12) Nội dung và kết quả đạt đƣợc
3.1LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY TNHH TIN
TIN HỌC – ĐIỆN TỬ - ĐIỆN LẠNH PHI LONG 3.1.1 Thông tin chung
Tên đầy đủ: Công ty TNHH Tin học – Điện Tử - Điện lạnh Phi Long Tên giao dịch: TH Co., Ltd
Giám đốc: Lê Văn Tuấn
Địa chỉ trụ sở chính: 151 Lý Tự Trọng, Phƣờng An Phú, Quận Ninh Kiều, TP Cần Thơ.
Điện thoại: (0710).3835977 – 3835978 – 2241742 – 2241749 Fax: (0710).3835978
Email: philongct@hcm.vnn.vn
3.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty TNHH Tin học –
Điện tử - Điện lạnh Phi Long
Ngày 29/10/2001 công ty TNHH Tin học – Điện tử – Điện lạnh Phi Long đƣợc cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 5702000110 bởi trụ sở kế hoạch và đầu tƣ phòng kinh doanh TP. Cần Thơ. Với số vốn điều lệ là 2.000.000.000 đồng và mã số thuế là 1800438919.
Từ khi mới thành lập, công ty đã từng bƣớc khắc phục những khó khăn thiếu thốn ban đầu, đƣa việc kinh doanh vào trạng thái ổn định, đồng thời không ngừng vƣơn lên và tự hoàn thiện về mọi mặt. Sản phẩm do công ty kinh doanh luôn đáp ứng đƣợc nhu cầu của khách hàng về số lƣợng, chất lƣợng với mức giá cả hợp lý
Ngay sau khi thành lập công ty TNHH Tin Học – Điện tử - Điện lạnh Phi Long đã nhanh chóng khẳng định uy tín và chất lƣợng của mình trong các lĩnh vực: phân phối thiết bị văn phòng, máy lạnh, chuyển giao công nghệ thông tin và thiết kế thi công các công trình xây dựng điện, điện công nghiệp.
Sự lãnh đạo sáng suốt của nhà quản lý cùng đội ngũ kỹ sƣ trẻ năng động, chuyên nghiệp đã giúp cho công ty khẳng định đƣợc vị trí trên thị trƣờng. Công ty chuyên cung cấp các loại thiết bị điện lạnh, điện tử - tin học cho hầu hết văn phòng của các cơ quan, công ty, xí nghiệp,… trong TP Cần Thơ và các tỉnh lân cận nhƣ: Hậu Giang, Sóc Trăng, Cà Mau, Bạc Liêu, Đồng Tháp, An Giang,…
17
3.2 CƠ CẤU TỔ CHỨC
3.2.1 Bộ máy quản lý của công ty
Ghi chú: : Quan hệ chỉ đạo trực tiếp : Quan hệ hỗ trợ
(Nguồn: Phòng tổ chức – hành chính công ty TNHH Phi Long)
Hình 3.1 Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty TNHH Phi Long
3.2.2 Chức năng của các phòng ban
Bộ máy quản lý của công ty đƣợc tổ chức chặt chẽ và khoa học, mỗi phòng ban có nhiệm vụ riêng nhƣng không rời rạc mà liên kết thành một hệ thống không thể tách rời. Mỗi phòng ban có chức năng, nhiệm vụ cụ thể sau:
Giám đốc: Là ngƣời điều hành trực tiếp mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty qua phó giám đốc và các phòng ban. Là ngƣời chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật về tất cả các hoạt động của công ty.
Phó giám đốc: Là ngƣời giúp việc cho giám đốc điều hành hoạt động kinh doanh, báo cáo với Giám Đốc kết quả công việc đã đƣợc phân công trong quá trình thực hiện và chịu trách nhiệm trƣớc giám đốc và pháp luật về công việc của mình.
Phòng kinh doanh: có nhiệm vụ lên kế hoạch phân phối tiêu thụ sản phẩm. Tích cực quan hệ với khách hàng để không ngừng phát triển mạng lƣới tiêu thụ, đẩy mạnh công tác tiếp thị, quảng cáo giới thiệu sản phẩm để nâng cao hiệu quả kinh doanh, giao hàng đến nơi khách hàng yêu cầu, thực hiện hợp đồng mua bán hàng.
