4.1.2.1 Hệ thống chứng từ, sổ sách
Kế toán khoản phải trả khách hàng của công ty sử dụng hệ thống chứng từ, sổ sách nhƣ:
47 - Phiếu thu, phiếu chi.
- Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. - Đơn đặt hàng.
- Hóa đơn bán hàng. - Hợp đồng kinh tế.
- Sổ chi tiết các khoản phải trả (chi tiết cho từng khách hàng).
4.1.2.2 Lưu đồ luân chuyển chứng từ
Phòng kinh doanh nhận đƣợc yêu cầu mua hàng của các bộ phận sẽ tiến hành xét duyệt và lập yêu cầu báo giá gửi cho nhà cung cấp. Nhà cung cấp gửi bảng báo giá về cho phòng kinh doanh, phòng kinh doanh tiến hành lập đơn đặt hàng gửi qua cho nhà cung cấp.
Nhà cung cấp gửi hàng hóa kèm hóa đơn bán hàng về công ty, kho tiến hành kiểm tra hàng hóa, lập phiếu nhập kho. Hóa đơn bán hàng đƣợc chuyển sang phòng kế toán để tiến hành ghi sổ.
Tại phòng kế toán, kế toán mua hàng tiến hành lập hóa đơn giá trị giá tăng gồm 3 liên dựa trên phiếu nhập kho và hóa đơn bán hàng của nhà cung cấp: 1 liên gửi cho nhà cung cấp, 1 liên lƣu lại tại phòng kế toán để luân chuyển khi các bộ phận khác có yêu cầu, liên còn lại dùng để lập bảng tổng hợp chứng từ vào cuối tháng. Số liệu trên bảng tổng hợp chứng từ đƣợc nhập vào phần mềm xử lý nhằm tạo chứng từ ghi sổ, phần mềm tiếp tục xử lý chứng từ ghi sổ này để tiến hành ghi sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái và sổ chi tiết. Cuối cùng, các chứng từ vào sổ sách có liên quan đƣợc lƣu lại tại phòng kế toán và tiến hành luân chuyển khi có yêu cầu.
Chú thích:
BPYC: bộ phận yêu cầu
HĐBH: hóa đơn bán hàng HH: hàng hóa PNK: phiếu nhập kho
HĐ GTGT: hóa đơn giá trị gia tăng Bảng THCT: bảng tổng hợp chứng từ
NCC: Nhà cung cấp Sổ ĐKCTGS: sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Nhập vào PM: nhập vào phần mềm
48
P.Kinh doanh Kho P.Kế toán
Begin
BPYC
Yêu cầu mua hàng
Lập Yêu cầu báo
giá
Yêu cầu mua
hàng Yêu cầu báo giá
NCC Bảng báo giá Lập Đơn đặt hàng Bảng báo giá Đơn đặt hàng NCC HĐBH Kiểm tra HH, lập PNK Phiếu nhập kho HĐBH Phiếu nhập kho HĐBH Lập HĐ GTGT Phiếu nhập kho HĐBH HĐ GTGT Lập bảng THCT Bảng THCT Nhập vào PM Phiếu nhập kho HĐ GTGT HĐ GTGT HĐ GTGT CTGS Bảng THCT Nhập vào PM CTGS Sổ
ĐKCTGS Sổ cái Sổ chi tiết
End NCC
Kèm hàng hóa
49
P.Kế toán Thủ quỹ
Begin (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
NCC
Yêu cầu thanh toán
Đối chiếu HĐ GTGT, lập
phiếu chi
Yêu cầu thanh
toán Phiếu chi
Phiếu chi Phiếu chi Chi tiền Tiền Phiếu chi NCC Lập bảng THCT Bảng THCT Nhập vào PM CTGS Bảng THCT Nhập vào PM Sổ
ĐKCTGS Sổ cái Sổ chi tiết
End Phiếu chi
CTGS
Phiếu thu
Hình 4.4 Lƣu đồ luân chuyển chứng từ thể hiện quá trình thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp (trƣờng hợp thanh toán bằng tiền mặt)
Chú thích:
NCC: nhà cung cấp
HĐ GTGT: hóa đơn giá trị gia tăng Bảng THCT: bảng tổng hợp chứng từ Nhập vào PM: nhập vào phần mềm
50
Đến hạn thanh toán hoặc khi có yêu cầu thanh toán, kế toán tiến hành đối chiếu lại hóa đơn giá trị gia tăng và lập 2 liên phiếu chi: 1 liên gửi cho thủ quỹ, 1 liên giữ lại để kế toán phải thu tiến hành ghi sổ vào cuối tháng.
