2.2.1 Phƣơng pháp thu thập số liệu
Thông tin và số liệu (số liệu thứ cấp) đƣợc thu thập từ phòng kế toán của công ty thông qua:
- Bảng cân đối số phát sinh trong 3 năm 2011, 2012, 2013 các tài khoản trong 6 tháng đầu năm 2014.
- Các chứng từ, sổ sách có liên quan,...
2.2.2 Phƣơng pháp phân tích số liệu
- Dùng phƣơng pháp mô tả, tổng hợp số liệu để mô tả thực trạng công tác kế toán thanh toán tại công ty.
- Phƣơng pháp hạch toán: đƣa ra bộ dữ liệu ghi sổ; những chứng từ kê toán đƣợc áp dụng, quy trình lƣu chuyển chứng từ; lên sổ tổng hợp; tiến hành ghi sổ chi tiết và lập các báo cáo.
- Phƣơng pháp so sánh, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
- Dùng phƣơng pháp luận đề xuất các giải pháp để hoàn thiện công tác kế toán thanh toán tại công ty cũng nhƣ nâng cao hiệu quả sử dụng vốn ngắn hạn nói riêng và tổng nguồn vốn của công ty nói chung.
22
CHƢƠNG 3
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƢƠNG MẠI VÀ SẢN XUẤT TÂN PHÚ VINH –
CHI NHÁNH CẦN THƠ
3.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH 3.1.1 Tổng công ty 3.1.1 Tổng công ty
Công ty TNHH Thƣơng mại & Sản xuất Tân Phú Vinh đƣợc thành lập năm 1995, theo giấy phép kinh doanh số 1101213581 do Sở Kế hoạch và Đầu tƣ thành phố Hồ Chí Minh cấp. Công ty ra đời nhằm đáp ứng nhu cầu về máy tính tiền điện tử, máy in mã vạch,… tại thành phố Hồ Chí Minh và các tỉnh thành lân cận. Công ty có tƣ cách pháp nhân theo luật Việt Nam, thực hiện hoạch toán kinh doanh độc lập. Đến nay, công ty đã có hơn 60 đại lý chính thức trên toàn lãnh thổ Việt Nam. Công ty Tân Phú Vinh đã khẳng định vị trí dẫn đầu trong lĩnh vực: tƣ vấn - thiết kế - cung cấp giải pháp quản lý và hệ thống bán hàng.
Năm 2001, công ty TNHH Thƣơng mại & Sản xuất Tân Phú Vinh chi nhánh Hà Nội và Công ty TNHH Thƣơng mại & Sản xuất Tân Phú Vinh chinh nhánh Đà Nẵng chính thức ra đời nhằm cung cấp các sản phẩm của công ty tại thị trƣờng miền Bắc và miền Trung.
3.1.2 Chi nhánh Cần Thơ
Tháng 9 năm 2006, Công ty TNHH Thƣơng mại & Sản xuất Tân Phú Vinh chi nhánh Cần Thơ đƣợc thành lập nhằm đáp ứng nhu cầu, cung cấp sản phẩm cho thị trƣờng Cần Thơ và các khu vực Đồng bằng sông Cửu Long. Trƣớc đây, khi mới đƣợc thành lập chi nhánh Cần Thơ trụ sở đặt tại 80B1, trung tâm thƣơng mại Cái Khế, Quận Ninh Kiều, Thành phố Cần Thơ sau đó trụ sở đƣợc dời đến số 43A1, KDC 91B, Quận Ninh Kiều, Thành phố Cần Thơ. Đến đầu năm 2013 công ty lại di dời trụ sở đến địa chỉ 56, Trần Văn Khéo, Phƣờng Cái Khế, Quận Ninh Kiều, Thành phố Cần Thơ và cố định đến nay.
3.2 NGÀNH NGHỀ KINH DOANH
3.2.1 Ngành nghề kinh doanh của công ty
Công ty TNHH Thƣơng mại & Sản xuất Tân Phú Vinh là công ty dẫn đầu trong lĩnh vực: tƣ vấn - thiết kế - cung cấp hệ thống bán hàng, hệ thống
23
chấm công nhân viên, trang thiết bị văn phòng, với các sản phẩm uy tính và chất lƣợng đƣợc chia thành ba nhóm:
- Giấy máy tính tiền: là sản phẩm do công ty tự sản xuất. Đây là loại giấy dành cho máy in nhiệt sử dụng riêng biệt cho máy tính tính tiền điện tử. Chủ yếu là các sản phẩm giấy sau: giấy cộng khổ K44, giấy cộng khổ K57, giấy cộng khổ K75.
