2.2.1 Phƣơng pháp thu thập số liệu
Số liệu thứ cấp đƣợc thu thập dựa trên các báo cáo của công ty, nhƣ: báo cáo bán hàng hàng ngày, báo cáo chi phí, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh…
2.2.2 Phƣơng pháp phân tích số liệu
2.2.2.1 Phương pháp so sánh
* So sánh số tuyệt đối: là hiệu số của 2 chỉ tiêu: chỉ tiêu kỳ phân tích và chỉ tiêu kỳ gốc.
∆F = F1 – F0 ∆F: trị số chênh lệch giữa 2 kỳ
F1: trị số chỉ tiêu kỳ phân tích F0: trị số chỉ tiêu kỳ gốc
* So sánh số tương đối: là tỷ số phần trăm (%) của chỉ tiêu kỳ phân tích so với chỉ tiêu kỳ gốc để thể hiện mức độ hoàn thành hoặc tỷ lệ của số chênh lệch tuyệt đối so với chỉ tiêu kỳ gốc để nói lên tốc độ tăng trƣởng.
Trong đó:
%∆F: là % gia tăng của chỉ tiêu phân tích.
2.2.2.2 Phương pháp đồ thị và biểu đồ
Phƣơng pháp này dùng để phân tích mối quan hệ, mức độ biến động cũng nhƣ sự ảnh hƣởng của các chỉ tiêu phân tích.
2.2.2.3 Phương pháp tỷ số
* Tỷ số lợi nhuận ròng trên tài sản (ROA - Return on total assets)
Tỷ số lợi nhuận ròng trên tài sản đo lƣờng khả năng sinh lợi trên mỗi đồng tài sản của công ty.
a) Công thức
(2.11)
F1 F0
b) Ý nghĩa
- Nếu tỷ số này lớn hơn 0, thì có nghĩa doanh nghiệp làm ăn có lãi. Tỷ số càng cao cho thấy doanh nghiệp làm ăn càng hiệu quả.
- Nếu tỷ số nhỏ hơn 0, thì doanh nghiệp làm ăn thua lỗ. Mức lãi hay lỗ đƣợc đo bằng phần trăm của giá trị bình quân tổng tài sản của doanh nghiệp. Tỷ số cho biết hiệu quả quản lý và sử dụng tài sản để tạo ra thu nhập của doanh nghiệp.
* Tỷ số lợi nhuận ròng trên vốn chủ sở hữu (ROE - Return on common equity)
Tỷ số lợi nhuận ròng trên vốn chủ sở hữu là tỷ số quan trọng nhất đối với các cổ đông, tỷ số này đo lƣờng khả năng sinh lợi trên mỗi đồng vốn của cổ đông thƣờng.
a) Công thức
b) Ý nghĩa
Tỷ lệ ROE càng cao càng chứng tỏ công ty sử dụng hiệu quả đồng vốn của cổ đông, có nghĩa là công ty đã cân đối một cách hài hòa giữa vốn cổ đông với vốn đi vay để khai thác lợi thế cạnh tranh cuả mình trong quá trình huy động vốn, mở rộng quy mô. Cho nên, hệ số ROE càng cao thì các cổ phiếu càng hấp dẫn các nhà đầu tƣ hơn.
* Tỷ số lợi nhuận trên doanh thu (ROS – Return on sales)
Tỷ số lợi nhuận trên doanh thuthể hiện tỷ lệ thu hồi lợi nhuận trên doanh số bán đƣợc. Qua đó chúng ta biết tỷ lệ phần trăm của mỗi đồng doanh số sẽ đóng góp vào lợi nhuận.
a) Công thức
(2.15) ROS Lợi nhuận sau thuế
Doanh thu thuần =
(2.14) Lợi nhuận sau thuế
Vốn chủ sở hữu bình quân ROE =
(2.13) Lợi nhuận sau thuế
Tổng tài sản bình quân ROA =
b) Ý nghiã
- Nếu tỷ lệ này tăng, chứng tỏ khách hàng chấp nhận mua giá cao, hoặc cấp quản lý kiểm soát chi phí tốt hoặc cả hai.
- Nếu tỷ lệ lợi nhuận trên doanh thu giảm có thể báo hiệu chi phí đang vƣợt tầm kiểm soát của cấp quản lý, hoặc công ty đó đang phải chiết khấu để bán sản phẩm hay dịch vụ của mình.
2.2.3 Phƣơng pháp hạch toán kế toán
2.2.3.1 Phương pháp chứng từ kế toán: là phƣơng pháp thu thập thông tin, kiểm tra sự phát sinh và hoàn thành các nghiệp vụ phát sinh.
2.2.3.2 Phương pháp đối ứng tài khoản và ghi sổ kép: phƣơng pháp so sánh thông tin, kiểm tra quá trình vận động của từng đối tƣợng kế toán khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong mối tƣơng quan tác động qua lại giữa các đối tƣợng.
