III. KẾT LUẬN (Cần ghi rõ mức độ đồng ý hay không đồng ý nội dung đề tài và các yêu cầu chỉnh
4.2.2Kế toán tập hợp chi phí sản xuất tại Công ty Cổ phần Thực phẩm Sao Ta
phẩm Sao Ta
4.2.2.1 Kế toán tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp a. Chứng từ và sổ kế toán
Với đặc thù của ngành chế biến thủy sản, sau khi nguyên liệu tôm được mua về sẽ không tiến hành nhập kho nguyên liệu mà đưa ngay vào sản
xuất nhằm đảm bảo chất lượng tôm về độ tươi sống, mùi vị,… của nguyên liệu chính.
Chứng từ kế toán sử dụng: Đơn đặt hàng (hợp đồng); Phiếu mua tôm nguyên liệu; Hóa đơn GTGT liên 2;
Báo cáo tồn nguyên liệu chính;…
Tài khoản kế toán: Tài khoản 621 - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Tài khoản này gồm có các tài khoản cấp 2 sau:
TK 6211: Chi phí nguyên liệu tôm Nobashi; TK 6212: Chi phí nguyên liệu tôm IQF; TK 6213: Chi phí nguyên liệu tôm Tempura; TK 6214: Chi phí nguyên liệu tôm Khác. Các loại sổ sách kế toán sử dụng:
Sổ chi tiết: Mẫu số S38 – DN; Sổ cái: Mẫu số S02c1 – DN; Chứng từ ghi sổ: Mẫu S02a – DN;
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: Mẫu S02b – DN. b. Lưu đồ luân chuyển chứng từ (Xem phụ lục 1.1)
Công việc thu mua tôm nguyên liệu chủ yếu từ các doanh nghiệp tư nhân và hộ gia đình trong vùng và do bộ phận thuộc phòng kinh doanh thực hiện thu mua. Dưới đây là các bước của quy trình:
(1) Phòng Kinh doanh căn cứ vào hóa đơn GTGT liên 2 của người bán và giám sát công tác cân tôm nguyên liệu để lập phiếu thu mua nguyên liệu thành 02 liên. Trong đó, liên 2 của hóa đơn GTGT và liên 2 của phiếu mua tôm nguyên liệu được chuyển qua phòng Tài chính, liên còn lại lưu tại bộ phận.
(2) Khi nhận được liên 2 của hóa đơn GTGT và phiếu mua tôm nguyên liệu, phòng Tài chính sẽ thực hiện việc kiểm tra chứng từ.
(3) Các chứng từ sau khi đã kiểm tra sẽ tiến hành nhập liệu vào phần mềm máy tính. Đồng thời lưu tại bộ phận sau khi nhập liệu.
(4) Phần mềm tự động xử lý dữ liệu và lưu vào cơ sở dữ liệu tương thích. (5) Cuối kỳ, kế toán thực hiện thao tác lệnh in các dữ liệu từ phần mềm. Phần mềm sẽ truy xuất và in các chứng từ ghi sổ và các sổ sách có liên quan.
Nhận xét chung: Các chứng từ sử dụng cho việc ghi nhận nghiệp vụ phát sinh điều có đủ chữ ký. Tuy nhiên vẫn còn một số chứng từ không được lãnh đạo ký duyệt ngay trong lúc ghi nhận nghiệp vụ, các chứng từ đó thường được tập hợp lại đến cuối tháng mới thực hiện ký duyệt do khối lượng công việc rất lớn. Các chứng từ được lưu trữ riêng theo từng tập hồ sơ nhằm hỗ trợ cho việc đối chiếu và kiểm tra sau này. Công việc thu mua tôm nguyên liệu có nhân viên giám sát và nhân viên bộ phận sản xuất đi cùng. Nhìn chung quá trình thu mua và ghi nhận nghiệp vụ mua tôm nguyên liệu đã được đơn giản hóa nhằm giảm bớt thời gian xử lý và áp lực lên các nhân viên phụ trách.
