Hình thức kế toán:
Tại Công ty TNHH Ngôi Sao Sài Gòn áp dụng hình thức hình thức kế toán trên máy tính được thiết kế theo nguyên tắc của hình thức kế toán nhật ký chung.
Qúa trình xử lý dữ liệu kế toán tại công ty
Công ty sử dụng phần mềm kế toán Trisoft, đây là công cụ phục vụ cho việc ghi sổ kế toán. Phần mềm Trisoft có kết cấu gồm nhiều file: file dùng để quản lý hàng hóa, file dùng làm sổ sách kế toán để xác định kết quả kinh doanh trong mỗi tháng, file dùng để tổng hợp số liệu lên Báo cáo tài chính.
Mỗi file có thiết kế riêng một sheet “Nhập liệu”. Từ những hóa đơn, chứng từ hợp pháp, kế toán lần lượt nhập vào sheet Nhập liệu, vận dụng kiến thức kế toán hạch toán chứng từ chính xác, mọi số liệu sẽ được cập nhật ở những sheet sau như: báo cáo nhập xuất tồn hàng hóa, sổ chi tiết từng mặt hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, bảng cân đối số phát sinh, sổ nhật ký chung, sổ cái tài khoản, sổ quỹ tiền mặt, phiếu thu tiền, phiếu chi tiền...
30
Sơ đồ 1.3. Sơ đồ hình thức kế toán trên máy vi tính tại công ty
Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo có cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
Giải thích:
+ Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc các loại hóa đơn đã được kiểm tra, kế toán xác định tài khoản ghi nợ, tài khoản ghi có để nhập vào phần mềm Trisoft. Máy tính sẽ tự động ghi vào các sổ sách liên quan như Sổ cái, Sổ chi tiết… + Cuối tháng, phần mềm Trisoft sẽ tự động tính tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và cho ra Báo cáo tài chính để tính thuế TNDN, GTGT.
+ Cuối kỳ kế toán, các sổ và báo cáo kế toán sẽ được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo đúng quy định của pháp luật.
Chính sách kế toán áp dụng:
Từ năm 2014 trở về trước công ty áp dụng hệ thống tài khoản theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. Bắt đầu từ năm 2015, công ty áp dụng hệ thống tài khoản theo Thông tư 200/2014/TT- BTC ngày 22/12/2014.
Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 của năm. PHẦN MỀM KẾ TOÁN TRISOFT CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BẰNG CHỨNG TỔNG HỢP CHÚNG TỪ KẾ TOÁN SỔ KẾ TOÁN SỔ CHI TIẾT SỔ TỔNG HỢP BÁO CÁO KẾ TOÁN
31
Đơn vị tiền tệ sử dụng: Việt Nam đồng (VNĐ). Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho theo giá gốc.
Phương pháp xuất kho: theo phương pháp bình quân gia quyền cuối kỳ. Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: theo phương pháp đường th ng. Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế.
Việc doanh nghiệp sử dụng phần mềm để hỗ trợ hạch toán, hệ thống mẫu sổ sách, báo cáo được thiết lập sẵn, do đó số liệu được rút trích tự động, điều đó đã giảm nhẹ rất nhiều trong công tác kế toán. Ngoài ra, luồng thông tin giữa các phòng ban cũng được cung cấp nhanh chóng, chính xác hơn giúp các bộ phận phối hợp hoạt động, giám đốc ra quyết định kịp thời, tránh những tình trạng tiêu cực trong quản lý. Tuy nhiên, mặc dù phần mềm kế toán đã giúp giảm nhẹ công việc kế toán của công ty nhưng kế toán cũng cần phải rà soát các số liệu kỹ nhằm tránh xảy ra sai xót.
2.1.6. Những thuận lợi, khó khăn và phƣơng hƣớng phát triển của công ty
2.1.6.1. Thuận lợi
- Phương thức quảng cáo, PR trên website tốt nên doanh nghiệp được giới thiệu với truyền thông, dễ dàng tiếp cận trên các website việc làm, dịch vụ kế toán. Trong những năm qua doanh nghiệp đã thiết lập được các mối quan hệ với khách hàng, tạo dựng được sự tín nhiệm của khách hàng. Hoạt động cũng mở rộng sang các lĩnh vực tư vấn thuế, dịch vụ thành lập doanh nghiệp, thay đổi giấy phép kinh doanh, đào tạo nghề, mua bán vi tính và thiết bị văn phòng.
- Đội ngũ nhân viên : Sự phân công công việc và nhiệm vụ của mỗi thành viên rõ ràng, tránh sự trùng lắp trong công việc, đội ngũ nhân viên nhiệt tình với công việc.