- Máy tính tính tiền điện tử: đƣợc cung cấp bởi thƣơng hiệu nhƣ Casio, Samsung, Quorion. Các sản phẩm do công ty cung cấp là máy tính tính tiền Casio TE4000F, mấy tính tính tiền Casio TE - T2000S, máy tính tính tiền VIVIPOS,…
- Các loại sản phẩm khác bao gồm: Máy hút bụi gia đình và công nghiệp Shop.vac, Carmera và đầu ghi, máy kiểm tra kho - Scanner Option, máy chấm công Timer recorder, máy hủy hồ sơ Paper Shredder, máy in nhãn hàng hóa, mã vạch Datmax,…
3.2.2 Phạm vi hoạt động của công ty
Tên tiếng Việt: Công ty trách nhiệm hữu hạn Thƣơng mại và Sản xuất Tân Phú Vinh.
Tên giao dịch: Tan Phu Vinh Company Limited
Lĩnh vực hoạt động: kinh doanh máy tính tiền điện tử, máy văn phòng, văn phòng phẩm,…
Trụ sở chính: 41, đƣờng 823, ấp Chí Thanh, xã Đức Lập Thƣợng, huyện Đức Hòa, tỉnh Long An.
Mã số thuế: 1101213581 – 003 Điện thoại: 0908 498919
Email: tanphuvinh@tanphuvinh.com.vn
Website: www.tanphuvinh.com.vn
Các chi nhánh:
Chi nhánh Hà Nội: 128 Bạch Mai, Phƣờng Cầu Dền, Quận Hai Bà Trƣng, Thành phố Hà Nội.
Điện thoại: (04) 36225093 – 0913 041 604 Fax: (04) 36225093
24
Chi nhánh Đà Nẵng: 500 Trần Cao Văn, Quận Thanh Khê, Thành phố Đà Nẵng.
Điện thoại: (0511) 3746520 – 0912 466 717 Fax: (0511) 3746520
Email: tpvdanang@tanphuvinh.com.vn
Chi nhánh Cần Thơ: 56, Trần Văn Khéo, Phƣờng Cái Khế, Quận Ninh Kiều, Thành phố Cần Thơ.
Điện thoại: (0710) 3766102 – 0908 686059 Fax: (0710) 3766103
Email: tpv@tanphuvinh.com.vn
3.2.3 Mục tiêu phát triển của công ty
Với phƣơng châm hoạt động uy tín, hiệu quả từ khi thành lập đến nay hệ thống của Tổng công ty không ngừng đƣợc mở rộng và đã có mặt tại hầu hết các thành phố lớn trên cả nƣớc. Chi nhánh Cần Thơ vừa mới thành lập trong vài năm trở lại đây nên mục tiêu lớn nhất vẫn là tiếp cận thị trƣờng, xây dựng thƣơng hiệu và ổn định thị phần. Công nghệ hiện đại là một trong những yếu tố góp phần tạo nên thành công vì thế chi nhánh nói riêng và Tổng công ty nói chung đang tìm hiểu, lắp đặt những công nghệ mới nhằm nâng cao chất lƣợng sản phẩm và hiệu quả kinh doanh trong thời gian tới. Hoạt động chủ yếu dựa trên nguồn lực tài chính từ Tổng công ty, chi nhánh Cần Thơ đang từng bƣớc trƣởng thành và hoạt động có hiệu quả hơn.
3.3 CƠ CẤU TỔ CHỨC
3.3.1 Sơ đồ tổ chức công ty
Hình 3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty
Nguồn: Công ty TNHH TM & SX Tân Phú Vinh- Chi nhánh Cần Thơ
GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC Phòng Kinh doanh Phòng kỹ thuật Phòng Hành chánh Phòng kế toán
25
3.3.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các bộ phận
3.3.2.1 Giám đốc
- Điều hành mọi hoạt động của công ty.
- Là ngƣời chịu trách nhiệm cao nhất và đại diện cho mọi nghĩa vụ, quyền lợi trƣớc pháp luật về các hoạt động của công ty.
- Thực hiện ký kết các hợp đồng kinh tế.
- Hoạch định chiến lƣợc hoạt động của chi nhánh sao cho phù hợp với kế hoạch phát triển của Tổng công ty.
- Tổ chức xây dựng các mối quan hệ trong và ngoài đơn vị nhằm thực hiện có hiệu quả tốt nhất đối với mọi hoạt động của công ty, giải quyết xung đột nội bộ trong phạm vi quản lý của công ty.
3.3.2.2 Phó giám đốc
- Phụ trách hoạt động kinh doanh của công ty, giao dịch với khách hàng, tổ chức kế toán và xúc tiến bán hàng.
- Chịu trách nhiệm về mọi vấn đề tài chính trong công ty.