c. Chứng từ phát sinh tháng 01 năm 2014
Hằng tháng với rất nhiều hoạt động kinh tế liên quan đến chi phí sản xuất sản phẩm phát sinh tại Công ty, các nghiệp vụ này được thể hiện qua các chứng từ gốc phát sinh, từ đây kế toán sẽ tiến hành lập các chứng từ ghi sổ, dựa vào các chứng từ ghi sổ sẽ được dùng làm căn cứ ghi sổ cái và sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Qua đây là một số nghiệp vụ phát sinh trong tháng về mua tôm nguyên liệu:
(1) Ngày 02/01/2014 mua tôm nguyên liệu của Doanh nghiệp tư nhân Lâm Thị Minh theo hóa đơn GTGT 0000001, thuế GTGT 5% với số lượng 2.495,53 kg tương ứng số tiền 501.722.550 đồng.
(2) Ngày 18/01/2014 mua nguyên liệu tôm sú 318,49 kg với đơn giá 199.965 đồng/kg và 467,81 kg với đơn giá là 172.187 đồng/kg, thuế GTGT 5% của Doanh nghiệp tư nhân Thiện Thư theo hóa đơn GTGT số 0000010, nguyên liệu được đưa thẳng vào sản xuất theo phiếu mua tôm nguyên liệu 00175 và 00174.
d. Kế toán chi tiết
Nguyên liệu tôm là đối tượng kế toán cần tổ chức hạch toán chi tiết về mặt giá trị cũng như số lượng theo từng nhóm thành phẩm và được tiến hành đồng thời thực hiện bởi kế toán trên cơ sở các chứng từ phát sinh.
Tôm nguyên liệu được thu mua và chuyển thẳng vào trong sản xuất nên dựa vào kích cỡ tôm, loại nguyên liệu cũng như nhu cầu tiêu thụ của thị trường mà tôm nguyên liệu được lựa chọn đưa vào sản xuất cho từng nhóm sản phẩm thích hợp thông qua các phiếu mua nguyên liệu.
Dưới đây là bảng tính toán chi tiết nguyên liệu tôm đưa vào sản xuất cho từng nhóm thành phẩm:
Bảng 4.1: Bảng tính toán chi tiết chi phí mua nguyên liệu tôm cho từng nhóm thành phẩm tháng 01 năm 2014 Số hiệu Ngày tháng
Tên nguyên liệu mua vào Số lượng (kg) Đơn giá (đồng/kg) Thành tiền (đồng) … … … … 00013 02/01 Mua tôm sú NL chế biến tôm IQF 1.320,87 214.415 283.215.000 … … … … 00018 02/01 Mua tôm sú NL chế biến tôm IQF 46,73 196.511 9.183.000 … … … … Tổng cộng 581.579,6 86.747.277.000
Nguồn: Phòng Tài chính Công ty Cổ phần Thực phẩm Sao Ta
Cuối tháng, phòng Tài chính sẽ căn cứ vào “Báo cáo tồn nguyên vật liệu 01/2014” (Xem phụ lục 2.5), để xác định số lượng số lượng tôm nguyên liệu còn lại cuối kỳ. Đồng thời dựa vào “Bảng tổng hợp xuất nguyên liệu tôm tháng 01/2014” (Xem phụ lục 2.6) nhằm xác định giá xuất thực tế bình quân của từng nhóm thành phẩm.
Sau đây là bảng tính toán chi tiết xuất kho nguyên liệu tôm cho từng nhóm thành phẩm trong tháng 01/2014:
Bảng 4.2: Bảng tính toán chi tiết xuất kho nguyên liệu tôm cho từng nhóm thành phẩm trong tháng 01/2014
Xuất trong kỳ Tên vật tư Số lượng
(kg)
Đơn giá (đồng)
Thành tiền (đồng) Tôm nguyên liệu xuất
kho sản xuất 579.083.86 - 86.549.825.000
- IQF 82.752,34 256.588 21.233.246.896
- Nobashi 218.318,76 165.630 36.160.064.521
- Tempura 172.131,64 95.359 16.414.265.464
- Khác 105.881,12 120.345 12.742.248.119
Nhận thấy sự chênh lệch giữa số lượng và giá trị tôm nguyên liệu mua vào nhiều hơn so với số lượng và giá trị tôm nguyên liệu mang vào sản xuất là do đến cuối ngày 28/01/2014 tất cả mọi hoạt động sản xuất của Công ty điều dừng lại vì nghỉ Tết Âm Lịch nên số lượng tôm nguyên liệu còn lại vào cuối ngày sẽ được trữ bảo quản trong kho lạnh và chờ phụ
Dựa vào chứng từ gốc gồm hóa đơn GTGT liên 2 cùng phiếu mua tôm nguyên liệu phát sinh kế toán tiến hành nhập liệu ngày vào phần mềm kế toán. Phần mềm sẽ xử lý ghi sổ chi tiết. Công việc ghi sổ chi tiết theo mẫu S38 – DN được ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC của Bộ Tài chính.
Sổ chi tiết TK 6211: Chi phí tôm nguyên liệu Nobashi. (Xem phụ lục 5.1).
Sổ chi tiết TK 6212: Chi phí tôm nguyên liệu IQF. (Xem phụ lục 5.2). Sổ chi tiết TK 6213: Chi tiết tôm nguyên liệu Tempura. (Xem phụ lục 5.3).
Sổ chi tiết TK 6214: Chi tiết tôm nguyên liệu khác. (Xem phụ lục 5.4). Có thể thấy việc ghi sổ chi tiết tôm nguyên liệu là rất quan trọng, đây là cơ sở để lập bảng tổng hợp chi tiết nhằm đối chiếu kiểm tra dữ liệu với sổ cái tôm nguyên liệu vào cuối tháng hay khi có yêu cầu từ lãnh đạo.
e. Kế toán tổng hợp
Sau khi thực hiện kế toán chi tiết thì công việc kế toán tổng hợp chi phí nguyên liệu tôm là việc thực hiện lập chứng từ ghi sổ từ các chứng từ gốc thu mua nguyên liệu tôm và sau đó tiến hành ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái chi phí tôm nguyên liệu. Kế toán tổng hợp rất quan trọng, là cơ sở dữ liệu cần thiết để lập báo cáo tài chính.
Do các nghiệp vụ mua tôm nguyên liệu đều chuyển thẳng vào sản xuất nên công tác kế toán tổng hợp sẽ thực hiện mô phỏng bởi nghiệp vụ sau:
Ngày 02/01/2014 mua tôm sú nguyên liệu theo hóa đơn GTGT số 0000001, thuế GTGT 5%, số lượng 2.495,53 kg với tổng giá trị 501.722.550 đồng của Doanh nghiệp tư nhận Hiền Tiên, nguyên liệu được đưa thẳng vào cho sản xuất theo phiếu mua tôm nguyên liệu từ số 00013 đến 00019.
Lập chứng từ ghi sổ và ghi sổ đăng ký chứng từ ghi sổ:
Từ phiếu mua tôm nguyên liệu số 00013 đến 00019 ngày 02/01/2014 (Xem phụ lục 2.1) cùng hóa đơn GTGT liên 2 số 0000001 (Xem phụ lục 2.2) của người bán, kế toán lập chứng từ ghi sổ TH08/0114 (Xem phụ lục 3.1).
Đồng thời kế toán tiến hành ghi ngay vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (Xem phụ lục 4) dựa trên các chứng từ ghi sổ được lập.
Ghi sổ cái: Sổ cái TK 621 - Chi phí nguyên liệu chính (Tôm nguyên liệu). (Xem phụ lục 6.1).