Phòng kế toán tài chính: Có nhiệm vụ ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Thƣờng xuyên phản ánh thông tin kịp thời cho ban lãnh đạo công ty nắm bắt đƣợc thực trạng tài chính để chủ động sử dụng vốn hợp lý và tổ chức thanh toán kịp thời, đầy đủ, đúng hạn và đúng chế độ các khoản nợ và đôn đốc thu nợ.
Phòng tổ chức hành chính: Có chức năng tham mƣu cho giám đốc về việc sắp xếp bố trí cán bộ đào tạo và phải bố trí đúng ngƣời, đúng ngành nghề, công việc, quyết toán chế độ với ngƣời lao động theo chính sách chế độ của nhà nƣớc và chế độ của công ty.
PHÓ GIÁM ĐỐC PHÒNG KINH DOANH PHÒNG KẾ TOÁN- TÀI CHÍNH PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH PHÒNG KỸ THUẬT GIÁM ĐỐC
18
Phòng kỹ thuật: Có nhiệm vụ: cài đặt, lắp ráp, sửa chữa các loại máy móc, thiết bị, hƣớng dẫn về mặt kỹ thuật cho khách hàng hiểu.
3.3 NGÀNH NGHỀ KINH DOANH
- Lắp ráp, kinh doanh các loại máy tính, máy văn phòng, máy lạnh, các thiết bị âm thanh, thiết bị viễn thông, điện tử, hàng gia dụng.
- Nghiên cứu chuyển giao, sản xuất phần mềm ứng dụng. - Dịch vụ sửa chữa, cho thuê máy in, máy tính, phần mềm. - Thiết kế các loại bảng hiệu. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Mua bán các loại thiết bị, máy móc và ngành điện công nghiệp, dân dụng. Thi công, lắp đặt, sữa chữa các thiết bị điện.
3.4 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN
3.4.1 Sơ đồ tổ chức
(Nguồn: Phòng kế toán công ty TNHH Phi Long)
Hình 3.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty TNHH Phi Long
Kế toán trưởng: là ngƣời giúp đỡ ban giám đốc công ty, chịu trách nhiệm chung về nghiệp vụ kế toán, theo dõi mọi hoạt động khác nhằm đảm bảo sự phát triển của công ty và có nhiệm vụ báo cáo cho giám đốc theo định kỳ hoặc có yêu cầu.
Kế toán công nợ: có nhiệm vụ lập chứng từ và ghi sổ kế toán chi tiết công nợ, thanh toán, lập báo cáo công nợ và các báo cáo thanh toán. Ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác, rõ ràng các nghiệp vụ thanh toán theo từng đối tƣợng, từng khoản thanh toán, theo dõi chặt chẽ tình hình giữa bộ phận kinh doanh với khách hàng.
Kế toán kho: kiểm tra mọi loại chứng từ xuất, nhập kho và đảm bảo tính chính xác về việc xuất nhập hàng hóa trong kho. Xác định giá trị hàng tồn kho thực tế lúc cuối kỳ và đồng thời làm cơ sở tính ra giá hàng hoá xuất kho trong kỳ.
Kế toán bán hàng: có nhiệm vụ viết hóa đơn bán hàng đồng thời ghi chép và phản ánh chính xác tình hình bán hàng của công ty cả về số lƣợng lẫn giá trị theo từng mặt hàng, nhóm hàng.
Thủ quỹ: là ngƣời thực hiện các nghiệp vụ thu chi phát sinh trong ngày, căn cứ theo chứng từ hợp lệ, ghi sổ quỹ và lập báo cáo quỹ hàng ngày. Thủ quỹ có trách nhiệm thu tiền, xuất tiền theo lệnh của ban giám đốc và kế toán trƣởng; đồng thời thực hiện lƣu trữ, bảo quản hồ sơ tài liệu, số liệu kế toán đúng quy định. Kế toán trƣởng Kế toán công nợ Kế toán kho Kế toán bán hàng Thủ quỹ
19
3.4.2 Chế độ kế toán và hình thức kế toán
3.4.2.1 Chế độ kế toán
Công ty áp dụng Chế độ Kế toán Doanh nghiệp Việt Nam đƣợc ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trƣởng Bộ Tài chính và các thông tƣ hƣớng dẫn thực hiện Chuẩn mực và Chế độ kế toán của Bộ Tài chính.
