8. BỐ CỤC CỦA LUẬN VĂN
3.1.2.3 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng, ban
• Về cơ cấu bộ máy tổ chức:
Qua sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty cấp nước tỉnh Ăttapư xét thấy rằng, Công ty này đang sử dụng sơ đồ tổ chức theo chức năng gồm 5 phòng, đó là các phòng kế hoạch – tài chính, phòng thương mại, phòng lắp đặt sửa chữa, phòng sản xuất, phòng
hành chính – nhân sự và 4 tổ dịch vụ tại các địa điểm. Các phòng chức năng này nằm
dưới sự điều hành trực tiếp của Ban giám đốc Công ty.
• Ban giám đốc:
Ban giám đốc Công ty được bố trí 1 Giám đốc và 2 Phó giám đốc, là cấp quản lý cao nhất, có chức năng trong việc ra quyết định, điều hành, chỉ đạo, giám sát về hoạt động mọi mặt của Công ty và có tư cách pháp nhân chịu trách nhiệm về hoạt động của toàn Công ty.
• Phòng kế hoạch – tài chính:
+ Được bố trí 6 người, trong đó gồm 1 trưởng phòng, 1 phó phòng và 4 nhân
viên.
+ Chức năng: Tham mưu cho Ban giám đốc về: Công tác kế hoạch và chiến lược phát triển Công ty. Công tác đầu tư và quản lý dự án đầu tư. Công tác quản lý kinh tế. Tham mưu trong lĩnh vực tài chính – kế toán. Quản lý chí phí.
+ Nhiêm vụ:
- Về công tác kế hoạch: Xây dựng kế hoạch dài – trung – ngắn hạn, các kế hoạch tháng, quý, năm.
- Về công tác kinh tế: Quản lý các hợp đồng kinh tế (quá trình đàm phán, ký kết, thực hiện, thanh lý hợp đồng). Phối hợp các phòng trong việc xây dựng các định mức kinh tế kỹ thuất, các quy chế nội bộ Công ty.
- Về công tác đầu tư và quản lý dự án:Nghiên cứu, đề xuất, phương hướng, chiến lược, dự án đầu tư phù hợp với nguồn lực Công ty trong từng giai doạn phát triển. Quản lý dự án đầu tư (quá trình lập, thẩm định, triển khai dự án…)
- Về công tác tài chính: Quản lý hệ thống kế hoạch tài chính Công ty (xây dựng, điều chỉnh, đôn đốc thực hiện, tổng hợp báo cáo, phân tích đánh giá, kiến nghị). Tổ chức quản lý tài chính tại Công ty, gồm: Quản lý chi phí (lập dự toán chi phí, thực hiện chi theo dự toán, theo dõi tình hình thực hiện, tổ chức phân tích chi phí); Quản lý doanh thu (tham gia đàm phán hợp đồng kinh tế, tổ chức nghiệm thu thanh toán);
Quản lý tiền (thực hiện quản lý tài khoản Công ty và giao dịch ngân hàng, quản lý tiền mặt); Quản lý công nợ; quản lý các quỹ DN theo chế độ và Quy chế tài chính của Công ty.
- Về công tác kế toán: Tổ chức và thực hiện công tác kế toán, bao gồm: thu thập xử lý thông tin, các chứng từ kế toán theo đối tượng kế toán và nội dung công việc kế toán theo chuẩn mực và chế độ kế toán (tổ chức ghi sổ kế toán, lập báo cáo kế toán theo chế độ quy định, lưu trữ tài liệu kế toán theo quy định của Luật kế toán, tổ chức bộ máy kế toán); Lập báo cáo kế toán tổng hợp của Công ty; Lập báo cáo đột xuất theo yêu cầu của lãnh đạo công ty; Tổ chức ứng dụng tin học trong công tác kế toán. Công tác thuế và thanh tra tài chính.
• Phòng thương mại:
+ Được bố trí 9 người, trong đó gồm 1 trưởng phòng, 1 phó phòng và 7 nhân
viên.
+ Chức năng: Tham mưu cho Ban giám đốc về: phát triển thị trường, nắm bắt nhu cầu của khách hàng và thu tiền.
+ Nhiệm vụ: đảm nhiệm các mặt công tác của Công ty trong việc nắm bắt thông tin nhu cầu cung cấp nước của khách hàng; phối hợp với phòng lắp đặt – sửa chữa lên khảo sát, lên kế hoạch để lắp đặt hệ thống cung cấp nước cho khách hàng; thực hiện công tác ghi chép từng đồng hồ đo nước về khối lượng tiêu thụ nước của từng khách hàng; in ấn các hoá đơn và thu tiền.
• Phòng lắp đặt – sửa chữa:
+ Được bố trí 6 người, trong đó gồm 1 trưởng phòng, 1 phó phòng và 4 nhân
viên.
+ Chức năng: Tham mưu cho Ban giám đốc về công tác đảm bảo cho các cơ sở sản xuất và hệ thống mạng lưới cung cấp nước vận hành xuyên suốt và giảm thất thoát nước.
- Nhiệm vụ: Khảo sát hiện trường khi xảy ra những sự cố hỏng hóc, đường ống dẫn rò rỉ, có nhiệm vụ trong việc lắp đặt các đường ống dẫn nước, lắp đặt các đồng hồ đo nước và sửa chữa. Định kỳ lên kế hoạch kiểm nghiệm các đồng hồ đo nước của khách hàng, phát hiện các trường hợp vi phậm tự điều chỉnh, tự lắp đặt. Làm biên bản với các đối tượng vi phạm, phối hợp với phòng hành chính – nhân sự trình lên Ban giám đốc xử lý.