Để lập ra bảng cân đối số phát sinh nhằm phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính thì việc trước hết là phải lên sổ cái từ chứng từ ghi sổ. Để từ đó căn cứ vào số phát sinh từ bảng cân đối số phát sinh đối chiếu với sổ đăng ký chứng từ ghi sổ nhằm kiểm tra các số liệu có khớp hay không từ đó xác định lại việc lên sổ cái là chính xác và phù hợp.
f. Nhận xét
Công tác thực hiện chế độ kế toán thì đa số các chứng từ đã được ký duyệt đầy đủ, tuy nhiên vẫn còn một ít các chứng từ vẫn thiếu chữ ký của người liên quan, việc ký duyệt một số chứng từ vẫn còn thực hiện tập trung vào những ngày cuối tháng. Việc thực hiện ghi chép chứng từ theo đúng mẫu và ghi đầy đủ thông tin quy định của Bộ Tài chính ban hành. Về tổ chức công tác kế toán tại Công ty diễn ra theo đúng quy định và phù hợp, có nhân viên kế toán nguyên vật liệu riêng để thực hiện theo dõi và đều có kinh nghiệm nhất định. Rất hiếm khi lập phiếu xuất hoặc nhập kho tôm nguyên liệu bảo quản. Đồng thời tại phòng Tài chính có một máy tính riêng chỉ phục vụ công tác nhập số liệu các chi phí từ việc thu mua tôm nguyên liệu.
Hầu như việc tồn kho nguyên liệu tôm là rất ít và việc sản xuất diễn ra liên tục nên nguyên liệu chính thường được để tại xưởng chế biến. Việc phân loại cỡ tôm theo một mức giá nhất định cho phép theo dõi một cách chính xác quá trình xuất nguyên liệu dùng cho sản xuất nhưng đây là công việc khó khăn và vất vả.
Chi phí tôm nguyên liệu là chi phí nguyên liệu trực tiếp nằm trong kết cấu giá thành sản phẩm. Chi phí này rất quan trọng đối với doanh nghiệp chế biến thủy sản và chiếm tỷ trọng lớn trong chuyển hóa thành giá thành sản phẩm. Tuy nhiên việc chuyển đổi chi phí nguyên liệu trực tiếp cần có tác động của bàn tay người nhân công trực tiếp tạo nên sản phẩm và chi phí phục vụ tại phân xưởng. Đây là các khoản mục chi phí khác sẽ góp phần làm tăng mức độ phù hợp của trị giá vốn thành phẩm. Đặc biệt trong ngành chế biến thủy sản thì số lượng nhân công sản xuất nhiều và có thời gian lao động rất cao. Tiếp theo sẽ là công tác kế toán tập hợp chi phí nhân công trực tiếp sản xuất, đây được xem là một trong ba chi phí cấu thành giá thành sản phẩm.
4.2.2.2 Kế toán tập hợp chi phí nhân công trực tiếp a. Chứng từ và sổ kế toán
Chứng từ sử dụng:
Bảng chấm công: Mẫu số 01a – LĐTL;
Bảng lao động tham gia BHXH, BHYT: Mẫu số D02 – TS; Bảng tính lương lao động: Mẫu số 02 – LĐTL;
Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm: Mẫu số 11 – LĐTL; Bảng thanh toán tiền lương lao động;
Phiếu kế toán;…
Tài khoản kế toán: Tài khoản 622 – Chi phí nhân công trực tiếp. Tài khoản này gồm có hai tài khoản cấp 2 sau:
TK 6221: Chi phí nhân công trực tiếp. TK 6222: Chi phí tiền ăn giữa ca. Sổ kế toán sử dụng:
Sổ chi tiết: Mẫu số S38 – DN; Sổ cái: Mẫu số S02c1 – DN; Chứng từ ghi sổ: Mẫu S02a – DN;
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: Mẫu S02b – DN.
b. Lưu đồ luân chuyển chứng từ (Xem phụ lục 1.2)
Qua đây là các bước của quy trình kế toán tập hợp chi phí nhân công trực tiếp sản xuất:
(1) Hằng ngày, quản đốc phân xưởng của từng tổ sẽ theo dõi trực tiếp và thực hiện chấm công nhân viên trực thuộc, từ đó lập bảng chấm công thành 02 liên. Liên 1 lưu tại bộ phận.