Thủ quỹ nhận đƣợc liên phiếu chi của kế toán chuyển sang thực hiện chi trả cho nhà cung cấp. Khi nhận đƣợc tiền, nhà cung cấp tiến hành gửi phiếu thu xác nhận lại cho công ty, thủ quỹ lƣu liên phiếu thu lại để tiến hành đối chiếu khi cần thiết.
Cuối tháng, kế toán sử dụng 1 liên phiếu chi còn lƣu để lập bảng tổng hơp chứng từ. Số liệu trên bảng tổng hợp chứng từ đƣợc nhập vào phần mềm xử lý nhằm tạo chứng từ ghi sổ, phần mềm tiếp tục xử lý chứng từ ghi sổ này để tiến hành ghi sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái và sổ chi tiết. Cuối cùng, các chứng từ vào sổ sách có liên quan đƣợc lƣu lại tại phòng kế toán và tiến hành luân chuyển khi có yêu cầu.
4.1.2.3 Tổng quát các khoản phải trả người bán của công ty trong tháng 05/2014
Bảng 4.2 Các khoản phải trả ngƣời bán theo từng nhóm nhà cung cấp tháng 05/2014 (số phát sinh khi chƣa thanh toán)
ĐVT: đồng
Thời gian Tháng 05 năm 2014
Nhà cung cấp cũ 19. 830.500
Nhà cung cấp mới 0
Tổng 19.830.500
Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH TM & SX Tân Phú Vinh-CN Cần Thơ
Trong tháng 05/2014, các khoản phải trả ngƣời bán là 19.830.500 đồng: công ty không sử dụng hàng hóa, dịch vụ của các nhà cung cấp mới, tất cả đều là nhà cung cấp cũ.
4.1.2.5 Kế toánkhoản phải trả người bán
Nghiệp vụ 1: ngày 17/05/2014 mua 02 bộ máy vi tính của công ty TNHH P & N, đơn giá 7.236.363 đồng nhập kho theo phiếu nhập kho số 001/05, thuế GTGT 10%, chƣa thanh toán nhà cung cấp. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Chứng từ liên quan:
- Phiếu nhập kho số 001/05 (Bộ phụ lục 11)
51 - Bảng tổng hợp chứng từ số PN.005
Sổ sách liên quan:
- Sổ chi tiết tài khoản 331- Phải trả ngƣời bán - Sổ cái tài khoản 331-Khoản phải trả ngƣời bán - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Hạch toán nhập kho hàng hóa:
Nợ TK 156 14.472.726
Nợ TK 13311 1.447.274
Có TK 331- Cty TNHH P & N 15.920.000
Nghiệp vụ 2: ngày 22/05/2014 mua 01 ổ cứng seagate 500 GB Sata 3 đơn giá 1.050.000 đồng; 01 ổ cứng seagate 1 TB (1000G) đơn giá 1.350.000 đồng; 350 mét dây cáp nối mạng, đơn giá 3.300 đồng/mét; nhập kho theo phiếu nhập kho số 003/02, thuế GTGT 10%, chƣa thanh toán nhà cung cấp.
Chứng từ liên quan:
- Phiếu nhập kho số 003/05 (Bộ phụ lục 12)
- Hóa đơn thuế GTGT số 0000100 (Bộ phụ lục 12) - Bảng tổng hợp chứng từ số PN.005
Sổ sách liên quan:
- Sổ chi tiết tài khoản 331-Phải trả ngƣời bán - Sổ cái tài khoản 331-Khoản phải trả ngƣời bán - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Hạch toán nhập kho hàng hóa:
Nợ TK 156 3.555.000
Nợ TK 13311 355.000
Có TK 331-Cty TNHH P & N 3.910.500