3.4.2.2 Hình thức kế toán
Công ty TNHH Phi Long là doanh nghiệp có hệ thống kế toán độc lập, mô hình tập trung. Công ty sử dụng hình thức kế toán nhật ký chung. Căn cứ để ghi vào sổ kế toán tổng hợp và cả sổ kế toán chi tiết là: “Chứng từ gốc”.
a. Các sổ kế toán chủ yếu
- Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có). - Sổ cái.
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
b. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH Phi Long)
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra.
Hình 3.3 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung tại công ty TNHH Phi Long
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán đã kiểm tra, đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời
Chứng từ kế toán Sổ nhật ký đặc biệt SỔ NHẬT KÝ CHUNG Sổ, thẻ kế toán chi tiết SỔ CÁI Bảng cân đối số phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết
20
với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh đƣợc ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
Trƣờng hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định ký (3, 5, 10… ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lƣợng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp đƣợc ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có). (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Cuối kỳ (tháng, quý, năm), cộng các số liệu Sổ Cái, lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và lập bảng tổng hợp chi tiết (đƣợc lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) đƣợc dùng để lập các Báo cáo tài chính.
Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh bên Nợ và Tổng số phát sinh bên Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.
3.4.2.3 Tin học trong công tác kế toán
Để phù hợp với công việc kế toán tại công ty, phòng kế toán tổ chức hạch toán theo hình thức Nhật ký chung, toàn bộ số liệu đều đƣợc xử lý trên máy vi tính thông qua việc ứng dụng phần mềm kế toán UNNESCO.
Hình 3.4 Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán máy tại công ty TNHH Phi Long
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã đƣợc kiểm tra đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các
Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại PHẦN MỀM UNESCO SỔ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết
- Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán
quản trị. Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
21
bảng, biểu đƣợc thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán UNESCO. Theo quy định của phần mềm UNESCO, các thông tin đƣợc tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp và sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối kỳ (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết đƣợc thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã đƣợc nhập trong kỳ. Kế toán viên có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ sách kế toán với báo cáo tài chính đã in ra giấy.
3.4.3 Phƣơng pháp kế toán
Năm tài chính: Năm tài chính của Công ty bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán là Đồng Việt Nam (VNĐ).
Phƣơng pháp hạch toán hàng tồn kho:
- Nguyên tắc đánh giá: Hàng tồn kho ghi nhận theo giá gốc. - Phƣơng pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thƣờng xuyên. - Phƣơng pháp tính giá hàng tồn kho: Bình quân gia quyền liên hoàn.
Phƣơng pháp khấu hao tài sản cố định: Nguyên tắc đánh giá TSCĐ: Theo nguyên giá trừ giá trị hao mòn luỹ kế, phƣơng pháp khấu hao áp dụng: Đƣờng thẳng.
Mô hình kế toán: Mô hình tập trung.
Doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ. Doanh nghiệp tính thuế TNDN với thuế suất là 20%.
3.5 KHÁI QUÁT HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH
3.5.1 Sơ lƣợc hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Phi Long
trong giai đoạn 2011 - 2013
Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Phi Long nhìn chung thì giảm đều qua các năm 2011, 2012, 2013; ta có thể dễ dàng nhận ra qua bảng số liệu dƣới đây.