CHƢƠNG 3
GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN GAS VĨNH LONG
3.1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY GAS VĨNH LONG 3.1.1 Lịch sử hình thành và lĩnh vực hoạt động 3.1.1 Lịch sử hình thành và lĩnh vực hoạt động
Công ty trách nhiệm hữu hạn Gas Vĩnh Long là công ty thuộc loại hình kinh doanh công ty trách nhiệm hữu hạn, đƣợc Sở Kế hoạch và Đầu tƣ tỉnh Vĩnh Long cấp giấy phép kinh doanh số 1500342892 ngày 03/03/2000 với vốn điều lệ 3.000.000.000 đồng (Ba tỷ đồng). Mọi hoạt động của công ty đều tuân thủ theo luật doanh nghiệp đƣợc Quốc hội nƣớc Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa X thông qua ngày 12/06/1999 và các văn bản hƣớng dẫn thi hành khác. Mặt khác còn đƣợc áp dụng theo Bản điều lệ đã đƣợc các sáng lập viên thông qua. Công ty có tƣ cách pháp nhân, hạch toán kinh tế độc lập, có con dấu riêng, đƣợc mở tài khoản tại ngân hàng theo quy định của ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam.
Nhằm góp phần khai thác tiềm năng sẵn có ở địa phƣơng, tận dụng tài sản, cơ sở vật chất hiện có đƣa vào phục vụ cho hoạt động kinh doanh của công ty, góp phần giải quyết công ăn việc làm cho ngƣời lao động ổn định nền kinh tế xã hội ở địa phƣơng và đóng góp nguồn thu cho ngân sách Nhà nƣớc. Đó chính là mục tiêu suyên xuốt của công ty trong quá trình hoạt động kinh doanh.
Công ty là nhà phân phối độc quyền của Tổng Công ty Dầu khí Thành phố Hồ Chí Minh tại Vĩnh Long, có trạm chiết đặt tại địa chỉ 15A, ấp Phú Hƣng, xã Phú Thịnh, huyện Tam Bình, tỉnh Vĩnh Long. Hoạt động trong lĩnh vực dầu khí, công ty chuyên mua, bán chiết nạp khí hóa lỏng (Gas) loại chai 12kg, 45kg của thƣơng hiệu Saigon Petro đến với ngƣời tiêu dùng, đây là thƣơng hiệu nổi tiếng đã đƣợc chứng nhận tiêu chuẩn TCCS 05: 2010/SP. Ngoài ra, công ty còn cung cấp thêm nhiều loại gas chai 12kg của một số hãng khác nhƣ Total, Petimex…theo yêu cầu của khách hàng.
3.1.2 Tình hình kinh doanh của công ty trong những năm gần đây
Những năm gần đây, tình hình hoạt động kinh doanh tại công ty gặp một số thuận lợi và khó khăn nhƣ sau:
- Hoạt động nhiều năm trong lĩnh vực dầu khí, công ty đã có một hệ thống kênh phân phối ổn định. Với sản lƣợng tiêu thụ ổn định của các khách hàng thân thiết đã góp phần đáng kể vào nguồn thu chính của công ty, góp phần nâng cao doanh thu cũng nhƣ lợi nhuận đạt đƣợc trong kỳ. Bên cạnh đó, cũng đảm bảo đƣợc cuộc sống cho ngƣời lao động trong khu vực.
- Đội ngũ cán bộ nhân viên nhiều kinh nghiệm tạo nên hong cách làm việc và phục vụ khách hàng khá chuyên nghiệp của nhân viên tại công ty, tạo sự hài lòng từ phía khách hàng.
- Cơ sở vật chất phục vụ cho sản xuất kinh doanh luôn đƣợc trang bị đầy đủ, kịp thời, đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra một cách thuận lợi. Cụ thể, trong năm 2013, công ty đã nâng cấp, cải tạo thêm cho trạm chiết, nhƣ: bồn bể tồn trữ, dây chuyền chiết nạp, vỏ bình gas, đặc biệt là mua sắm thêm xe bồn phục vụ cho sản xuất kinh doanh.
3.1.2.2 Khó khăn
- Việc mở rộng kinh doanh của công ty còn nhiều hạn chế từ vốn kinh doanh, nguồn vốn xoay vòng của công ty còn tƣơng đối ít, do vậy, công ty phải cân đối để luôn đảm bảo đầy đủ hàng hóa để cung cấp cho khách hàng. Hàng hóa tồn kho còn ít, đa phần, hàng hóa phải nhập vào thƣờng xuyên để đảm bảo lƣợng hàng đầu ra, nhất là mặt hàng gas màu.
