12) Nội dung và kết quả đạt đƣợc
5.2CÁC GIẢI PHÁP VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN
- Cẩn trọng trong việc lập chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán là vật chứng để chứng minh sự tồn tại của các nghiệp vụ phát sinh, vậy nên kế toán cần phải đảm bảo tính chính xác và hợp lệ của chứng từ kế toán. Các chứng từ nên có đầy đủ chữ ký xác nhận, đặc biệt hoá đơn GTGT nên thực hiện theo đúng hƣớng dẫn của việc ghi hoá đơn theo Bộ Tài chính ban hành (hoá đơn số 668 nên thực hiện ghi theo đúng nhƣ hoá đơn số 251 ở phụ lục 02).
- Phân công trách nhiệm rõ ràng: Với mục địch tiết kiệm chi phí nên bộ phận kế toán tại công ty phải kiêm nhiệm nhiều chức vụ và công việc nhƣ: Kế toán trƣởng kiêm kế toán bán hàng, kế toán tổng hợp; thủ quỹ kiêm kế toán tiền mặt. Tuy việc sắp xếp có lợi cho việc cắt giảm chi phí của công ty nhƣng công việc của kế toán trƣởng lại có nhiều áp lực. Bộ phận tổ chức hành chính nên thuê thêm nhân viên kế toán để đảm bảo các công việc đƣợc phân bổ đồng đều và tránh đƣợc trƣờng hợp công việc quá tải gây nhiều sai sót.
- Khắc phục hạn chế của phần mềm: Sử dụng phần mềm rất tiện lợi nhƣng cũng có một số nhƣợc điểm nhƣ dễ bị mất do virus tấn công và khó có thể tìm lại đƣợc. Do vậy công ty vào định kỳ hàng tháng nên in ra và trình ký một lần và lƣu trữ tại văn phòng để tránh rủi ro mất dữ liệu, mặt khác công ty cần có phầm mềm diệt virus hỗ trợ và tránh sử dụng USB để tránh virus xâm nhập huỷ hoại dữ liệu.
- Mở sổ nhật ký đặc biệt để theo dõi: Đối với các nghiệp vụ bán hàng phát sinh, công ty nên mở sổ nhật ký bán hàng (phụ lục số 14) để thuận tiện cho việc theo dõi.
- Trích lập các khoản dự phòng: Trong thực tế để hạn chế bớt những thiệt hại và để chủ động hơn về tài chính trong các trƣờng hợp xảy ra do tác nhân khách quan nhƣ giảm giá hàng bán, nhà nƣớc cho phép các doanh nghiệp lập dự phòng để phần nào giảm bớt những rủi ro, do đó thực chất việc lập dự phòng là quyền lợi về mặt tài chính của doanh nghiệp.
Trong thực tế để hạn chế bớt những thiệt hại và để chủ động hơn về tài chính trong các trƣờng hợp xảy ra do tác nhân khách quan nhƣ giảm giá hàng bán, nhà nƣớc cho phép các doanh nghiệp lập dự phòng để phần nào giảm bớt những rủi ro, do đó thực chất việc lập dự phòng là quyền lợi về mặt tài chính của doanh nghiệp.
Khi kiểm kê hàng tồn kho kế toán phát hiện chênh lệch giữa giá trị hàng tồn kho ghi trên sổ kế toán với giá thực tế trên thị trƣờng, nếu giá thực tế trên thị trƣờng nhỏ hơn giá trị ghi trên sổ kế toán toán lập dự phòng. Mức trích dự phòng nhƣ sau:
97 -
- = = x x
Sau đó sử dụng TK 159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” để hạch toán. Khi lập dự phòng tăng chi phí:
Nợ TK 6424
Có TK 1593
Cuối niên độ kế toán tiếp theo hoàn nhập dự phòng vào thu nhập khác: Nợ TK 1593
Có TK 711
Đồng thời công ty nên trích lập các khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi để hạn chế rủi ro đối với các khoản nợ quá hạn. Đối với các khoản nợ phải thu quá hạn thanh toán, mực trích lập nhƣ sau:
+ 30% giá trị đối với những khoản nợ phải thu quá hạn từ 6 tháng đến dƣới 1 năm.
+ 50% giá trị đối với những khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dƣới 2 năm.
+ 70% giá trị đối với những khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dƣới 3 năm.
+ 100% giá trị đối với những khoản nợ phải thu quá hạn trên 3 năm.
5.3 CÁC GIẢI PHÁP VỀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH
DOANH
Giải pháp nâng cao doanh thu
- Mở rộng hình thức bán hàng: Ngoài việc bán hàng qua điện thoại hoặc bán trực tiếp tại của hàng thì công ty nên quan tâm tới việc thiết lập trang web để thực hiện bán hàng qua internet. Ngày nay, chúng ta có thể dễ dàng truy cập internet bằng nhiều phƣơng tiện thông minh và ở bất cứ nơi nào có wifi hoặc 3G, chính vì vậy mà lƣợng khách hàng ở đây nên đƣợc khai thác. Tuy sẽ tốn một khoản chi phí cho phần thiết lập trang web nhƣng công ty sẽ dễ dàng quảng cáo hình ảnh thông qua mạng lƣới Internet và thu hút đƣợc nhiều khách hàng chú ý đến. Điều này có thể làm tăng lƣợng khách hàng tiêu thụ và tăng doanh thu của công ty.
