3.2.1.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức (sơ đồ cơ cấu tổ chức trang 32)
3.2.1.2 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban
* Ban Giám đốc
- Là ngƣời trực tiếp điều hành mọi hoạt động và đƣa ra những quyết định về chiến lƣợc của công ty. Đồng thời là ngƣời đại diện pháp nhân của công ty, chịu trách nhiệm trƣớc Nhà nƣớc, các đơn vị cấp trên và toàn thể cán bộ công nhân viên.
- Ký kết các hợp đồng kinh tế.
* Trƣởng phòng kinh doanh
- Chăm sóc khách hàng, ký kết các hợp đồng. - Tìm hiểu và mở rộng thị trƣờng.
- Hoạch định và đề xuất các chiến lƣợc kinh doanh với Ban Giám đốc.
* Trƣởng phòng kế toán – tài vụ
- Kiểm tra giám sát hoạt động tài chính, phân tích kết quả hoạt động của công ty và báo cáo định kỳ với ban giám đốc.
- Phổ biến, hƣớng dẫn kịp thời các chế độ, thể lệ tài chính do Nhà nƣớc qui định.
- Lập báo cáo tài chính định kỳ và quyết toán với cơ quan Nhà nƣớc. - Quản lý nguồn tài chính của công ty, đƣa ra các giải pháp về tài chính của công ty.
- Quản lý hệ thống kế toán công ty.
* Trƣởng phòng nhân sự
- Quản lý nhân sự, ký kết hợp đồng lao động, trích nộp các khoản bảo hiểm theo đúng qui định cho cán bộ công nhân viên công ty.
- Tiếp nhận văn thƣ, quản lý văn phòng phẩm, lƣu trữ hồ sơ các phòng ban.
* Trƣởng ca bộ phận sản xuất
Quản lý và chịu trách nhiệm về các bộ phận nhƣ: kho hàng, bộ phận giao nhận, đội xe, chiết nạp gas và bộ phận kiểm tra nhập xuất.
- Kho hàng: đảm bảo lƣợng gas màu tồn kho đủ cung cấp cho khách hàng, đúng thƣơng hiệu, chủng loại…
- Giao nhận: điều phối nhân viên áp tải theo xe hỗ trợ tài xế để giao hàng.
- Đội xe: tổ trƣởng đội xe chịu trách nhiệm điều động tài xế theo lệnh xuất hàng từ phòng kế toán, luân chuyển xe để giao hàng đảm bảo đúng thời gian và tiến độ.
- Chiết nạp: thực hiện chiết nạp từ bồn vào chai loại chai gas 12kg và 45kg mang thƣơng hiệu Saigon Petro theo đúng quy định của Nhà nƣớc.
- Bộ phận kiểm tra Nhập xuất: do đội ngũ bảo vệ tại công ty đảm nhận. Trƣớc khi xe đi giao hàng và sau khi xe về, bảo vệ sẽ tiến hành kiểm tra và ghi nhận lƣợng hàng đi và lƣợng vỏ thu về.
Nguồn: Phòng Nhân sự cty Gas Vĩnh Long
Hình 3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty