Bước 1: Lựa chọn các công việc cần phân tích
Hầu hết các công việc thuộc bộ phận áp dụng ISO đều được lựa chọn để phân tích, còn các bộ phận khác vẫn chưa được quan tâm nhiều. Điều này cho thấy nhận thức của ban lãnh đạo vẫn chưa thật sự đúng đắn bởi tất cả các công việc đều cần được phân tích một cách cụ thể, có như vậy mới đạt hiệu quả trong công việc và kinh doanh.
Bước 2: Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin
Phòng Tổ chức – Hành chính đưa mẫu phiếu mô tả nhiệm vụ (Phụ lục 2.1)
đã được quy định trong hệ thống quản lý ISO 9001 : 2000 cho người quản lý các bộ phận và quản đốc phân xưởng. Những người này sẽ điền các thông tin cần thiết về công việc của mình vào mẫu phiếu đã được đưa sẵn.
Như vậy công ty mới chỉ sử dụng phương pháp bản câu hỏi để thu thập thông tin. Do đó thông tin sẽ không đầy đủ và chi tiết. Bởi với phương pháp này sẽ có những câu trả lời thiếu trung thực và không chính xác. Mặt khác mẫu phiếu mô tả nhiệm vụ mà công ty sử dụng thì hoàn toàn sử dụng câu hỏi mở với mục đích liệt kê, như vậy với phương pháp mà công ty sử dụng không đa dạng làm ảnh hưởng đến thông tin thu thập sẽ không đầy đủ, chi tiết.
Mặc dù phương pháp bản câu hỏi là phương pháp sử dụng phổ biến nhất để thu thập thông tin, tuy nhiên có nhiều thông tin trong bản hỏi sẽ không thu thập được mà phải dùng kết hợp các phương pháp khác là phương pháp quan sát và phỏng vấn.
Bước 3: Tiến hành thu thập thông tin
Các thông tin mà doanh nghiệp tiến hành chủ yếu là các thông tin về:trách nhiệm, quyền hạn, báo cáo, thay thế khi vắng mặt, yêu cầu về năng lực, quan hệ công tác. Đây là các thông tin cần thu thập được ghi trong phiếu mô tả nhiệm vụ. Như vậy có thể thấy rằng, việc tiến hành thu thập thông tin của công ty là hết sức đơn giản và không linh hoạt. Có rất nhiều thông tin chi tiết cần thu thập mà công ty đã bỏ qua như các thông tin về điều kiện làm việc, nhận diện công việc, tiêu chuẩn để thực hiện công việc… đây khiến là nguyên nhân dẫn đến các văn bản kết quả PTCV của công ty còn nhiều thiếu sót chưa đầy đủ.
Bước 4: Xử lý các thông tin thu thập được
mô tả nhiệm vụ, phòng TC – HC sẽ tập hợp lại tất cả các phiếu đã được gửi đến các phòng ban chức năng.
Trưởng phòng TC – HC sẽ xem xét và phê duyệt các phiếu đó. Đưa cho các cán bộ phòng TC – HC viết ra văn bản mô tả nhiệm vụ của các vị trí, sau đó sẽ đưa lên Giám đốc để xem xét lại và phê duyệt.
Các phiếu mô tả nhiệm vụ đã được phê duyệt sẽ được phòng TC – HC phô tô thành hai bản; một bản giữ ở phòng TC – HC, một bản sẽ được đưa lên các bộ phận liên quan. Các phiếu mô tả này sẽ được sử dụng vào các việc khác nhau tùy theo yêu cầu của từng thời kỳ.
Trên đây là trình tự tiến hành PTCV tại công ty Vinamarel. Có thể thấy được rằng, trình tự tiến hành chương trình PTCV đã thực hiện được những nội dung cơ bản. Tuy nhiên một số bước đã bị bỏ qua như : kiểm tra lại thông tin với các bên liên quan, nên tách hẳn việc viết các bản kết quả của PTCV và chuẩn hóa các kết quả này để đưa vào sử dụng ra khỏi bước xử lý các thông tin thu thập được để chương trình PTCV chuyên nghiệp và đạt hiệu quả cao.