3.3.2.3 Phòng kinh doanh
- Xây dựng kế hoạch kinh doanh định kỳ của công ty, giao dịch trực tiếp với hệ thống khách hàng, thực hiện hoạt động bán hàng cũng nhƣ phân phối sản phẩm đến khách hàng đồng thời phối hợp cùng các bộ phận khác mang lại dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.
- Là phòng nghiệp vụ có chức năng tham mƣu Giám đốc công ty tổ chức, quản lý, chỉ đạo, điều hành, kiểm tra, giám sát các hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn công ty, đảm bảo hiệu quả và tuân thủ theo kỷ luật của công ty, pháp luật của Nhà nƣớc.
+ Xây dựng chiến lƣợc kinh doanh. + Phát triển thị trƣờng.
+ Đảm bảo nguồn hàng hóa, quản lý hàng hóa. - Nhiệm vụ của phòng kinh doanh nhƣ sau:
+ Xây dựng chiến lƣợc kinh doanh ngắn hạn và dài hạn của công ty phù hợp với chiến lƣợc kinh doanh của Tổng công ty.
+ Xây dựng và đề xuất giá bán hàng hóa cho từng đối tƣợng kinh doanh (phối hợp với phòng kế toán tài chính) trong từng thời kỳ (tuần, tháng) đảm bảo công tác kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất.
26
+ Xây dựng và thực hiện kế hoạch tiếp thị, quảng cáo, khuyến mãi, đề xuất và lập dự án đầu tƣ (hỗ trợ bán hàng, bán hàng trả chậm, liên doanh, liên kết…) cho khách hàng để phát triển kinh doanh hiệu quả.
+ Tổ chức, quản lý, sử dụng tiền vốn của công ty đạt hiệu quả cao nhất. - Có trách nhiệm tổ chức tốt các mối quan hệ với cơ quan chức năng cấp trên và cơ quan hữu quan, phối hợp chặt chẽ với các phòng nghiệp vụ khác và các đơn vị trực thuộc, để thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ của phòng và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của toàn công ty.
3.3.2.4 Phòng kỹ thuật
- Quản lý, giám sát về các vấn đề kỹ thuật trong công ty.
+ Khai thác và phát triển cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ kinh doanh. + Công tác giao nhận, kỹ thuật hàng hóa.
+ Trợ giúp kỹ thuật cho khách hàng, bảo hành, bảo trì sản phẩm của công ty.
- Lập kế hoạch và thực hiện công tác đầu tƣ xây dựng mới, cải tạo, sửa chữa, mở rộng và nâng cấp cơ sở vật chất kỹ thuật trong toàn công ty: có trách nhiệm về tổ chức tốt các mối quan hệ với các cơ quan chức năng cấp trên và các cơ quan hữu quan, phối hợp chặt chẽ với các phòng nghiệp vụ khác và các đơn vị trực thuộc, để thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ của phòng và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh chung của toàn công ty.
3.3.2.5 Phòng hành chính
- Phòng tổ chức hành chính: chịu trách nhiệm trong vấn đề bố trí nhân sự, quản lý nhân lực, chăm sóc sức khỏe ngƣời lao động; kiểm tra việc thực hiện nội quy của công ty;…
- Tham mƣu giúp giám đốc công ty tổ chức, quản lý, chỉ đạo, điều hành, kiểm tra và giám sát các hoạt động trong công ty cũng nhƣ giám sát các nhiệm vụ công tác thuộc lĩnh vực tổ chức sản xuất, lao động tiền lƣơng, hành chính quản trị đƣợc thể hiện trên các mặt công tác chủ yếu sau :
+ Công tác tổ chức cán bộ, tổ chức tiền lƣơng. + Hành chính quản trị, thanh tra bảo vệ.
- Xây dựng và đề xuất mô hình tổ chức bộ máy, nhân sự của toàn công ty, phù hợp đảm bảo hoạt động kinh doanh của công ty phát triển và đạt hiệu quả cao nhất trong từng giai đoạn phát triển.
27
+ Xây dựng và hoàn thiện quy trình quản lý lao động, quản lý và quy hoạch cán bộ, xây dựng tiêu chuẩn chức danh công việc cho tất cả các chức danh của công ty.
+ Xây dựng và tổ chức thực hiện tốt kế hoạch đào tạo hàng năm, đào tạo nâng cao, đào tạo nghiệp vụ ngắn hạn về kinh doanh, kế toán, kỹ thuật cho cán bộ công nhân viên.
+ Hằng tháng, quý, năm thực hiện công tác báo cáo, thống kê, tổng hợp phân tích đánh giá hiệu quả sử dụng lao động.
+ Có trách nhiệm tổ chức tốt các mối quan hệ với cơ quan chức năng cấp trên và các cơ quan hữu quan, phối hợp chặt chẽ với các phòng nghiệp vụ khác và các đơn vị trực thuộc, để thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ của phòng và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh chung của toàn công ty.
