 243.014 100,00 154.088 100,00 106.235 100,00 (88.926) (36,59) (47.853) (31,06) - Thu nhập từ lãi 226.335 93,14 134.695 87,41 91.010 85,67 (91.640) (40,49) (43.685) (32,43) - Thu nhập khác 16.679 6,86 19.393 12,59 15.225 14,33 2.714 16,27 (4.168) (21,49) II) Tổng chi phí 229.783 100,00 135.102 100,00 80.432 100,00 (94.681) (41,20) (54.670) (40,47) - Chi phí trả lãi 194.262 84,54 102.790 76,08 64.598 80,31 (91.472) (47,09) (38.192) (37,16) - Chi phí khác 35.521 15,46 32.312 23,92 15.834 19,69 (3.209) (9,03) (16.478) (51,00) III) Lợi nhuận 13.231 100,00 18.986 100,00 25.803 100,00 5.755 43,50 6.817 35,91
Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam – Chi nhánh Cần Thơ giai đoạn 2011-2013
Hình 3.4 Biểu đồ kết quả hoạt động kinh doanh của Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam – Chi nhánh Cần Thơ qua 3 năm 2011-2013
Nhận xét:
Nhìn chung thu nhập và chi phí có xu hướng giảm qua 3 năm 2011-2013. Mặc dù thu nhập giảm nhưng cũng đủ để bù đắp chi phí. Vì vậy, lợi nhuận qua các năm lại có xu hướng tăng. Cụ thể như sau:
- Tổng thu nhập: qua 3 năm 2011-2013 đều giảm. Cụ thể, năm 2011 là 243.014 triệu đồng nhưng đến năm 2012 đạt 154.088 triệu đồng đã giảm 88.926 triệu đồng, tương đương giảm 36,59% so với 2011. Đến năm 2013,