a) Đặc điểm chi phí quản lý kinh doanh
Chi phí quản lý kinh doanh bao gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Chi phí quản lý kinh doanh phát sinh ở công ty bao gồm: chi phí lương nhân viên quản lý, chi phí tiền điện thoại, chi phí thuê văn phòng, chi phí quảng cáo, tiếp khách...
b) Tài khoản sử dụng
Kế toán sử dụng TK 642 “ Chi phí quản lý kinh doanh” Một số tài khoản liên quan:
- TK 111: Tiền mặt
- TK 112: Tiền gửi ngân hàng
- TK 334: Phải trả cho người lao động
TK 632 TK 1561 TK 911 730.854.707 KC tháng 7 KC tháng 8 KC tháng 9 820.102.748 660.462.015 (1) 6.418.255 (2) 1.604.546 (3) 2.957.625 ……… ……. 2.211.419.470 2.211.419.470
44
c) Chứng từ sử dụng
- Hóa đơn GTGT - Phiếu chi
- Ủy nhiệm chi - Bảng lương
d) Phương pháp hạch toán
(1) Khi có các khoản chi phí quản lý kinh doanh phát sinh kế toán căn cứ vào chứng từ, hóa đơn GTGT để nhập liệu vào phần mềm:
Nợ TK 642
Nợ TK 133 (nếu có)
Có TK 111, 112, 331, 334,...
(2) Cuối kì KT kết chuyển toàn bộ chi phí quản lý kinh doanh sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh
Nợ TK 911
Có TK 642
e) Ví dụ minh họa
Ví dụ 1: Căn cứ vào hóa đơn dịch vụ viễn thông số 4277922 ngày 1/9/2014 với
số tiền 89.190đ (V T 10%), kế toán nhập liệu vào phần mềm: Nợ TK 6422: 81.082đ
Nợ TK 133: 8.108đ
Có TK 111: 89.190đ
Ví dụ 2: Căn cứ vào hóa đơn dịch vụ viễn thông số 4277885 ngày 1/9/2014 với
số tiền 235.001đ (V T 10%), kế toán nhập liệu vào phần mềm: Nợ TK 6422: 213.637đ
Nợ TK 133: 21.364đ
Có TK 111: 235.001đ
Ví dụ 3: Căn cứ vào hóa đơn dịch vụ viễn thông số 4277925 ngày 1/9/2014 với
số tiền 92.824đ (V T 10%), kế toán nhập liệu vào phần mềm: Nợ TK 6422: 84.385đ
45 Có TK 111: 92.824đ
Ví dụ 4: Căn cứ hóa đơn GTGT số 0007414 ngày 11/08/2014 về việc mua từ
Công ty TNHH Viễn Thông Viễn Thịnh
1 ĐTDĐ MTB Samsung SM_T311, đơn giá 8.000.000đ/bộ
Hóa đơn có tổng trị giá là 8.800.000đ (V T 10%), ghi nhận chi phí quản lý kinh doanh kế toán nhập liệu vào phần mềm:
Nợ TK 6422: 8.000.000đ Nợ TK 133: 800.000đ
Có TK 111: 8.800.000đ
Ví dụ 5: Căn cứ hóa đơn GTGT số 0000723 ngày 18/09/2014 về việc chi quảng
cáo cho công ty của Chi nhánh Công ty cổ phần Vật Giá Việt Nam tại TP.HCM Đơn giá quảng cáo 1.000.000đ/tháng, trong 6 tháng
Hóa đơn có tổng trị giá là 6.600.000đ (V T 10%), ghi nhận chi phí quản lý kinh doanh kế toán nhập liệu vào phần mềm:
Nợ TK 6422: 6.000.000đ Nợ TK 133: 600.000đ
Có TK 111: 6.600.000đ
Ví dụ 6: Căn cứ vào phiếu Ủy nhiệm chi ngày 06/08/3014 của Ngân hàng Á
Châu chi nhánh Văn Lang về việc thanh toán tiền thuê văn phòng tháng 7 năm 2014, ghi nhận chi phí quản lý kinh doanh kế toán nhập liệu vào phần mềm:
Nợ TK 6422: 8.000.000đ
Có TK 1121: 8.000.000đ
Ví dụ 7: Căn cứ vào phiếu Ủy nhiệm chi ngày 06/09/3014 của Ngân hàng Á
Châu chi nhánh Văn Lang về việc thanh toán tiền thuê văn phòng tháng 8 năm 2014, ghi nhận chi phí quản lý kinh doanh kế toán nhập liệu vào phần mềm:
Nợ TK 6422: 6.300.000đ Có TK 1121: 6.300.000đ
Ví dụ 8: Căn cứ hóa đơn GTGT số 0003360 ngày 24/08/2014 về việc chi ăn
46
Hóa đơn có tổng trị giá là 579.700đ (V T 10%), ghi nhận chi phí quản lý kinh doanh, kế toán nhập liệu vào phần mềm:
Nợ TK 6422: 527.000đ Nợ TK 133: 52.700đ
Có TK: 111: 579.700đ
Ví dụ 9: Căn cứ hóa đơn Bán Hàng số 0053186 ngày 29/08/2014 về việc chi tiếp
khách tại cửa hàng Dê Hai Cuộc
Hóa đơn có tổng trị giá là 863.000đ, ghi nhận chi phí quản lý kinh doanh, kế toán nhập liệu vào phần mềm:
Nợ TK 6422: 863.000đ
Có TK: 111: 863.000đ
Ví dụ 10: Căn cứ vào bảng thanh toán lương tháng 07/2014, ghi nhận chi phí
quản lý kinh doanh, kế toán nhập liệu vào phần mềm: Nợ TK 6422: 23.358.000đ
Có TK 334: 23.358.000đ
Phần mềm tự động tiến hành trích các khoản theo lương Nợ TK 6422: 5.372.340đ
Có TK 338: 5.372.340đ
* Cuối kì KT kết chuyển toàn bộ chi phí quản lý kinh doanh sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh
Tháng 7: Nợ TK 911: 65.127.085đ Có TK 642: 65.127.085đ Tháng 8: Nợ TK 911: 67.350.639đ Có TK 642: 67.350.639đ Tháng 9: Nợ TK 911: 74.264.185đ Có TK 642: 74.264.185đ
* Căn cứ vào Sổ Cái tài khoản 642, xác định Chi phí quản lý doanh nghiệp quý 3 năm 2013 là: 206.741.909đ
47
* Nhận xét:
- Hàng ngày KT theo dõi, phản ánh kịp thời các khoản chi phí quản lý kinh doanh phát sinh.
- Khi chi tiền kế toán không lập phiếu chi, không đúng với chế độ kế toán, dẫn đến căn cứ ghi sổ không được đáp ứng đủ.
- Công ty áp dụng chế độ kế toán Việt Nam do Bộ Trưởng Bộ Tài Chính ban hành theo quyết định số 15/2006/ QĐ-BTC ngày 20/03/2006, nhưng khi hạch toán Chi phí quản lý kinh doanh, kế toán lại không sử dụng hai TK 641 – “Chi phí bán hàng” và TK 642 – “Chi phí quản lý doanh nghiệp”. Thay vào đó kế toán hạch toán tất cả chi phí kinh doanh vào TK 642 – “Chi phí quản lý kinh doanh” như quyết định 48/2006/QĐ- BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Tài chính. Như vậy, kế toán đã hạch toán sai, cần sửa lại cho đúng với quyết định số 15.
Sơ đồ 2.6. Sơ Đồ Hạch Toán Chi Phí Quản Lý Kinh Doanh
TK 642 TK 911 TK 1121 TK 334 TK 338 (1) 81.082 (6) 8.000.000 8.108 TK 133 (10) 23.358.000 (10) 5.372.340 TK 111 65.127.085 67.350.639 74.264.185 KC tháng 8 KC tháng 7 KC tháng 9 206.741.909 206.741.909
48