5.1.1.1 Về việc thực hiện chế độ kế toán
* Về chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán là những giấy tờ, vật mang tin chứng minh nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành làm căn cứ ghi sổ cho nên việc lập chứng từ kế toán là công việc đầu tiên của hầu nhƣ phần lớn các chu trình kế toán.
Trên thực tế, chứng từ kế toán hầu nhƣ là những giấy tờ đã đƣợc in sẵn (hoặc sẽ đƣợc in) theo mẫu quy định đƣợc sử dụng để ghi những nội dung vốn có của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã hoàn thành gây biến động các loại tài sản, nguồn vốn hoặc các loại đối tƣợng kế toán khác của công ty. Vì thế, việc phản ánh trung thực nội dung nghiệp vụ vào chứng từ kế toán là rất quan trọng, nếu có những sai lầm không đƣợc phát hiện ở đây sẽ kéo theo nhiều sai lầm nghiêm trọng hơn trên sổ sách sau này và rất khó tìm hiểu đƣợc nguyên nhân.
Lập chứng từ kế toán là việc phản ánh nội dung các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực sự hoàn thành vào chứng từ kế toán theo thời gian, địa điểm phát sinh nên việc lập chứng từ kế toán cần tiến hành nhanh chóng, tránh làm tồn đọng khiến các chứng từ kế toán đƣợc lập không chính xác.
Lập chứng từ kế toán là bƣớc đầu tiên trong toàn bộ công tác kế toán tại công ty, nó ảnh hƣởng đến chất lƣợng của công tác hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, chính vì thế quá trình này yêu cầu phải rõ ràng, hợp lý, kịp thời và hợp pháp.
- Ưu điểm công tác sử dụng và lập chứng từ kế toán (thanh toán) tại công ty:
+ Sửa đổi, bổ sung nhằm hoàn thiện chứng từ kế toán thanh toán để thích ứng với tình hình kế toán thực tế tại công ty.
92
+ Nội dung các nghiệp vụ kinh tế đƣợc phản ánh trung thực và chính xác lên các chứng từ: trong kỳ không có trƣờng hợp sai xót số liệu (liên quan kế toán thanh toán) xảy ra.
+ Xử lý nhanh chóng, hạn chế tối đa việc nghiệp vụ phát sinh không đƣợc lập chứng từ chuyển sang ngày hôm sau.
- Nhược điểm công tác sử dụng và lập chứng từ kế toán (thanh toán) tại công ty:
+ Việc lập chứng từ ghi sổ tiến hành vào cuối tháng khiến khối lƣợng công việc không đƣợc điều phối hợp lý.
+ Chỉ sử dụng chứng từ ghi sổ để ghi sổ sách: khó kiểm tra, đối chiếu khi có sai sót.
* Về sổ sách kế toán
Sổ sách kế toán là loại sổ sách dùng để ghi chép phản ánh các nhiệm vụ kinh tế phát sinh trong từng kỳ kế toán. Từ các sổ kế toán, kế toán sẽ lên báo cáo tài chính nhờ đó mà các nhà quản lý có cơ sở để đánh giá nhận xét tình hình hoạt động kinh doanh của công ty có hiệu quả hay không. Vì thế, tính chính xác trên sổ sách ảnh hƣởng rất nhiều đến báo cáo tài chính của công ty.
Căn cứ vào quy mô và điều kiện hoạt động của công ty và hình thức tổ chức của sổ sách kế toán, từng công ty sẽ dựa chọn cho mình một loại hình tổ chức sổ kế toán cho phù hợp.Tổ chức sổ sách kế toán thực chất là việc kết hợp các lạo sổ sách có kết cấu khác theo một trình tự hạch toán nhất định nhằm hệ thống hóa và tính toán các chỉ tiêu theo yêu cầu của từng công ty.
- Ưu điểm hệ thống sổ sách của công ty:
+ Các số liệu đã đƣợc tính toán, bù trừ trƣớc khi lên sổ: sổ sách đơn giản, ngắn gọn.