• Phòng quản lý sản xuất:
+ Được bố trí 6 người, trong đó gồm 1 trưởng phòng, 1 phó phòng và 4 nhân
viên.
+ Chức năng: Tham mưu cho Ban giấm đốc về: Kế hoạch sản xuất tháng, quý, năm. Ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào trong sản xuất. Bảo đảm chất lượng nước.
+ Nhiệm vụ:
- Nghiên cứu các văn bản pháp luật, các chế độ chính sách của Nhà nước
quy định về công tác quản lý kỹ thuật chất lượng nước.
- Thường xuyên theo dõi, đôn đốc, kểm tra và hướng dẫn các xí nghiệp lọc
xử lý nước thực hiện tốt kế hoạch sản xuất và tuân thủ công tác quản lý chất lượng nước.
- Định kỳ tổ chức lấy mẫu xét nghiệm, phát hiện kịp thời chất lượng nước
không đạt tiêu chuẩn và hướng dẫn thực thi giải quyết.
- Thực hiện công tác lưu trữ hồ sơ kỹ thuật, chất lượng theo quy định.
- Lập sổ sách theo dõi sản lượng hàng ngày, sổ sách theo dõi số lượng, chất
lượng các trang thiết bị máy móc, dụng cụ chuyên dụng và lên kế hoạch sửa chữa thường xuyên, sửa chữa lớn máy móc, thiết bị đảm bảo sản lượng theo đúng kế hoạch.
• Phòng hành chính – nhân sự:
+ Được bố trí 5 người, trong đó gồm 1 trưởng phòng, 1 phó phòng và 3 nhân
viên.
+ Chức năng: Tham mưu cho Ban giám đốc Công ty về: tổ chức bộ máy và mạng lưới, quản trị nhân sự, quản trị văn phòng và công tác bảo vệ, an toàn.
+ Nhiệm vụ:
- Về công tác nhân sự, bộ máy và đào tạo: Tham mưu về công tác tuyển dụng, đào tạo, bố trí, luân chuyển, thi đua, khen thưởng, kỷ luật nhân sự trong toàn
Công ty theo đúng luật pháp và quy chế của Công ty. Tham mưu tổ chức về phát triển
bộ máy, mạng lưới Công ty phù hợp với sự phát triển Công ty trong từng giai đoạn.
Xây dựng phát triển nguồn nhân lực. Tham mưu về quy chế, chính sách trong lĩnh vực
tổ chức và nhân sự, thiết lập cơ chế quản trị nhân sự khoa học tiên tiến, tạo động lực phát triển SXKD. Xây dựng kế hoạch, chương trình đào tạo nguồn nhân lực toàn Công ty đáp ứng nhiệm vụ SXKD của Công ty trong từng giai đoạn. Quản lý tiền lương, tiền
thưởng, bảo hiểm xã hội theo đúng chính sách, chế độ, pháp luật. Quản lý hợp đồng lao động.
- Về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ: Soạn thảo các văn bản, các tài liệu hành chính lưu hành nội bộ Công ty cũng như gửi các cơ quan, các đơn vị bên ngoài. Thực hiện lễ tân khánh tiết, đón tiếp khách hàng ngày, tổ chức Đại hội, hội nghị, hội thảo, tiệc liên hoan cấp Công ty. Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ. Quản lý con dấu Công ty và các loại dấu tên, chức danh của cán bộ trong Công ty, cấp phát và quản lý theo chức năng các loại giấy giới thiệu, giấy đi đường, giấy uỷ nhiệm của Công ty. Quản lý xe con phục vụ đi công tác theo Quy chế của Công ty. Quản lý phương tiện thông tin liên lạc của toàn Công ty. Quan hệ với các cơ quan địa phương và các đơn vị liên quan trong các vấn đề liên quan đến Công ty về mặt hành chính.
- Công tác trật tự, an ninh: Tổ chức, quản lý theo dõi kiểm tra công tác tự vệ, bảo vệ an ninh, an toàn các cơ sở trực thuộc, phòng cháy chữa cháy, bảo hộ lao động , vệ sinh trong toàn công ty.
- Về công tác quản lý tài sản: Quản lý tài sản phục vụ làm việc của Văn
phòng Công ty (tính toán nhu cầu, tổ chức mua sắm, phân phối, cấp phát, định mức sử
dụng, bàn giao sử dụng, theo dõi quản lý, sửa chữa, thay thế). Quản lý toàn bộ tài sản cố định của Công ty: nhà cửa, lán trại, kho bãi (mở sổ sách theo dõi, kế hoạch di tu, bảo dưỡng, sửa chữa, nâng cấp). Quản lý các hệ thống cấp điện, cấp nước phục vụ cho Công ty.
• Tổ dịch vụ tại các địa điểm:
+ Được bố trí 4 người.
Đại diện cho quyền lợi và nghĩa vụ của Công ty trong giao dịch với các đối tác và tổ chức liên quan tại một địa phương có quan hệ với Công ty trong các lĩnh vực hoạt động của Công ty. Nghiên cứu, đề xuất dịch vụ khách hàng để phát triển các hoạt động của Công ty tại địa phương.