- Tìm kiếm nguồn khách hàng mới: Hiện nay, nhóm đối tƣợng khách hàng hƣớng đến chủ yếu là các cơ quan nhà nƣớc, ngân hàng, doanh nghiệp,…
Mức dự phòng giảm giá hàng tồn
kho
Số lƣợng hàng tồn kho cuối niên độ
Mức giảm giá
98
và chƣa quan nhiều đến các đối tƣợng nhƣ học sinh - sinh viên. Đối tƣợng này cũng có nhu cầu rất lớn về các sản phẩm điện tử nhƣ: laptop, chuột vi tính, usb, phụ kiện máy tính,… để hỗ trợ cho việc học. Vậy công ty nên chú trọng đƣa ra các chính sách ƣu đãi để thu hút nhóm đối tƣợng này để có thể làm tăng số lƣợng tiêu thụ.
- Có nhiều chính sách ưu đãi và thu hút khách hàng: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Có chế độ ƣu tiên về giá cả và hình thức thanh toán đối với những khách hàng truyền thống, tin cậy và mua với số lƣợng lớn.
+ Trong trƣờng hợp hàng hóa bị lỗi nhƣ thế nào, tùy thuộc vào nguyên nhân và tỉ lệ hàng hóa bị lỗi mà công ty đƣa ra những quyết định đúng đắn cho việc giảm giá hàng bán tránh tình trạng khách hàng và công ty có sự hiểu lầm không tốt cho quan hệ thƣơng mại.
+ Thƣờng xuyên tổ chức các đợt khuyến mãi, giảm giá hoặc tổ chức ngày vàng trong những dịp lễ tết để thu hút khách hàng đến mua hàng của công ty, từ đó làm tăng doanh thu của công ty.
Giải pháp kiểm soát chi phí:
- Chủ động nguồn hàng đầu vào: Để giảm bớt chi phí đồng thời ổn định nguồn hàng hoá đầu vào thì công ty nên quan tâm nhiều hơn đến các nhà cung cấp từ sàn lọc những nhà cung cấp uy tín, giá thành ổn định cho đến việc tạo mối quan hệ tốt trong công việc kinh doanh.
- Tiết kiệm chi phí quản lý kinh doanh: Có những khoản chi phí này cần đƣợc chú trọng giảm bớt nhƣ:
+ Phí công tác: công ty nên sắp xếp những chuyến đi hợp lý, ví dụ nhƣ lên kế hoạch sẵn đoạn đƣờng đi để tránh đi tới rồi về và đi lại để có thể tiết kiệm tiền xăng cũng nhƣ phí ăn uống khi lƣu chuyển nhân viên đi tỉnh.
+ Nhà quản lý nên nhắc nhở nhân viên tránh sử dụng điện thoại của công ty để thực hiện các cuộc gọi cá nhân để giảm bớt cƣớc phí điện thoại. + Văn phòng phẩm nên đƣợc sử dụng hiệu quả nhƣ giấy in cần đƣợc kiểm tra trƣớc khi in để tránh lãng phí. Lịch cuốn hàng năm công ty nhận đƣợc khá nhiều nên có thể sử dụng chúng để làm giấy nháp thay vì mua thêm giấy,…
Giải pháp khác:
- Cải thiện phương thức thanh toán: Với phƣơng thức thanh toán của khách hàng nhƣ hiện nay hầu hết là trả chậm do vậy công ty cần đẩy mạnh công tác thu hồi nhanh số tiền nợ, đối với khách hàng gần đến hạn phải trả tiền công ty nên gửi giấy báo yêu cầu trả tiền trƣớc khi đến hạn 2-3 ngày để nhắc nhở khách hàng thanh toán đúng hạn, hoặc có thể gửi thông báo yêu cầu thanh toán có tính lãi suất tiền vay trên số tiền trả chậm quá hạn trả theo lãi suất quá hạn do ngân hàng quy định (điều này có thể ghi rõ trong hợp đồng kinh tế).
- Tiếp tục quảng bá hình ảnh công ty rộng rãi: Để mọi ngƣời luôn nhớ trong đầu về một hình ảnh của công ty TNHH Tin Học – Điện Tử - Điện Lạnh Phi Long thì công ty nên đƣa thông tin của mình lên các vật dụng, thiết bị đƣợc sử dụng hàng ngày để mọi ngƣời nhớ nhƣ in thông tin công ty lên: miếng
99
lót chuột, balô tặng kèm, logo dán trên mỗi thiết bị sản phẩm bán ra,… từ đó mọi ngƣời sẽ nhớ lâu hơn và mỗi khi cần thì đều nhớ “công ty Phi Long”.
- Nâng cao trình độ của đội ngũ nhân viên: Sản phẩm điện tử luôn gắn liền với những tiến bộ của khoa học nên các sản phẩm này luôn đƣợc cải tiến công nghệ với tốc độ cao, chính vì vậy để có thể theo kịp tính năng của các mặt hàng cũng nhƣ hiểu đƣợc cách sử dụng, bảo trì và sửa chữa; công ty cần đƣa nhân viên đi học các khoá đào tạo ngắn hạn về việc thích ứng với công nghệ mới định kỳ để họ có thể nâng cao trình độ cũng nhƣ nâng cao chất lƣợng phục vụ đối với khách hàng.
100
CHƢƠNG 6
KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