(2) Liên 2 của bảng chấm công sẽ giao cho phòng Nội vụ, tại đây bảng chấm công sẽ được kiểm tra và đối chiếu phù hợp.
(3) Sau khi kiểm tra, đối chiếu bảng chấm công thì phòng Nội vụ sẽ tiến hành lập bảng tính lương cho người lao động trong đơn vị thành 03 liên, trong đó liên 2 sẽ gửi lại ban quản đốc xưởng, liên 3 sẽ gửi cho phòng Tài chính của công ty.
(4) Liên 1 của bảng tính lương được phòng nội vụ dùng làm cơ sở lập bảng trích các khoản theo lương thành 03 liên. Liên 2 được gửi cho phòng Tài chính và liên 3 gửi cho ban quản đốc xưởng chế biến.
(5) Tại phòng Tài chính sau khi tiếp nhận đủ liên 3 bảng tính lương và liên 2 của bảng trích các khoản theo lương thì kế toán sẽ nhập dữ liệu vào phần mềm máy tính.
(6) Phần mềm máy tính sẽ kiểm tra dữ liệu nhập sau đó lưu vào cơ sở dữ liệu.
(7) Sau cùng từ cơ sở dữ liệu, phần mềm sẽ xử lý và in ra chứng từ ghi sổ và sổ sách kế toán vào cuối kỳ. Tất cả chứng từ và sổ sách có liên quan được các phòng ban lưu giữ cẩn thận.
Nhận xét chung: Với số lượng công nhân trực tiếp sản xuất rất nhiều, công việc tính lương và thực hiện trích các khoản theo lương là một áp lực lớn với các bộ phận có liên quan của công ty. Tuy nhiên có thể nhận thấy rằng các bộ phận đã có sự phân chia rõ trách nhiệm của nhau bao gồm sự tách biệt giữa bộ phận lập bảng chấm công với bộ phận tính lương, giữa bộ phận tính lương với bộ phận thanh toán lương và giữa bộ phận thanh toán lương với bộ phận quản lý nhân sự, nhưng tất cả vẫn phụ thuộc vào nhau. Nhưng có thể vẫn còn nhận ra ở bộ phận chấm công được thực hiện bởi chính các quản đốc phân xưởng mà ít có sự giám sát của phòng Nội vụ, rất dễ xảy ra các sai phạm trong việc chấm công hoặc nhân viên ảo. Các chứng từ được kiểm tra và xét duyệt từ người lãnh đạo bộ phận thường vào cuối tuần hoặc cuối tháng và được lưu giữ riêng tại mỗi bộ phận nhằm hỗ trợ cho việc kiểm tra đối chiếu số liệu khi cần thiết. Nhằm giảm áp lực cho phòng Tài chính thì công việc tính lương và các khoản trích theo lương do phòng Nội vụ thực hiện. Ngoài ra đây cũng là nơi trực tiếp cấp phát sổ bảo hiểm xã hội cũng như bảo hiểm y tế cho người lao động. Công việc chi lương được phòng Tài chính thực hiện với xét duyệt của kế toán trưởng và thanh toán qua ngân hàng nhằm giảm thiểu thiệt hại về tài sản của Công ty.
Ngoài ra, với sự hỗ trợ của phần mềm máy tính sẽ giúp rất nhiều cho công việc tính lương cho người lao động. Tuy nhiên do việc sử dụng lao động linh hoạt giữa các xưởng sản xuất nên việc tính lương sẽ thực hiện chung.
c. Chứng từ phát sinh tháng 01 năm 2014
Trong tháng có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh về tiền lương của người lao động trực tiếp sản xuất sản phẩm như sau:
Ngày 28/01/2014 phòng Nội thực hiện tính lương cho người lao động LUONGFM01/14 dựa theo bảng chấm công (Xem phụ lục 2.7).
Đồng thời thực hiện trích lập các khoản phải trích theo quy định nhà