- Công tác kế toán được hỗ trợ bởi phần mềm kế toán, phần nào giải quyết được khối lượng công việc của công ty kịp thời, hạn chế sai sót.
2.1.6.2. Khó khăn
- Quy mô công ty còn nhỏ nên việc đầu tư trang thiết bị mới còn khó khăn.
- Phương tiện vận chuyển hàng hóa chưa đủ đáp ứng nhu cầu phục vụ khách hàng ngày càng nhiều.
2.1.6.3. Phương hướng khắc phục khó khăn trong tương lai
- Tính giá thực tế các loại hàng hóa mua vào một cách đúng đắn và kiểm tra chặt chẽ các chứng từ mua hàng và kiểm nhận hàng mua một cách nghiêm túc.
32
- Lựa chọn phương án tính giá xuất hàng hóa hợp lý để xây dựng giá bán phù hợp với khả năng của khách hàng và đảm bảo tính cạnh tranh.
- Theo dõi chặt chẽ tình hình tồn hàng hóa,giảm giá hàng hóa…tổ chức kiểm kê hàng hóa đúng theo quy định, báo cáo kịp thời hàng tồn kho.
- Phân bổ chi phí mua hàng hóa cho hàng đã bán trong kỳ để tính giá vốn của hàng đã bán một cách đúng đắn nhằm xác định chính xác kết quả hoạt động kinh doanh.
- Cung cấp thông tin tổng hợp và thông tin chi tiết về hàng hóa kịp thời phục vụ cho quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
2.2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC
ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY
2.2.1. Kế toán doanh thu, thu nhập khác
2.2.1.1. Kế toán doanh thu bán hàng a) Tài khoản sử dụng a) Tài khoản sử dụng
Tại công ty doanh thu phát sinh được theo dõi trên tài khoản 511 “ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”
Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản khác: TK 111: Tiền mặt
TK 112: Tiền gửi ngân hàng TK 131: Phải thu khách hàng TK 3331: Thuế GTGT đầu ra
b) Phương pháp tính doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ và chứng từ sủ dụng
Doanh thu bán hàng hóa = Số lượng hàng hóa x Đơn giá Chứng từ sử dụng:
- Hợp đồng mua bán: là văn bản pháp lý được ký kết giữa công ty với khách hàng và có giá trị theo thời hạn trong hợp đồng.
- Hóa đơn GTGT: do kế toán lập thành 3 liên ghi nhận tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, số thuế GTGT đầu ra.
33
- Phiếu thu: chứng từ xác nhận khách hàng đã thanh toán bằng tiền mặt, làm căn cứ để thủ quỹ ghi sổ quỹ.
c) Phương pháp hạch toán:
Khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến doanh thu, thủ quỹ căn cứ vào hóa đơn GTGT để lập phiếu thu sau đó tiến hành nhập liệu thông tin vào phần mềm, phần mềm sẽ tự động cập nhật dữ liệu vào sổ cái và sổ chi tiết các tài khoản liên quan. Sau đó hóa đơn GTGT được đính kèm với phiếu xuất kho và lưu tại phòng kế toán. Cuối kỳ, kế toán trưởng kết xuất các sổ từ phần mềm theo mẫu có sẵn, in ra giấy, đóng thành quyển để lưu trữ và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định ch sổ chi tiết tài khoản, sổ nhật ký bán hàng và sổ cái tài khoản.
(1) Phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ dù khách hàng thanh toán hay chưa thì kế toán đều hạch toán vào TK 131: “ Phải thu của khách hàng”
Nợ TK 131: tổng giá thanh toán
Có TK 511: giá bán chưa có thuế GTGT Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra
(2) Sau đó khách hàng thanh toán ghi giảm khoản phải thu của khách hàng, KT hạch toán:
Nợ TK 111,112: KH thanh toán bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Có TK 131: Giảm khoản phải thu của khách hàng
(3) Cuối tháng, KT kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh, KT hạch toán:
Nợ TK 511
Có TK 911
d) Ví dụ minh họa (lấy số liệu quý 3/2014)
Ví dụ 1: Căn cứ hóa đơn GTGT số 0000046 ngày 26/07/2014 về việc bán cho
