Giám đốc có nhiệm vụ giám sát và kiểm tra tất cả các hoạt động SXKD của Công ty, là ngƣời quyết định các chỉ tiêu về tài chính, quyết định ngân sách hoạt động cho các đơn vị và phòng ban.
-Phó giám đốc: Là ngƣời giúp Giám đốc điểu hành mọi hoạt động SXKD của Công ty khi đƣợc ủy quyền, chịu trách nhiệm trực tiếp về một số lĩnh vực cụ thể.
-Phòng kế hoạch: Lập và theo dõi việc thực hiện kế hoạch; báo cáo thống kê hàng tháng, quý, năm; chỉ đạo bán hàng nội địa.
-Phòng tổ chức – hành chính: Tham mƣu cho Giám đốc về công tác bố trí, sắp xếp, tổ chức cán bộ, nhân viên để hoạt động tiêu thụ hàng hóa và SXKD đạt hiệu quả cao nhất. Đồng thời, tham mƣu cho Giám đốc về công tác quản lý hoạt động, quản lý lao động tiền lƣơng, các chính sách đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ, công nhân kỹ thuật.
-Phòng tài chính – kế toán: Tổ chức hạch toán toàn bộ quá trình SXKD và tiêu thụ. Thực hiện các việc kiểm tra, giám sát tình hình nhiệm vụ của đơn vị về việc bán hàng, thu chi tài chính, cung cấp số liệu khi điều hành hoạt động tiêu thụ hàng hóa và lập báo cáo tài chính của Công ty cho cấp trên.
-Phòng dịch vụ - vận tải: Tổ chức quản lý tốt lực lƣợng lao động đƣợc bố trí và thiết bị các đầu xe, các loại máy để phục vụ thi công các công trình, vận chuyển hàng hóa đạt hiệu quả. Thƣờng xuyên kiểm tra, lập kế hoạch duy tu, bảo dƣỡng đội xe, đầu máy. Trực tiếp chỉ đạo trong việc phân phối nguồn kinh phí nhằm đảm bảo an toàn.
-Phòng kinh doanh: Trực tiếp chịu trách nhiệm thực hiện các hoạt động tiếp thị - bán hàng tới các khách hàng nhằm đạt mục tiêu về doanh số.
2.1.6. Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Cổ Phần Bốn Phƣơng
2.1.6.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Kế toán có vai trò quan trọng và đặc biệt cần thiết đối với hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Hoạt động kế toán tốt hay xấu sẽ tác động trực tiếp đến chất lƣợng và hiệu quả quản lý. Do đó, bộ máy kế toán cần phải đƣợc tổ chức hợp lý, thuận tiện cho hoạt động SXKD của Công ty. Cụ thể nhƣ sau:
35
Ghi chú: Quan hệ trực tiếp Quan hệ đối chiếu
(Nguồn: Phòng tài chính – kế toán Công ty Cổ Phần Bốn Phương)
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Cổ Phần Bốn Phƣơng.
2.1.6.2. Chức năng, nhiệm vụ của các phần hành
-Kế toán trƣởng: Là ngƣời đứng đầu phòng kế toán, trực tiếp chỉ đạo công tác kế toán tại Công ty; có nhiệm vụ tổ chức và kiểm tra, kiểm soát việc thực hiện ghi chép ban đầu, các hóa đơn chứng từ, vốn trong SXKD, chấp hành các quy định về báo cáo theo chế độ kế toán hiện hành. Đồng thời kế toán trƣởng còn tham mƣu cho Giám đốc về các vấn đề về tài chính – kế toán, công tác đấu thầu, các hợp đồng mua bán hàng hóa...
-Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ kiểm tra, tổng hợp số liệu kế toán và lập báo cáo tài chính tháng, quý, năm ... theo quy định hiện hành. Tham gia giải trình, đánh giá tình hình tài chính, tình hình SXKD của Công ty. Theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ, lập kế hoạch khấu hao.
-Kế toán thanh toán: Có trách nhiệm theo dõi thu chi, thanh toán nội bộ Công ty và các ban chỉ huy công trình. Theo dõi các khoản nợ phải thu và nợ phải trả. Trực tiếp nhận thanh toán.
-Kế toán hàng hóa: Tổ chức ghi sổ chi tiết, sổ tổng hợp, các bảng kê, nhật ký các tài khoản. Tham mƣu cho kế toán trƣởng về công tác tổ chức thu mua hàng hóa, tổ chức quản lý và dự trữ, tổ chức bán ra.
- Thủ quỹ: Có nhiệm vụ quản lý tiền mặt, thực hiện thu, chi theo quyết định của kế toán trƣởng, hàng ngày lên sổ quỹ đối chiếu với kế toán thanh toán, kiểm kê với số tiền tồn quỹ cuối ngày.
Kế toán trƣởng Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán Kế toán hàng hóa Thủ quỹ
36
2.1.7. Tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ Phần Bốn Phƣơng
2.1.7.1. Hình thức ghi sổ kế toán
Công ty áp dụng hệ thống kế toán theo hình thức Nhật ký - chứng từ. Việc mở sổ sách kế toán đảm bảm phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời, trung thực, liên tục và có tính hệ thống. trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký – chứng từ nhƣ sau:
Ghi chú: Ghi hằng ngày Đối chiếu kiểm tra
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ
(Nguồn: Phòng tài chính – kế toán Công ty Cổ Phần Bốn Phương)
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ tổ chức ghi sổ kế toán tại Công ty Cổ Phần Bốn Phƣơng.
-Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán đã đƣợc kiểm tra, lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký – Chứng từ hoặc Bảng kê, Sổ chi tiết có liên quan.
-Cuối tháng khóa sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký – Chứng từ, lấy số liệu tổng cộng ghi trực tiếp vào Sổ cái.
-Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đƣợc ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan. Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi
Chứng từ gốc, bảng tổng hợp chứng từ Bảng kê chứng từ Sổ kế toán chi tiết Nhật ký chứng từ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Bảng cân đối tài khoản