Khi một nhân viên đặt ra câu hỏi:“Tôi có thể làm việc tại nhà được không?”, liệu công ty của bạn đã có quy định sẵn để trả lời cho câu hỏi chưa? Làm việc tại nhà còn là một vấn đề khá mới mẻ hiện nay.
Tình huống giả định: công ty bạn có 7 nhân viên, tất cả họ đều làm việc duy nhất tại văn phòng công ty. Tình huống phát sinh khi một trong số các nhân viên có khúc mắc công việc. Có thể cô ta mới có em bé, chồng hay con phải điều trị bệnh nghiêm trọng, hoặc chồng được cử đi công tác ở nơi khác trong một thời gian và cô ta muốn đi cùng chồng và trở về khi chuyến công tác kết thúc
Mặc dù có những khúc mắc như vậy, nhân viên này vẫn mong muốn tiếp tục làm việc cho công ty và đề xuất được làm việc tại nhà. Cô ta là một trong những nhân viên tốt nhất của công ty và bạn không muốn đánh mất cô ấy.
Đây đúng là một tính huống khó xử, nhưng là một nhà sử dụng lao động, bạn cần chuẩn bị sẵn sàng để đối phó với tình huống này. Trước khi quyết định xem có nên cho phép một hay vài nhân viên làm việc từ xa, bạn hãy cân nhắc tất cả các khía cạnh tích cực và tiêu cực của cả hai lựa chọn.
Tại sao lại tốt nhất là tất cả các nhân viên làm việc cùng một nơi:
Tất cả chúng ta đều là những động vật của thói quen; hầu hết chúng ta đều đã và đang làm việc tại một văn phòng. Kết quả là việc để mọi người làm việc cùng nhau trở thành truyền thống và thích hợp. Các nhà quản lý thường thích nhìn thấy và giao tiếp với mọi nhân viên, đặc biệt khi một trường hợp đột xuất nào đó phát sinh trong công ty.
Điều này là đặc biệt đúng khi bạn cần lên thời gian biểu cho cuộc họp với các nhân viên. Khi mọi người làm việc tại một nơi duy nhất, bạn sẽ không phải nỗ lực quá nhiều cả về thời gian và công sức để xác định thời điểm thuận tiện nhất cho mọi người gặp gỡ nhau.
Và hơn nữa một số nhân viên sẽ làm việc hiệu quả hơn dưới sự giám sát chặt chẽ. Việc kiểm soát các hoạt động cũng dễ dàng hơn khi mọi người cùng làm việc tại một nơi. Tại sao không cần thiết để tất cả nhân viên làm việc tại cùng một nơi:
Nhiều công ty có thể có các văn phòng làm việc tại nhiều địa điểm khác nhau, thành phố hay thậm chí là quốc gia. Trong văn phòng làm việc hiện đại ngày nay, mọi người có thể nhanh chóng giao tiếp với nhau qua máy tính, email, fax, điện thoại hay hội thảo video.
Với những công nghệ hiện đại, việc kết nối các nhân viên có thể rất dễ dàng – hay khó khăn – cho dù họ ở cùng một văn phòng hay tại những địa điểm khác biệt. Ví dụ, chắc chắn chỉ mất cùng một khoảng thời gian để gọi điện cho ai đó ở văn phòng bên cạnh hay ở thành phố khác.
Nhiều nhân viên được công ty cho phép làm việc tại nhà sẽ cống hiến và làm việc hiệu suất hơn bởi vì họ trân trọng những cơ hội công ty đưa ra giúp họ đáp ứng cả các nhu cầu công việc và cá nhân.
Các lựa chọn của bạn
Sau khi bạn cân nhắc kỹ lưỡng các ưu điểm và nhược điểm của việc cho phép những nhân viên có năng lực được làm việc tại nhà, bạn có thể muốn xây dựng một chính sách hoàn chỉnh nhằm bảo vệ công ty. Không quan tâm tới quyết định của bạn, vấn đề rất có thể sẽ được nêu ra lần nữa.
Nếu bạn để một nhân viên làm việc tại nhà, những nhân viên khác có thể không bằng lòng với ưu ái bạn dành cho người đó và không tạo cơ hội hay không cho phép các nhân viên khác làm việc tại nhà hoặc làm việc tại các địa điểm khác nhau.
Trường hợp đội ngũ nhân viên ghen tỵ, họ có thể chỉ trích bạn về việc đem lại cho một nhân viên khác những đối xử đặc biệt. Tinh thần làm việc, sự thoả mãn của các nhân viên và hiệu suất công việc có thể bắt đầu sụt giảm. Sự thoả mãn của khách hàng và doanh thu từ đó cũng sẽ giảm theo.
Có một vài lựa chọn cho bạn:
1. Yêu cầu rằng tất cả nhân viên đều phải làm việc duy nhất tại một địa điểm. Trong trường hợp
này, rất có thể bạn sẽ kết thúc với việc đánh mất một vài nhân viên tốt nhất. 2. Xây dựng một chính sách làm việc tập trung tại một địa điểm, nhưng cho phép các trường hợp ngoại lệ tuỳ thuộc vào các hoàn cảnh riêng biệt được bạn chấp thuận theo các nguyên tắc cơ bản nhất định. Nếu thực thi chính sách này, bạn sẽ cần xây dựng trong một vài chế độ bảo vệ.
Hãy rõ ràng với nhân viên về các tiêu chuẩn và nghĩa vụ để có được sự cho phép làm việc từ xa và khi nào việc này bị từ chối. Đây nên là một chính sách được cân nhắc kỹ lưỡng dựa trên sự hiểu biết thấu đáo về vấn đề.
Bên cạnh đó, bạn cần chuẩn bị xây dựng các quy trình cho phép những nhân viên làm việc tại nhà liên lạc với các nhân viên làm việc tại công ty. Việc này có thể được thực hiện qua máy tính, email, fax, điện thoại hay hội thảo video.
Để duy trì giao tiếp tốt giữa các nhân viên làm việc tại nhà và các nhân viên làm việc tại công ty, bạn sẽ cần thiết lập một phương thức cho hai nhóm nhân viên này có thể liên lạc trực tiếp với nhau.
Sự linh hoạt về thời gian cũng giúp các nhân viên cảm thấy tự do hơn để thực thi các trách nhiệm khác. Sự tự do này là rất cần thiết với nhiều nhân viên.
Mỗi một nhân viên làm việc tại nhà phải hiểu rõ về tất cả các hạn định thời gian của công việc và cách thức hoàn thành chúng. Khi các nhân viên “không còn nhìn thấy ánh sáng”, họ rất có thể quên mất các nhiệm vụ và trách nhiệm của họ. Nói cách khác, bạn cần giám sát họ để đảm bảo rằng các công việc không bị chậm trễ gây ra ảnh hưởng tiêu cực.
3. Cho phép các nhân viên khác cũng được làm việc từ xa. Trước hết, những sự bảo vệ như trên cần được thực thi đầy đủ.
Cuối cùng, bất cứ lựa chọn nào bạn quyết định, việc duy trì mối liên lạc thường xuyên với các nhân viên làm việc tại nhà là quan trọng nhất; còn bằng không họ có thể sớm cảm thấy mất mọi tiếp xúc với công ty. Và việc này thường dẫn tới những kết quả công việc chất lượng thấp và cảm giác không còn được đánh giá cao nữa.
Theo Minh An (Dịch từ Entrepreneur)