3.3.2.6 Phòng kế toán
- Thực hiện quản lý, kiểm tra việc thực hiện chế độ kế toán; tổ chức hạch toán, thống kê kế toán, phản ánh đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh;…
+ Quản lý và theo dõi tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, tình hình tài chính của công ty, giám sát việc chấp hành chế độ về nguyên tắc tài chính Nhà nƣớc, báo cáo lên cấp trên về tình hình thực hiện kế hoạch tài chính và vách ra kế hoạch sử dụng vốn hợp lý đem lại lợi ích cho công ty.
+ Tổ chức thực hiện toàn bộ công tác tài chính kế toán và các thông tin tài chính của công ty theo đúng quy định hiện hành.
+ Giúp ban giám đốc quản lý, theo dõi vốn và toàn bộ tài sản của công ty về mặt giá trị, sổ sách, đồng thời thực hiện việc thanh toán cho khách hàng.
+ Chịu trách nhiệm về việc lập các báo cáo kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, đóng thuế và các khoản phải nộp nhà nƣớc và thực hiện chế độ báo cáo kế toán đúng quy định, phù hợp với yêu cầu quản lý cụ thể.
3.4 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN 3.4.1 Sơ đồ tổ chức 3.4.1 Sơ đồ tổ chức
Tổ chức bộ máy kế toán đƣợc áp dụng theo hình thức công tác kế toán tập trung.
Tại phòng kế toán khi nhận đƣợc số liệu từ cấp dƣới gửi lên sẽ tổng hợp để tính giá thành sản phẩm. Cuối cùng, xác định lãi (lỗ) cho công ty.
28
- Cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời trong bộ phận kế toán.
- Đảm bảo sự tập trung, thống nhất đƣợc sự chỉ đạovề nghiệp vụ kế toán. Tránh đƣợc tình trạng báo cáo sai lệch về hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Tạo điều kiện cho việc ứng dụng có hiệu quả các phƣơng tiện tính toán hiện đại.
Hình 3.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Nguồn: phòng Kế toán công ty TNHH TM & SX Tân Phú Vinh-Chi nhánh Cần Thơ
3.4.2 Hệ thống tài khoản, chứng từ và sổ sách tại công ty
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: VND. Tính thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ
Hạch toán hàng tồn kho theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên. Phƣơng pháp tính giá xuất kho: bình quân gia quyền.
Chi nhánh công ty có hệ thống hạch toán riêng, quan hệ kế toán giữa chi nhánh với tổng công ty và với các chi nhánh khác thông qua tài khoản 3361 “Phải trả nội bộ”
3.4.3 Chế độ kế toán và hình thức ghi sổ
Chế độ kế toán:Thực hiện chế độ kế toán theo Quyết định 15/2006/QĐ- BTC.
Hình thức kế toán: chứng từ ghi sổ.
- Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán lập chứng từ ghi sổ hoặc chứng từ gốc có cùng nội dung kinh tế tập hợp vào bảng chứng từ gốc để lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào các chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó ghi vào sổ cái có liên quan.
Trƣởng phòng Kế toán Kế toán hàng hóa Kế toán tổng hợp chi phí Kế toán thanh toán Kế toán công nợ Kế toán NVL, TSCĐ, XDCB Tổ quỹ, vi tính
29
- Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ để lập chứng từ ghi sổ thì phản ánh vào sổ chi tiết đến cuối kỳ kế toán (tháng, quý, năm) tính tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dƣ của các tài khoản trên sổ cái, sau đó tiến hành đối chiếu các số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết. Nếu khớp đúng thì phản ánh vào bảng cân đối tài khoản và các báo cáo kế toán.
Hình 3.3 Sơ đồ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ
Nguồn: Hệ thống thông tin kế toán (2004), Bộ môn Hệ thống thông tin kế toán, Khoa Kế toán - kiểm toán, Đại học Kinh tế TP.HCM
3.4.4 Phƣơng pháp kế toán
Phƣơng pháp chứng từ kế toán là phƣơng pháp thông tin và kiểm tra từng nghiệp vụ kinh tế. Kế toán lập chứng từ cho mọi nghiệp vụ kinh tế để phản ánh và kiểm tra dễ dàng khi cần thiết.
Chứng từ kế toán Sổ quỹ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại CHỨNG TỪ GHI SỔ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ Cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Ghichú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
30
Phƣơng pháp tính giá là phƣơng pháp thông tin và kiểm tra chi phí trực tiếp và gián tiếp cho từng hoạt động.
Phƣơng pháp tổng hợp và cân đối tài khoản: khái quát tình hình nguồn vốn, tài sản và kết quả hoạt động kinh doanh của công ty qua từng thời kỳ