Nhà máy quy chế II (phụ lục)
1 máy in Canon MF 4550, đơn giá 7.000.000đ/cái 1 chai mực nạp, đơn giá 350.000đ/chai
Hóa đơn có tổng trị giá là 8.085.000đ (V T 10%), trong đó doanh thu 7.350.000đ, thuế V T 735.000đ, kế toán nhập liệu vào phần mềm:
34 Nợ TK 131: 8.085.000đ
Có TK 511: 7.350.000đ Có TK 3331: 735.000đ
Khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, căn cứ phiếu thu số 04 ngày 26/07/2014, kế toán nhập liệu vào phần mềm:
Nợ TK 111: 8.085.000đ
Có TK 131: 8.085.000đ
Ví dụ 2: Căn cứ hóa đơn GTGT số 0000051 ngày 31/07/2014 về việc bán cho
Công ty TNHH VN Đại Phong (phụ lục)
1 máy in HP 1102, đơn giá 2.095.000đ/cái
Hóa đơn có tổng trị giá là 2.304.500đ (V T 10%), trong đó doanh thu 2.095.000đ, thuế V T 209.500đ, kế toán nhập liệu vào phần mềm:
Nợ TK 131: 2.304.500đ
Có TK 511: 2.095.000đ Có TK 3331: 209.500đ
Khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, căn cứ phiếu thu số 06 ngày 31/07/2014, kế toán nhập liệu vào phần mềm:
Nợ TK 111: 2.304.500đ
Có TK 131: 2.304.500đ
Ví dụ 3: Căn cứ hóa đơn GTGT số 0000054 ngày 06/08/2014 về việc bán cho
Công ty Cổ Phần Xây Dựng COTEC – COTECCONS (phụ lục 1)
1 máy chấm công vân tay Ronald jack 8000C, đơn giá 3.700.000đ/cái
Hóa đơn có tổng trị giá là 4.070.000đ (V T 10%), trong đó doanh thu 3.700.000đ, thuế V T 370.000đ, kế toán nhập liệu vào phần mềm:
Nợ TK 131: 4.070.000đ
Có TK 511: 3.700.000đ Có TK 3331: 370.000đ
Khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, căn cứ phiếu thu số 08 ngày 06/08/2014, kế toán nhập liệu vào phần mềm:
35 Có TK 131: 4.070.000đ
Ví dụ 4: Căn cứ hóa đơn GTGT số 0000062 ngày 22/08/2014 về việc bán cho
Văn Phòng Tiếp Công Dân Thành Phố (phụ lục)
1 máy Fax Panasonic KX – FI 422, đơn giá 4.220.000đ/cái
Hóa đơn có tổng trị giá là 4.642.000đ (V T 10%), trong đó doanh thu 4.220.000đ, thuế V T 422.000đ, kế toán nhập liệu vào phần mềm:
Nợ TK 131: 4.6420.000đ Có TK 511: 4.220.000đ Có TK 3331: 422.000đ
Ngày 26/08/2014 nhận Giấy báo có của Ngân hàng Á Châu chi nhánh Văn Lang thu được tiền hàng của Văn Phòng Tiếp Công Dân Thành Phố theo hóa đơn 0000062 ngày 22/08/2014, số tiền 4.642.000đ, ghi giảm khoản phải thu khách hàng kế toán nhập liệu vào phần mềm:
Nợ TK 1121: 4.642.000đ Có TK 131: 4.642.000đ
Ví dụ 5: Căn cứ hóa đơn GTGT số 0000085 ngày 30/09/2014 về việc bán cho
Văn Phòng Tiếp Công Dân Thành Phố
1. 1 máy lọc nước Kangaroo Kg102, đơn giá 4.263.636đ/cái 2. 1 tủ lạnh Panasonic BK265 SNVN, đơn giá 5.818.182đ/cái
3. 1 máy lạnh Panasonic KC12 PKH(1.5HP), đơn giá 8.681.818đ/cái 4. 2 máy lạnh Panasonic KC18 PKH(2.0HP), đơn giá 12.681.818đ/cái
Ta có doanh thu = 4.263.636 + 5.818.182 + 8.681.818 + 12.681.818 x 2 = 44.127.273đ
Hóa đơn có tổng trị giá là 48.540.000đ (V T 10%), trong đó doanh thu 44.127.273đ, thuế V T 4.412.727đ, kế toán nhập liệu vào phần mềm:
Nợ TK 131: 48.540.000đ
Có TK 511: 44.127.273đ Có TK 3331: 4.412.727đ
Ngày 18/10/2014 nhận Giấy báo có của Ngân hàng Á Châu chi nhánh Văn Lang thu được tiền hàng của Văn Phòng Tiếp Công Dân Thành Phố theo hóa đơn 0000085
36
ngày 30/09/2014, số tiền 48.540.000đ, ghi giảm khoản phải thu khách hàng kế toán nhập liệu vào phần mềm:
Nợ TK 1121: 48.540.000đ Có TK 131: 48.540.000đ
2.2.1.2. Kế toán doanh thu hoạt động tài chính a) Đặc điểm a) Đặc điểm
Do công ty có quy mô nhỏ nên chưa có các hoạt động đầu tư tài chính để đem lại doanh thu hoạt động tài chính cho công ty. Doanh thu hoạt động tài chính ở công ty chủ yếu là lãi tiền gửi ngân hàng. Công ty chủ yếu giao dịch với ngân hàng Á Châu chi nhánh Văn Lang.
b) Tài khoản sử dụng
Kế toán sử dụng TK 515 - “Doanh thu hoạt động tài chính” TK liên quan: TK 112: “Tiền gửi ngân hàng ”
c) Chứng từ sử dụng:
Giấy báo có của ngân hàng d) Phương pháp hạch toán:
(1) Khi nhận chứng từ về tiền lãi của ngân hàng, kế toán nhập liệu vào phần mềm:
Nợ TK 112: “Lãi tiền gửi ngân hàng”
Có TK 515: “Doanh thu hoạt động tài chính”
(2) Cuối kì kết chuyển DT hoạt động tài chính sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh, kế toán nhập liệu vào phần mềm:
Nợ TK 515
Có TK 911 e) Ví dụ minh họa
Ví dụ 1: Ngày 25/07/2014 nhận Giấy báo có của Ngân hàng Á Châu chi nhánh
Văn Lang thu được tiền lãi nhập vốn, số tiền 7.570đ, ghi nhận doanh thu hoạt động tài chính, kế toán nhập liệu vào phần mềm:
Nợ TK 1121: 7.570đ Có TK 515: 7.570đ
37
Ví dụ 2: Ngày 24/08/2014 nhận Giấy báo có của Ngân hàng Á Châu chi nhánh
Văn Lang thu được tiền lãi nhập vốn, số tiền 5.478đ, ghi nhận doanh thu hoạt động tài chính, kế toán nhập liệu vào phần mềm:
Nợ TK 1121: 5.478đ Có TK 515: 5.478đ
* Cuối mỗi tháng kế toán kết chuyển toàn bộ doanh thu hoạt động tài chính sang TK 911 – “Xác định kết quả kinh doanh”, kế toán nhập liệu vào phần mềm:
Tháng 7: Nợ TK 515: 7.570đ Có TK 911: 7.570đ Tháng 8: Nợ TK 515: 5.478đ Có TK 911: 5.478đ Tháng 9: Nợ TK 515: 8.461đ Có TK 911: 8.461đ
* Căn cứ vào Sổ Cái TK 515 xác định doanh thu hoạt động tài chính quý 3 năm 2014 của công ty là: 21.509đ
Sơ đồ 2.4. Sơ Đồ Hạch Toán Doanh Thu Hoạt Động Tài Chính
TK 911 TK 515 TK 112 21.509 21.509 * Nhận xét: 7.570 5.478 8.461 (2) 5.478 (1) 7.570 (3) 8.461 KC tháng 9 KC tháng 7 KC tháng 8
38
- Kế toán đã định khoản đúng các nghiệp vụ liên quan đến doanh thu hoạt động tài chính.
- Công ty không có hoạt động đầu tư nào ra bên ngoài. Như thế thì nguồn vốn của công ty sẽ được đảm bảo an toàn nhưng công ty sẽ bỏ qua nhiều cơ hội đầu tư mang lại lợi ích cho công ty.
2.2.2. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
Tại công ty không phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu như chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại. Công ty cũng không có các khoản thuế làm giảm trừ doanh thu như: thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, thuế TTĐB, thuế xuất khẩu.
Sản phẩm của công ty luôn được bộ phận kỹ thuật kiểm tra chặt chẽ về mặt chất lượng, hình dáng,…vì thế chất lượng sản phẩm luôn được đảm bảo và ngày càng được nâng cao. Trước khi nhập kho và giao hàng, sản phẩm được nhân viên kỹ thuật kiểm tra kỹ lưỡng. Vì thế tại công ty Ngôi Sao Xanh không có phát sinh các khoản hàng bán bị trả lại hoặc giảm giá hàng bán. Vì thế kế toán tại công ty cũng không theo dõi và hạch toán các khoản này.
Công ty cũng không có chính sách chiết khấu thương mại cho khách hàng.
Vì vậy cuối tháng toàn bộ doanh thu thực hiện trong tháng đều được kết chuyển hết vào TK 911.
* Nhận xét :
Công ty không thực hiện các chính sách chiết khấu thương mại cho khách hàng sẽ làm giảm khả năng cạnh tranh và mở rộng thị trường so với các doanh nghiệp khác. Vì thế công ty nên có chính sách chiết khấu thương mại cho khách hàng, vừa củng cố mối quan hệ với khách hàng cũ và thường xuyên vừa tìm kiếm thêm khách hàng mới. Bộ phận kiểm tra đã thực hiện đúng nhiệm vụ, công việc của mình để đảm bảo công ty không có hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán, từ đó ngày càng nâng cao uy tín của