+ Sổ sách đƣợc sửa đổi so với mẫu quy định của Bộ tài chính phù hợp với thực trạng của công ty: dễ dàng thực hiện bút toán ghi sổ, đơn giản dễ làm…
- Nhược điểm hệ thống sổ sách của công ty:
+ Số liệu lên sổ là số liệu tổng hợp, nếu có sai sót khó có thể tìm đƣợc nguyên nhân.
+ Việc lên sổ sách chỉ dựa trên bảng tổng hợp chứng từ và chứng từ ghi sổ, sổ sách có thể bị sai do hệ thống chứng từ đã bị lập sai trƣớc đó.
93
Luân chuyển chứng từ kế toán là quá trình chuyển giáo, sử dụng chứng từ sao khi lập và nhận chứng từ cho đến khi đƣa vào cất giữ lƣu trữ. Tùy thuộc vào yêu cầu quản lý của từng nghiệp vụ kinh tế mà chứng từ đƣợc luân chuyển qua những bộ phận, phòng ban có liên quan. Quá trình này phải đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời nhƣng không đƣợc trùng lặp, chồng chéo lên nhau. Trình tự này bao gồm:
- Lập chứng từ - Kiểm tra chứng từ - Hoàn thiện chứng từ
- Chuyển giao vào sử dụng chứng từ ghi sổ kế toán - Đƣa chứng từ vào bảo quản, cất trữ
- Ưu điểm quá trình luân chuyển chứng từ của công ty:
+ Chứng từ đƣợc luân chuyển qua tất cả các bộ phận liên quan, đƣợc xét duyệt và kiểm tra trƣớc khi dùng làm căn cứ so sánh, ghi sổ.
+ Quá trình luân chuyển chứng từ phù hợp với tình hình thực tế tại công ty.
- Nhược điểm quá trình luân chuyển chứng từ của công ty: quá trình luân chuyển đòi hỏi nhanh chóng nhằm đáp ứng thực trạng kế toán công ty tuy nhiên chính vì diễn ra quá nhanh việc kiểm tra đối chiếu gặp nhiều khó khăn; nếu chứng từ bị tồn đọng ở 1 bộ phận do thiếu chữ ký của ngƣời quản lý,… thì xem nhƣ toàn bộ quá trình luân chuyển đó bị dừng lại. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
5.1.1.2 Về tổ chức công tác kế toán
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung thƣờng đƣợc áp dụng ở các đơn vị có quy mô vừa và nhỏ, phạm vi sản xuất kinh doanh tƣơng đối tập trung trên một địa bàn nhất định, có khả năng đảm bảo việc luân chuyển chứng từ các bộ phận sản xuất kinh doanh nhanh chóng, kịp thời.
Theo hình thức này chỉ tổ chức một phòng kế toán trung tâm, tất cả các công việc kế toán nhƣ phân loại chứng từ, kiểm tra chứng từ ban đầu, định khoản kế toán, ghi sổ tổng hợp chi tiết, tính giá thành, lập báo cáo, thông tin kinh tế đều đƣợc thực hiện tập trung ở phòng kế toán của đơn vị. Các bộ phận trực thuộc chỉ tổ chức ghi chép ban đầu và một số ghi chép trung gian cần thiết phục vụ cho sự chỉ đạo của ngƣời phụ trách đơn vị trực thuộc và đơn vị.
- Ƣu điểm: là bảo đảm sự tập trung, thống nhất và chặt chẽ trong việc chỉ đạo công tác kế toán giúp đơn vị kiểm tra, chỉ đạo sản xuất kịp thời, chuyên
94
môn hoá cán bộ, giảm nhẹ biên chế, tạo điều kiện cho việc ứng dụng các phƣơng tiện tính toán hiện đại có hiệu quả.
- Nhƣợc điểm: là không cung cấp kịp thời các số liệu cần thiết cho các đơn vị trực thuộc trong nội bộ đơn vị nếu có yêu cầu.
5.1.2 Nhận xét khả năng thanh toán của công ty
Trong kinh doanh vấn đề làm cho các nhà kinh doanh lo ngại là các khoản nợ nần dây dƣa, các khoản phải thu không thu hồi đƣợc, các khoản phải trả mất khả năng thanh toán.
Tại công ty TNHH TM & SX Tân Phú Vinh – CN Cần Thơ việc lo ngại này không lớn lắm: các khoản phải thu đa phần có thời hạn thanh toán ngắn, hạn chế bị khách hàng chiếm dụng vốn, khoản phải trả ngƣời bán ở mỗi tháng phát sinh nhỏ và đƣợc thanh toán ngay trƣớc khi kết thúc tháng, khoản phải trả nội bộ lớn nhƣng nằm dƣới dạng hàng hóa công ty chuyển về đƣợc xem nhƣng nguồn vốn hoạt động từ Tổng công ty cung cấp cho chi nhánh.
Thông qua các chỉ số tài chính đƣợc tính toán (chƣơng 4) cho thấy khả năng thanh toán nợ và thu hồi nợ của công ty không kém tuy nhiên do đƣợc hiểu dƣới dạng một đại lý cho Tổng công ty nên việc khoản hàng tồn kho quá lớn kéo theo khả năng thanh toán nhanh trong kỳ bị hạn chế.
5.2 CÁC GIẢI PHÁP VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN THANH TOÁN
Nên tập hợp chứng từ và lập chứng từ ghi sổ vào những khoảng thời gian hợp lý hơn (ví dụ nhƣ định kỳ từ 3 đến 7 ngày). Điều này giúp giảm thiểu khối lƣợng công việc vào cuối tháng.
Nên sử dụng thêm chứng từ gốc (kèm với chứng từ ghi sổ) để dễ dàng kiểm tra đối chiếu trƣớc khi ghi sổ. Nhằm hạn chế sai sót và kiểm tra kỹ lƣỡng một lần nữa số liệu đã đƣợc ghi trên chứng từ ghi sổ.
Số liệu lên sổ không nên mang tính “tổng hợp”, không cần yêu cầu quá chi tiết nhƣng hạn chế việc bù trừ trƣớc các khoản rồi mới tiến hành ghi sổ.
Tại các phòng ban, bộ phận nên có chức năng kiểm duyệt thay để nếu ngƣời đại diện không tiến hành kiểm duyệt đƣợc thì quá trình luân chuyển chứng từ qua phòng ban này cũng không bị trì hoãn.
5.3 CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO KHẢ NĂNG THANH TOÁN
Công ty cần phải duy trì một mức vốn luân chuyển hợp lý để đáp ứng kịp thời các khoản nợ ngắn hạn, duy trì đa dạng các loại hàng tồn kho để quá trình kinh doanh không bị gián đoạn, diễn ra thuận lợi.
95
Tại các nƣớc trên thế giới theo cơ chế thị trƣờng căn cứ vào luật phá sản công ty có thể tuyên bố phá sản theo yêu cầu của các chủ nợ khi công ty không có khả năng thanh toán các khoản nợ phải trả. Hiện nay luật doanh nghiệp Việt Nam cũng quy định tƣơng tự do đó công ty luôn phải quan tâm đến các khoản nợ phải trả và chuẩn bị nguồn để thanh toán chúng.
96
CHƢƠNG 6
KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ
6.1 KẾT LUẬN
Hoạt động trong nền kinh tế nhiều biến động, đòi hỏi công ty luôn luôn tỉnh táo để nhận ra mình đang làm gì, đang phải đối mặt với vấn đề gì.? Trong “bức tranh” chung về các vấn đề phát sinh trong đa số công ty hiện nay thì vấn đề về kế toán thanh toán và khả năng thanh toán đƣợc xem nhƣ một mảng không thể thiếu.
Nguồn vốn mỗi công ty là có hạn nhƣng nó lại đƣợc sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau trong đó việc sử dụng để thanh toán đƣợc xem nhƣ là việc sử dụng vốn chƣa hiệu quả. Vì vậy, kế toán thanh toán cần phải nghiêm túc xem xét vấn đề thanh toán tại công ty, không để tình trạng chiếm dụng vốn lẫn nhau xảy ra thƣờng xuyên cũng nhƣ cung cấp thông tin chó các nhà quản trị nắm rõ tình hình thanh toán tại công ty.
Khả năng thanh toán nợ hay khả năng thu hồi các khoản phải thu ảnh hƣởng trực tiếp đến khả năng thanh toán chung của công ty. Không thể nói khả năng thanh toán quá thấp là công ty hoạt động không hiệu quả bởi lẻ ở mức mức nhận đƣợc so với trung bình chung của ngành có nghĩa là công ty đang sử dụng nguồn vốn có hiệu quả, vòng quay vốn nhanh có thể khiến khả năng sinh lời cao. Ngƣợc lại nếu khả năng thanh toán của công ty quá cao, cao hơn nhiều sao với trung bình chung của ngành thì đƣợc hiểu là gần nhƣ công ty đang tích trữ nhiều tài sản chỉ để đảm bảo cho khả năng thanh thanh toán thay vì là sử dụng chúng vào mục đích đầu tƣ.
Trong mối quan hệ phức tạp nhƣ vậy, kế toán thanh toán phải kết hợp với các nhà quản lý của công ty để nhằm sử dụng nguồn vốn thế nào là hiệu quả, đầu tƣ tài sản vào đâu để sinh lời và tiến hành thanh toán nhƣ thế nào là có lợi cho công ty nhất.
6.2 KIẾN NGHỊ
6.2.1 Kiến nghị đối với tổng công ty (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nên cung ứng thêm nguồn vốn hoạt hoạt động cho công ty ngoài hình thức là sử dụng hàng hóa.
6.2.2 Kiến nghị đối với Nhà nƣớc
Các cấp chính quyền, các ban lãnh đạo bộ ngành phải có chính sách đúng đắn kịp thời, hoàn thiện hệ thống pháp luật về kinh tế, về luật thƣơng mại, để tạo điều kiện thuận lợi cho các công có thể cạnh tranh lành mạnh với nhau.
97
Cần phải phát triển cơ sở hạ tầng giao thông để tạo điều kiện thuận lợi cho việc vận chuyển, mua bán sản phẩm, hàng hóa.
98
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Đàm Thị Phong Ba, 2012. Giáo trình Kế toán tài chính. Đại học Cần Thơ.
2. Phan Đức Dũng, 2009. Kế toán tài chính. Hồ Chí Minh: Nhà xuất bản Thống kê.
3. Phạm Văn Dƣợc, 2008. Kế toán quản trị và phân tích kinh doanh. Nhà xuất bản Thống Kê.
4.Nguyễn Thanh Nguyệt và Trần Ái Kết, 1997. Quản trị tài chính. Tủ sách Đại học Cần Thơ.
5. Lê Khƣơng Ninh, 2008. Kinh tế học vi mô. Nhà xuất bản giáo dục. 6. Hồ Tấn Tuyến và Lê Đức Toàn, 2011. Bài tập Quản trị tài chính. Đà nẵng: Nhà xuất bản thông tin và truyền thông.
7. Đào Anh Tuấn, 2004. Giáo trình Phân tích tài chính doanh nghiệp. Hà Nội.
8. Bộ môn hệ thống thông tin kế toán, Khoa Kế toán- kiểm toán, Đại học Kinh tế TP. HCM, 2004. Hệ thống thông tin kế toán. Xuất bản lần 2. Hồ Chí Minh: Nhà xuất bản Thống kê.
9. Quyếtđịnhsố15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006
10. Chế độ kế toán doanh nghiệp, quyển 2, 2013. Nhà xuất bản Lao Động.