- Cạnh tranh thị trƣờng ngày càng gay gắt, công ty luôn phải đối mặt với việc bán phá giá của các nhà cung cấp khác. Việc giữ khách hàng hiện có phải luôn đƣợc quan tâm hàng đầu, bên cạnh đó, công ty tăng cƣờng tìm kiếm thêm nhiều khách hàng mới, tuy nhiên, số lƣợng khách hàng của công ty còn tƣơng đối ít.
3.2 CƠ CẤU TỔ CHỨC
3.2.1 Cơ cấu tổ chức của công ty
3.2.1.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức (sơ đồ cơ cấu tổ chức trang 32)
3.2.1.2 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban
* Ban Giám đốc
- Là ngƣời trực tiếp điều hành mọi hoạt động và đƣa ra những quyết định về chiến lƣợc của công ty. Đồng thời là ngƣời đại diện pháp nhân của công ty, chịu trách nhiệm trƣớc Nhà nƣớc, các đơn vị cấp trên và toàn thể cán bộ công nhân viên.
- Ký kết các hợp đồng kinh tế.
* Trƣởng phòng kinh doanh
- Chăm sóc khách hàng, ký kết các hợp đồng. - Tìm hiểu và mở rộng thị trƣờng.
- Hoạch định và đề xuất các chiến lƣợc kinh doanh với Ban Giám đốc.
* Trƣởng phòng kế toán – tài vụ
- Kiểm tra giám sát hoạt động tài chính, phân tích kết quả hoạt động của công ty và báo cáo định kỳ với ban giám đốc.
- Phổ biến, hƣớng dẫn kịp thời các chế độ, thể lệ tài chính do Nhà nƣớc qui định.
- Lập báo cáo tài chính định kỳ và quyết toán với cơ quan Nhà nƣớc. - Quản lý nguồn tài chính của công ty, đƣa ra các giải pháp về tài chính của công ty.
- Quản lý hệ thống kế toán công ty.
* Trƣởng phòng nhân sự
- Quản lý nhân sự, ký kết hợp đồng lao động, trích nộp các khoản bảo hiểm theo đúng qui định cho cán bộ công nhân viên công ty.
- Tiếp nhận văn thƣ, quản lý văn phòng phẩm, lƣu trữ hồ sơ các phòng ban.
* Trƣởng ca bộ phận sản xuất
Quản lý và chịu trách nhiệm về các bộ phận nhƣ: kho hàng, bộ phận giao nhận, đội xe, chiết nạp gas và bộ phận kiểm tra nhập xuất.
- Kho hàng: đảm bảo lƣợng gas màu tồn kho đủ cung cấp cho khách hàng, đúng thƣơng hiệu, chủng loại…
- Giao nhận: điều phối nhân viên áp tải theo xe hỗ trợ tài xế để giao hàng.
- Đội xe: tổ trƣởng đội xe chịu trách nhiệm điều động tài xế theo lệnh xuất hàng từ phòng kế toán, luân chuyển xe để giao hàng đảm bảo đúng thời gian và tiến độ.
- Chiết nạp: thực hiện chiết nạp từ bồn vào chai loại chai gas 12kg và 45kg mang thƣơng hiệu Saigon Petro theo đúng quy định của Nhà nƣớc.
- Bộ phận kiểm tra Nhập xuất: do đội ngũ bảo vệ tại công ty đảm nhận. Trƣớc khi xe đi giao hàng và sau khi xe về, bảo vệ sẽ tiến hành kiểm tra và ghi nhận lƣợng hàng đi và lƣợng vỏ thu về.
Nguồn: Phòng Nhân sự cty Gas Vĩnh Long
Hình 3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty
3.2.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán
3.2.2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán (sơ đồ bộ máy kế toán trang 33)
3.2.2.2 Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận
* Kế toán trƣởng
- Tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán, xây dựng, điều hành và chỉ đạo các kế toán viên thực hiện công tác kế toán.
BAN GIÁM ĐỐC TRƢỞNG PHÒNG NHÂN SỰ TRƢỞNG PHÒNG KẾ TOÁN-TÀI VỤ TRƢỞNG PHÒNG KINH DOANH CHUYÊN VIÊN NGHIÊN CỨU THỊ TRƢỜNG CHUYÊN VIÊN KINH DOANH KẾ TOÁN BÁN HÀNG KẾ TOÁN TỔNG HỢP THỦ QUỸ TRƢỞNG CA BỘ PHẬN SẢN XUẤT KHO HÀNG GIAO NHẬN ĐỘI XE CHIẾT NẠP BỘ PHẬN KT NHẬP XUẤT (BV)
- Là ngƣời chịu trách nhiệm trong việc lập báo cáo tài chính của công ty, cung cấp thông tin kế toán cho nội bộ công ty và cho cấp trên.
