12) Nội dung và kết quả đạt đƣợc
4.1.1 Đặc điểm hoạt động bán hàng tại công ty TNHH PhiLong
4.1.1.1 Đặc điểm hàng hoá
Công ty TNHH Phi Long là công ty thƣơng mại và dịch vụ, chuyên buôn bán các mặt hàng trong lĩnh vực tin học – điện tử. Với mục đích đáp ứng tối đa nhu cầu ngƣời tiêu dùng và thu đƣợc lợi nhuận từ nhiều nguồn hàng, công ty đã kinh doanh nhiều loại hàng hoá rất đa dạng về mẫu mã, chủng loại, cấu hình,…và có thể tóm tắt trong các nhóm sau:
- Máy vi tính, linh kiện, phụ kiện máy vi tính: máy tính để bàn, laptop, chuột máy vi tính, USB, CPU, ổ cứng, phần mềm vi tính, …
- Thiết bị và linh kiện máy văn phòng: các loại máy văn phòng nhƣ: máy in, máy fax, máy huỷ giấy,…; các linh kiện máy văn phòng nhƣ: Drum, gạt, trục sạt, cartridge mực, mực in,...
- Hàng hoá khác: máy lạnh, tivi, vật tƣ thi công (đinh vít, đinh thép, băng keo, dây rút…), dây điện, chui ghim điện…
Ngoài ra, công ty còn có cung cấp các dịch vụ nhƣ: sửa chữa – lắp đặt linh kiện máy văn phòng, cài in, in scan, cài đặt phần mềm máy tính, …
4.1.1.2 Phương thức bán hàng
- Bán hàng theo phƣơng thức bán hàng trực tiếp: là phƣơng thức giao hàng cho ngƣời mua trực tiếp tại kho của công ty. Số hàng này khi giao cho ngƣời mua thì đƣợc trả tiền ngay hoặc đƣợc chấp nhận thanh toán. Vì vậy, sản phẩm xuất bán đƣợc coi là đã bán hoàn thành.
- Bán hàng theo phƣơng thức gửi hàng đi cho khách hàng: là phƣơng thức mà công ty gửi hàng đi cho khách hàng theo các điều kiện ghi trong hợp đồng. Số hàng chuyển đi này vẫn thuộc quyền sở hữu của bên bán, khi khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán về số hàng đã chuyển giao thì số hàng này đƣợc coi là đã bán và công ty đã mất quyền sở hữu về số hàng đó.
4.1.1.3 Phương thức thanh toán tiền hàng
Công ty có hai phƣơng pháp thanh toán tiền hàng chủ yếu là thanh toán ngay và thanh toán trả trậm:
Thanh toán ngay: tuỳ theo thoả thuận của công ty và khách hàng mà tiền hàng đƣợc trả trƣớc hoặc trả ngay sau khi nhận hàng. Khách hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.
Thanh toán trả trậm: Hình thức đƣợc sử dụng chủ yếu tại công ty đối với các cơ quan, đơn vị của Nhà nƣớc vì đây là những khách hàng đáng tin cậy và hợp tác lâu dài của công ty. Trong trƣờng hợp này, khách hàng đƣợc trả chậm
28
trong 30 ngày kể từ ngày nhận hàng. Khi đến thời hạn thanh toán tiền hàng, khách hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.
4.1.1.4 Quy trình bán hàng
a) Mô tả chi tiết quy trình về nghiệp vụ bán hàng tại công ty
Đối với những đơn đặt hàng có giá trị thấp, sau khi khách hàng đặt hàng (qua điện thoại, email,…), đơn đặt hàng sẽ đƣợc nhân viên kinh doanh xét duyệt, xuất kho bán hàng và gửi bộ phận kế toán lập hoá đơn để gửi kèm hàng hoá yêu cầu thanh toán tiền hàng.
Đối với những đơn đặt hàng có giá trị cao, công ty phải ký kết hợp đồng bán hàng. Sau khi nhận đơn đặt hàng, nhân viên kinh doanh xét duyệt và photo thành 02 bản (một bản gửi cho bộ phận kế toán, một bản gửi cho bộ phận kho), bản gốc của đơn đặt hàng sẽ đƣợc giữ lại để nhân viên kinh doanh lập hợp đồng bán hàng. Hợp đồng bán hàng bao gồm: hợp đồng mua bán hàng hoá, biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng đƣợc chia thành 03 bộ có giá trị pháp lý nhƣ nhau (một bộ giữ lại công ty, hai bộ còn lại gửi cho khách hàng). Nhận đƣợc đơn đặt hàng photo từ phòng kinh doanh gửi đến, bộ phận kho kiểm tra hàng tồn kho, lập phiếu giao hàng gồm 02 liên gửi cho bộ phận giao hàng. Sau khi khách hàng ký nhận hàng thì 1 liên gửi cho khách hàng, 1 liên lƣu lại bộ phận kho kiểm tra. Đồng thời, bộ phận xuất kho dựa vào đơn đặt hàng photo, cập nhật số liệu vào phần mềm kế toán và in phiếu xuất kho gồm 02 liên (một liên lƣu lại, một liên gửi cho bộ phận kế toán).
Tại bộ phận kế toán, khi nhận đƣợc các chứng từ nhƣ: đơn đặt hàng photo, phiếu xuất kho; kế toán đối chiếu lập hoá đơn GTGT gồm 02 liên (liên 2 gửi cho khách hàng). Dựa vào bộ chứng từ trên cùng với hoá đơn GTGT, kế toán ghi nhận doanh thu, nợ của khách hàng vào phần mềm kế toán và lƣu chứng từ tại phòng kế toán. Định kỳ hàng tháng, kế toán in bảng đối chiếu công nợ để theo dõi nợ và để gửi thông báo yêu cầu thanh toán tiền.
Khi khách hàng thông báo trả tiền, thủ quỹ kiểm tra công nợ, lập phiếu thu gồm 02 liên (liên 2 gửi cho khách hàng), thủ quỹ nhận tiền và đóng dấu xác nhận trên phiếu thu. Sau đó, kế toán ghi giảm nợ cho khách hàng.
29 Hàng tháng KH TB trả tiền TB trả tiền ĐĐH 2 Phiếu thu 1 KH Kiểm tra công nợ, lập phiếu thu Kết thúc In bảng đối chiếu công nợ Cập nhật PM Ghi giảm nợ PHÒNG KẾ TOÁN A ĐĐH Photo Đối chiếu, lập HĐGTGT ĐĐT1 HĐ GTGT2 KH Cập nhật PM Ghi nhận DT, nợ Tập tin hoá đơn B PXK 2 ĐĐH Photo PXK 2 ĐĐH Photo PXK HĐ GTGT1 N
PHÒNG KINH DOANH BỘ PHẬN KHO
Bắt đầu KH ĐĐH Kiểm tra, ký duyệt ĐĐH, photo ĐĐH ĐĐH ĐĐH Photo ĐĐH Lập HĐBH ĐĐH HĐBH ĐĐH Photo Kiểm tra HTK, lập PGH ĐĐH Photo ĐĐH 1 PGH 2 KH Cập nhật PM Cập nhật số liệu HTK, in PXK Tập tin HTK ĐĐH Photo A 2 PXK 1 B N N Chú thích: ĐĐH: Đơn đặt hàng HĐBH: Hợp đồng bán hàng PGH: Phiếu giao hàng PXK: Phiếu xuất kho HĐ GTGT: Hoá đơn GTGT
PM: Phần mềm TB: Thông báo
Hình 4.1 Lƣu đồ luân chuyển chứng từ hoạt động bán hàng tại công ty
Phiếu thu 1
Tập tin khách hàng
30