22
Bảng 3.1 Sơ lƣợc kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong giai đoạn 2011 - 2013
Đơn vị tính: đồng
(Nguồn: Phòng kế toán công ty TNHH Phi Long)
Chỉ tiêu Năm Chênh lệch 2011 2012 2013 2012/2011 2013/2012 Số tuyệt đối Tỷ lệ (%) Số tuyệt đối Tỷ lệ (%) DT bán hàng và CCDV 17.993.481.771 14.341.386.137 11.743.873.027 (3.652.095.634) (20,30) (2.597.513.110) (18,11) Giá vốn hàng bán 16.485.858.967 12.786.949.551 10.394.627.480 (3.698.909.416) (22,44) (2.392.322.071) (18,71) Lợi nhuận gộp 1.507.622804 1.554.436.586 1.349.245.547 46.813.782 3,11 (205.191.039) (13,20) DT hoạt động tài chính 2.008.142 3.819.798 1.904.577 1.811.656 90,22 (1.915.221) (50,14) Chi phí tài chính 193.806.674 178.472.108 9.233.855 (15.334.566) (7,91) (169.238.253) (94,83) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Chi phí quản lý kinh doanh 1.273.724.446 1.360.241.208 1.329.554.635 86.516.762 6,79 (30.686.573) (2,26)
LN thuần từ HĐKD 42.099.826 19.543.068 12.361.634 (22.556.758) (53,58) (7.181.434) (36,75) Thu nhập khác - - - - - - - Chi phí khác - - - - - - - Lợi nhuận khác - - - - - - - Tổng LN kế toán trƣớc thuế 42.099.826 19.543.068 12.361.634 (22.556.758) (53,58) (7.181.434) (36,75) Chi phí thuế TNDN 7.367.470 3.420.037 2.579.159 (3.947.433) (53,58) (840.878) (24,59) LN sau thuế TNDN 34.732.356 16.123.031 9.782.475 (18.609.325) (53,58) (6.340.556) (39,33)
23
a. Doanh thu
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của năm 2012 giảm 20,30% so với năm 2011. Không ngừng ở đó, doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ năm 2013 cũng giảm 18,11% so với năm 2012. Doanh thu này liên tục giảm trong 3 năm liên tục, điều này cho thấy hoạt động kinh doanh của công ty không đƣợc tốt. Nguyên nhân là do giá hàng hoá mua vào ngày càng tăng trong khi giá bán lại không tăng nên đã làm cho doanh thu giảm. Đồng thời, ngày càng nhiều công ty thƣơng mại điện tử đƣợc thành lập, điều này làm cho số lƣợng bán ra ngày càng giảm. Số lƣợng bán ra giảm đã ảnh hƣởng khá lớn đối với doanh thu của công ty.
Doanh thu hoạt động tài chính của công ty chủ yếu là lãi từ tiền gửi từ tài khoản tiền gửi ngân hàng nên doanh thu này không nhiều và chiếm tỷ trọng nhỏ trong tổng doanh thu của công ty. Doanh thu hoạt động tài chính năm 2012 là 3.819.798 đồng; tăng đến 90,22% so với năm 2011. Nguyên nhân là do khách hàng thanh toán tiền mua hàng chủ yếu qua chuyển khoản nên tiền gửi trong ngân hàng tăng, dẫn đến doanh thu này tăng cao. Tuy nhiên, năm 2013, doanh thu này lại giảm mạnh đến 50,14%. Điều này cho thấy khoản tiền gửi ngân hàng dao động lớn, do công ty chuyển trả nợ vay ngắn hạn và đồng thời thanh toán tiền mua hàng cho nhà cung cấp với số lƣợng lớn nên tiền gửi trong ngân hàng giảm, dẫn đến doanh thu từ lãi tiền gửi cũng giảm.
Ngoài ra, công ty còn có thu nhập khác. Thu nhập này chủ yếu là thanh lý tài sản. Bắt đầu từ năm 2010 đến nay, các khoản thu nhập khác của công ty không tồn tại. Nguyên nhân là do công ty không phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến thanh lý tài sản.
b. Chi phí
Chi phí phát sinh tại công ty bao gồm giá vốn hàng bán, chi phí quản lý kinh doanh và chi phí tài chính. Trong đó, giá vốn hàng bán chiếm đa sổ trong tổng chi phí. Tƣơng tự nhƣ doanh thu bán hàng và CCDV, giá vốn hàng bán giảm liên tục trong giai đoạn 2011 – 2013. Năm 2012, giá vốn hàng bán giảm 22,44% so với năm 2011. Đến năm 2013, giá vốn chỉ còn 10.394.627.480 đồng; giảm 18,71% so với năm 2012. Giá vốn hàng bán liên tục giảm là do hoạt động kinh doanh của công ty phải cạnh tranh với rất nhiều công ty hoạt động trong ngành, làm cho số lƣợng hàng bán ra không nhiều. Chính vì vậy mà giá vốn hàng bán giảm đáng kể.
Ngƣợc lại với giá vốn hàng bán, chi phí quản lý kinh doanh không giảm liên tục mà có dấu hiệu tăng. Năm 2012, chi phí quản lý kinh doanh là 1.360.241.208 đồng; tăng 6,97% so với năm 2011. Nguyên nhân là lạm phát cao và giá xăng tăng mạnh, kéo theo chi phí vận chuyển hàng hoá, dịch vụ mua ngoài tăng. Bên cạnh đó, để duy trì lƣợng khách hàng thân thiết, công ty