- Tổ chức kiểm tra kế toán nội bộ, giám sát các nghiệp vụ kế toán phát sinh, phổ biến và hƣớng dẫn kịp thời các quy định, chế độ tài chính do Nhà nƣớc ban hành.
- Giúp cho giám đốc trong việc phân tích trong hoạt động sản xuất kinh doanh, tính toán xác định đầy đủ các khoản thuế phải nộp cho Ngân sách Nhà nƣớc, các khoản phải nộp cho cấp trên và các khoản trích lập quỹ của công ty.
* Kế toán tổng hợp
- Tổng hợp, cập nhật số liệu kế toán hàng ngày về tình hình mua, bán tại công ty;
- Lập báo cáo hàng ngày và định kỳ về tình hình hoạt động của công ty; - Thay mặt kế toán trƣởng giải quyết các công việc khi kế toán trƣởng vắng mặt…
* Kế toán bán hàng
- Tiếp nhận đơn hàng, lập kế hoạch bán hàng, cân đối, sắp xếp hàng hóa; - Theo dõi việc tiêu thụ hàng hóa của khách hàng, lập báo cáo hàng ngày và định kỳ
* Thủ quỹ
- Căn cứ các chứng từ thu, chi cập nhật vào sổ quỹ hàng ngày, thƣờng xuyên đối chiếu tồn quỹ với kế toán tổng hợp. Định kỳ hàng tuần tiến hành kiểm kê lƣợng tồn quỹ thực tế.
- Quản lý tiền mặt rõ ràng, chặt chẽ. Thu, chi đúng nguyên tắc.
- Kết hợp cùng nhân viên kế toán theo dõi công nợ mua bán hàng hóa phát sinh. KẾ TOÁN TỔNG HỢP THỦ QUỸ KẾ TOÁN TRƢỞNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG
Nguồn: Phòng kế toán Cty Gas Vĩnh Long
Hình 3.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
3.3 HÌNH THỨC KẾ TOÁN VÀ CÁC CHÍNH SÁCH KẾ TOÁN ÁP DỤNG TẠI CÔNG TY DỤNG TẠI CÔNG TY
3.3.1 Hình thức kế toán
Công ty áp dụng hình thức kế toán trên máy tính dựa trên cơ sở hình thức kế toán Nhật ký chung, hạch toán theo nguyên tắc chế độ kế toán Việt Nam và áp dụng đầy đủ các chuẩn mực kế toán hiện hành.
* Sơ đồ hình thức kế toán Nhật ký chung
Hình 3.3 Sơ đồ tổ chức và trình tự luân chuyển chứng từ theo hình thức “Nhật ký chung”
* Ghi chú
: Ghi hàng ngày hoặc định kỳ : Đối chiếu, kiểm tra
: Ghi cuối tháng
Trình tự ghi sổ kế toán
Chứng từ kế toán
Sổ nhật ký chung Sổ, thẻ kế
toán chi tiết Sổ nhật ký
đặc biệt
Sổ cái hợp chi tiết Bảng tổng Bảng cân đối
số phát sinh
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán đã đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, trƣớc hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp, đồng thời các nghiệp vụ phát sinh đƣợc ghi vào sổ thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
Cuối tháng, cuối kỳ, cuối năm, cộng số liệu trên sổ cái, lập bản cân đối số phát sinh.
Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (đƣợc lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) đƣợc dùng để lập báo cáo tài chính.
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo tổng số phát sinh nợ, có của tất cả các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng tổng số tiền phát sinh trên sổ nhật ký chung (hoặc các sổ nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.
3.3.2 Chính sách kế toán
- Đơn vị tiền tệ: Việt Nam đồng (VND)
- Niên độ kế toán: từ 01/01 đến 31/12 hàng năm.
- Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên.
- Phƣơng pháp xuất kho thành phẩm: theo phƣơng pháp trung bình theo tháng.
- Phƣơng pháp kế toán TSCĐ:
+ Đánh giá TSCĐ theo nguyên giá và giá trị còn lại của TSCĐ. + Phƣơng pháp tính khấu hao theo phƣơng pháp lũy kế.
+ Phƣơng pháp khấu hao TSCĐ theo phƣơng pháp đƣờng thẳng.
- Tính thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ.
3.4 PHƢƠNG HƢỚNG NHIỆM VỤ CỦA CÔNG TY TRONG THỜI GIAN TỚI GIAN TỚI
Nhiệm vụ chính, xuyên suốt hàng đầu của công ty vẫn là bài toán về sản lƣợng. Đặc biệt là sản lƣợng của mặt hàng kinh doanh chính của công ty: gas SP. Chính vì hoạt động chính của công ty là kinh doanh khí dầu mỏ hóa lỏng
nên vấn đề sản lƣợng là vấn đề luôn đƣợc quan tâm hàng đầu. Để làm đƣợc